Errori comuni nei verbali delle riunioni aziendali

Errori verbali delle riunioni aziendali più comuni

Una breve introduzione ai verbali della riunione

I verbali della riunione sono, fondamentalmente, una cronaca dei punti chiave della riunione e una registrazione di ciò che è accaduto in una riunione. In genere descrivono gli eventi della riunione e possono includere un elenco di partecipanti, una dichiarazione delle questioni discusse dai partecipanti e le relative risposte o decisioni per le questioni. Secondo alcuni studiosi, "minuti" potrebbe derivare dalla frase latina minuta scriptura (letteralmente "piccola scrittura") che significa "note grossolane".

Nei vecchi tempi analoghi, i verbali venivano solitamente redatti durante la riunione da un dattilografo o un giornalista del tribunale, che spesso utilizzava la notazione abbreviata e quindi preparava i verbali e li distribuiva ai partecipanti in seguito. Oggi la riunione può essere registrata audio, video registrata, oppure il segretario designato o assegnato informalmente di un gruppo può prendere appunti, con verbale preparato in seguito. Molte agenzie governative utilizzano software di registrazione dei minuti per registrare e preparare tutti i minuti in tempo reale.

È importante notare che i verbali sono la registrazione scritta ufficiale delle riunioni di un'organizzazione o di un gruppo, ma non sono trascrizioni dettagliate di tali procedimenti. Secondo il manuale di procedura parlamentare più utilizzato chiamato Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), il verbale dovrebbe contenere principalmente una registrazione di ciò che è stato fatto durante la riunione, non di ciò che è stato detto esattamente dai membri.

Il formato dei verbali può variare a seconda degli standard stabiliti da un'organizzazione, sebbene esistano linee guida generali. Robert's Rules of Order contiene un campione di minuti.

In genere, i verbali iniziano con il nome dell'ente che tiene la riunione (ad esempio, un consiglio) e possono anche includere il luogo, la data, l'elenco delle persone presenti e l'ora in cui il presidente ha convocato la riunione per ordinare.

I verbali di alcuni gruppi, come un consiglio di amministrazione aziendale, devono essere archiviati e sono documenti legali importanti. I verbali delle riunioni del consiglio sono tenuti separati dai verbali delle riunioni generali dei membri all'interno della stessa organizzazione. Inoltre, i verbali delle sessioni esecutive possono essere conservati separatamente.

Perché dovresti prendere minuti di riunione?

Per quale motivo dovresti registrare i verbali delle riunioni? Come prendere minuti in una riunione aziendale? Si vorrebbe prendere verbali a una riunione aziendale per riferimenti storici, per aggiornare le persone scomparse e per fornire una descrizione precisa delle informazioni divulgate che possono essere utilizzate in seguito come conferma o prova.

Oggi, l'epidemia di coronavirus sta facendo passare le organizzazioni al lavoro remoto. Il processo di registrazione dei verbali delle riunioni aziendali aiuta le organizzazioni a rimanere adattabili e forti. È utile in condizioni di quarantena e aiuta ad affrontare condizioni che cambiano rapidamente.

Immagina la seguente situazione: stai avendo un incontro importante con un avvocato e potresti dover tenere un registro dettagliato di ogni punto che hai discusso per ulteriore riferimento.

Se hai problemi fastidiosi nel tuo accordo, ciò potrebbe influire in modo cruciale sulla tua attività o su questioni personali. Questo è il motivo per cui è molto importante tenere traccia di tutto.

In un luogo di lavoro professionale, i verbali delle riunioni efficaci sono piuttosto importanti. Perché? Perché la nostra capacità di ricordare le sottigliezze è normalmente limitata. Le sviste possono provocare passi falsi e scelte aziendali sbagliate. Questo è il motivo per cui redigere i verbali delle riunioni aziendali richiede una buona capacità di concentrazione e un sorprendente orecchio per i dettagli. Questo compito è solitamente delegato a una segretaria di fiducia oa un assistente personale. Tuttavia, è davvero facile commettere errori durante la registrazione dei verbali delle riunioni.

In questo articolo, parleremo dei più noti errori che si verificano quando si prendono i verbali della riunione e delle disposizioni che possono aiutarti a evitarli.

Errori nei verbali delle riunioni aziendali da evitare

Per garantire trasparenza e semplicità, la legislazione statunitense richiede che le riunioni del consiglio di amministrazione seguano una determinata procedura. I consigli di amministrazione aziendali devono prendere verbali delle riunioni e successivamente distribuirli tra i lavoratori.

Inoltre, prendere i verbali delle riunioni aziendali aiuta i membri a dimostrare che stanno agendo nel migliore interesse. Allo stesso modo, aiuta a comprendere l'attività a livello di base e per scopi fiscali, di responsabilità e fiduciari. Senza la giusta metodologia, tuttavia, le riunioni in generale diventeranno troppo lunghe ed estenuanti. Nel momento in cui la maggior parte dei partecipanti inizia a considerare le riunioni come un esercizio futile, sai di essere sulla strada sbagliata.

Gli errori più ampiamente riconosciuti sono i seguenti:

1. Non impostare l'ordine del giorno per la riunione

Un ordine del giorno definisce la struttura di una riunione specifica. È un diagramma di temi di cui parlerai con la carrellata di relatori e il tempo che distribuirai per ogni tema. L'ordine del giorno di una riunione del consiglio può essere simile al seguente:

1. Rapporto finanziario del primo trimestre (Direttore finanziario, 15 minuti)

2. Implementazione di un nuovo sistema di sicurezza dei dati (CTO, 15 minuti)

3. Prepararsi per la prossima conferenza stampa sul lancio del prodotto (addetto stampa, 20 minuti)

Un'agenda chiaramente definita fornisce una guida ai partecipanti alla riunione definendo punti di interruzione e limiti. Indipendentemente dal fatto che si tratti di un consueto incontro settimana per settimana, incoraggia i membri ad attenersi al punto e mantenere il loro cervello (e la parola) dal meandro.

Per il successo dei verbali delle riunioni aziendali, l'assenza di un ordine del giorno è un enorme ostacolo. Prendere i verbali delle riunioni richiede un'attenta organizzazione. Senza un programma chiaro, l'individuo responsabile della registrazione dei minuti non ha la più pallida idea su cosa concentrarsi. Soluzione: impostare sempre un ordine del giorno prima della riunione. Se per motivi sconosciuti hai trascurato di farlo, il software di trascrizione ti consentirà di catturare le informazioni che sono state divulgate. L'organizzazione dei verbali della riunione, tuttavia, richiederà del tempo.

2. Non rispettare i tempi e i contenuti durante la registrazione dei verbali delle riunioni

Dopo aver impostato un ordine del giorno per la riunione, dovresti seguirlo. Rispettare i tempi e gli argomenti all'ordine del giorno richiede disciplina. Inoltre, ha un ruolo importante: impedire che le riunioni si trasformino in chiacchiere inutili e prive di significato.

Cosa succede ai verbali della riunione aziendale se trascuri di mantenere la riunione entro i suoi limiti? Diventano troppo estesi e privi di struttura e, di conseguenza, non possono essere utilizzati come riferimento o considerati affidabili. Indipendentemente dal fatto che un membro responsabile dei verbali delle riunioni abbia enormi capacità di concentrazione, non puoi estendere la loro capacità di concentrazione perennemente.

Soluzione: in questa circostanza, incontrare la proprietà è la cura migliore. Nomina una persona per supervisionare la connessione. Inoltre, assicurati che tutti aderiscano alle regole prestabilite e all'agenda delle riunioni. Il tempismo è il fattore decisivo di una riunione, quindi non lasciarlo incustodito.

3. Non avendo formato verbale delle riunioni concordato

Senza un formato prestabilito, i verbali delle riunioni aziendali potrebbero diventare illeggibili o inaccessibili. Se non sei d'accordo su un formato di file, i tuoi partner che non dispongono del software per leggere questi tipi di file potrebbero non essere in grado di accedervi.

I verbali delle riunioni sono pensati per essere disponibili in una frazione di secondo, in qualsiasi momento ne abbiate bisogno come riferimento. In una situazione critica, preferiresti non sprecare tempo prezioso per convertire i documenti in formati leggibili.

Allo stesso modo, è fondamentale stabilire un archivio per i documenti dei verbali delle riunioni. È possibile accedere al repository cloud da numerosi dispositivi ed è regolarmente la decisione più ideale per archiviare le trascrizioni dei verbali delle riunioni aziendali.

Soluzione: Gglot converte automaticamente le registrazioni nei formati di file .doc o .txt. Inoltre, supporta la maggior parte dei formati audio e video più diffusi: MP3, M4A, WAV.

Il software di trascrizione caricherà anche i file dei verbali delle riunioni sul cloud. Ciò eliminerà tutti i problemi di accessibilità.

4. Non prestare attenzione ai dettagli durante la registrazione dei verbali delle riunioni

A nessuno piacciono i verbali delle riunioni eccessivamente dettagliati. Tutto considerato, sono intesi per una rapida consultazione e dovrebbero fornire un breve briefing delle informazioni scambiate.

Non concentrarsi sulle sottigliezze, poi di nuovo, può portare a gravi sviste. Inoltre, potrebbe causare gravi problemi quando hai un disperato bisogno di verifiche o prove ben sostenute.

È l'attenzione ai temi e alle sottigliezze più significativi che rende i verbali delle riunioni uno strumento così utile. Soprattutto, quei collegamenti dovrebbero rispecchiare le questioni del centro e le decisioni su cui i partecipanti alla riunione hanno concordato.

Il verbale non deve tralasciare nulla di fondamentale: ad esempio, quando il consiglio vota su una decisione, il verbale deve contenere una nota che specifichi chi ha votato per cosa.

Soluzione: scegli un modello di verbale della riunione aziendale. Ti aiuterà a mostrare il tipo di riunione, i tempi, i membri, le cose all'ordine del giorno, il riepilogo delle decisioni chiave e la sinossi della riunione. Questo modello dovrebbe aiutarti a evitare grandi errori e rimanere centrato, concentrato ed efficace.

Ancora più importante: prepararsi in anticipo e fare un riepilogo della riunione del consiglio

Prendere verbali delle riunioni richiede la massima concentrazione. È imperativo separare individualmente ogni argomento e definire cosa è importante e cosa è insignificante. È un'attività difficile che richiede esperienza e pratica rilevanti. Non è così facile prendere tutte le decisioni che il consiglio ha preso durante la riunione e poi registrarle o scriverle.

Il riepilogo dell'incontro è estremamente significativo. Dovresti fare un piccolo check-out con domande che riassumano tutto ciò che è stato detto.

Fortunatamente, gli attuali software di trascrizione forniscono set di strumenti per prendere in modo efficace i verbali delle riunioni aziendali. Inoltre, aiuta a smaltire il fastidioso lavoro manuale. Ad esempio, la funzione di identificazione degli altoparlanti intelligenti Ggglot identifica automaticamente ciascun oratore. Questa è una funzionalità molto utile quando si prendono i verbali delle riunioni. Gglot converte automaticamente anche le registrazioni audio in testo. Con strumenti come Gglot, puoi risparmiare tempo e concentrarti sulle cose più importanti.

Ricorda questi suggerimenti e rendi i verbali delle riunioni aziendali più convincenti.