Közös vállalati értekezletek jegyzőkönyvi hibái
A leggyakoribb vállalati értekezletek perc hibákat követnek el
Az ülés jegyzőkönyvének rövid bemutatása
Az értekezlet jegyzőkönyve alapvetően az ülés legfontosabb fókuszainak krónikája és az értekezleten folytatott események jegyzőkönyve. Jellemzően leírják az értekezlet eseményeit, és tartalmazhatják a résztvevők listáját, a résztvevők által megvitatott kérdések ismertetését, valamint a kérdésekre adott válaszokat vagy döntéseket. Egyes tudósok szerint a „percek” valószínűleg a „durva jegyzeteket” jelentő minuta scriptura (szó szerint „kis írás”) latin kifejezésből származnak.
A régi analóg időkben az ülés során általában gépírók vagy bírósági riporterek készítettek jegyzőkönyveket, akik gyakran rövidítéseket használtak, majd elkészítették a jegyzőkönyveket és utána kiadták a résztvevőknek. Ma az ülés hangfelvételt, videofelvételt készíthet, vagy egy csoport által kinevezett vagy informálisan kijelölt titkár jegyzeteket készíthet, amelyeket később készítenek. Számos kormányzati szerv használja a percrögzítő szoftvert az összes perc valós idejű rögzítésére és előkészítésére.
Fontos megjegyezni, hogy a jegyzőkönyv a szervezet vagy csoport üléseinek hivatalos írásos jegyzőkönyve, de nem ezekről az eljárásokról készült átiratok. A legutóbb használt parlamenti eljárási kézikönyv szerint Robert újonnan felülvizsgált rendszabálya (RONR), a jegyzőkönyvnek főként az ülésen elkövetett feljegyzést kell tartalmaznia, nem pedig azt, amit a tagok pontosan elmondtak.
A jegyzőkönyv formátuma a szervezet által megállapított szabványoktól függően változhat, bár vannak általános irányelvek. Robert Házirendje percmintát tartalmaz.
A jegyzőkönyv általában az ülést szervező testület (pl. Testület) nevével kezdődik, és tartalmazhatja a helyet, a dátumot, a jelenlévők listáját és azt az időpontot is, amikor az elnök rendre hívta az ülést.
Bizonyos csoportok, például a vállalati igazgatóság jegyzőkönyveit nyilvántartásba kell venni, és fontos jogi dokumentumok. Az igazgatósági ülések jegyzőkönyveit elkülönítik az ugyanazon szervezeten belüli általános taggyűlések jegyzőkönyveitől. Ezenkívül a vezetői ülések jegyzőkönyve külön is vezethető.
Miért kellene jegyzőkönyvet készítenie az értekezletről?
Miért kellene rögzítenie az értekezlet jegyzőkönyvét? Hogyan lehet jegyzőkönyvet felvenni egy vállalati értekezleten? Szeretne jegyzőkönyvet készíteni egy vállalati értekezletről, hogy történelmi ismeretekkel szolgáljon, tájékoztatást adjon az eltűnt személyekről, és pontos leírást adjon a nyilvánosságra hozott információkról, amelyek később megerősítésként vagy igazolásként használhatók.
Ma a koronavírus-járvány arra készteti a szervezeteket, hogy áttérjenek a távmunkára. A vállalati értekezlet-jegyzőkönyv rögzítésének folyamata elősegíti a szervezetek alkalmazkodóképességének és erősségének megőrzését. Karantén esetén hasznos, és segít a gyorsan változó körülmények között.
Képzelje el a következő helyzetet: Fontos találkozója van egy ügyvéddel, és lehet, hogy további referenciák céljából részletes nyilvántartást kell vezetnie minden megvitatott kérdésről.
Ha problémás kérdései vannak a megállapodásban, amelyek döntően befolyásolhatják üzleti vagy személyes ügyeit. Ezért nagyon fontos mindent nyomon követni.
Egy professzionális munkahelyen a hatékony tárgyalási jegyzőkönyvek nagyon fontosak. Miért? Mivel a finomságok felidézésére való képességünk általában korlátozott. A túllépés téves lépéseket és téves üzleti döntéseket idézhet elő. Ez az oka annak, hogy a vállalati értekezlet jegyzőkönyveinek elkészítéséhez jó koncentrálóképességre és meghökkentő fülre van szükség a részletekhez. Ezt a feladatot általában megbízható titkárnőre vagy személyes asszisztensre ruházzák át. Azonban nagyon könnyű hibázni az ülések jegyzőkönyveinek elkészítése közben.
Ebben a cikkben a legismertebb csúsztatásokról beszélünk, amelyek a találkozó jegyzőkönyveinek elkészítésekor történnek, és azokról az intézkedésekről, amelyek segítséget nyújthatnak ezek elkerülésében.
A vállalati értekezlet jegyzőkönyvében elkerülő hibák
Az átláthatóság és az egyszerűség garantálása érdekében az Egyesült Államok jogszabályai előírják, hogy a vállalati igazgatósági ülések bizonyos eljárást kövessenek. A vállalati igazgatóságoknak jegyzőkönyvet kell készíteniük, és ezt követően szét kell osztaniuk a munkások között.
A vállalati értekezletről készült jegyzőkönyvek felvétele ezenkívül segít a tagoknak bebizonyítani, hogy a legjobb érdekeket képviselik. Hasonlóképpen segíti a vállalkozás megértését alapszinten, valamint adó-, felelősség- és vagyonkezelési célokra. Megfelelő módszertan nélkül azonban az ülések általában túl hosszúakká és kimerítővé válnak. Abban a pillanatban, amikor a legtöbb résztvevő kezdi a találkozókat a hiábavalóság gyakorlatának tekinteni, tudja, hogy rossz úton jár.
A legszélesebb körben elismert hibák a következők:
- Nem állítják össze az ülés napirendjét
Napirend határozza meg az adott találkozó felépítését. Ez egy olyan témák diagramja, amelyekről beszélni fog a beszélők lemerülésével és az idővel, amelyet minden témához eloszt. A testületi ülés napirendje hasonlíthat a következőkre:
1. első negyedéves pénzügyi jelentés (pénzügyi vezető, 15 perc)
2. Új adatbiztonsági rendszer bevezetése (CTO, 15 perc)
3. Felkészülés egy közelgő termékbemutató sajtótájékoztatóra (sajtótitkár, 20 perc)
Egy világosan meghatározott napirend útmutatást nyújt az értekezlet résztvevőinek azáltal, hogy meghatározza a határértékeket és a határokat. Függetlenül attól, hogy szokásos hétről hétre való találkozásról van szó, arra ösztönzi a tagokat, hogy ragaszkodjanak a lényeghez, és tartsák fenn az agyukat (és a beszédüket).
A sikeres vállalati értekezlet-jegyzőkönyv számára a napirend hiánya hatalmas akadályt jelent. Az értekezlet-jegyzőkönyv készítése gondos elrendezést igényel. Világos napirend nélkül a percek rögzítéséért felelős személynek fogalma sincs arról, mire kell koncentrálnia. Megoldás: Mindig állítson össze napirendet az ülés előtt. Ha ismeretlen okokból elhanyagolta ezt, akkor a transzkripciós szoftver lehetővé teszi a nyilvánosságra hozott információk befogását. Az értekezlet jegyzőkönyveinek megszervezése azonban eltart egy ideig.
- Nem ragaszkodik az időzítéshez és a tartalomhoz, miközben gyűlési jegyzőkönyveket készít
Ha elkészítette az ülés napirendjét, be kell tartania azt. Az időzítés és a napirenden szereplő témák betartása fegyelmet igényel. Sőt, fontos szerepet tölt be: hogy az értekezletek ne váljanak haszontalan és értelmetlen csevegéssé.
Mi történik a vállalati értekezlet jegyzőkönyvével, ha elhanyagolja az értekezlet határain belül tartását? Túlságosan kiterjedtté és struktúrátlanná válnak, és ennek megfelelõen nem használhatók referenciaként vagy megbízhatónak. Függetlenül attól, hogy az értekezlet-jegyzőkönyvért felelős tag óriási képességekkel rendelkezik-e az összpontosításra, nem bővítheti az örök koncentráció képességét.
Megoldás: Ebben a helyzetben a tulajdonjoggal való találkozás a legjobb gyógymód. Jelöljön ki egy személyt, aki felügyeli a kapcsolatot. Sőt, gondoskodjon arról, hogy mindenki betartsa az előre meghatározott szabályokat és az értekezlet napirendjét. Az időzítés a találkozó döntő tényezője, ezért ne hagyja felügyelet nélkül.
- Nincs megbeszélt ülési jegyzőkönyv formátum
Előre meghatározott formátum nélkül a vállalati értekezlet jegyzőkönyve olvashatatlanná vagy hozzáférhetetlenné válhat. Ha nem ért egyet egy fájlformátummal, akkor azok a partnerei, akik nem rendelkeznek szoftverrel ezeknek a fájltípusoknak az olvasásához, nem férhetnek hozzá.
Az értekezlet-jegyzőkönyvek célja, hogy másodperc töredéke alatt legyenek elérhetők számodra, bármikor, amire szükséged van. Kritikus helyzetben nem szívesen pazarolna értékes időt arra, hogy a dokumentumokat olvasható formátumokká konvertálja.
Hasonlóképpen kritikus fontosságú, hogy letelepedjünk az értekezlet-jegyzőkönyvek iratanyagára. A felhőtár számos eszközről elérhető, és rendszeresen ez a legideálisabb döntés a vállalati értekezlet jegyzőkönyveinek tárolásához.
Megoldás: A Gglot automatikusan konvertálja a felvételeket .doc vagy .txt fájlformátumokká. Ezen felül támogatja a legtöbb népszerű audio- és videoformátumot: MP3, M4A, WAV.
Az átírási szoftver az értekezlet-jegyzőkönyv fájlokat is feltölti a felhőbe. Ez kiküszöböli az összes akadálymentesítési kérdést.
- Nem figyel a részletekre az ülések jegyzőkönyveinek rögzítése közben
Senki sem szereti a túl részletes tárgyalási jegyzőkönyveket. Mindent figyelembe véve, gyors tájékoztatásra szánják őket, és rövid tájékoztatást kell adniuk a cserélt információkról.
Ha nem a finomságokra koncentrálunk, akkor ez súlyos figyelmen kívül hagyást eredményezhet. Továbbá súlyos gondokat okozhat, ha nagy szükség van jól támogatott igazolásra vagy igazolásra.
Ez az összpontosítás a legjelentősebb témákra és finomságokra teszi az ülések jegyzőkönyvét olyan hasznos eszközzé. Ami a legfontosabb, hogy ezeknek a kapcsolatoknak tükrözniük kell a központ kérdéseit és azokat a döntéseket, amelyekben az értekezlet résztvevői egyetértettek.
A jegyzőkönyvből nem hiányozhat semmi alapvető dolog: például amikor a testület szavaz egy döntésről, a jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell egy feljegyzést, amely részletezi, hogy ki mire szavazott.
Megoldás: Döntse el a vállalati értekezlet jegyzőkönyv sablonját. Segít bemutatni az összejövetel típusát, időzítését, tagjait, a napirenden szereplő dolgokat, a legfontosabb döntések áttekintését és az értekezlet összefoglalását. Ez a sablon segít abban, hogy elkerülje a nagy hibákat, és hogy továbbra is központosított, koncentrált és hatékony maradjon.
A legfontosabb: előre felkészülni és összefoglalni a testületi ülést
Az értekezlet jegyzőkönyveinek teljes összpontosításra van szüksége. Feltétlenül külön kell választani az egyes témákat, és meg kell határozni, mi a fontos és mi a jelentéktelen. Ez egy nehéz tevékenység, amely megfelelő tapasztalatokat és gyakorlatot igényel. Nem olyan könnyű elkapni az összes döntést, amelyet a testület az ülés során hozott, majd rögzítette vagy leírta.
A találkozó összefoglalása rendkívül jelentős. Készítsen egy kis kijelentkezést olyan kérdésekkel, amelyek összefoglalják az elhangzottakat.
Szerencsére a mai átíró szoftver eszközkészleteket biztosít a vállalati értekezletek hatékony rögzítéséhez. Ezenkívül segít a nehézkes kézi munka megsemmisítésében. Például a Ggglot intelligens hangszóró-azonosító funkciója automatikusan azonosítja az egyes hangszórókat. Ez egy nagyon hasznos funkció a megbeszélések jegyzőkönyvezésekor. A Gglot a hangfelvételeket is automatikusan szöveggé alakítja. Az olyan eszközökkel, mint a Gglot, időt szakíthat, és a fontosabb dolgokra összpontosíthat.
Ne feledje ezeket a tippeket, és tegye még vonzóbbá a vállalati értekezlet perceit.