Uobičajene pogreške u zapisnicima korporativnih sastanaka

Najčešće pogreške u zapisnicima poslovnih sastanaka

Kratak uvod u zapisnik sa sastanka

Zapisnik sa sastanka je, u osnovi, kronika ključnih fokusa sastanka i zapis onoga što se događalo na sastanku. Oni obično opisuju događaje na sastanku i mogu uključivati popis sudionika, izjavu o pitanjima o kojima su sudionici raspravljali i povezane odgovore ili odluke za pitanja. Prema nekim znanstvenicima, "minute" vjerojatno potječu od latinske fraze minuta scriptura (doslovno "mali tekst") što znači "grube bilješke".

U starim analognim vremenima, zapisnik je obično sastavljao tijekom sastanka daktilograf ili sudski izvjestitelj, koji je često koristio stenografski zapis, a zatim pripremao zapisnik i izdavao ga sudionicima nakon toga. Danas se sastanak može snimati zvukom, video zapisom ili imenovani ili neformalno dodijeljeni tajnik grupe može voditi bilješke, a zapisnik se priprema kasnije. Mnoge vladine agencije koriste softver za snimanje minuta za snimanje i pripremu svih minuta u stvarnom vremenu.

Važno je napomenuti da su zapisnici službeni pisani zapisi sastanaka organizacije ili grupe, ali nisu detaljni prijepisi tih postupaka. Prema najčešće korištenom priručniku za parlamentarnu proceduru koji se zove Robertova novoizmijenjena pravila reda (RONR), zapisnik bi trebao sadržavati uglavnom zapis onoga što je učinjeno na sastanku, a ne ono što su točno rekli članovi.

Format zapisnika može varirati ovisno o standardima koje je uspostavila organizacija, iako postoje opće smjernice. Robert's Rules of Order sadrži uzorak zapisnika.

Općenito, zapisnik počinje s nazivom tijela koje održava sastanak (npr. odbor), a može također uključivati mjesto, datum, popis prisutnih i vrijeme kada je predsjedavajući sazvao sastanak po redu.

Zapisnici određenih grupa, kao što je korporativni upravni odbor, moraju se čuvati u arhivi i važni su pravni dokumenti. Zapisnici sa sjednica odbora vode se odvojeno od zapisnika sa sastanaka članova unutar iste organizacije. Također, zapisnici izvršnih sjednica mogu se voditi odvojeno.

Zašto biste trebali voditi zapisnik sastanka?

Iz kojeg razloga trebate bilježiti zapisnik sa sastanka? Kako voditi zapisnik na korporativnom sastanku? Htjeli biste uzeti zapisnik na korporativnom sastanku za povijesnu referencu, dati ažurirane informacije osobama koje su nestale i dati precizan opis otkrivenih informacija koje se kasnije mogu koristiti kao potvrda ili dokaz.

Danas izbijanje koronavirusa tjera organizacije da pređu na rad na daljinu. Proces snimanja zapisnika korporativnih sastanaka pomaže organizacijama da ostanu prilagodljive i snažne. Koristan je u uvjetima karantene i pomaže u suočavanju s uvjetima koji se brzo mijenjaju.

Zamislite sljedeću situaciju: imate važan sastanak s odvjetnikom i možda ćete morati voditi detaljnu evidenciju svake točke o kojoj ste razgovarali za dodatnu referencu.

Ako imate problematičnih pitanja u vašem ugovoru, to bi moglo presudno utjecati na vaše poslovne ili osobne stvari. To je razlog zašto je vrlo važno sve pratiti.

Na profesionalnom radnom mjestu učinkoviti zapisnici sa sastanka vrlo su važni. Zašto? Zato što je naša sposobnost prisjećanja suptilnosti obično ograničena. Propusti mogu potaknuti pogrešne korake i pogrešne poslovne izbore. To je razlog zašto vođenje zapisnika korporativnih sastanaka zahtijeva dobru sposobnost fokusiranja i zadivljujući sluh za detalje. Ova se dužnost obično delegira tajnici od povjerenja ili osobnom asistentu. Međutim, vrlo je lako pogriješiti tijekom vođenja zapisnika sa sastanka.

U ovom ćemo članku govoriti o najpoznatijim pogreškama koje se događaju prilikom vođenja zapisnika i dogovorima koji vam mogu pomoći da ih izbjegnete.

Pogreške zapisnika poslovnih sastanaka koje treba izbjegavati

Kako bi se zajamčila transparentnost i jednostavnost, zakonodavstvo SAD-a zahtijeva da se sastanci odbora poduzeća pridržavaju određene procedure. Upravni odbori poduzeća trebaju voditi zapisnike sa sastanaka i potom ih podijeliti radnicima.

Vođenje zapisnika korporativnih sastanaka dodatno pomaže članovima da dokažu da djeluju u najboljem interesu. Isto tako, pomaže u razumijevanju poslovanja na osnovnoj razini, te u svrhe poreza, odgovornosti i fiducijara. Međutim, bez prave metodologije sastanci će općenito postati predugi i iscrpljujući. U trenutku kada većina sudionika sastanke počne smatrati uzaludnom vježbom, znate da ste na krivom putu.

Najčešće prepoznate pogreške su sljedeće:

1. Nije postavljen dnevni red za sastanak

Dnevni red postavlja strukturu određenog sastanka. To je dijagram tema o kojima ćete govoriti s popisom govornika i vremenom koje ćete rasporediti za svaku temu. Dnevni red sastanka odbora može izgledati ovako:

1. Financijsko izvješće za prvo tromjesečje (glavni financijski direktor, 15 minuta)

2. Implementacija novog sustava zaštite podataka (CTO, 15 minuta)

3. Priprema za nadolazeću tiskovnu konferenciju o predstavljanju proizvoda (tajnik za tisak, 20 minuta)

Jasno definiran dnevni red daje smjernice sudionicima sastanka definiranjem graničnih točaka i ograničenja. Bez obzira radi li se o uobičajenom sastanku iz tjedna u tjedan, on potiče članove da se drže poante i zadrže svoj mozak (i govor) od krivudanja.

Za uspješne zapisnike korporativnih sastanaka, nepostojanje dnevnog reda velika je prepreka. Vođenje zapisnika sa sastanka zahtijeva pažljiv dogovor. Bez jasnog rasporeda, pojedinac odgovoran za bilježenje minuta nema ni najmaglovitiju ideju na što bi se mogao usredotočiti. Rješenje: Uvijek odredite dnevni red prije sastanka. Ako ste iz nepoznatih razloga to zanemarili, softver za transkripciju omogućit će vam da uhvatite informacije koje su otkrivene. Međutim, organiziranje zapisnika sastanka će potrajati.

2. Ne pridržavanje vremena i sadržaja tijekom vođenja zapisnika sa sastanka

Kada ste postavili dnevni red za sastanak, trebali biste ga slijediti. Pridržavanje vremena i tema na dnevnom redu zahtijeva disciplinu. Štoviše, ima važnu ulogu: spriječiti pretvaranje sastanaka u beskorisna i besmislena čavrljanja.

Što se događa s zapisnikom korporativnog sastanka ako zanemarite održavanje sastanka unutar njegovih granica? Postaju preopširni i nemaju strukturu te se stoga ne mogu koristiti kao referenca niti se mogu smatrati pouzdanima. Bez obzira na to ima li član odgovoran za zapisnik sastanaka goleme kapacitete da se usredotoči, ne možete produžiti njihovu sposobnost da se neprestano koncentriraju.

Rješenje: U ovoj je situaciji najbolji lijek sastanak. Imenovati osobu koja će nadzirati vezu. Štoviše, osigurajte da se svi pridržavaju unaprijed utvrđenih pravila i dnevnog reda sastanka. Vrijeme je odlučujući čimbenik sastanka, stoga ga nemojte ostaviti bez nadzora.

3. Nema dogovorenog formata zapisnika sastanaka

Bez unaprijed utvrđenog formata, zapisnici korporativnih sastanaka mogu postati nečitljivi ili nedostupni. Ako se ne slažete s formatom datoteke, vaši partneri koji nemaju softver za čitanje ovih vrsta datoteka možda mu neće moći pristupiti.

Zapisnici sa sastanka trebali bi vam biti dostupni u djeliću sekunde, u kojem god trenutku vam trebaju kao referenca. U kritičnoj situaciji radije ne biste gubili dragocjeno vrijeme na pretvaranje dokumenata u čitljive formate.

Također je važno odlučiti se za arhivu za zapisnike sa sastanaka. Cloud repozitoriju može se pristupiti s brojnih uređaja i redovito je najidealnija odluka za pohranjivanje transkripata zapisnika korporativnih sastanaka.

Rješenje: Gglot automatski pretvara snimke u .doc ili .txt formate datoteka. Povrh toga, podržava većinu popularnih audio i video formata: MP3, M4A, WAV.

Softver za prijepis također će prenijeti vaše datoteke zapisnika sa sastanka u oblak. Ovo će ukloniti sve probleme s pristupačnošću.

4. Ne obraćajući pažnju na detalje tijekom snimanja zapisnika sa sastanaka

Nitko ne voli zapisnike sa sastanaka koji su pretjerano detaljni. Uzimajući sve u obzir, oni su namijenjeni za brzu referencu i trebali bi dati kratak brifing o razmijenjenim informacijama.

Nefokusiranje na suptilnosti, opet, može dovesti do ozbiljnih propusta. Nadalje, može uzrokovati ozbiljne probleme kada očajnički trebate dobro potkrijepljenu provjeru ili dokaz.

Usmjerenost na najvažnije teme i suptilnosti čini zapisnik sa sastanka tako korisnim alatom. Što je najvažnije, te bi veze trebale odražavati središnja pitanja i odluke oko kojih su se sudionici sastanka složili.

Zapisniku ne smije nedostajati ništa bitno: na primjer, kada odbor glasuje o nekoj odluci, zapisnik mora sadržavati bilješku u kojoj se navodi tko je za što glasovao.

Rješenje: odlučite se za predložak zapisnika korporativnog sastanka. Pomoći će vam pri prikazivanju vrste okupljanja, vremena, članova, stvari na dnevnom redu, sažetka ključnih odluka i sinopsisa sastanka. Ovaj bi vam predložak trebao pomoći da izbjegnete velike pogreške i da ostanete usredotočeni, fokusirani i učinkoviti.

Najvažnije: pripremite se unaprijed i napravite rezime sastanka odbora

Vođenje zapisnika sa sastanka zahtijeva vaš puni fokus. Imperativ je izdvojiti svaku temu pojedinačno i definirati što je bitno, a što nebitno. To je teška aktivnost koja zahtijeva odgovarajuće iskustvo i praksu. Nije tako lako uhvatiti sve odluke koje je odbor donio tijekom sastanka i zatim ih snimiti ili zapisati.

Rekapitulacija sastanka je izuzetno značajna. Trebali biste napraviti malu provjeru s pitanjima koja će sažeti sve što je rečeno.

Srećom, današnji softver za transkripciju pruža vam skup alata za učinkovito vođenje zapisnika korporativnih sastanaka. Također, pomaže u odlaganju izbirljivog ručnog rada. Na primjer, značajka identifikacije pametnog zvučnika Ggglot automatski identificira svakog zvučnika. Ovo je vrlo korisna značajka pri vođenju zapisnika sa sastanka. Gglot također automatski pretvara zvučne snimke u tekst. S alatima kao što je Gglot možete odvojiti vrijeme i usredotočiti se na važnije stvari.

Zapamtite ove savjete i učinite svoje zapisnike poslovnih sastanaka uvjerljivijima.