Kesalahan Menit Rapat Umum Perusahaan
Kesalahan menit rapat perusahaan sing paling umum
Pambuka singkat kanggo notulen rapat
Menit rapat, ing dasare, minangka babad fokus utama rapat lan cathetan apa sing kedadeyan ing rapat. Biasane nggambarake acara rapat kasebut lan bisa uga kalebu dhaptar peserta, pratelan babagan masalah sing dibahas dening para peserta, lan tanggapan utawa keputusan sing gegandhengan karo masalah kasebut. Miturut sawetara sarjana, "menit" bisa uga asale saka frasa Latin minuta scriptura (secara harfiah "tulisan cilik") sing tegesé "cathetan kasar".
Ing jaman biyen, notulen biasane digawe nalika rapat dening juru ketik utawa wartawan pengadilan, sing asring nggunakake notasi shorthand lan banjur nyiapake notulen kasebut lan dikirim menyang peserta sawise. Dina iki, rapat kasebut bisa direkam kanthi audio, direkam video, utawa sekretaris sing ditunjuk utawa ditugasake kanthi ora resmi saka grup bisa uga nyathet, kanthi menit sing disiapake mengko. Akeh instansi pemerintah nggunakake piranti lunak rekaman menit kanggo ngrekam lan nyiapake kabeh menit ing wektu nyata.
Wigati dimangerteni manawa menit minangka cathetan resmi saka rapat-rapat organisasi utawa klompok, nanging ora minangka transkrip rinci babagan proses kasebut. Miturut manual prosedur parlementer sing paling akeh digunakake sing diarani Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), menit kasebut kudu ngemot cathetan babagan apa sing ditindakake ing rapat kasebut, dudu apa sing diomongake dening para anggota.
Format menit bisa beda-beda gumantung saka standar sing ditetepake dening organisasi, sanajan ana pedoman umum. Aturan Aturan Robert ngemot set sampel menit.
Umumé, notulen diwiwiti kanthi jeneng badan sing nganakake rapat (contone, papan) lan bisa uga kalebu papan, tanggal, dhaptar wong sing ana, lan wektu sing diarani rapat kasebut.
Notulen kelompok tartamtu, kayata dewan direksi perusahaan, kudu disimpen ing file lan minangka dokumen legal sing penting. Menit saka rapat dewan disimpen kanthi kapisah saka menit rapat umum anggota ing organisasi sing padha. Uga, menit sesi eksekutif bisa disimpen kanthi kapisah.
Napa sampeyan kudu njupuk menit rapat?
Apa sebabe sampeyan kudu ngrekam menit rapat? Kepiye carane njupuk menit ing rapat perusahaan? Sampeyan bakal pengin njupuk menit ing rapat perusahaan kanggo referensi sajarah, kanggo menehi nganyari kanggo wong-wong sing ilang, lan kanggo menehi katrangan pas informasi dibeberke sing mengko bisa digunakake minangka konfirmasi utawa bukti.
Dina iki, wabah koronavirus nggawe organisasi pindhah menyang kerja jarak jauh. Proses ngrekam menit rapat perusahaan mbantu organisasi supaya bisa adaptasi lan kuwat. Iki migunani ing kahanan karantina lan mbantu ngadhepi kahanan sing owah kanthi cepet.
Mbayangno kahanan ing ngisor iki: Sampeyan lagi rapat penting karo pengacara, lan sampeyan bisa uga kudu nyimpen cathetan rinci saben titik sing wis rembugan kanggo referensi tambahan.
Yen sampeyan duwe masalah masalah ing persetujuan sampeyan, sing bisa mengaruhi bisnis utawa masalah pribadi sampeyan. Mulane iku penting banget kanggo nglacak kabeh.
Ing papan kerja profesional, menit rapat sing efektif cukup penting. Kenging punapa? Amarga kemampuan kanggo ngelingi subtleties biasane diwatesi. Pengawasan bisa nyebabake kesalahan lan pilihan bisnis sing salah. Mulane njupuk menit rapat perusahaan mbutuhake kapasitas sing apik kanggo fokus lan kuping sing nggumunake kanggo rincian. Tugas iki biasane didelegasikan menyang sekretaris sing dipercaya utawa asisten pribadi. Nanging, gampang banget kanggo nggawe kesalahan nalika njupuk menit rapat.
Ing artikel iki, kita bakal ngomong babagan slip-up sing paling misuwur sing kedadeyan nalika njupuk menit rapat lan pengaturan sing bisa mbantu sampeyan ngindhari.
Kesalahan menit rapat perusahaan supaya bisa dihindari
Kanggo njamin transparansi lan kejelasan, undang-undang AS mbutuhake rapat dewan perusahaan tindakake prosedur tartamtu. Dewan direksi perusahaan kudu njupuk menit rapat lan banjur disebarake ing antarane para buruh.
Njupuk menit rapat perusahaan uga mbantu anggota kanggo mbuktekake yen dheweke tumindak kanthi kapentingan sing paling apik. Kajaba iku, mbantu ngerteni bisnis ing tingkat dhasar, lan kanggo tujuan pajak, tanggung jawab, lan fiduciary. Tanpa metodologi sing bener, rapat-rapat umume bakal dadi dawa banget lan kesel. Nalika umume peserta wiwit nganggep rapat minangka latihan tanpa guna, sampeyan ngerti yen sampeyan ana ing dalan sing salah.
Kesalahan sing paling umum dikenal yaiku:
- Ora nyetel agenda kanggo rapat kasebut
Agenda nyetel struktur rapat tartamtu. Iki minangka diagram tema sing bakal diomongake karo rundown speaker lan wektu sing bakal disebarake kanggo saben tema. Agenda rapat dewan bisa kaya ing ngisor iki:
1. Laporan keuangan Q1 (Kepala keuangan, 15 menit)
2. Implementasi sistem keamanan data anyar (CTO, 15 menit)
3. Siap kanggo konferensi pers peluncuran produk sing bakal teka (Sekretaris pers, 20 menit)
Agenda sing ditetepake kanthi jelas menehi panuntun dhumateng para peserta rapat kanthi nemtokake titik lan watesan. Preduli saka apa iku rapat minggu saben minggu, iku nyengkuyung anggota kanggo tetep kanggo titik lan supaya otak (lan wicara) saka meandering.
Kanggo menit rapat perusahaan sing sukses, ora ana agenda minangka alangan gedhe. Njupuk menit rapat mbutuhake pengaturan sing ati-ati. Tanpa agenda sing jelas, individu sing tanggung jawab kanggo ngrekam menit ora duwe ide sing paling penting kanggo konsentrasi. Solusi: Tansah nyiyapake agenda sadurunge rapat. Yen amarga alasan sing ora dingerteni sampeyan ora nggatekake, piranti lunak transkripsi bakal ngidini sampeyan nyekel informasi sing diungkapake. Nanging, ngatur menit rapat sampeyan butuh sawetara wektu.
- Ora netepi wektu lan isi nalika njupuk menit rapat
Yen sampeyan wis nyiyapake agenda kanggo rapat kasebut, sampeyan kudu ngetutake. Adhering kanggo wektu lan topik ing agenda mbutuhake disiplin. Apa maneh, iki nduwe peran penting: supaya rapat ora owah dadi obrolan sing ora ana gunane lan ora ana gunane.
Apa sing kedadeyan ing menit rapat perusahaan yen sampeyan ora nglirwakake rapat kasebut? Padha dadi ekstensif lan kurang struktur, lan, kanthi mangkono, ora bisa digunakake kanggo referensi utawa dianggep dipercaya. Preduli saka anggota sing tanggung jawab kanggo rapat rapat duwe kapasitas gedhe kanggo fokus, sampeyan ora bisa nambah kapasitas kanggo konsentrasi terus-terusan.
Solusi: Ing kahanan iki, ketemu kepemilikan minangka obat sing paling apik. Pilih wong kanggo ngawasi sambungan. Apa maneh, priksa manawa kabeh wong netepi aturan lan agenda rapat sing wis ditemtokake. Wektu minangka faktor penentu rapat, mula aja ditinggal tanpa pengawasan.
- Ora duwe format notulen rapat sing disepakati
Tanpa format sing wis ditemtokake, menit rapat perusahaan bisa uga ora bisa diwaca utawa ora bisa diakses. Yen sampeyan ora setuju babagan format file, mitra sampeyan sing ora duwe piranti lunak kanggo maca jinis file kasebut bisa uga ora bisa ngakses.
Menit rapat dimaksudake kanggo kasedhiya kanggo sampeyan ing sekedhik, ing titik apa wae sing sampeyan butuhake kanggo referensi. Ing kahanan kritis, sampeyan luwih seneng ora mbuwang wektu sing penting kanggo ngowahi dokumen dadi format sing bisa diwaca.
Sampeyan uga penting kanggo netepake arsip kanggo dokumen menit rapat. Repositori awan bisa diakses saka pirang-pirang piranti lan minangka keputusan sing paling cocog kanggo nyimpen transkrip menit rapat perusahaan.
Solusi: Gglot kanthi otomatis ngowahi rekaman dadi format file .doc utawa .txt. Kajaba iku, ndhukung paling populer format audio lan video: MP3, M4A, WAV.
Piranti lunak transkripsi uga bakal ngunggah file menit rapat menyang awan. Iki bakal ngilangi kabeh masalah aksesibilitas.
- Ora nggatekake rincian nalika ngrekam menit rapat
Ora ana sing seneng menit rapat sing rinci banget. Kabeh sing dianggep, padha dimaksudake kanggo referensi cepet lan kudu menehi ringkesan informasi sing diijolke.
Ora fokus ing subtleties, banjur maneh, bisa nimbulaké sawetara oversights serius. Kajaba iku, bisa uga nyebabake masalah serius nalika sampeyan butuh verifikasi utawa bukti sing didukung kanthi apik.
Fokus ing tema lan subtleties sing paling penting sing nggawe menit rapat minangka alat sing migunani. Sing paling penting, sambungan kasebut kudu nggambarake masalah pusat lan keputusan sing disepakati para peserta rapat.
Menit kudu ora kantun apa-apa sing dhasar: umpamane, nalika dewan milih keputusan, menit kudu duwe cathetan sing rinci babagan sapa sing milih.
Solusi: Temtokake cithakan menit rapat perusahaan. Iku bakal mbantu karo nuduhake jinis kumpul, wektu, anggota, iku ing agenda, rundown pancasan tombol, lan synopsis rapat. Cithakan iki kudu mbantu sampeyan ngindhari kesalahan gedhe lan tetep fokus, fokus lan efektif.
Sing paling penting: nyiapake luwih dhisik lan nggawe rekap rapat dewan
Njupuk menit rapat mbutuhake fokus lengkap. Penting kanggo misahake saben topik kanthi individu lan nemtokake apa sing penting lan sing ora penting. Iki minangka kegiatan sing angel sing mbutuhake pengalaman lan praktik sing relevan. Ora gampang banget kanggo nyekel kabeh keputusan sing digawe dewan sajrone rapat banjur direkam utawa ditulis.
Rekap rapat kasebut pancen penting banget. Sampeyan kudu nggawe check-out cilik karo pitakonan sing arep ngringkes kabeh sing ngandika.
Untunge, piranti lunak transkripsi saiki nyedhiyakake alat kanggo njupuk menit rapat perusahaan kanthi efektif. Uga, mbantu mbuwang karya manual sing rame. Contone, fitur identifikasi speaker pinter Ggglot kanthi otomatis ngenali saben speaker. Iki minangka fitur sing migunani banget nalika njupuk menit rapat. Gglot uga kanthi otomatis ngowahi rekaman swara dadi teks. Kanthi alat kaya Gglot, sampeyan bisa nyisihake wektu lan fokus ing perkara sing luwih penting.
Elingi tips iki lan nggawe menit rapat perusahaan luwih menarik.