Kesalahan Umum Risalah Rapat Perusahaan

Kesalahan notulen rapat Perusahaan yang paling umum

Pengenalan singkat tentang risalah rapat

Risalah rapat pada dasarnya merupakan kronik fokus utama rapat dan catatan tentang apa yang terjadi dalam rapat. Dokumen tersebut biasanya menggambarkan peristiwa-peristiwa pertemuan dan dapat mencakup daftar peserta, pernyataan mengenai isu-isu yang dibahas oleh para peserta, dan tanggapan atau keputusan terkait terhadap isu-isu tersebut. Menurut beberapa pakar, “menit” mungkin berasal dari frasa Latin minuta scriptura (secara harfiah berarti “tulisan kecil”) yang berarti “catatan kasar”.

Pada analogi zaman dulu, notulensi biasanya dibuat pada saat rapat oleh juru ketik atau reporter pengadilan, yang sering menggunakan notasi steno kemudian menyiapkan notulen dan kemudian menerbitkannya kepada peserta. Saat ini, rapat dapat direkam dalam bentuk audio, rekaman video, atau sekretaris kelompok yang ditunjuk atau ditugaskan secara informal dapat membuat catatan, dan notulensinya akan disiapkan kemudian. Banyak lembaga pemerintah menggunakan perangkat lunak pencatatan notulen untuk mencatat dan menyiapkan semua notulensi secara real-time.

Penting untuk dicatat bahwa notulensi merupakan catatan tertulis resmi dari pertemuan suatu organisasi atau kelompok, namun bukan merupakan transkrip rinci dari proses tersebut. Menurut pedoman prosedur parlemen yang paling banyak digunakan, yaitu Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), notulen rapat harus berisi catatan tentang apa yang dilakukan dalam rapat, bukan apa yang sebenarnya dikatakan oleh para anggota.

Format notulensi dapat berbeda-beda tergantung pada standar yang ditetapkan oleh suatu organisasi, meskipun terdapat pedoman umum. Aturan Tata Tertib Robert berisi contoh kumpulan notulen.

Umumnya, notulen diawali dengan nama badan yang menyelenggarakan rapat (misalnya dewan) dan dapat juga mencantumkan tempat, tanggal, daftar orang yang hadir, dan waktu ketua mengadakan pemanggilan rapat.

Risalah rapat kelompok tertentu, seperti dewan direksi perusahaan, harus disimpan dalam arsip dan merupakan dokumen hukum yang penting. Risalah rapat dewan disimpan secara terpisah dari risalah rapat anggota umum dalam organisasi yang sama. Selain itu, notulensi sesi eksekutif dapat disimpan secara terpisah.

Mengapa Anda harus membuat notulen rapat?

Untuk alasan apa Anda perlu mencatat notulen rapat? Bagaimana cara membuat notulen rapat perusahaan? Anda sebaiknya membuat notulen rapat perusahaan untuk referensi sejarah, untuk memberikan informasi terkini kepada orang-orang yang hilang, dan untuk memberikan gambaran yang tepat tentang informasi yang diungkapkan yang nantinya dapat digunakan sebagai konfirmasi atau bukti.

Saat ini, wabah virus corona membuat organisasi beralih ke pekerjaan jarak jauh. Proses pencatatan notulen rapat perusahaan membantu organisasi untuk tetap beradaptasi dan kuat. Berguna dalam kondisi karantina dan membantu menghadapi kondisi yang berubah dengan cepat.

Bayangkan situasi berikut: Anda sedang mengadakan pertemuan penting dengan seorang pengacara, dan Anda mungkin perlu mencatat secara rinci setiap poin yang telah Anda diskusikan untuk referensi tambahan.

Jika Anda memiliki masalah yang menyusahkan dalam perjanjian Anda, hal itu mungkin berdampak besar pada urusan bisnis atau pribadi Anda. Itulah alasannya mengapa sangat penting untuk memantau segala sesuatunya.

Di tempat kerja profesional, notulensi rapat yang efektif sangatlah penting. Mengapa? Karena kemampuan kita untuk mengingat seluk-beluk biasanya terbatas. Kelalaian dapat menyebabkan kesalahan langkah dan pilihan bisnis yang salah. Itulah sebabnya membuat notulensi rapat perusahaan memerlukan kemampuan fokus yang baik dan ketelitian yang tinggi terhadap detail. Tugas ini biasanya dilimpahkan kepada sekretaris terpercaya atau asisten pribadi. Namun, sangat mudah untuk membuat kesalahan saat membuat notulensi rapat.

Dalam artikel ini, kita akan membahas tentang kesalahan paling umum yang terjadi saat membuat notulen rapat dan pengaturan yang dapat membantu Anda menghindarinya.

Kesalahan notulensi rapat perusahaan yang harus dihindari

Untuk menjamin transparansi dan keterusterangan, undang-undang Amerika mengharuskan rapat dewan perusahaan mengikuti prosedur tertentu. Dewan direksi perusahaan perlu membuat notulensi rapat dan kemudian membagikannya kepada para pekerja.

Membuat notulensi rapat perusahaan juga membantu anggota untuk membuktikan bahwa mereka bertindak demi kepentingan terbaik. Demikian pula, ini membantu memahami bisnis pada tingkat dasar, dan untuk tujuan perpajakan, kewajiban, dan fidusia. Namun, tanpa metodologi yang tepat, rapat pada umumnya akan menjadi terlalu lama dan melelahkan. Ketika sebagian besar peserta mulai menganggap rapat sebagai latihan yang sia-sia, Anda tahu bahwa Anda berada di jalur yang salah.

Kesalahan yang paling banyak diketahui adalah sebagai berikut:

1. Tidak mengatur agenda rapat

Agenda menentukan struktur pertemuan tertentu. Ini adalah diagram tema yang akan Anda bicarakan dengan daftar pembicara dan waktu yang akan Anda distribusikan untuk setiap tema. Agenda rapat dewan mungkin menyerupai berikut ini:

1. Laporan keuangan Q1 (Chief financial officer, 15 menit)

2. Implementasi sistem keamanan data baru (CTO, 15 menit)

3. Bersiap untuk konferensi pers peluncuran produk yang akan datang (Sekretaris Pers, 20 menit)

Agenda yang terdefinisi dengan jelas memberikan panduan kepada peserta rapat dengan menentukan titik batas dan batasannya. Terlepas dari apakah pertemuan tersebut merupakan pertemuan mingguan yang biasa, hal ini mendorong para anggota untuk tetap pada pokok permasalahan dan menjaga otak (dan ucapan) mereka agar tidak menyimpang.

Untuk keberhasilan risalah rapat perusahaan, tidak adanya agenda merupakan hambatan besar. Pembuatan notulensi rapat memerlukan pengaturan yang matang. Tanpa agenda yang jelas, orang yang bertanggung jawab untuk mencatat notulensi tidak tahu apa yang harus dipusatkan. Solusi: Selalu buat agenda sebelum rapat. Jika karena alasan yang tidak diketahui Anda lalai melakukannya, perangkat lunak transkripsi akan memungkinkan Anda menangkap informasi yang diungkapkan. Namun, mengatur notulen rapat Anda akan memakan waktu.

2. Tidak berpegang teguh pada waktu dan isi saat membuat notulen rapat

Jika Anda sudah menetapkan agenda rapat, sebaiknya Anda mengikutinya. Mematuhi waktu dan topik dalam agenda memerlukan disiplin. Terlebih lagi, hal ini mempunyai peran penting: menjaga rapat agar tidak berubah menjadi obrolan yang tidak berguna dan tidak berarti.

Apa jadinya risalah rapat perusahaan jika Anda lalai menjaga rapat tetap dalam batasannya? Mereka menjadi terlalu luas dan tidak memiliki struktur, sehingga tidak dapat digunakan sebagai referensi atau dianggap dapat diandalkan. Terlepas dari apakah anggota yang bertanggung jawab atas notulensi rapat mempunyai kapasitas yang sangat besar untuk fokus, Anda tidak dapat memperluas kapasitas mereka untuk berkonsentrasi terus-menerus.

Solusi: Dalam situasi ini, memenuhi kepemilikan adalah solusi terbaik. Tunjuk seseorang untuk mengawasi koneksi. Terlebih lagi, pastikan semua orang mematuhi peraturan dan agenda pertemuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Waktu adalah faktor penentu sebuah pertemuan, jadi jangan biarkan begitu saja.

3. Tidak adanya format notulensi rapat yang disepakati

Tanpa format yang telah ditetapkan sebelumnya, notulensi rapat perusahaan mungkin tidak dapat dibaca atau diakses. Jika Anda tidak menyetujui format file, mitra Anda yang tidak memiliki perangkat lunak untuk membaca jenis file ini mungkin tidak dapat mengaksesnya.

Risalah rapat dimaksudkan untuk tersedia bagi Anda dalam sepersekian detik, kapan pun Anda memerlukannya sebagai referensi. Dalam situasi kritis, Anda memilih untuk tidak membuang waktu berharga untuk mengubah dokumen menjadi format yang dapat dibaca.

Penting juga untuk memilih arsip untuk dokumen notulen rapat. Repositori cloud dapat diakses dari berbagai perangkat dan sering kali merupakan keputusan paling ideal untuk menyimpan transkrip notulen rapat perusahaan.

Solusi: Gglot secara otomatis mengubah rekaman menjadi format file .doc atau .txt. Selain itu, ia mendukung sebagian besar format audio dan video populer: MP3, M4A, WAV.

Perangkat lunak transkripsi juga akan mengunggah file notulen rapat Anda ke cloud. Ini akan menghilangkan semua masalah aksesibilitas.

4. Tidak memperhatikan detail saat mencatat notulensi rapat

Tidak ada yang menyukai notulensi rapat yang terlalu detail. Semua hal dipertimbangkan, mereka dimaksudkan untuk referensi cepat dan harus memberikan penjelasan singkat tentang informasi yang dipertukarkan.

Sekali lagi, tidak berfokus pada hal-hal yang halus dapat menyebabkan beberapa kekhilafan yang serius. Selain itu, hal ini mungkin menimbulkan masalah besar ketika Anda sangat membutuhkan verifikasi atau bukti yang didukung dengan baik.

Fokus pada tema dan seluk-beluk paling signifikanlah yang menjadikan notulensi rapat sebagai alat yang berguna. Yang paling penting, hubungan-hubungan tersebut harus mencerminkan isu-isu utama dan keputusan-keputusan yang disepakati oleh para peserta rapat.

Risalah rapat tidak boleh melewatkan hal-hal mendasar: misalnya, ketika dewan memberikan suara pada suatu keputusan, notulensi harus memuat catatan yang merinci siapa yang memberikan suara untuk apa.

Solusi: Tentukan templat notulen rapat perusahaan. Ini akan membantu Anda menunjukkan jenis pertemuan, waktu, anggota, agenda, ikhtisar keputusan penting, dan sinopsis rapat. Templat ini akan membantu Anda menghindari kesalahan besar dan tetap terpusat, fokus, dan efektif.

Yang terpenting: mempersiapkan terlebih dahulu dan membuat rekap rapat dewan

Membuat notulen rapat membutuhkan fokus penuh Anda. Sangat penting untuk memisahkan setiap topik satu per satu dan menentukan mana yang penting dan mana yang tidak penting. Ini adalah aktivitas sulit yang membutuhkan pengalaman dan latihan yang relevan. Tidaklah mudah untuk menangkap semua keputusan yang diambil dewan dalam rapat dan kemudian mencatat atau menuliskannya.

Rekap pertemuan tersebut sangatlah penting. Anda harus melakukan pemeriksaan kecil dengan pertanyaan-pertanyaan yang akan merangkum semua yang telah dikatakan.

Untungnya, perangkat lunak transkripsi masa kini memberi Anda seperangkat alat untuk membuat notulensi rapat perusahaan secara efektif. Selain itu, ini membantu membuang pekerjaan manual yang rumit. Misalnya, fitur identifikasi speaker pintar Ggglot secara otomatis mengidentifikasi setiap speaker. Ini adalah fitur yang sangat berguna saat membuat notulen rapat. Gglot juga secara otomatis mengubah rekaman suara menjadi teks. Dengan alat seperti Gglot, Anda dapat meluangkan waktu dan fokus pada hal-hal yang lebih penting.

Ingatlah tip berikut dan buat notulensi rapat perusahaan Anda lebih menarik.