Biežākās korporatīvo sanāksmju protokolu kļūdas
Biežākās korporatīvo sanāksmju protokolu kļūdas
Īss ievads sanāksmes protokolam
Sanāksmes protokoli būtībā ir sapulces galveno fokusu hronika un sapulcē notikušā ieraksts. Tie parasti apraksta sanāksmes notikumus un var ietvert dalībnieku sarakstu, dalībnieku apspriesto jautājumu izklāstu un saistītās atbildes vai lēmumus par šiem jautājumiem. Pēc dažu zinātnieku domām, “minūtes”, iespējams, cēlies no latīņu frāzes minuta scriptura (burtiski “mazs raksts”), kas nozīmē “rupjas notis”.
Senos analogos laikos protokolus parasti sapulces laikā sastādīja mašīnrakstītājs vai tiesas referents, kurš bieži izmantoja stenogrāfiju un pēc tam sagatavoja protokolu un izsniedza to dalībniekiem. Šodien sapulci var ierakstīt audio, video, vai grupas ieceltais vai neoficiāli norīkots sekretārs var veikt piezīmes ar protokolu, kas tiek sagatavots vēlāk. Daudzas valsts aģentūras izmanto minūšu ierakstīšanas programmatūru, lai ierakstītu un sagatavotu visas minūtes reāllaikā.
Ir svarīgi atzīmēt, ka protokoli ir organizācijas vai grupas sanāksmju oficiālais rakstveida protokols, taču tie nav detalizēti šo procesu atšifrējumi. Saskaņā ar visplašāk izmantoto parlamentārās procedūras rokasgrāmatu, ko sauc par Roberta jaunatnes kārtības noteikumiem (RONR), protokolā galvenokārt jāietver sanāksmē paveiktais, nevis tas, ko tieši deputāti teica.
Protokola formāts var atšķirties atkarībā no organizācijas noteiktajiem standartiem, lai gan ir vispārīgas vadlīnijas. Roberta kārtības noteikumos ir protokolu paraugs.
Parasti protokols sākas ar tās struktūras nosaukumu, kas rīko sapulci (piemēram, valde), un tajā var iekļaut arī vietu, datumu, klātesošo personu sarakstu un laiku, kad priekšsēdētājs sapulci sasauca.
Dažu grupu, piemēram, korporatīvo direktoru padomes, protokoli ir jāglabā lietā, un tie ir svarīgi juridiski dokumenti. Valdes sēžu protokoli tiek glabāti atsevišķi no vienas organizācijas biedru kopsapulču protokoliem. Arī vadītāju sesiju protokolus var glabāt atsevišķi.
Kāpēc jums vajadzētu protokolēt sanāksmes?
Kāda iemesla dēļ jums būtu jāreģistrē sanāksmes protokoli? Kā protokolēt korporatīvās sanāksmes? Jūs vēlaties reģistrēt korporatīvās sanāksmes protokolu, lai iegūtu vēsturisku atsauci, lai sniegtu jaunāko informāciju cilvēkiem, kuri pazuduši, un sniegtu precīzu atklātās informācijas aprakstu, ko vēlāk var izmantot kā apstiprinājumu vai pierādījumu.
Šodien koronavīrusa uzliesmojums liek organizācijām pāriet uz attālinātu darbu. Korporatīvo sanāksmju protokolu ierakstīšanas process palīdz organizācijām saglabāt pielāgošanos un būt spēcīgām. Tas ir noderīgi karantīnas apstākļos un palīdz tikt galā ar strauji mainīgiem apstākļiem.
Iedomājieties šādu situāciju: jums ir svarīga tikšanās ar juristu, un, iespējams, jums būs jāveic detalizēts ieraksts par katru apspriesto jautājumu, lai iegūtu papildu informāciju.
Ja līgumā ir radušies sarežģīti jautājumi, tas var būtiski ietekmēt jūsu biznesa vai personīgās lietas. Tāpēc ir ļoti svarīgi visam sekot līdzi.
Profesionālā darba vietā efektīva sapulču protokoli ir diezgan svarīgi. Kāpēc? Jo mūsu spēja atcerēties smalkumus parasti ir ierobežota. Uzmanības var izraisīt nepareizas darbības un nepareizas biznesa izvēles. Šī iemesla dēļ korporatīvo sanāksmju protokolu veikšanai ir nepieciešama laba koncentrēšanās spēja un apbrīnojama auss detaļām. Šo pienākumu parasti deleģē uzticamam sekretāram vai personīgajam asistentam. Tomēr sapulces protokolēšanas laikā ir patiešām viegli pieļaut kļūdas.
Šajā rakstā mēs runāsim par pazīstamākajiem kļūdām, kas notiek, protokolējot sapulci, un par pasākumiem, kas var palīdzēt no tiem izvairīties.
Korporatīvo sanāksmju protokolu kļūdas, no kurām jāizvairās
Lai garantētu pārskatāmību un vienkāršību, ASV tiesību akti nosaka, ka korporatīvās valdes sanāksmēs jāievēro noteikta procedūra. Korporatīvajām direktoru padomēm ir jāreģistrē sanāksmju protokoli un pēc tam tie jāsadala starp darbiniekiem.
Korporatīvo sanāksmju protokolu sastādīšana papildus palīdz dalībniekiem pierādīt, ka viņi rīkojas vislabākajās interesēs. Tāpat tas palīdz izprast uzņēmējdarbību pamata līmenī, kā arī nodokļu, saistību un uzticības nolūkos. Tomēr bez pareizas metodikas sanāksmes kopumā kļūs pārāk ilgas un nogurdinošas. Brīdī, kad lielākā daļa dalībnieku sapulces sāk uzskatīt par veltīguma vingrinājumu, jūs zināt, ka esat uz nepareizā ceļa.
Visplašāk atzītās kļūdas ir šādas:
- Sanāksmes darba kārtības nesastādīšana
Darba kārtība nosaka konkrētas sanāksmes struktūru. Tā ir tēmu diagramma, par kurām jūs runāsiet ar runātāju noslogojumu un laiku, ko sadalīsit katrai tēmai. Valdes sēdes darba kārtība var būt līdzīga šādai:
1. 1. ceturkšņa finanšu pārskats (finanšu vadītājs, 15 minūtes)
2. Jaunas datu drošības sistēmas ieviešana (CTO, 15 minūtes)
3. Gatavošanās gaidāmajai produkta ieviešanas preses konferencei (Preses sekretāre, 20 minūtes)
Skaidri definēta darba kārtība sniedz norādījumus sanāksmes dalībniekiem, nosakot robežpunktus un ierobežojumus. Neatkarīgi no tā, vai tā ir ierasta sapulce nedēļu pēc nedēļas, tā mudina dalībniekus pieturēties pie lietas un neļaut viņu smadzenēm (un runai) līkumot.
Veiksmīgiem korporatīvo sanāksmju protokoliem darba kārtības neesamība ir milzīgs šķērslis. Sanāksmes protokolēšanai nepieciešama rūpīga vienošanās. Ja nav skaidras dienas kārtības, personai, kas ir atbildīga par protokolu ierakstīšanu, nav ne mazākās nojausmas, uz ko koncentrēties. Risinājums: Vienmēr izveidojiet darba kārtību pirms sanāksmes. Ja nezināmu iemeslu dēļ neesat to izdarījis, transkripcijas programmatūra ļaus jums iegūt informāciju, kas tika atklāta. Tomēr sanāksmes protokolu sakārtošana prasīs kādu laiku.
- Sanāksmes protokolēšanas laikā neievērojiet laiku un saturu
Kad esat izveidojis sanāksmes darba kārtību, jums tā ir jāievēro. Laika un dienaskārtības tēmu ievērošana prasa disciplīnu. Turklāt tam ir svarīga loma: neļaut sapulcēm pārvērsties bezjēdzīgās un bezjēdzīgās pļāpās.
Kas notiek ar korporatīvo sanāksmju protokoliem, ja neievērojat sapulces ierobežojumus? Tie kļūst pārāk plaši un tiem trūkst struktūras, un attiecīgi tos nevar izmantot atsaucei vai uzskatīt par uzticamiem. Neatkarīgi no tā, vai loceklim, kas ir atbildīgs par sapulču protokoliem, ir milzīgas spējas koncentrēties, jūs nevarat paplašināt viņa spēju pastāvīgi koncentrēties.
Risinājums: šajā gadījumā vislabākā ārstēšana ir īpašumtiesību iegūšana. Ieceliet personu, kas uzraudzīs savienojumu. Turklāt pārliecinieties, ka visi ievēro iepriekš noteiktos noteikumus un sanāksmes darba kārtību. Laiks ir noteicošais sapulces faktors, tāpēc neatstājiet to bez uzraudzības.
- Ja nav saskaņota sanāksmju protokola formāta
Bez iepriekš noteikta formāta korporatīvo sanāksmju protokoli var kļūt nelasāmi vai nepieejami. Ja nepiekrītat faila formātam, jūsu partneri, kuriem nav programmatūras šo failu tipu lasīšanai, iespējams, nevarēs tam piekļūt.
Sapulces protokoli ir paredzēti, lai tie būtu pieejami sekundes daļā neatkarīgi no tā, kad tie ir nepieciešami atsaucei. Kritiskā situācijā jūs nevēlaties tērēt dārgo laiku dokumentu konvertēšanai lasāmos formātos.
Tāpat ļoti svarīgi ir izveidot sapulču protokolu dokumentu arhīvu. Mākoņu krātuvei var piekļūt no daudzām ierīcēm, un tas regulāri ir ideālākais lēmums korporatīvo sanāksmju protokolu stenogrammu glabāšanai.
Risinājums: Gglot automātiski pārvērš ierakstus .doc vai .txt failu formātos. Turklāt tas atbalsta lielāko daļu populāro audio un video formātu: MP3, M4A, WAV.
Transkripcijas programmatūra arī augšupielādēs jūsu sapulces protokolu failus mākonī. Tas novērsīs visas pieejamības problēmas.
- Nepievērš uzmanību detaļām, ierakstot sapulces protokolus
Nevienam nepatīk sanāksmju protokoli, kas ir pārāk detalizēti. Ņemot vērā visas lietas, tie ir paredzēti ātrai uzziņai, un tiem vajadzētu sniegt īsu informāciju par apmainīto informāciju.
Nekoncentrēšanās uz smalkumiem atkal var radīt nopietnas kļūdas. Turklāt tas var radīt nopietnas problēmas, ja jums izmisīgi nepieciešama labi pamatota pārbaude vai pierādījums.
Tieši koncentrēšanās uz nozīmīgākajām tēmām un smalkumiem padara sanāksmju protokolus par tik noderīgu rīku. Vissvarīgākais ir tas, ka šiem savienojumiem ir jāatspoguļo centra jautājumi un lēmumi, kuriem sanāksmes dalībnieki piekrita.
Protokolā nedrīkst izlaist neko būtisku: piemēram, valdei balsojot par lēmumu, protokolā jābūt piezīmei, kurā norādīts, kurš par ko balsojis.
Risinājums: izlemiet par korporatīvās sanāksmes protokola veidni. Tas palīdzēs jums parādīt pulcēšanās veidu, laiku, dalībniekus, dienaskārtības lietas, galveno lēmumu izklāstu un sanāksmes kopsavilkumu. Šai veidnei vajadzētu palīdzēt izvairīties no lielām kļūdām un palikt centrētam, koncentrētam un efektīvam.
Vissvarīgākais: sagatavojieties iepriekš un izveidojiet valdes sēdes kopsavilkumu
Lai uzņemtu sanāksmes minūtes, jums ir nepieciešams pilnībā koncentrēties. Katra tēma ir obligāti jānodala atsevišķi un jādefinē, kas ir svarīgs un kas ir mazsvarīgs. Tā ir sarežģīta darbība, kas prasa attiecīgu pieredzi un praksi. Nav nemaz tik vienkārši visus lēmumus, ko padome pieņēma sēdes laikā, un pēc tam piefiksēt vai pierakstīt.
Sanāksmes kopsavilkums ir ārkārtīgi nozīmīgs. Jums vajadzētu veikt nelielu pārbaudi ar jautājumiem, kas apkopos visu teikto.
Par laimi, mūsdienu transkripcijas programmatūra nodrošina jūs ar rīku komplektiem efektīvai korporatīvo sanāksmju protokolu uzņemšanai. Tas arī palīdz atbrīvoties no rūpīga roku darba. Piemēram, Ggglot viedā skaļruņa identifikācijas funkcija automātiski identificē katru skaļruni. Šī ir ļoti noderīga funkcija sapulču protokolēšanai. Gglot arī automātiski pārvērš skaņu ierakstus tekstā. Izmantojot tādus rīkus kā Gglot, varat atlicināt laiku un koncentrēties uz svarīgākām lietām.
Atcerieties šos padomus un padariet savas korporatīvās tikšanās minūtes saistošākas.