आम कॉर्पोरेट मीटिंग मिनट गलतियाँ

सबसे आम कॉर्पोरेट मीटिंग मिनट गलतियाँ

बैठक के कार्यवृत्त का संक्षिप्त परिचय

बैठक के कार्यवृत्त, मूल रूप से, बैठक के मुख्य फोकस का एक क्रॉनिकल और एक बैठक में क्या हुआ इसका एक रिकॉर्ड है। वे आम तौर पर बैठक की घटनाओं का वर्णन करते हैं और इसमें उपस्थित लोगों की सूची, प्रतिभागियों द्वारा चर्चा किए गए मुद्दों का विवरण और मुद्दों के लिए संबंधित प्रतिक्रियाएं या निर्णय शामिल हो सकते हैं। कुछ विद्वानों के अनुसार, "मिनट" संभवतः लैटिन वाक्यांश मिनुता स्क्रिप्टुरा (शाब्दिक रूप से "छोटा लेखन") से निकला है जिसका अर्थ है "रफ नोट्स"।

पुराने एनालॉग दिनों में, आमतौर पर एक टाइपिस्ट या कोर्ट रिपोर्टर द्वारा बैठक के दौरान मिनट बनाए जाते थे, जो अक्सर शॉर्टहैंड नोटेशन का इस्तेमाल करते थे और फिर मिनटों को तैयार करते थे और बाद में प्रतिभागियों को जारी करते थे। आज, बैठक को ऑडियो रिकॉर्ड किया जा सकता है, वीडियो रिकॉर्ड किया जा सकता है, या समूह के नियुक्त या अनौपचारिक रूप से नियुक्त सचिव नोट्स ले सकते हैं, बाद में तैयार किए गए मिनटों के साथ। कई सरकारी एजेंसियां सभी मिनटों को रीयल-टाइम में रिकॉर्ड करने और तैयार करने के लिए मिनट रिकॉर्डिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करती हैं।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि कार्यवृत्त किसी संगठन या समूह की बैठकों का आधिकारिक लिखित रिकॉर्ड है, लेकिन वे उन कार्यवाहियों के विस्तृत प्रतिलेख नहीं हैं। रॉबर्ट्स रूल्स ऑफ ऑर्डर न्यूली रिवाइज्ड (आरओएनआर) नामक संसदीय प्रक्रिया के सबसे व्यापक रूप से इस्तेमाल किए जाने वाले मैनुअल के अनुसार, मिनटों में मुख्य रूप से बैठक में क्या किया गया था, इसका रिकॉर्ड होना चाहिए, न कि सदस्यों द्वारा वास्तव में क्या कहा गया था।

किसी संगठन द्वारा स्थापित मानकों के आधार पर मिनटों का प्रारूप भिन्न हो सकता है, हालांकि सामान्य दिशानिर्देश हैं। रॉबर्ट के आदेश के नियमों में मिनटों का एक नमूना सेट है।

आम तौर पर, कार्यवृत्त बैठक आयोजित करने वाले निकाय के नाम से शुरू होते हैं (उदाहरण के लिए, एक बोर्ड) और इसमें स्थान, तिथि, उपस्थित लोगों की सूची, और वह समय भी शामिल हो सकता है जब कुर्सी ने बैठक को आदेश देने के लिए बुलाया था।

कुछ समूहों के कार्यवृत्त, जैसे कि एक कॉर्पोरेट निदेशक मंडल, को फाइल पर रखा जाना चाहिए और महत्वपूर्ण कानूनी दस्तावेज हैं। बोर्ड की बैठकों के कार्यवृत्त एक ही संगठन के भीतर सामान्य सदस्यता बैठकों के कार्यवृत्त से अलग रखे जाते हैं। साथ ही कार्यकारी सत्र के कार्यवृत्त अलग से रखे जा सकते हैं।

आपको मीटिंग के मिनट्स क्यों लेने चाहिए?

किस कारण से आपको मीटिंग मिनट रिकॉर्ड करने की आवश्यकता होगी? कॉर्पोरेट मीटिंग में मिनट कैसे निकालें? आप ऐतिहासिक संदर्भ के लिए कॉर्पोरेट मीटिंग में मिनटों का समय लेना चाहेंगे, लापता लोगों को एक अपडेट देने के लिए, और खुलासा की गई जानकारी का सटीक विवरण देना चाहते हैं जिसे बाद में पुष्टि या सबूत के रूप में इस्तेमाल किया जा सकता है।

आज, कोरोनवायरस का प्रकोप संगठनों को दूरस्थ कार्य पर स्विच कर रहा है। कॉर्पोरेट मीटिंग मिनट रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया संगठनों को अनुकूलनीय और मजबूत बने रहने में मदद करती है। यह संगरोध की स्थितियों में उपयोगी है और तेजी से बदलती परिस्थितियों का सामना करने में सहायता करता है।

निम्नलिखित स्थिति की कल्पना करें: आप एक वकील के साथ एक महत्वपूर्ण बैठक कर रहे हैं, और आपको अतिरिक्त संदर्भ के लिए चर्चा की गई प्रत्येक बिंदु का विस्तृत रिकॉर्ड रखने की आवश्यकता हो सकती है।

अगर आपको अपने समझौते में परेशानी होती है, तो यह आपके व्यवसाय या व्यक्तिगत मामलों को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है। इसलिए हर चीज पर नजर रखना बहुत जरूरी है।

एक पेशेवर कार्यस्थल में, प्रभावी मीटिंग मिनट्स काफी महत्वपूर्ण होते हैं। क्यों? क्योंकि सूक्ष्मताओं को याद करने की हमारी क्षमता सामान्य रूप से सीमित होती है। ओवरसाइट गलत कदमों और गलत व्यावसायिक विकल्पों का संकेत दे सकता है। यही कारण है कि कॉर्पोरेट मीटिंग मिनट्स लेने के लिए ध्यान केंद्रित करने की एक अच्छी क्षमता और विस्तार के लिए एक आश्चर्यजनक कान की आवश्यकता होती है। यह कर्तव्य आमतौर पर एक विश्वसनीय सचिव या एक निजी सहायक को सौंपा जाता है। हालाँकि, मीटिंग मिनट्स लेते समय गलतियाँ करना वास्तव में आसान है।

इस लेख में, हम सबसे प्रसिद्ध स्लिप-अप के बारे में बात करेंगे जो मीटिंग के मिनट्स लेते समय होते हैं और उन व्यवस्थाओं के बारे में जो उनसे बचने में आपकी सहायता कर सकती हैं।

कॉर्पोरेट मीटिंग मिनट गलतियों से बचने के लिए

पारदर्शिता और सीधेपन की गारंटी के लिए, अमेरिकी कानून की आवश्यकता है कि कॉर्पोरेट बोर्ड की बैठकें एक निश्चित प्रक्रिया का पालन करें। कॉरपोरेट बोर्ड ऑफ डायरेक्टर्स को मीटिंग मिनट्स लेने और बाद में उन्हें मजदूरों के बीच बांटने की जरूरत है।

कॉर्पोरेट मीटिंग मिनट्स लेना अतिरिक्त रूप से सदस्यों को यह साबित करने में मदद करता है कि वे सर्वोत्तम हितों के साथ काम कर रहे हैं। इसी तरह, यह व्यापार को बुनियादी स्तर पर और कर, दायित्व और प्रत्ययी उद्देश्यों के लिए समझने में सहायता करता है। हालांकि, सही कार्यप्रणाली के बिना, बैठकें सामान्य रूप से बहुत लंबी और थकाऊ हो जाएंगी। उस बिंदु पर जब अधिकांश प्रतिभागी बैठकों को निरर्थकता में एक अभ्यास के रूप में मानने लगते हैं, आप जानते हैं कि आप गलत रास्ते पर हैं।

सबसे व्यापक रूप से मान्यता प्राप्त त्रुटियां इस प्रकार हैं:

1. बैठक का एजेंडा तय नहीं करना

एक एजेंडा एक विशिष्ट बैठक की संरचना निर्धारित करता है। यह उन विषयों का एक आरेख है जिनके बारे में आप वक्ताओं के ठहरने के साथ बात करेंगे और उस समय के बारे में बात करेंगे जब आप प्रत्येक विषय के लिए वितरित करेंगे। एक बोर्ड बैठक का एजेंडा निम्नलिखित जैसा हो सकता है:

1. Q1 वित्तीय रिपोर्ट (मुख्य वित्तीय अधिकारी, 15 मिनट)

2. एक नई डेटा सुरक्षा प्रणाली का कार्यान्वयन (सीटीओ, 15 मिनट)

3. आगामी उत्पाद लॉन्च प्रेस कॉन्फ्रेंस के लिए तैयार होना (प्रेस सचिव, 20 मिनट)

एक स्पष्ट रूप से परिभाषित एजेंडा बैठक के प्रतिभागियों को कटऑफ बिंदुओं और सीमाओं को परिभाषित करके मार्गदर्शन प्रदान करता है। भले ही यह सप्ताह-दर-सप्ताह बैठक हो, यह सदस्यों को बिंदु पर बने रहने और अपने दिमाग (और भाषण) को भटकने से रोकने के लिए प्रोत्साहित करता है।

सफल कॉर्पोरेट मीटिंग मिनटों के लिए, एजेंडा का अभाव एक बड़ी बाधा है। मीटिंग मिनट्स लेने के लिए सावधानीपूर्वक व्यवस्था की आवश्यकता होती है। एक स्पष्ट एजेंडे के बिना, मिनट रिकॉर्ड करने के लिए उत्तरदायी व्यक्ति के पास सबसे धुंधला विचार नहीं है कि किस पर ध्यान केंद्रित किया जाए। समाधान: मीटिंग से पहले हमेशा एक एजेंडा सेट करें। यदि अज्ञात कारणों से आपने ऐसा करने की उपेक्षा की है, तो ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर आपको प्रकट की गई जानकारी को पकड़ने में सक्षम करेगा। हालाँकि, आपके मीटिंग मिनट्स को व्यवस्थित करने में कुछ समय लगेगा।

2. मीटिंग मिनट्स लेते समय टाइमिंग और कंटेंट से चिपके नहीं रहना

जब आपने बैठक के लिए एक एजेंडा निर्धारित किया है, तो आपको उसका पालन करना चाहिए। समय और एजेंडे के विषयों का पालन करने के लिए अनुशासन की आवश्यकता होती है। क्या अधिक है, यह एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है: बैठकों को बेकार और अर्थहीन चिट-चैट में बदलने से रोकने के लिए।

यदि आप मीटिंग को उसकी सीमा के भीतर रखने की उपेक्षा करते हैं तो कॉर्पोरेट मीटिंग मिनट्स का क्या होगा? वे बहुत व्यापक हो जाते हैं और संरचना की कमी हो जाती है, और तदनुसार, संदर्भ के लिए उपयोग नहीं किया जा सकता है या विश्वसनीय नहीं माना जा सकता है। भले ही मीटिंग मिनट्स के लिए जिम्मेदार सदस्य के पास ध्यान केंद्रित करने की बहुत अधिक क्षमता हो, आप उनकी क्षमता को लगातार ध्यान केंद्रित करने की क्षमता नहीं बढ़ा सकते।

समाधान: इस परिस्थिति में, स्वामित्व मिलना सबसे अच्छा इलाज है। कनेक्शन की निगरानी के लिए एक व्यक्ति को नियुक्त करें। इसके अलावा, सुनिश्चित करें कि हर कोई पूर्व-स्थापित नियमों और बैठक के एजेंडे का पालन करता है। समय एक बैठक का निर्णायक कारक है, इसलिए इसे अप्राप्य न छोड़ें।

3. कोई सहमत बैठक कार्यवृत्त प्रारूप नहीं होना

पूर्व-स्थापित प्रारूप के बिना, कॉर्पोरेट मीटिंग मिनट अपठनीय या दुर्गम हो सकते हैं। यदि आप किसी फ़ाइल प्रारूप पर सहमत नहीं हैं, तो आपके सहयोगी जिनके पास इन फ़ाइल प्रकारों को पढ़ने के लिए सॉफ़्टवेयर नहीं है, वे इसे एक्सेस करने में सक्षम नहीं हो सकते हैं।

मीटिंग मिनट्स का उद्देश्य आपके लिए एक स्प्लिट सेकेंड में उपलब्ध होना है, जिस भी बिंदु पर आपको संदर्भ के लिए उनकी आवश्यकता हो। एक गंभीर स्थिति में, आप दस्तावेज़ों को पठनीय प्रारूपों में परिवर्तित करने में अपना बहुमूल्य समय बर्बाद नहीं करना चाहेंगे।

मिनटों के दस्तावेजों को पूरा करने के लिए एक संग्रह पर समझौता करना भी महत्वपूर्ण है। क्लाउड रिपॉजिटरी को कई उपकरणों से एक्सेस किया जा सकता है और कॉर्पोरेट मीटिंग मिनटों के ट्रांसक्रिप्ट को स्टोर करने के लिए यह नियमित रूप से सबसे आदर्श निर्णय है।

समाधान: Gglot स्वचालित रूप से रिकॉर्डिंग को .doc या .txt फ़ाइल स्वरूपों में परिवर्तित करता है। इसके अलावा, यह अधिकांश लोकप्रिय ऑडियो और वीडियो प्रारूपों का समर्थन करता है: MP3, M4A, WAV।

ट्रांसक्रिप्शन सॉफ्टवेयर आपकी मीटिंग मिनट की फाइलों को क्लाउड पर भी अपलोड करेगा। यह सभी पहुंच मुद्दों को खत्म कर देगा।

4. मीटिंग मिनट्स रिकॉर्ड करते समय डिटेल पर ध्यान न देना

कोई भी मीटिंग मिनट पसंद नहीं करता है जो अत्यधिक विस्तृत हो। सभी बातों पर विचार किया गया है, वे तेजी से संदर्भ के लिए अभिप्रेत हैं और आदान-प्रदान की गई जानकारी की एक संक्षिप्त ब्रीफिंग देनी चाहिए।

सूक्ष्मताओं पर ध्यान न देना, फिर से, कुछ गंभीर निरीक्षण ला सकता है। इसके अलावा, जब आपको अच्छी तरह से समर्थित सत्यापन या सबूत की सख्त आवश्यकता होती है तो यह गंभीर परेशानी का कारण बन सकता है।

यह सबसे महत्वपूर्ण विषयों और सूक्ष्मताओं पर ध्यान केंद्रित करता है जो मीटिंग मिनटों को इतना उपयोगी टूल बनाता है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उन कनेक्शनों को केंद्र के मुद्दों और उन निर्णयों को प्रतिबिंबित करना चाहिए जिन पर बैठक के प्रतिभागियों ने सहमति व्यक्त की।

मिनटों में कुछ भी मौलिक नहीं होना चाहिए: उदाहरण के लिए, जब बोर्ड किसी निर्णय पर मतदान करता है, तो मिनटों में एक नोट होना चाहिए कि किसने किसे वोट दिया।

समाधान: कॉर्पोरेट मीटिंग मिनट टेम्पलेट पर निर्णय लें। यह सभा के प्रकार, समय, सदस्यों, कार्यसूची की बातों, प्रमुख निर्णयों की सूची और बैठक का सार दिखाने में आपकी सहायता करेगा। इस टेम्पलेट को बड़ी गलतियों से बचने और केंद्रित, केंद्रित और प्रभावी बने रहने में आपकी सहायता करनी चाहिए।

सबसे महत्वपूर्ण बात: पहले से तैयारी करें और बोर्ड मीटिंग का पुनर्कथन करें

मीटिंग मिनट्स लेने के लिए आपको अपना पूरा फोकस चाहिए। प्रत्येक विषय को व्यक्तिगत रूप से अलग करना और यह परिभाषित करना अनिवार्य है कि क्या महत्वपूर्ण है और क्या महत्वहीन है। यह एक कठिन गतिविधि है जिसके लिए प्रासंगिक अनुभव और अभ्यास की आवश्यकता होती है। बैठक के दौरान बोर्ड द्वारा लिए गए सभी निर्णयों को पकड़ना और फिर उन्हें रिकॉर्ड करना या लिखना इतना आसान नहीं है।

बैठक का पुनर्कथन अत्यंत महत्वपूर्ण है। आपको उन प्रश्नों के साथ एक छोटा चेक-आउट करना चाहिए जो कही गई हर बात को संक्षेप में प्रस्तुत करने जा रहे हैं।

सौभाग्य से, वर्तमान समय में ट्रांसक्रिप्शन सॉफ़्टवेयर आपको कॉर्पोरेट मीटिंग मिनट्स को प्रभावी ढंग से लेने के लिए टूलसेट प्रदान करता है। साथ ही, यह जटिल मैन्युअल कार्य को निपटाने में सहायता करता है। उदाहरण के लिए, Ggglot स्मार्ट स्पीकर पहचान सुविधा स्वचालित रूप से प्रत्येक स्पीकर की पहचान करती है। मीटिंग मिनट्स लेते समय यह एक बहुत ही उपयोगी सुविधा है। Gglot स्वचालित रूप से ध्वनि रिकॉर्डिंग को टेक्स्ट में भी परिवर्तित करता है। Gglot जैसे टूल के साथ, आप समय बचा सकते हैं और अधिक महत्वपूर्ण चीज़ों पर ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

इन युक्तियों को याद रखें और अपनी कॉर्पोरेट मीटिंग के मिनटों को और अधिक आकर्षक बनाएं।