Algeng mistök fyrirtækjafunda í fundargerðum
Algengustu mistök í fundargerðum fyrirtækja
Stutt kynning á fundargerð
Fundargerðir eru í grundvallaratriðum annáll yfir helstu áherslur fundarins og skrá yfir það sem fram fór á fundinum. Þeir lýsa venjulega atburði fundarins og geta falið í sér lista yfir fundarmenn, yfirlýsingu um málefnin sem þátttakendur ræddu um og tengd viðbrögð eða ákvarðanir um málefnin. Samkvæmt sumum fræðimönnum er „mínútur“ hugsanlega dregið af latnesku orðasambandinu minuta scriptura (bókstaflega „lítil skrif“) sem þýðir „grófar athugasemdir“.
Á gömlu hliðrænu dögum voru fundargerðir venjulega gerðar á fundinum af vélritunar- eða dómsfréttamanni, sem notaði gjarnan skammstafanir og útbjó síðan fundargerðina og gaf fundarmönnum þær út á eftir. Í dag getur fundurinn verið hljóðritaður, myndbandsupptökur eða ritari hóps sem er skipaður eða óformlega útnefndur getur tekið minnispunkta með fundargerð síðar. Margar ríkisstofnanir nota hugbúnað til að taka upp mínútur til að skrá og undirbúa allar mínútur í rauntíma.
Það er mikilvægt að hafa í huga að fundargerðir eru opinber skrifleg skrá yfir fundi stofnunar eða hóps, en þær eru ekki nákvæmar afrit af þeim málum. Samkvæmt útbreiddustu handbók um þingsköp sem kallast Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR) á fundargerðin aðallega að innihalda skrá yfir það sem gert var á fundinum, ekki það sem var nákvæmlega sagt af hálfu þingmanna.
Form fundargerða getur verið mismunandi eftir stöðlum sem stofnunin setur, þó að það séu almennar leiðbeiningar. Reglur Roberts inniheldur sýnishorn af fundargerðum.
Almennt byrjar fundargerð á nafni stofnunarinnar sem heldur fundinn (td stjórn) og getur einnig innihaldið stað, dagsetningu, lista yfir viðstadda og hvenær fundarstjóri setti fundinn.
Fundargerðir tiltekinna hópa, svo sem stjórnar fyrirtækja, verða að vera á skrá og eru mikilvæg lagaleg skjöl. Fundargerðir frá stjórnarfundum eru varðveittar aðskildar frá fundargerðum almennra félagsfunda innan sömu stofnunar. Einnig er heimilt að halda fundargerðir sérstaklega.
Hvers vegna ættir þú að taka fundargerðir?
Af hvaða ástæðu þyrftir þú að skrá fundargerðir? Hvernig á að taka fundargerðir á fyrirtækjafundi? Þú myndir vilja taka fundargerðir á fyrirtækjafundi til sögulegrar tilvísunar, til að uppfæra fólkið sem vantaði og gefa nákvæma lýsingu á upplýsingum sem birtar eru sem síðar má nota sem staðfestingu eða sönnun.
Í dag gerir kórónavírusfaraldurinn til þess að fyrirtæki skipta yfir í fjarvinnu. Ferlið við að skrá fundargerðir fyrirtækja hjálpar stofnunum að vera aðlögunarhæfar og sterkar. Það er gagnlegt í sóttkví og hjálpar til við að takast á við fljótt breyttar aðstæður.
Ímyndaðu þér eftirfarandi aðstæður: Þú átt mikilvægan fund með lögfræðingi og þú gætir þurft að halda nákvæma skrá yfir hvert atriði sem þú hefur rætt til frekari viðmiðunar.
Ef þú átt í vandræðum með samninginn þinn gæti það haft veruleg áhrif á viðskipti þín eða persónuleg málefni. Þess vegna er mjög mikilvægt að fylgjast með öllu.
Á faglegum vinnustað eru skilvirkar fundargerðir mjög mikilvægar. Hvers vegna? Vegna þess að geta okkar til að muna næmni er venjulega takmörkuð. Yfirsjón getur valdið mistökum og röngum viðskiptakjörum. Það er ástæðan fyrir því að taka fundargerðir fyrirtækja krefst góðrar getu til að einbeita sér og ótrúlegt eyra fyrir smáatriðum. Þessi skylda er venjulega falin traustum ritara eða persónulegum aðstoðarmanni. Hins vegar er mjög auðvelt að gera mistök þegar fundargerðir eru teknar.
Í þessari grein munum við tala um þekktustu mistökin sem eiga sér stað þegar fundargerðir eru teknar og fyrirkomulagið sem gæti hjálpað þér að forðast þær.
Mistök í fundargerðum fyrirtækja til að forðast
Til að tryggja gagnsæi og hreinskilni krefst bandarísk löggjöf að stjórnarfundir fyrirtækja fylgi ákveðnu verklagi. Stjórnir fyrirtækja þurfa að taka fundargerðir og dreifa þeim síðan meðal starfsmanna.
Að taka fundargerðir fyrirtækja hjálpar félagsmönnum að auki að sanna að þeir hagi sér með bestu hagsmunum. Sömuleiðis hjálpar það við að skilja viðskiptin á grunnstigi og í skatta-, ábyrgðar- og trúnaðarskyni. Án réttrar aðferðafræði verða fundir þó almennt of langir og þreytandi. Á þeim tímapunkti þegar flestir þátttakendur byrja að líta á fundi sem æfingu í tilgangsleysi, veistu að þú ert á rangri leið.
Algengustu villurnar eru sem hér segir:
- Ekki sett upp dagskrá fundarins
Dagskrá setur upp skipulag tiltekins fundar. Það er skýringarmynd af þemum sem þú munt tala um með yfirlit yfir hátalara og tíma sem þú munt dreifa fyrir hvert þema. Dagskrá stjórnarfundar getur líkt eftir eftirfarandi:
1. Fjárhagsskýrsla fyrsta ársfjórðungs (Fjármálastjóri, 15 mínútur)
2. Innleiðing á nýju gagnaöryggiskerfi (CTO, 15 mínútur)
3. Undirbúningur fyrir væntanlegan blaðamannafund vörukynningar (blaðamannafulltrúi, 20 mínútur)
Skýrt afmarkað dagskrá veitir fundarmönnum leiðsögn með því að skilgreina lokapunkta og takmörk. Burtséð frá því hvort um hefðbundna fundi viku fyrir viku sé að ræða, hvetur það félagsmenn til að halda sig við málið og koma í veg fyrir að heila þeirra (og tal) snúist um.
Fyrir árangursríkar fundargerðir fyrirtækja er fjarvera dagskrár gríðarleg hindrun. Að taka fundargerðir krefst vandaðrar skipulagningar. Án skýrrar dagskrár hefur einstaklingurinn sem ber ábyrgð á upptöku fundargerða ekki þokukennda hugmynd um hvað hann á að einbeita sér að. Lausn: Settu alltaf upp dagskrá fyrir fundinn. Ef þú hefur af óþekktum ástæðum vanrækt að gera það, mun umritunarhugbúnaður gera þér kleift að ná upplýsingum sem voru birtar. Það mun hins vegar taka nokkurn tíma að skipuleggja fundargerðir þínar.
- Ekki standa við tímasetningu og innihald á meðan fundargerðir eru teknar
Þegar þú hefur sett upp dagskrá fyrir fundinn ættir þú að fylgja henni eftir. Það krefst aga að halda sig við tímasetningu og efni á dagskrá. Það sem meira er, það þjónar mikilvægu hlutverki: að koma í veg fyrir að fundir breytist í gagnslaust og tilgangslaust spjall.
Hvað tekur við fundargerð fyrirtækja ef þú vanrækir að halda fundinum innan marka hans? Þeir verða of umfangsmiklir og skortir uppbyggingu og er því ekki hægt að nota til viðmiðunar eða teljast áreiðanleg. Burtséð frá því hvort meðlimur sem ber ábyrgð á fundargerðum hefur gríðarlega getu til að einbeita sér, þú getur ekki lengt getu þeirra til að einbeita sér að eilífu.
Lausn: Við þessar aðstæður er að hitta eignarhald besta lækningin. Tilnefna mann til að hafa umsjón með tengingunni. Það sem meira er, tryggja að allir fylgi fyrirfram settum reglum og dagskrá fundarins. Tímasetning er afgerandi þáttur fundar, svo ekki láta hann vera eftirlitslaus.
- Að hafa ekki samþykkt fundargerðaform
Án fyrirfram ákveðið sniðs geta fundargerðir fyrirtækja orðið ólæsilegar eða óaðgengilegar. Ef þú ert ekki sammála um skráarsnið gætu samstarfsaðilar þínir sem ekki hafa hugbúnaðinn til að lesa þessar skráargerðir ekki fengið aðgang að því.
Fundargerðum er ætlað að vera aðgengilegar þér á sekúndubroti, hvenær sem þú þarft þær til viðmiðunar. Í krítískum aðstæðum viltu helst ekki eyða dýrmætum tíma í að breyta skjölum í læsileg snið.
Það er sömuleiðis mikilvægt að setjast á skjalasafn fyrir fundargerðaskjöl. Hægt er að nálgast skýjageymslu úr fjölmörgum tækjum og það er reglulega tilvalin ákvörðun til að geyma afrit af fundargerðum fyrirtækja.
Lausn: Gglot breytir upptökum sjálfkrafa í .doc eða .txt skráarsnið. Ofan á það styður það flest vinsæl hljóð- og myndsnið: MP3, M4A, WAV.
Umritunarhugbúnaður mun einnig hlaða upp fundargerðaskrám þínum í skýið. Þetta mun útrýma öllum aðgengisvandamálum.
- Ekki huga að smáatriðum þegar fundargerðir eru teknar upp
Engum líkar við fundargerðir sem eru of ítarlegar. Að öllu óbreyttu eru þær ætlaðar til fljótlegrar tilvísunar og ættu að gefa stutta kynningu á upplýsingum sem skipst er á.
Að einblína ekki á fínleika, aftur og aftur, getur valdið alvarlegri vansæi. Ennfremur gæti það valdið alvarlegum vandræðum þegar þú ert í sárri þörf fyrir vel studda sannprófun eða sönnun.
Það er áherslan á mikilvægustu þemu og fínleika sem gerir fundargerðir að svo gagnlegu tæki. Mikilvægast er að þessi tengsl ættu að endurspegla miðstöðvarmálin og þær ákvarðanir sem fundarmenn voru sammála um.
Fundargerðin má ekki missa af neinu grundvallaratriði: til dæmis, þegar stjórnin greiðir atkvæði um ákvörðun, þarf fundargerð að hafa minnismiða þar sem fram kemur hver kaus hvað.
Lausn: Ákveðið sniðmát fyrir fundargerðir fyrirtækja. Það mun aðstoða þig við að sýna samkomutegund, tímasetningu, meðlimi, hluti á dagskrá, yfirlit yfir helstu ákvarðanir og samantekt fundarins. Þetta sniðmát ætti að aðstoða þig við að forðast stór mistök og halda áfram að vera miðsvæðis, einbeitt og skilvirkt.
Mikilvægast: undirbúið fyrirfram og gerið samantekt stjórnarfundar
Að taka fundargerðir krefst fullrar einbeitingar þinnar. Nauðsynlegt er að aðgreina hvert viðfangsefni fyrir sig og skilgreina hvað er mikilvægt og hvað er ómerkilegt. Þetta er erfið starfsemi sem krefst viðeigandi reynslu og æfingar. Það er ekki svo auðvelt að grípa allar ákvarðanir sem stjórnin tók á fundinum og skrá þær svo eða skrifa niður.
Samantekt fundarins er afar merkileg. Þú ættir að kíkja aðeins út með spurningum sem ætla að draga saman allt sem sagt var.
Sem betur fer veitir uppskriftarhugbúnaður nútímans þér verkfærasett til að taka á áhrifaríkan hátt fundargerðir fyrirtækja. Einnig hjálpar það við að farga erfiðri handavinnu. Til dæmis auðkenni Ggglot snjallhátalaraauðkenninguna sjálfkrafa hvern hátalara. Þetta er mjög gagnlegur eiginleiki þegar fundargerðir eru teknar. Gglot breytir einnig hljóðupptökum sjálfkrafa í texta. Með verkfærum eins og Gglot geturðu eytt tíma og einbeitt þér að mikilvægari hlutum.
Mundu þessar ráðleggingar og gerðu fundargerðir fyrirtækjanna meira sannfærandi.