普通社会分のミス
最も一般的な企業会議の議事録の間違い
議事録の簡単な紹介
会議の議事録は、基本的に、会議の主要な焦点の記録であり、会議で何が起こったかの記録です。それらは通常、会議のイベントを説明し、出席者のリスト、参加者によって議論された問題のステートメント、および問題に対する関連する応答または決定を含む場合があります。一部の学者によると、「分」はおそらく「ラフノート」を意味するラテン語のフレーズ minuta scriptura em>（文字通り「小さな文章」）に由来します。
昔のアナログ時代には、議事録は通常、会議中にタイピストまたは裁判所の記者によって作成されました。彼らはしばしば速記を使用し、議事録を作成し、その後参加者に発行しました。今日、会議は音声録音、ビデオ録音、またはグループの任命または非公式に割り当てられた秘書がメモを取ることができ、議事録は後で準備されます。多くの政府機関は、分記録ソフトウェアを使用して、すべての分をリアルタイムで記録および準備しています。
議事録は組織またはグループの会議の公式の書面による記録ですが、それらの議事録の詳細な記録ではないことに注意することが重要です。ロバート議事規則（RONR）と呼ばれる最も広く使用されている議会手続きのマニュアルによると、議事録には、メンバーが正確に言ったことではなく、主に会議で行われたことの記録が含まれている必要があります。
議事録の形式は、一般的なガイドラインはありますが、組織によって確立された基準によって異なる場合があります。ロバート議事規則には、議事録のサンプルセットが含まれています。
一般に、議事録は、会議を開催する組織の名前（ボードなど）で始まり、場所、日付、出席者のリスト、および議長が会議を注文するために呼び出した時刻も含まれる場合があります。
企業の取締役会などの特定のグループの議事録は、ファイルに保存する必要があり、重要な法的文書です。理事会の議事録は、同じ組織内の一般会員会議の議事録とは別に保管されます。また、エグゼクティブセッションの議事録は個別に保管される場合があります。
なぜあなたは会議の議事録を取る必要がありますか？
どのような理由で会議の議事録を記録する必要がありますか？企業の会議で議事録を取る方法は？歴史的な参照のために企業の会議で数分を取り、行方不明の人々に最新情報を提供し、後で確認または証拠として使用できる開示された情報の正確な説明を提供することをお勧めします。
今日、コロナウイルスの発生により、組織はリモートワークに切り替えています。企業の会議議事録を記録するプロセスは、組織が順応性と強力さを維持するのに役立ちます。検疫の状況で役立ち、急速に変化する状況に直面するのに役立ちます。
次の状況を想像してみてください。あなたは弁護士と重要な会議を行っており、追加の参考のために話し合った各ポイントの詳細な記録を保持する必要があるかもしれません。
契約に厄介な問題がある場合、それはあなたのビジネスや個人的な問題に重大な影響を与える可能性があります。それがすべてを追跡することが非常に重要である理由です。
専門的な職場では、効果的な会議の議事録が非常に重要です。どうして？微妙なことを思い出す私たちの能力は通常制約されているからです。見落としは、失敗や間違ったビジネスの選択を促す可能性があります。そのため、企業の会議の議事録を作成するには、集中するための十分な能力と、細部に至るまでの驚くべき耳が必要です。この義務は通常、信頼できる秘書または個人秘書に委任されます。ただし、議事録を取りながら間違いを犯すのは本当に簡単です。
この記事では、議事録を作成するときに発生する最もよく知られているスリップアップと、それらを回避するのに役立つ可能性のある取り決めについて説明します。
避けるべき企業会議議事録の間違い
透明性と率直さを保証するために、米国の法律は、企業の取締役会が特定の手順に従うことを要求しています。企業の取締役会は、会議の議事録を取り、その後、労働者に配布する必要があります。
さらに、企業の会議議事録を取ることは、メンバーが最善の利益を持って行動していることを証明するのに役立ちます。同様に、基本的なレベルで、税金、責任、および受託者の目的でビジネスを理解するのに役立ちます。ただし、適切な方法論がないと、一般に会議が長すぎて疲れ果ててしまいます。ほとんどの参加者が会議を無益な運動と見なし始めた時点で、あなたは自分が間違った方向に進んでいることを知っています。
最も広く認識されているエラーは次のとおりです。
- 会議の議題を設定していません
議題は、特定の会議の構造を設定します。これは、スピーカーの概要と、すべてのテーマに配布する時間について説明するテーマの図です。取締役会の議題は次のようになります。
1.第1四半期の財務報告（最高財務責任者、15分）
2.新しいデータセキュリティシステムの実装（CTO、15分）
3.今後の製品発表記者会見の準備（報道官、20分）
明確に定義された議題は、カットオフポイントと制限を定義することにより、会議の参加者にガイダンスを提供します。それが通常の週ごとの会議であるかどうかに関係なく、それはメンバーが要点に固執し、彼らの頭脳（およびスピーチ）が蛇行しないようにすることを奨励します。
企業の会議議事録を成功させるには、議題がないことが大きな障害になります。議事録をとるには注意深い準備が必要です。明確な議題がなければ、議事録を記録する責任のある個人は、何に集中すべきかについて最も霧深い考えを持っていません。解決策：会議の前に必ず議題を設定してください。不明な理由でそのように怠った場合、転写ソフトウェアを使用すると、開示された情報を取得できます。ただし、議事録の整理には時間がかかります。
- 議事録を取りながらタイミングと内容に固執しない
会議の議題を設定したら、それに従う必要があります。タイミングと議題のトピックを順守するには、規律が必要です。さらに、それは重要な役割を果たします。会議が役に立たない、意味のないチットチャットに変わるのを防ぐことです。
会議を制限内に収めることを怠った場合、企業の会議議事録はどうなりますか？それらは広範になりすぎて構造が不足しているため、参照に利用したり、信頼できると見なしたりすることはできません。議事録を担当するメンバーが集中する能力が非常に大きいかどうかに関係なく、永続的に集中する能力を拡張することはできません。
解決策：この状況では、所有権を満たすことが最善の治療法です。接続を監督する人を任命します。さらに、全員が事前に確立されたルールと会議の議題を遵守するようにします。会議の決定要因はタイミングですので、放置しないでください。
- 合意された会議議事録形式がない
事前に確立された形式がないと、企業の会議議事録が読めなくなったり、アクセスできなくなったりする可能性があります。ファイル形式に同意しない場合、これらのファイルタイプを読み取るためのソフトウェアを持っていないパートナーは、ファイル形式にアクセスできない可能性があります。
議事録は、参照用に必要なときにいつでも、一瞬で利用できるようにすることを目的としています。重大な状況では、ドキュメントを読み取り可能な形式に変換するために貴重な時間を無駄にしたくないでしょう。
同様に、議事録文書のアーカイブを決定することも重要です。クラウドリポジトリには多数のデバイスからアクセスでき、企業の会議議事録の記録を保存するための最も理想的な決定です。
解決策: Gglot は録音を .doc または .txt ファイル形式に自動的に変換します。さらに、MP3、M4A、WAV など、一般的なオーディオおよびビデオ形式のほとんどをサポートしています。
トランスクリプションソフトウェアは、会議の議事録ファイルもクラウドにアップロードします。これにより、すべてのアクセシビリティの問題が解消されます。
- 会議の議事録を記録する際に細部に注意を払わない
過度に詳細な議事録を好む人は誰もいません。すべてを考慮して、それらは迅速な参照を目的としており、交換された情報の簡単な説明を行う必要があります。
微妙なことに焦点を当てていない場合も、重大な見落としが生じる可能性があります。さらに、十分に裏付けられた検証または証明が切実に必要な場合、重大な問題が発生する可能性があります。
議事録をこのような便利なツールにするのは、最も重要なテーマと微妙な点に焦点を当てています。最も重要なことは、これらの接続は、センターの問題と会議の参加者が同意した決定を反映する必要があります。
議事録は基本的なことを見逃してはなりません。たとえば、取締役会が決定に投票するとき、議事録には誰が何に投票したかを詳述したメモが必要です。
解決策：企業の会議議事録テンプレートを決定します。集会の種類、タイミング、メンバー、議題、重要な決定の概要、会議の概要を示すのに役立ちます。このテンプレートは、大きな間違いを回避し、中心に集中し、効果を維持するのに役立ちます。
最も重要なこと：事前に準備し、取締役会の要約を作成する
議事録を取るには、完全に集中する必要があります。各トピックを個別に分離し、何が重要で何が重要でないかを定義することが不可欠です。これは、関連する経験と実践を必要とする難しい活動です。取締役会が会議中に下したすべての決定を把握し、それを記録または書き留めるのはそれほど簡単ではありません。
会議の要約は非常に重要です。あなたは言われたすべてを要約しようとしている質問で小さなチェックアウトをするべきです。
幸いなことに、現代の文字起こしソフトウェアは、企業の議事録を効率的に作成するためのツールセットを提供しています。また、面倒な手作業の削減にも役立ちます。たとえば、Gglot のスマート スピーカー識別機能は、各スピーカーを自動的に識別します。これは、議事録を作成するときに非常に便利な機能です。Gglot は、音声録音を自動的にテキストに変換します。Gglot のようなツールを使用すると、時間を節約して、より重要なことに集中できます。
これらのヒントを覚えて、企業の会議の議事録をより魅力的なものにしてください。