Საერთო კორპორატიული შეხვედრების ოქმი შეცდომები
Ყველაზე გავრცელებული კორპორატიული შეხვედრების წუთებში შეცდომები
Შეხვედრის ოქმის მოკლე შესავალი
Შეხვედრის წუთები, ძირითადად, არის შეხვედრის ძირითადი აქცენტების ქრონიკა და ჩანაწერი, თუ რა მოხდა შეხვედრაზე. ისინი, როგორც წესი, აღწერენ შეხვედრის მოვლენებს და შეიძლება შეიცავდეს დამსწრეთა სიას, მონაწილეთა მიერ განხილული საკითხების განცხადებას და შესაბამის პასუხებს ან გადაწყვეტილებებს საკითხებზე. ზოგიერთი მკვლევარის აზრით, "წუთები" შესაძლოა მომდინარეობდეს ლათინური ფრაზიდან minuta scriptura (სიტყვასიტყვით "პატარა დამწერლობა") რაც ნიშნავს "უხეში შენიშვნებს".
Ძველ ანალოგურ დღეებში ოქმები, როგორც წესი, შეხვედრის დროს აწყობდა საბეჭდი მანქანის ან სასამართლოს მომხსენებლის მიერ, რომელიც ხშირად იყენებდა სტენოგრამის აღნიშვნას და შემდეგ ამზადებდა ოქმს და ავრცელებდა მონაწილეებს. დღეს შეხვედრის აუდიო ჩაწერა, ვიდეო ჩაწერა, ან ჯგუფის დანიშნულ ან არაოფიციალურად დანიშნულ მდივანს შეუძლია მიიღოს ჩანაწერები, მოგვიანებით მომზადებული ოქმები. ბევრი სამთავრობო უწყება იყენებს წუთების ჩამწერ პროგრამას, რათა ჩაწეროს და მოამზადოს ყველა წუთი რეალურ დროში.
Მნიშვნელოვანია აღინიშნოს, რომ ოქმები არის ორგანიზაციის ან ჯგუფის შეხვედრების ოფიციალური წერილობითი ჩანაწერი, მაგრამ ეს არ არის ამ საქმის დეტალური ჩანაწერი. საპარლამენტო პროცედურის ყველაზე ფართოდ გამოყენებული სახელმძღვანელოს მიხედვით, სახელწოდებით რობერტის წესრიგის ახალი შესწორებული წესები (RONR), ოქმები ძირითადად უნდა შეიცავდეს ჩანაწერს იმის შესახებ, რაც გაკეთდა შეხვედრაზე და არა კონკრეტულად რა თქვეს წევრებმა.
Ოქმის ფორმატი შეიძლება განსხვავდებოდეს ორგანიზაციის მიერ დადგენილი სტანდარტების მიხედვით, თუმცა არსებობს ზოგადი მითითებები. რობერტის წესრიგის წესები შეიცავს წუთების ნიმუშს.
Ზოგადად, ოქმები იწყება სხდომის ჩამტარებელი ორგანოს სახელით (მაგ., საბჭო) და ასევე შეიძლება მოიცავდეს ადგილს, თარიღს, დამსწრე ადამიანების სიას და დროს, როდესაც თავმჯდომარემ სხდომა დანიშნა.
Გარკვეული ჯგუფების ოქმები, როგორიცაა კორპორატიული დირექტორთა საბჭო, უნდა ინახებოდეს ფაილში და წარმოადგენს მნიშვნელოვან იურიდიულ დოკუმენტს. საბჭოს სხდომების ოქმები ინახება იმავე ორგანიზაციის წევრთა საერთო კრების ოქმებისაგან განცალკევებით. ასევე, აღმასრულებელი სხდომების ოქმები შეიძლება ცალკე ინახებოდეს.
Რატომ უნდა აიღოთ შეხვედრის ოქმები?
Რა მიზეზით დაგჭირდებათ შეხვედრის ოქმის ჩაწერა? როგორ ავიღოთ წუთები კორპორატიულ შეხვედრაზე? თქვენ გინდათ დაუთმოთ წუთები კორპორატიულ შეხვედრაზე ისტორიული მითითებისთვის, განახლების მისაცემად უგზო-უკვლოდ დაკარგული ადამიანების შესახებ და ზუსტი აღწერილობის მიცემა გამჟღავნებული ინფორმაციის შესახებ, რომელიც შემდგომში შეიძლება გამოყენებულ იქნას როგორც დადასტურება ან მტკიცებულება.
Დღეს, კორონავირუსის გავრცელება აიძულებს ორგანიზაციებს გადავიდნენ დისტანციურ სამუშაოზე. კორპორატიული შეხვედრის წუთების ჩაწერის პროცესი ეხმარება ორგანიზაციებს დარჩეს ადაპტირებადი და ძლიერი. ის სასარგებლოა კარანტინის პირობებში და ეხმარება სწრაფად ცვალებად პირობებთან გამკლავებაში.
Წარმოიდგინეთ შემდეგი სიტუაცია: თქვენ გაქვთ მნიშვნელოვანი შეხვედრა ადვოკატთან და შესაძლოა დაგჭირდეთ დეტალური ჩანაწერი შეინახოთ თითოეული თქვენ მიერ განხილული პუნქტის შესახებ დამატებითი მითითებისთვის.
Თუ თქვენ გაქვთ პრობლემური საკითხები თქვენს შეთანხმებაში, ამან შეიძლება გადამწყვეტი გავლენა მოახდინოს თქვენს ბიზნეს ან პირად საკითხებზე. სწორედ ამიტომ არის ძალიან მნიშვნელოვანი ყველაფრის თვალყურის დევნება.
Პროფესიულ სამუშაო ადგილზე შეხვედრის ეფექტური ოქმები საკმაოდ მნიშვნელოვანია. რატომ? რადგან ჩვენი უნარი გავიხსენოთ დახვეწილობა ჩვეულებრივ შეზღუდულია. უყურადღებობამ შეიძლება გამოიწვიოს არასწორი ნაბიჯები და არასწორი ბიზნეს არჩევანი. სწორედ ამიტომ, კორპორატიული შეხვედრის წუთების აღება მოითხოვს ფოკუსირების კარგ უნარს და დეტალების გასაოცარ ყურს. ეს მოვალეობა ჩვეულებრივ დელეგირებულია სანდო მდივანზე ან პირად ასისტენტზე. თუმცა, შეხვედრის ოქმის აღებისას შეცდომების დაშვება ნამდვილად ადვილია.
Ამ სტატიაში ვისაუბრებთ ყველაზე ცნობილ გადაცდომებზე, რომლებიც ხდება შეხვედრის ოქმის აღებისას და იმ ღონისძიებებზე, რომლებიც დაგეხმარებათ თავიდან აიცილოთ ისინი.
Კორპორატიული შეხვედრის წუთებში შეცდომების თავიდან აცილება
Გამჭვირვალობისა და პირდაპირობის უზრუნველსაყოფად, აშშ-ს კანონმდებლობა მოითხოვს, რომ კორპორატიული საბჭოს სხდომები დაიცვან გარკვეული პროცედურა. კორპორატიულ დირექტორთა საბჭოებმა უნდა შეადგინონ სხდომის ოქმები და შემდეგ გაანაწილონ ისინი მუშაკებს შორის.
Კორპორატიული შეხვედრის ოქმის აღება დამატებით ეხმარება წევრებს დაამტკიცონ, რომ ისინი მოქმედებენ საუკეთესო ინტერესებით. ანალოგიურად, ის ეხმარება ბიზნესის გააზრებას საბაზისო დონეზე და საგადასახადო, პასუხისმგებლობისა და ფიდუციური მიზნებისთვის. თუმცა, სწორი მეთოდოლოგიის გარეშე, შეხვედრები ზოგადად ძალიან გრძელი და დამღლელი გახდება. იმ მომენტში, როდესაც მონაწილეთა უმეტესობა იწყებს შეხვედრებს უაზრო ვარჯიშად აღიქვას, თქვენ იცით, რომ არასწორ გზაზე ხართ.
Ყველაზე ფართოდ აღიარებული შეცდომები შემდეგია:
- Არ ადგენს შეხვედრის დღის წესრიგს
Დღის წესრიგი ადგენს კონკრეტული შეხვედრის სტრუქტურას. ეს არის თემების დიაგრამა, რომლებზეც ისაუბრებთ სპიკერების შეჯამებით და დრო, რომელსაც გაანაწილებთ თითოეული თემისთვის. საბჭოს სხდომის დღის წესრიგი შეიძლება დაემსგავსოს შემდეგს:
1. კვარტალში ფინანსური ანგარიში (მთავარი ფინანსური ოფიცერი, 15 წუთი)
2. მონაცემთა უსაფრთხოების ახალი სისტემის დანერგვა (CTO, 15 წუთი)
3. მზადება მომავალი პროდუქტის პრეზენტაციისთვის პრესკონფერენციისთვის (პრეს მდივანი, 20 წუთი)
Მკაფიოდ განსაზღვრული დღის წესრიგი ხელმძღვანელობს შეხვედრის მონაწილეებს ათვლის წერტილებისა და საზღვრების განსაზღვრით. მიუხედავად იმისა, არის თუ არა ეს ჩვეულებრივი კვირეული შეხვედრები, ის მოუწოდებს წევრებს მიჰყვნენ აზრს და შეინარჩუნონ ტვინი (და მეტყველება) მეანდერისგან.
Წარმატებული კორპორატიული შეხვედრისთვის, დღის წესრიგის არარსებობა დიდი დაბრკოლებაა. შეხვედრის ოქმის აღება საჭიროებს ფრთხილად მოწყობას. მკაფიო დღის წესრიგის გარეშე, წუთების ჩაწერაზე პასუხისმგებელ პირს არ აქვს ყველაზე ბუნდოვანი წარმოდგენა, რაზე უნდა გაამახვილოს ყურადღება. გამოსავალი: ყოველთვის შეადგინეთ დღის წესრიგი შეხვედრის წინ. თუ უცნობი მიზეზების გამო თქვენ უგულებელყოფთ ამის გაკეთებას, ტრანსკრიფციის პროგრამა საშუალებას მოგცემთ დაიჭიროთ გამჟღავნებული ინფორმაცია. თუმცა, თქვენი შეხვედრის ოქმის ორგანიზებას გარკვეული დრო დასჭირდება.
- Არ ემორჩილება დროსა და შინაარსს შეხვედრის ოქმის აღებისას
Როდესაც შეხვედრის დღის წესრიგს ადგენთ, უნდა მიჰყვეთ მას. დროისა და დღის წესრიგის თემების დაცვა მოითხოვს დისციპლინას. უფრო მეტიც, ის მნიშვნელოვან როლს ასრულებს: შეხვედრები არ გადაიქცეს უსარგებლო და უაზრო ჩიტ-ჩატებში.
Რა ემართება კორპორატიული შეხვედრის წუთებს, თუ უგულებელყოფთ შეხვედრის საზღვრებში შენარჩუნებას? ისინი გახდებიან ზედმეტად ვრცელი და მოკლებულია სტრუქტურას და, შესაბამისად, არ შეიძლება გამოყენებულ იქნას მითითებისთვის ან ჩაითვალოს საიმედოდ. მიუხედავად იმისა, აქვს თუ არა წევრს, რომელიც პასუხისმგებელია შეხვედრის ოქმებზე, აქვს თუ არა ფოკუსირების უზარმაზარი შესაძლებლობები, თქვენ არ შეგიძლიათ გააფართოვოთ მისი შესაძლებლობები მუდმივად კონცენტრირდნენ.
Გამოსავალი: ამ ვითარებაში, საკუთრებაში შეხვედრის საუკეთესო საშუალებაა. დანიშნეთ ადამიანი, რომელიც აკონტროლებს კავშირს. უფრო მეტიც, დარწმუნდით, რომ ყველამ დაიცვან წინასწარ დადგენილი წესები და შეხვედრის დღის წესრიგი. დრო შეხვედრის გადამწყვეტი ფაქტორია, ამიტომ არ დატოვოთ იგი უყურადღებოდ.
- Არ აქვს შეთანხმებული შეხვედრების ოქმების ფორმატი
Წინასწარ დადგენილი ფორმატის გარეშე, კორპორატიული შეხვედრის ოქმები შეიძლება გახდეს წაუკითხავი ან მიუწვდომელი. თუ არ ეთანხმებით ფაილის ფორმატს, თქვენს პარტნიორებს, რომლებსაც არ აქვთ პროგრამული უზრუნველყოფა ამ ფაილის ტიპების წასაკითხად, შესაძლოა ვერ შეძლებენ მასზე წვდომას.
Შეხვედრის წუთები გამიზნულია, რომ თქვენთვის ხელმისაწვდომი იყოს წამის მეასედში, ნებისმიერ მომენტში, რაც გჭირდებათ მითითებისთვის. კრიტიკულ სიტუაციაში თქვენ გირჩევნიათ არ დაკარგოთ ძვირფასი დრო დოკუმენტების წასაკითხ ფორმატებად გადაქცევაზე.
Ასევე მნიშვნელოვანია შეხვედრის ოქმის დოკუმენტების არქივში მოთავსება. ღრუბლოვანი საცავის წვდომა შესაძლებელია მრავალი მოწყობილობიდან და ის რეგულარულად ყველაზე იდეალური გადაწყვეტილებაა კორპორატიული შეხვედრის წუთების ჩანაწერების შესანახად.
Გამოსავალი: Gglot ავტომატურად გარდაქმნის ჩანაწერებს .doc ან .txt ფაილის ფორმატებში. გარდა ამისა, ის მხარს უჭერს ყველაზე პოპულარულ აუდიო და ვიდეო ფორმატებს: MP3, M4A, WAV.
Ტრანსკრიფციის პროგრამული უზრუნველყოფა ასევე ატვირთავს თქვენი შეხვედრის წუთების ფაილებს ღრუბელში. ეს აღმოფხვრის ხელმისაწვდომობის ყველა პრობლემას.
- Შეხვედრის ოქმის ჩაწერისას დეტალებს არ აქცევს ყურადღებას
Არავის უყვარს შეხვედრის ოქმები, რომლებიც ზედმეტად დეტალურია. ყველაფრის გათვალისწინებით, ისინი განკუთვნილია სწრაფი მითითებისთვის და უნდა წარმოადგინონ გაცვლილი ინფორმაციის მოკლე ბრიფინგი.
Დახვეწილობაზე არ ფოკუსირებამ შეიძლება გამოიწვიოს სერიოზული უგულებელყოფა. გარდა ამისა, ამან შეიძლება გამოიწვიოს სერიოზული პრობლემები, როდესაც სასოწარკვეთილი გჭირდებათ კარგად დადასტურებული გადამოწმება ან მტკიცებულება.
Ეს არის ფოკუსირება ყველაზე მნიშვნელოვან თემებზე და დახვეწილობაზე, რაც შეხვედრის წუთებს ასეთ სასარგებლო ინსტრუმენტად აქცევს. რაც მთავარია, ეს კავშირები უნდა ასახავდეს ცენტრის საკითხებს და გადაწყვეტილებებს, რომლებზეც შეხვედრის მონაწილეები დაეთანხმნენ.
Ოქმში არ უნდა გამოტოვოთ არაფერი ფუნდამენტური: მაგალითად, როდესაც საბჭო კენჭს უყრის გადაწყვეტილებას, ოქმში უნდა იყოს ჩანაწერი, სადაც დეტალურად იქნება აღწერილი, ვინ რას მისცა ხმა.
Გამოსავალი: გადაწყვიტეთ კორპორატიული შეხვედრის ოქმების შაბლონი. ის დაგეხმარებათ აჩვენოთ შეკრების ტიპი, დრო, წევრები, დღის წესრიგში არსებული საკითხები, ძირითადი გადაწყვეტილებების მოკლე შინაარსი და შეხვედრის მოკლე შინაარსი. ეს შაბლონი დაგეხმარებათ თავიდან აიცილოთ დიდი შეცდომები და იყოთ ორიენტირებული, ორიენტირებული და ეფექტური.
Რაც მთავარია: წინასწარ მოემზადეთ და გააკეთეთ საბჭოს სხდომის რეზიუმე
Შეხვედრის წუთების აღება მოითხოვს თქვენს სრულ ყურადღებას. აუცილებელია თითოეული თემის ცალკე გამოყოფა და განსაზღვრა რა არის მნიშვნელოვანი და რა უმნიშვნელო. ეს რთული საქმიანობაა, რომელიც მოითხოვს შესაბამის გამოცდილებას და პრაქტიკას. არც ისე ადვილია ყველა იმ გადაწყვეტილების დაჭერა, რაც საბჭომ მიიღო სხდომაზე და შემდეგ ჩაწერა ან ჩაწერა.
Შეხვედრის რეზიუმე ძალიან მნიშვნელოვანია. თქვენ უნდა გააკეთოთ მცირე შემოწმება კითხვებით, რომლებიც შეაჯამებენ ყველაფერს, რაც ითქვა.
Საბედნიეროდ, დღევანდელი ტრანსკრიფციის პროგრამული უზრუნველყოფა გაძლევთ ინსტრუმენტთა კომპლექტს კორპორატიული შეხვედრის წუთების ეფექტურად აღებისთვის. ასევე, ის ხელს უწყობს შრომატევადი ხელით სამუშაოს განადგურებას. მაგალითად, Ggglot ჭკვიანი დინამიკის იდენტიფიკაციის ფუნქცია ავტომატურად განსაზღვრავს თითოეულ დინამიკს. ეს ძალიან სასარგებლო ფუნქციაა შეხვედრის ოქმის აღებისას. Gglot ასევე ავტომატურად გარდაქმნის ხმის ჩანაწერებს ტექსტად. ისეთი ინსტრუმენტებით, როგორიცაა Gglot, შეგიძლიათ დაზოგოთ დრო და ყურადღება გაამახვილოთ უფრო მნიშვნელოვან საკითხებზე.
Დაიმახსოვრეთ ეს რჩევები და გახადეთ თქვენი კორპორატიული შეხვედრის წუთები უფრო დამაჯერებელი.