Reyinyon Kòporasyon komen Minit erè

Pifò nan reyinyon Corporate komen yo minit erè

Yon ti entwodiksyon nan minit reyinyon an

Minit reyinyon yo se, fondamantalman, yon kwonik nan konsantre kle reyinyon an ak yon dosye sou sa ki te pase nan yon reyinyon. Yo anjeneral dekri evènman yo nan reyinyon an epi yo ka gen ladan yon lis patisipan yo, yon deklarasyon sou pwoblèm yo diskite pa patisipan yo, ak repons ki gen rapò oswa desizyon pou pwoblèm yo. Dapre kèk entelektyèl, "minit" petèt sòti nan fraz Latin minuta scriptura (literalman "ti ekriti") ki vle di "nòt ki graj".

Nan ansyen epòk analòg yo, yo te konn kreye minit pandan reyinyon an pa yon daktylo oswa yon repòtè tribinal, ki souvan itilize notasyon kout epi li te prepare minit yo epi li te bay patisipan yo apre sa. Jodi a, reyinyon an ka anrejistre odyo, anrejistreman videyo, oswa sekretè yon gwoup nonmen oswa deziyen enfòmèlman ka pran nòt, ak minit prepare pita. Anpil ajans gouvènman yo itilize lojisyèl anrejistreman minit pou anrejistre ak prepare tout minit an tan reyèl.

Li enpòtan pou sonje ke pwosè vèbal yo se dosye ofisyèl ekri nan reyinyon yo nan yon òganizasyon oswa gwoup, men yo pa transkripsyon detaye nan pwosedi sa yo. Dapre manyèl pwosedi palmantè ki pi lajman itilize yo rele Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), minit yo ta dwe genyen sitou yon dosye sou sa ki te fè nan reyinyon an, pa sa ki te di egzakteman pa manm yo.

Fòma nan minit yo ka varye selon estanda yo etabli pa yon òganizasyon, byenke gen direktiv jeneral. Règ Robert's of Order gen yon seri echantiyon minit.

Anjeneral, minit kòmanse ak non kò ki fè reyinyon an (pa egzanp, yon konsèy) epi yo ka gen ladan tou kote, dat, lis moun ki prezan, ak lè prezidan an te rele reyinyon an nan lòd.

Yo dwe kenbe minit sèten gwoup, tankou yon konsèy administrasyon antrepriz, epi yo se dokiman legal enpòtan. Yo kenbe minit reyinyon konsèy yo separeman ak minit reyinyon jeneral manm nan menm òganizasyon an. Epitou, minit sesyon egzekitif yo ka kenbe separeman.

Poukisa ou ta dwe pran minit reyinyon yo?

Pou ki rezon ou ta bezwen anrejistre minit reyinyon yo? Ki jan yo pran minit nan yon reyinyon antrepriz? Ou ta vle pran minit nan yon reyinyon antrepriz pou referans istorik, bay yon aktyalizasyon a moun ki te manke yo, epi bay yon deskripsyon egzak enfòmasyon divilge ki ka pita sou yo itilize kòm yon konfimasyon oswa prèv.

Jodi a, epidemi kowonaviris la ap fè òganizasyon yo chanje nan travay aleka. Pwosesis anrejistreman minit reyinyon antrepriz yo ede òganizasyon yo rete adaptab ak solid. Li itil nan kondisyon karantèn epi li ede fè fas a kondisyon ki chanje byen vit.

Imajine sitiyasyon sa a: W ap fè yon reyinyon enpòtan ak yon avoka, epi ou ta ka bezwen kenbe yon dosye detaye sou chak pwen ou te diskite pou referans adisyonèl.

Si ou gen pwoblèm anbarasman nan akò ou a, sa ta ka afekte biznis ou oswa zafè pèsonèl ou. Se poutèt sa li enpòtan anpil pou kenbe tras de tout bagay.

Nan yon espas travay pwofesyonèl, minit reyinyon efikas yo trè enpòtan. Poukisa? Paske kapasite nou pou sonje sibtilite nòmalman limite. Sipèvizyon ka fè erè ak move chwa biznis. Sa a se rezon ki fè yo pran minit reyinyon antrepriz mande pou yon bon kapasite yo konsantre ak yon zòrèy etonan pou detay. Devwa sa a anjeneral delege nan yon sekretè ou fè konfyans oswa yon asistan pèsonèl. Sepandan, li vrèman fasil pou fè erè pandan w ap pran minit reyinyon yo.

Nan atik sa a, nou pral pale sou glise ki pi byen koni ki rive lè w ap pran minit reyinyon yo ak aranjman ki ka ede w evite yo.

Corporate reyinyon minit erè pou evite

Pou garanti transparans ak dirèk, lejislasyon ameriken an mande pou reyinyon konsèy antrepriz yo swiv yon sèten pwosedi. Konsèy administrasyon antrepriz yo bezwen pran minit reyinyon yo epi apre sa distribye yo pami travayè yo.

Lè w pran minit reyinyon antrepriz yo, sa ede manm yo pwouve ke yo ap aji ak pi bon enterè yo. Menm jan an tou, li ede ak konprann biznis la sou yon nivo debaz, ak pou taks, responsablite, ak rezon fidisyè. Sepandan, san yo pa bon metodoloji, reyinyon yo pral an jeneral vin twò long ak fatigan. Nan pwen kote pifò patisipan yo kòmanse konsidere reyinyon yo kòm yon egzèsis initil, ou konnen ou sou move chemen an.

Erè ki pi rekonèt yo se jan sa a:

1. Pa mete ajanda a pou reyinyon an

Yon ajanda mete kanpe estrikti a nan yon reyinyon espesifik. Li se yon dyagram nan tèm ou pral pale sou ak deziyasyon an nan oratè ak tan ke ou pral distribye pou chak tèm. Yon ajanda reyinyon konsèy la ka sanble ak sa ki annapre yo:

1. Q1 rapò finansye (Ofisye anchèf finansye, 15 minit)

2. Aplikasyon yon nouvo sistèm sekirite done (CTO, 15 minit)

3. Pare pou yon konferans pou laprès lansman pwodwi k ap vini (Sekretè pou laprès, 20 minit)

Yon ajanda ki byen defini bay patisipan reyinyon yo konsèy lè li defini pwen koupe ak limit. Kèlkeswa si se yon reyinyon òdinè semèn pa semèn, li ankouraje manm yo rete sou pwen an epi kenbe sèvo yo (ak lapawòl) soti nan meandering.

Pou siksè minit reyinyon antrepriz, absans yon ajanda se yon gwo antrav. Lè w pran minit reyinyon yo, sa mande pou yon bon aranjman. San yo pa yon ajanda klè, moun ki responsab pou anrejistreman minit pa gen lide ki pi mal sou sa pou konsantre. Solisyon: Toujou mete yon ajanda anvan reyinyon an. Si pou rezon enkoni ou te neglije fè sa, lojisyèl transcription ap pèmèt ou trape enfòmasyon yo te divilge. Òganize minit reyinyon ou, sepandan, pral pran kèk tan.

2. Pa rete soude ak distribisyon ak kontni pandan w ap pran minit reyinyon yo

Lè ou te mete yon ajanda pou reyinyon an, ou ta dwe swiv li. Konfòme ak tan ak sijè ki sou ajanda a mande disiplin. Anplis de sa, li sèvi yon wòl enpòtan: kenbe reyinyon yo pa transfòme nan chit-chat initil ak san sans.

Ki sa ki rive nan minit reyinyon antrepriz la si ou neglije kenbe reyinyon an nan limit li yo? Yo vin twò vaste epi yo manke estrikti, epi, kòmsadwa, yo pa ka itilize pou referans oswa konsidere kòm serye. Kèlkeswa si yon manm ki responsab pou reyinyon yo gen gwo kapasite pou konsantre, ou pa ka pwolonje kapasite yo pou konsantre tout tan.

Solisyon: Nan sikonstans sa a, reyinyon an komen se pi bon gerizon. Nonmen yon moun pou sipèvize koneksyon an. Anplis de sa, asire ke tout moun respekte règ yo pre-etabli ak ajanda reyinyon yo. Distribisyon se faktè ki deside nan yon reyinyon, kidonk pa kite li poukont li.

3. Pa gen okenn fòma minit reyinyon yo dakò

San yo pa yon fòma pre-etabli, minit reyinyon antrepriz yo ka vin lizib oswa inaksesib. Si ou pa dakò sou yon fòma fichye, patnè w yo ki pa gen lojisyèl pou li kalite dosye sa yo ta ka pa kapab jwenn aksè nan li.

Pwosè reyinyon yo gen entansyon pou yo disponib pou ou nan yon divizyon segonn, nan kèlkeswa pwen ou bezwen yo pou referans. Nan yon sitiyasyon kritik, ou ta prefere pa gaspiye tan enpòtan nan konvèti dokiman nan fòma lizib.

Li enpòtan tou pou rezoud yon achiv pou dokiman minit reyinyon yo. Ou ka jwenn aksè nan depo nwaj yo nan plizyè aparèy epi li se regilyèman desizyon ki pi ideyal pou estoke transkripsyon minit reyinyon antrepriz yo.

Solisyon: Gglot otomatikman konvèti anrejistreman an fòma fichye .doc oswa .txt. Anplis de sa, li sipòte pi fò nan fòma odyo ak videyo popilè: MP3, M4A, WAV.

Lojisyèl transkripsyon pral tou Upload dosye minit reyinyon ou yo nan nwaj la. Sa a pral elimine tout pwoblèm aksè.

4. Pa peye atansyon sou detay pandan y ap anrejistre minit reyinyon yo

Pèsonn pa renmen minit reyinyon ki twò detaye. Tout bagay konsidere, yo gen entansyon pou referans rapid epi yo ta dwe bay yon brèf kout sou enfòmasyon echanje.

Lè sa a, pa konsantre sou sibtilite, ankò, ka lakòz kèk sipèvizyon grav. Anplis de sa, li ta ka lakòz gwo pwoblèm lè w ap bezwen dezespere verifikasyon oswa prèv ki byen sipòte.

Se konsantrasyon sou tèm ki pi enpòtan ak sibtilite ki fè minit reyinyon yo yon zouti itil. Sa ki pi enpòtan, koneksyon sa yo ta dwe reflete pwoblèm sant yo ak desizyon patisipan reyinyon yo te dakò sou yo.

Pwosè yo pa dwe manke anyen fondamantal: pa egzanp, lè konsèy la vote sou yon desizyon, minit yo dwe gen yon nòt ki detaye ki moun ki te vote pou kisa.

Solisyon: Deside sou yon modèl minit reyinyon antrepriz. Li pral ede w montre kalite rasanbleman an, distribisyon an, manm yo, bagay ki sou ajanda a, rezime desizyon kle yo, ak rezime reyinyon an. Modèl sa a ta dwe ede w evite gwo erè epi rete santre, konsantre ak efikas.

Sa ki pi enpòtan: prepare davans epi fè yon rezime reyinyon konsèy la

Pran minit reyinyon yo mande pou konsantre konplè ou. Li enperatif pou separe chak sijè endividyèlman epi defini sa ki enpòtan ak sa ki ensiyifyan. Li se yon aktivite difisil ki mande eksperyans ak pratik ki enpòtan. Li pa tèlman fasil pou w kenbe tout desizyon konsèy la te pran pandan reyinyon an epi answit anrejistre oswa ekri yo.

Rezime reyinyon an trè enpòtan. Ou ta dwe fè yon ti chèk-out ak kesyon ki pral rezime tout sa ki te di.

Erezman, jodi a lojisyèl transcription bay ou ansanm ak zouti pou efektivman pran minit reyinyon antrepriz. Epitou, li ede ak jete travay manyèl fastidieux. Pou egzanp, karakteristik idantifikasyon entelijan oratè Ggglot la otomatikman idantifye chak oratè. Sa a se yon karakteristik trè itil lè w ap pran minit reyinyon yo. Gglot tou otomatikman konvèti anrejistreman son an tèks. Avèk zouti tankou Gglot, ou ka rezève tan epi konsantre sou bagay ki pi enpòtan yo.

Sonje konsèy sa yo epi fè minit reyinyon rèstriktirasyon ou yo pi konvenkan.