Erros de actas de reunións corporativas comúns

Erros máis comúns de actas de reunións corporativas

Breve presentación das actas da reunión

As actas da reunión son, basicamente, unha crónica dos principais focos da reunión e un rexistro do que aconteceu nunha reunión. Normalmente describen os eventos da reunión e poden incluír unha lista de asistentes, unha declaración dos temas discutidos polos participantes e respostas ou decisións relacionadas para os problemas. Segundo algúns estudosos, "minutos" posiblemente derive da frase latina minuta scriptura (literalmente "escritura pequena") que significa "notas ásperas".

Nos antigos tempos analóxicos, as actas adoitaban ser creadas durante a reunión por un mecanógrafo ou un xornalista xudicial, que adoitaba utilizar a notación taquigráfica e, a continuación, preparaba as actas e llas entregaba aos participantes despois. Hoxe, a reunión pode ser gravada en audio, gravada en vídeo ou o secretario designado ou asignado informalmente por un grupo pode tomar notas, con actas preparadas máis tarde. Moitas axencias gobernamentais usan software de gravación de minutos para gravar e preparar todos os minutos en tempo real.

É importante ter en conta que as actas son o rexistro oficial escrito das reunións dunha organización ou grupo, pero non son transcricións detalladas deses actos. Segundo o manual de procedemento parlamentario máis utilizado, chamado Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), as actas deben conter principalmente un rexistro do que se fixo na reunión, non do que se dixo exactamente polos membros.

O formato das actas pode variar en función dos estándares establecidos por unha organización, aínda que existen pautas xerais. As regras de orde de Robert contén un conxunto de minutos de mostra.

Xeralmente, as actas comezan co nome do órgano que celebra a reunión (por exemplo, unha xunta) e tamén pode incluír o lugar, a data, a lista de persoas presentes e a hora na que o presidente convoca a reunión.

As actas de determinados grupos, como un consello de administración corporativo, deben conservarse no arquivo e son documentos legais importantes. As actas das reunións da xunta directiva gárdanse separadamente das actas das reunións xerais de membros da mesma organización. Así mesmo, as actas das sesións executivas poderán conservarse por separado.

Por que deberías sacar acta da reunión?

Por que motivo tería que gravar as actas da reunión? Como levantar actas nunha reunión corporativa? Quere levantar acta nunha reunión corporativa para referencia histórica, para dar unha actualización ás persoas que estaban desaparecidas e para dar unha descrición precisa da información divulgada que posteriormente pode ser usada como confirmación ou proba.

Hoxe, o brote de coronavirus está facendo que as organizacións cambien ao traballo remoto. O proceso de gravar as actas das reunións corporativas axuda ás organizacións a seguir sendo adaptables e fortes. É útil en condicións de corentena e axuda a afrontar condicións que cambian rapidamente.

Imaxina a seguinte situación: estás a ter unha reunión importante cun avogado e quizais necesites manter un rexistro detallado de cada punto que comentaches como referencia adicional.

Se tes problemas problemáticos no teu contrato, isto pode afectar de xeito crucial á túa empresa ou asuntos persoais. Por iso é moi importante facer un seguimento de todo.

Nun lugar de traballo profesional, as actas de reunións eficaces son moi importantes. Por que? Porque a nosa capacidade de recordar sutilezas normalmente está restrinxida. Os descoidos poden provocar pasos en falso e opcións comerciais incorrectas. Esa é a razón pola que a toma de actas de reunións corporativas require unha boa capacidade de concentración e un oído sorprendente para os detalles. Este deber adoita delegarse nun secretario de confianza ou nun asistente persoal. Non obstante, é moi doado cometer erros ao tomar as actas da reunión.

Neste artigo, falaremos dos erros máis coñecidos que ocorren ao tomar actas dunha reunión e das xestións que poden axudarche a evitalos.

Erros de actas de reunións corporativas a evitar

Para garantir a transparencia e a simplicidade, a lexislación dos Estados Unidos esixe que as reunións do consello corporativo sigan un determinado procedemento. Os consellos de administración das empresas deben levantar actas das reunións e distribuílas despois entre os traballadores.

A toma de actas de reunións corporativas tamén axuda aos membros a demostrar que están a actuar co mellor interese. Así mesmo, axuda a comprender o negocio nun nivel básico, e para fins fiscais, de responsabilidade e fiduciaria. Sen a metodoloxía axeitada, porén, as reunións serán en xeral demasiado longas e esgotadoras. No momento no que a maioría dos participantes comezan a considerar as reunións como un exercicio inútil, sabes que estás no camiño equivocado.

Os erros máis recoñecidos son os seguintes:

1. Non establecer a orde do día da reunión

Unha axenda establece a estrutura dunha reunión específica. É un diagrama de temas dos que falarás co resumo dos relatores e o tempo que repartirás para cada tema. A orde do día da reunión do consello pode ser o seguinte:

1. Informe financeiro do primeiro trimestre (director financeiro, 15 minutos)

2. Implantación dun novo sistema de seguridade de datos (CTO, 15 minutos)

3. Preparándose para unha próxima rolda de prensa de lanzamento do produto (Secretaria de prensa, 20 minutos)

Unha axenda claramente definida proporciona orientación aos participantes da reunión definindo puntos de corte e límites. Independentemente de que se trate dunha reunión semana a semana habitual, anima aos membros a manterse no punto e evitar que os seus cerebros (e fala) sirvan.

Para que as actas de reunións corporativas sexan exitosas, a ausencia dunha axenda é un gran obstáculo. A toma de actas das reunións require unha ordenación coidadosa. Sen unha axenda clara, a persoa responsable da gravación dos minutos non ten a máis vaga idea en que concentrarse. Solución: configure sempre unha axenda antes da reunión. Se por razóns descoñecidas non se fixo así, o software de transcrición permitiralle capturar a información que se revelou. Non obstante, organizar as actas da reunión levará algún tempo.

2. Non respectar o tempo e o contido mentres leva as actas da reunión

Cando teña configurado unha axenda para a reunión, debe seguila. Cumprir o tempo e os temas da axenda require disciplina. Ademais, cumpre un papel importante: evitar que as reunións se transformen en charlas inútiles e sen sentido.

Que pasa coas actas da reunión corporativa se descoidas manter a reunión dentro dos seus límites? Vólvense demasiado extensos e carecen de estrutura e, en consecuencia, non se poden utilizar como referencia nin considerarse fiables. Independentemente de que un membro responsable das actas de reunións teña enormes capacidades para concentrarse, non pode ampliar a súa capacidade de concentración perpetua.

Solución: nesta circunstancia, coñecer a propiedade é a mellor cura. Nomea unha persoa para supervisar a conexión. Ademais, asegúrese de que todos cumpran as regras preestablecidas e a axenda das reunións. O tempo é o factor decisivo dunha reunión, así que non a deixes desatendida.

3. Non ter un formato de acta de reunións acordado

Sen un formato preestablecido, as actas das reunións corporativas poden volverse ilexíbeis ou inaccesibles. Se non está de acordo cun formato de ficheiro, é posible que os seus socios que non teñan o software para ler estes tipos de ficheiros non poidan acceder a el.

As actas das reunións están destinadas a estar dispoñibles para vostede nunha fracción de segundo, en calquera momento que necesite como referencia. Nunha situación crítica, preferiría non perder un tempo valioso en converter documentos en formatos lexibles.

Tamén é fundamental establecer un arquivo para os documentos de actas de reunións. Pódese acceder ao repositorio na nube desde numerosos dispositivos e adoita ser a decisión máis ideal para almacenar as transcricións das actas de reunións corporativas.

Solución: Gglot converte automaticamente as gravacións en formatos de ficheiro .doc ou .txt. Ademais, admite a maioría dos formatos populares de audio e vídeo: MP3, M4A, WAV.

O software de transcrición tamén cargará os ficheiros de actas da reunión na nube. Isto eliminará todos os problemas de accesibilidade.

4. Non prestar atención aos detalles ao gravar as actas das reunións

A ninguén lle gustan as actas de reunións excesivamente detalladas. Considerando todo, están destinados a unha referencia rápida e deberían ofrecer un breve resumo da información intercambiada.

Non centrarse nas sutilezas, de novo, pode provocar algúns descoidos graves. Ademais, pode causar graves problemas cando necesitas desesperadamente unha verificación ou unha proba ben respaldadas.

É o foco nos temas e sutilezas máis significativos o que fai que as actas de reunións sexan unha ferramenta tan útil. O máis importante é que esas conexións deberían reflectir os problemas do centro e as decisións nas que coincidiron os participantes da reunión.

Na acta non debe faltar nada fundamental: por exemplo, cando a xunta vota unha decisión, a acta debe ter unha nota que detalle quen votou por que.

Solución: decida un modelo de acta de reunión corporativa. Axudarache a mostrar o tipo de reunión, o momento, os membros, as cousas na axenda, o resumo das decisións clave e a sinopsis da reunión. Este modelo debería axudarche a evitar grandes erros e a permanecer centrado, enfocado e eficaz.

O máis importante: prepararse con antelación e facer un resumo da reunión do consello

Levar as actas das reunións require o teu foco total. É imprescindible separar cada tema individualmente e definir o que é importante e o que é insignificante. É unha actividade difícil que require experiencia e práctica relevantes. Non é tan doado recoller todas as decisións que a xunta directiva tomou durante a reunión e logo rexistralas ou anotalas.

O resumo da reunión é moi significativo. Deberías facer un pequeno check-out con preguntas que resumirán todo o que se dixo.

Afortunadamente, o software de transcrición actual ofrécelle conxuntos de ferramentas para levar de forma eficaz as actas de reunións corporativas. Ademais, axuda a eliminar o traballo manual esixente. Por exemplo, a función de identificación de altofalantes intelixentes de Ggglot identifica automaticamente cada altofalante. Esta é unha función moi útil cando se toman actas de reunións. Gglot tamén converte automaticamente as gravacións de son en texto. Con ferramentas como Gglot, podes aforrar tempo e concentrarte nas cousas máis importantes.

Lembra estes consellos e fai que as actas das túas reunións corporativas sexan máis atractivas.