Жалпы корпоративтік жиналыстар хаттамаларының қателері
Ең көп таралған корпоративтік жиналыстар хаттамаларының қателері
Жиналыс хаттамасымен қысқаша таныстыру
Жиналыс хаттамалары, негізінен, жиналыстың негізгі бағыттарының хроникасы және жиналыста не болғанының жазбасы. Олар әдетте жиналыстың оқиғаларын сипаттайды және оған қатысушылардың тізімін, қатысушылар талқылаған мәселелердің мәлімдемесін және мәселелер бойынша қатысты жауаптарды немесе шешімдерді қамтуы мүмкін. Кейбір ғалымдардың пікірінше, «минут» латынның minuta scriptura (сөзбе-сөз «кішігірім жазу») тіркесінен «дөрекі жазбалар» дегенді білдіреді.
Бұрынғы аналогтық күндерде хаттаманы әдетте машинистка немесе сот репортері жиналыс кезінде жасайды, олар көбінесе стенографиялық белгілерді қолданып, хаттаманы дайындап, кейіннен қатысушыларға береді. Бүгін мәжіліс аудиожазбаға, бейнежазбаға жазылуы мүмкін немесе топтың тағайындалған немесе бейресми түрде тағайындалған хатшысы хаттамалары кейінірек дайындалған жазбаларды алуы мүмкін. Көптеген мемлекеттік органдар нақты уақыт режимінде барлық минуттарды жазып алу және дайындау үшін минуттарды жазу бағдарламалық құралын пайдаланады.
Хаттамалар ұйымның немесе топтың отырыстарының ресми жазбаша жазбасы болып табылатынын ескерген жөн, бірақ олар сол істердің егжей-тегжейлі стенограммасы болып табылмайды. Роберттің жаңадан қайта қаралған тәртіп ережелері (RONR) деп аталатын парламенттік процедураның ең көп қолданылатын нұсқаулығына сәйкес, хаттамада мүшелердің нақты айтқандары емес, негізінен жиналыста не жасалғаны туралы жазба болуы керек.
Хаттамалардың форматы ұйым белгілеген стандарттарға байланысты өзгеруі мүмкін, дегенмен жалпы нұсқаулар бар. Роберттің тәртіп ережелері минуттардың үлгісін қамтиды.
Әдетте, хаттама мәжіліс өткізетін органның атауынан (мысалы, алқа) басталып, сондай-ақ орынды, күнін, қатысқан адамдар тізімін және төрағаның жиналысты тәртіпке шақырған уақытын қамтуы мүмкін.
Корпоративтік директорлар кеңесі сияқты белгілі бір топтардың хаттамалары файлда сақталуы керек және маңызды құқықтық құжаттар болып табылады. Басқарма мәжілістерінің хаттамалары бір ұйымдағы жалпы мүшелік жиналыстардың хаттамаларынан бөлек жүргізіледі. Сондай-ақ атқару отырыстарының хаттамалары бөлек жүргізілуі мүмкін.
Неліктен жиналыс хаттамасын алу керек?
Қандай себеппен жиналыс хаттамасын жазу керек еді? Корпоративтік жиналыста хаттаманы қалай алуға болады? Корпоративтік жиналыста тарихи анықтама алу, хабарсыз кеткен адамдарға жаңартуды беру және кейінірек растау немесе дәлелдеу ретінде пайдалануға болатын ашылған ақпараттың нақты сипаттамасын беру үшін хаттамалар алғыңыз келеді.
Бүгінде коронавирустың өршуі ұйымдарды қашықтан жұмыс істеуге көшіруде. Корпоративтік жиналыс хаттамаларын жазу процесі ұйымдарға бейімделгіш және күшті болып қалуға көмектеседі. Бұл карантин жағдайында пайдалы және тез өзгеретін жағдайларға қарсы тұруға көмектеседі.
Келесі жағдайды елестетіп көріңіз: Сіз заңгермен маңызды кездесу өткізіп жатырсыз және қосымша анықтама алу үшін талқылаған әрбір мәселенің егжей-тегжейлі жазбасын сақтау қажет болуы мүмкін.
Келісіміңізде қиын мәселелер болса, бұл сіздің бизнесіңізге немесе жеке мәселелеріңізге айтарлықтай әсер етуі мүмкін. Сондықтан барлығын қадағалау өте маңызды.
Кәсіби жұмыс орнында тиімді жиналыс хаттамалары өте маңызды. Неліктен? Өйткені біздің нәзіктіктерді еске түсіру қабілетіміз әдетте шектеулі. Қадағалау қате қадамдар мен қате бизнес таңдауға түрткі болуы мүмкін. Міне, сондықтан корпоративтік жиналыс хаттамаларын алу жақсы көңіл бөлу қабілетін және егжей-тегжейлі білу үшін таңқаларлық құлақты қажет етеді. Бұл міндет әдетте сенімді хатшыға немесе жеке көмекшіге жүктеледі. Дегенмен, жиналыс хаттамаларын алу кезінде қателесу өте оңай.
Бұл мақалада біз жиналыс хаттамаларын алу кезінде орын алатын ең танымал сәтсіздіктер және оларды болдырмауға көмектесетін шаралар туралы сөйлесеміз.
Корпоративтік жиналыс хаттамаларының қателеріне жол бермеу керек
Транспаренттілік пен анықтықты қамтамасыз ету үшін АҚШ заңнамасы корпоративтік кеңес отырыстарын белгілі бір тәртіппен өткізуді талап етеді. Корпоративтік директорлар кеңесі отырыс хаттамаларын алып, кейін оны жұмысшылар арасында таратуы керек.
Корпоративтік жиналыс хаттамаларын алу қосымша мүшелерге өздерінің ең жақсы мүдделермен әрекет ететінін дәлелдеуге көмектеседі. Сол сияқты, ол бизнесті негізгі деңгейде және салық, жауапкершілік және фидуциарлық мақсаттарда түсінуге көмектеседі. Дегенмен, дұрыс әдістеме болмаса, жиналыстар жалпы алғанда тым ұзақ және шаршатады. Қатысушылардың көпшілігі жиналыстарды пайдасыз жаттығу ретінде қарастыра бастаған кезде, сіз дұрыс емес жолда екеніңізді білесіз.
Ең кең таралған қателер мыналар:
- Жиналыстың күн тәртібін белгілемеу
Күн тәртібі нақты жиналыстың құрылымын белгілейді. Бұл спикерлердің қысқаша мазмұнымен және әр тақырыпқа тарататын уақытпен сөйлесетін тақырыптардың диаграммасы. Басқарма отырысының күн тәртібі келесідей болуы мүмкін:
1. 1-тоқсанның қаржылық есебі (бас қаржы директоры, 15 минут)
2. Деректерді қорғаудың жаңа жүйесін енгізу (CTO, 15 минут)
3. Алдағы өнімді шығаруға арналған баспасөз конференциясына дайындық (Баспасөз хатшысы, 20 минут)
Нақты белгіленген күн тәртібі кесу нүктелері мен шектеулерді анықтау арқылы жиналысқа қатысушыларға нұсқаулық береді. Бұл әдеттегі апта сайынғы жиналыс болса да, ол мүшелерді ойды ұстануға және олардың миын (және сөйлеуін) бұрмаланудан сақтауға шақырады.
Корпоративтік жиналыс хаттамаларының сәтті өтуі үшін күн тәртібінің болмауы үлкен кедергі болып табылады. Жиналыс хаттамасын алу мұқият реттеуді талап етеді. Нақты күн тәртібі болмаса, хаттамаларды жазуға жауапты адамның не нәрсеге назар аудару керектігі туралы ең тұманды идеясы жоқ. Шешім: Жиналыс алдында әрқашан күн тәртібін құрыңыз. Белгісіз себептермен сіз мұны елемеген болсаңыз, транскрипция бағдарламалық құралы ашылған ақпаратты ұстауға мүмкіндік береді. Кездесу хаттамаларын ұйымдастыру біраз уақытты алады.
- Жиналыс хаттамасын алу кезінде уақыт пен мазмұнды ұстанбау
Жиналыстың күн тәртібін орнатқан кезде, оны орындау керек. Уақыт пен күн тәртібіндегі тақырыптарды сақтау тәртіпті талап етеді. Оның үстіне, ол маңызды рөл атқарады: жиналыстардың пайдасыз және мағынасыз чат-чаттарға айналуына жол бермеу.
Жиналысты өз шегінде өткізуге немқұрайлы қарамасаңыз, корпоративтік жиналыс хаттамасына не әсер етеді? Олар тым кең және құрылымы жетіспейді, сәйкесінше анықтамалық ретінде пайдаланылмайды немесе сенімді деп саналмайды. Жиналыс хаттамаларына жауапты мүшенің назар аударуға үлкен мүмкіндіктері бар-жоғына қарамастан, олардың тұрақты зейінін шоғырландыру мүмкіндігін кеңейте алмайсыз.
Шешім: Бұл жағдайда меншік құқығымен кездесу ең жақсы ем болып табылады. Қосылымды қадағалайтын адамды тағайындаңыз. Сонымен қатар, барлығының алдын ала белгіленген ережелер мен жиналыстың күн тәртібін сақтауын қамтамасыз етіңіз. Уақыт - кездесудің шешуші факторы, сондықтан оны қараусыз қалдырмаңыз.
- Келісілген жиналыс хаттамаларының форматы жоқ
Алдын ала белгіленген пішім болмаса, корпоративтік жиналыс хаттамалары оқылмайтын немесе қол жетімсіз болуы мүмкін. Егер файл пішіміне келіспесеңіз, осы файл түрлерін оқуға арналған бағдарламалық құралы жоқ серіктестер оған қол жеткізе алмауы мүмкін.
Жиналыс хаттамалары сізге анықтама үшін қажет кез келген уақытта бірнеше секундта қолжетімді болуға арналған. Қиын жағдайда құжаттарды оқылатын пішімдерге түрлендіру үшін құнды уақытты босқа кетірмеуді жөн көресіз.
Сондай-ақ мәжіліс хаттамаларының құжаттарын мұрағатта сақтау өте маңызды. Бұлтты репозиторийге көптеген құрылғылардан қол жеткізуге болады және бұл корпоративтік жиналыс хаттамаларының транскрипттерін сақтау үшін ең жақсы шешім болып табылады.
Шешім: Gglot жазбаларды автоматты түрде .doc немесе .txt файл пішіміне түрлендіреді. Сонымен қатар, ол танымал аудио және бейне форматтарының көпшілігін қолдайды: MP3, M4A, WAV.
Транскрипция бағдарламалық құралы да жиналыс минуттары файлдарын бұлтқа жүктеп салады. Бұл барлық қолжетімділік мәселелерін жояды.
- Жиналыс хаттамаларын жазу кезінде егжей-тегжейге назар аудармау
Ешкім тым егжей-тегжейлі жиналыс хаттамаларын ұнатпайды. Барлығын қарастырсақ, олар жылдам анықтамаға арналған және алмасатын ақпараттың қысқаша брифингін беруі керек.
Нәзіктерге назар аудармау, тағы да кейбір елеулі қателіктерге әкелуі мүмкін. Бұған қоса, сізге жақсы расталған тексеру немесе дәлелдеу қажет болған кезде бұл үлкен қиындықтар тудыруы мүмкін.
Бұл жиналыс хаттамасын осындай пайдалы құралға айналдыратын ең маңызды тақырыптар мен нәзіктіктерге назар аудару. Ең бастысы, бұл байланыстар орталық мәселелері мен жиналысқа қатысушылар келіскен шешімдерді көрсетуі керек.
Хаттама маңызды ештеңені жіберіп алмауы керек: мысалы, басқарма шешімге дауыс бергенде, хаттамада кімнің не үшін дауыс бергені туралы жазба болуы керек.
Шешім: Корпоративтік жиналыс хаттамасының үлгісін шешіңіз. Ол сізге жиналыс түрін, уақытын, мүшелерді, күн тәртібіндегі нәрселерді, негізгі шешімдердің қысқаша мазмұнын және жиналыстың конспектісін көрсетуге көмектеседі. Бұл үлгі үлкен қателерді болдырмауға және орталықтандырылған, шоғырланған және тиімді болып қалуға көмектесуі керек.
Ең бастысы: алдын ала дайындалып, кеңес отырысының қорытындысын жасаңыз
Жиналыс хаттамаларын алу сіздің барлық назарыңызды қажет етеді. Әрбір тақырыпты жеке-жеке бөліп, ненің маңызды, ненің елеусіз екенін анықтау қажет. Бұл тиісті тәжірибе мен тәжірибені қажет ететін қиын әрекет. Отырыс барысында басқарма қабылдаған шешімдердің барлығын жазып алып, қағазға түсіру оңай емес.
Кездесудің қорытындысы өте маңызды. Айтылғандардың барлығын қорытындылайтын сұрақтармен шағын тексеру жүргізу керек.
Бақытымызға орай, қазіргі транскрипция бағдарламасы сізге корпоративтік жиналыс хаттамаларын тиімді жүргізуге арналған құралдар жиынтығын ұсынады. Сондай-ақ, ол қолмен жұмыс істеуді жеңілдетуге көмектеседі. Мысалы, Ggglot смарт динамикті анықтау мүмкіндігі әрбір динамикті автоматты түрде анықтайды. Бұл жиналыс хаттамасын жасау кезінде өте пайдалы мүмкіндік. Gglot сонымен қатар дыбыс жазбаларын мәтінге автоматты түрде түрлендіреді. Gglot сияқты құралдардың көмегімен сіз уақытты босата аласыз және маңыздырақ нәрселерге назар аудара аласыз.
Осы кеңестерді есте сақтаңыз және корпоративтік жиналыс хаттамаларын тартымдырақ етіңіз.