Dažnos įmonių susirinkimų protokolų klaidos
Dažniausiai pasitaikančios įmonių susitikimų protokolų klaidos
Trumpas susirinkimo protokolo įvadas
Susitikimo protokolai iš esmės yra pagrindinių susitikimo akcentų kronika ir įrašas apie tai, kas vyko susitikime. Juose paprastai aprašomi susirinkimo įvykiai ir gali būti įtrauktas dalyvių sąrašas, dalyvių aptartų klausimų pareiškimas ir susiję atsakymai ar sprendimai dėl šių klausimų. Kai kurių mokslininkų teigimu, „minutės“ gali kilti iš lotyniškos frazės minuta scriptura (pažodžiui „mažas raštas“), reiškiančios „šiurkščius užrašus“.
Senais analogiškais laikais protokolus dažniausiai posėdžio metu kurdavo mašininkė arba teismo referentas, kuris dažnai naudodavo stenografinę žymėjimą, o vėliau protokolą paruošdavo ir po to išduodavo dalyviams. Šiandien posėdyje gali būti įrašomas garsas, vaizdo įrašas arba grupės paskirtas ar neoficialiai paskirtas sekretorius gali užsirašyti, o protokolas rengiamas vėliau. Daugelis vyriausybinių agentūrų naudoja minučių registravimo programinę įrangą, kad įrašytų ir paruoštų visas minutes realiuoju laiku.
Svarbu pažymėti, kad protokolai yra oficialus rašytinis organizacijos ar grupės susirinkimų protokolas, tačiau tai nėra išsami tų posėdžių stenograma. Remiantis plačiausiai naudojamu parlamentinės procedūros vadovu, pavadintu Naujai peržiūrėtomis Roberto tvarkos taisyklėmis (RONR), protokole daugiausia turėtų būti įrašas apie tai, kas buvo padaryta posėdyje, o ne tai, ką tiksliai pasakė nariai.
Protokolų formatas gali skirtis priklausomai nuo organizacijos nustatytų standartų, nors yra bendrų nurodymų. Roberto tvarkos taisyklėse yra pavyzdinis protokolų rinkinys.
Paprastai protokolas prasideda posėdį rengiančios institucijos (pvz., valdybos) pavadinimu, taip pat gali būti nurodyta vieta, data, dalyvaujančių asmenų sąrašas ir laikas, kada pirmininkas sušaukė susirinkimą.
Tam tikrų grupių, pavyzdžiui, įmonės direktorių tarybos, protokolai turi būti saugomi byloje ir yra svarbūs teisiniai dokumentai. Valdybos posėdžių protokolai saugomi atskirai nuo tos pačios organizacijos visuotinių narių susirinkimų protokolų. Be to, vadovų posėdžių protokolai gali būti saugomi atskirai.
Kodėl verta protokoluoti susitikimą?
Dėl kokios priežasties jums reikia įrašyti posėdžio protokolus? Kaip protokoluoti įmonės susirinkimą? Norėtumėte surašyti įmonės susirinkimo protokolą, kad būtų istorinė nuoroda, kad galėtumėte atnaujinti dingusius žmones ir tiksliai apibūdinti atskleistą informaciją, kurią vėliau būtų galima panaudoti kaip patvirtinimą ar įrodymą.
Šiandien dėl koronaviruso protrūkio organizacijos pereina prie nuotolinio darbo. Įmonės susitikimų protokolų registravimo procesas padeda organizacijoms išlikti prisitaikančiomis ir stipriomis. Tai naudinga karantino sąlygomis ir padeda susidoroti su greitai besikeičiančiomis sąlygomis.
Įsivaizduokite tokią situaciją: vyksta svarbus susitikimas su advokatu ir gali tekti išsamiai įrašyti kiekvieną aptartą dalyką, kad gautumėte papildomos informacijos.
Jei sutartyje turite problemų, tai gali turėti esminės įtakos jūsų verslo ar asmeniniams reikalams. Štai kodėl labai svarbu viską sekti.
Profesionalioje darbo vietoje gana svarbios veiksmingos susitikimų minutės. Kodėl? Nes mūsų gebėjimas prisiminti subtilybes paprastai yra suvaržytas. Apsižiūrėjimas gali paskatinti klaidingus žingsnius ir neteisingus verslo pasirinkimus. Štai kodėl korporatyvinių susitikimų protokolų kūrimas reikalauja gero gebėjimo susikaupti ir stulbinančio klausos detalėms. Ši pareiga paprastai pavedama patikimam sekretoriui arba asmeniniam asistentui. Tačiau labai lengva suklysti protokoluojant susitikimo protokolus.
Šiame straipsnyje kalbėsime apie žinomiausius paslydimus, kurie nutinka protokoluojant susitikimą, ir apie priemones, kurios gali padėti jų išvengti.
Verslo susitikimų protokolų klaidų, kurių reikia vengti
Siekiant užtikrinti skaidrumą ir aiškumą, JAV teisės aktai reikalauja, kad įmonių valdybos posėdžiai vyktų tam tikra tvarka. Įmonių direktorių tarybos turi surašyti posėdžių protokolus ir vėliau juos paskirstyti darbuotojams.
Įmonės susirinkimo protokolų sudarymas papildomai padeda nariams įrodyti, kad jie veikia geriausiais interesais. Taip pat tai padeda suprasti verslą pagrindiniu lygiu ir mokesčių, įsipareigojimų bei patikėjimo tikslais. Tačiau be tinkamos metodikos susitikimai apskritai taps per ilgi ir varginantys. Kai dauguma dalyvių susirinkimus pradeda vertinti kaip beprasmiškumo pratimą, jūs žinote, kad einate klaidingu keliu.
Plačiausiai pripažintos klaidos yra šios:
- Posėdžio darbotvarkės nenustatoma
Darbotvarkė nustato konkretaus posėdžio struktūrą. Tai yra temų, apie kurias kalbėsite, diagrama su kalbėtojų ir laiko, kurį skirsite kiekvienai temai, schema. Valdybos posėdžio darbotvarkė gali būti panaši į:
1. I ketvirčio finansinė ataskaita (vyriausiasis finansininkas, 15 min.)
2. Naujos duomenų apsaugos sistemos diegimas (CTO, 15 min.)
3. Pasiruošimas būsimai produkto pristatymo spaudos konferencijai (Sekretorius spaudai, 20 min.)
Aiškiai apibrėžta darbotvarkė pateikia gaires susitikimo dalyviams, apibrėžiant ribinius taškus ir ribas. Nepriklausomai nuo to, ar tai įprastas savaitė po savaitės vykstantis susitikimas, jis skatina narius laikytis esmės ir saugoti, kad jų smegenys (ir kalba) nevingiuotų.
Sėkmingam įmonės susirinkimo protokolui darbotvarkės nebuvimas yra didžiulė kliūtis. Posėdžio protokolavimas reikalauja kruopštaus susitarimo. Be aiškios darbotvarkės asmuo, atsakingas už protokolų įrašymą, neturi miglotiausios idėjos, į ką susikoncentruoti. Sprendimas: visada prieš susitikimą sudarykite darbotvarkę. Jei dėl nežinomų priežasčių to nepadarėte, transkripcijos programinė įranga leis jums gauti informaciją, kuri buvo atskleista. Tačiau susitikimo protokolų sutvarkymas užtruks.
- Nesilaikyti laiko ir turinio rašydama susitikimo protokolus
Sudarę susirinkimo darbotvarkę, turėtumėte jos laikytis. Laikantis laiko ir darbotvarkės temų, reikia disciplinos. Be to, jis atlieka svarbų vaidmenį: neleidžia susitikimams pavirsti nenaudingais ir beprasmiais pokalbiais.
Kas nutinka įmonės susirinkimo protokolui, jei nepaisysite susirinkimo ribų? Jie tampa per dideli ir neturi struktūros, todėl negali būti naudojami kaip nuoroda arba laikomi patikimais. Nepriklausomai nuo to, ar narys, atsakingas už posėdžio protokolus, turi didžiulius gebėjimus sutelkti dėmesį, jūs negalite pratęsti jo gebėjimo nuolat susikaupti.
Sprendimas: Esant tokiai situacijai, nuosavybės teisė yra geriausias vaistas. Paskirkite asmenį, kuris prižiūrėtų ryšį. Be to, užtikrinkite, kad visi laikytųsi iš anksto nustatytų taisyklių ir posėdžių darbotvarkės. Laikas yra lemiamas susitikimo veiksnys, todėl nepalikite jo be priežiūros.
- Neturėdamas sutarto posėdžio protokolo formato
Be iš anksto nustatyto formato įmonės susitikimų protokolai gali tapti neįskaitomi arba nepasiekiami. Jei nesutinkate dėl failo formato, jūsų partneriai, kurie neturi programinės įrangos šiems failų tipams skaityti, gali negalėti jo pasiekti.
Susitikimo protokolai turi būti pasiekiami per sekundės dalį, kad ir kada jums jų prireiktų. Esant kritinei situacijai, nenorėtumėte gaišti brangaus laiko dokumentų konvertavimui į skaitomus formatus.
Taip pat labai svarbu įsikurti posėdžių protokolų dokumentų archyve. Debesų saugyklą galima pasiekti iš daugybės įrenginių ir tai reguliariai yra idealiausias sprendimas saugoti įmonės susitikimų protokolų nuorašus.
Sprendimas: Gglot automatiškai konvertuoja įrašus į .doc arba .txt failų formatus. Be to, jis palaiko daugumą populiarių garso ir vaizdo formatų: MP3, M4A, WAV.
Transkripcijos programinė įranga taip pat įkels jūsų susitikimo protokolų failus į debesį. Tai pašalins visas prieinamumo problemas.
- Nekreipkite dėmesio į smulkmenas įrašydami posėdžio protokolus
Niekam nepatinka pernelyg detalūs posėdžių protokolai. Atsižvelgiant į visa tai, jie skirti greitai gauti informaciją ir trumpai apibendrinti informaciją, kuria buvo keičiamasi.
Nesusitelkimas į subtilybes vėlgi gali sukelti rimtų klaidų. Be to, tai gali sukelti rimtų problemų, kai jums labai reikia gerai pagrįsto patvirtinimo ar įrodymo.
Dėl susitelkimo į svarbiausias temas ir subtilybes posėdžių protokolai tampa tokia naudinga priemone. Svarbiausia, kad tie ryšiai atspindėtų centro problemas ir sprendimus, kuriems susitikimo dalyviai pritarė.
Protokole neturi praleisti nieko esminio: pavyzdžiui, valdybai balsuojant dėl sprendimo, protokole turi būti užrašas, kas už ką balsavo.
Sprendimas: nuspręskite dėl įmonės susirinkimo protokolo šablono. Tai padės jums parodyti susirinkimo tipą, laiką, narius, darbotvarkės dalykus, pagrindinių sprendimų apibūdinimą ir susirinkimo santrauką. Šis šablonas turėtų padėti išvengti didelių klaidų ir išlikti susikaupusiems, susikaupusiems ir efektyviems.
Svarbiausia: pasiruoškite iš anksto ir padarykite valdybos posėdžio santrauką
Susitikimo minutėms skirti reikia viso jūsų dėmesio. Būtina atskirti kiekvieną temą atskirai ir apibrėžti, kas svarbu, o kas nereikšminga. Tai sunki veikla, reikalaujanti atitinkamos patirties ir praktikos. Ne taip paprasta susigaudyti visus tarybos posėdžio metu priimtus sprendimus ir po to juos užfiksuoti ar užrašyti.
Susitikimo santrauka labai svarbi. Turėtumėte atlikti nedidelį patikrinimą su klausimais, kurie apibendrins viską, kas buvo pasakyta.
Laimei, dabartinė transkripcijos programinė įranga suteikia jums įrankių rinkinius, leidžiančius efektyviai fiksuoti įmonės susitikimų minutes. Be to, jis padeda atsikratyti sudėtingo rankų darbo. Pavyzdžiui, „Ggglot“ išmaniųjų garsiakalbių identifikavimo funkcija automatiškai identifikuoja kiekvieną garsiakalbį. Tai labai naudinga funkcija protokoluojant susitikimą. Gglot taip pat automatiškai konvertuoja garso įrašus į tekstą. Naudodami tokius įrankius kaip Gglot galite skirti laiko ir susitelkti į svarbesnius dalykus.
Prisiminkite šiuos patarimus ir padarykite savo įmonės susitikimų minutes patrauklesnes.