Miontuairiscí na gCruinnithe Corparáideacha Coitianta

Botúin miontuairiscí cruinnithe corparáideacha is coitianta

Réamhrá gearr ar mhiontuairiscí an chruinnithe

Go bunúsach, is éard atá i miontuairiscí cruinnithe ná croinic ar phríomhfhócas an chruinnithe agus taifead ar a raibh ar siúl ag cruinniú. Go hiondúil déanann siad cur síos ar imeachtaí an chruinnithe agus d’fhéadfadh go n-áireofaí leo liosta den lucht freastail, ráiteas ar na saincheisteanna a phléigh na rannpháirtithe, agus freagraí nó cinntí gaolmhara ar na saincheisteanna. Dar le roinnt scoláirí, b’fhéidir go dtagann “nóiméid” ón bhfrása Laidine minuta scriptura (go litriúil “scríbhneoireacht bheag”) a chiallaíonn “nótaí garbha”.

Sna seanlaethanta analógacha, ba ghnách le clóscríobhaí nó tuairisceoir cúirte miontuairiscí a chruthú le linn an chruinnithe, a d’úsáid nodaireacht ghearrscríbhneoireachta go minic agus a d’ullmhaigh na miontuairiscí ansin agus a d’eisigh chuig na rannpháirtithe ina dhiaidh sin iad. Sa lá atá inniu ann, is féidir taifead fuaime a dhéanamh ar an gcruinniú, fístaifeadadh, nó féadfaidh rúnaí grúpa arna cheapadh nó arna sannadh go neamhfhoirmiúil nótaí a ghlacadh, agus miontuairiscí a ullmhú níos déanaí. Úsáideann go leor gníomhaireachtaí rialtais bogearraí taifeadta miontuairiscí chun na miontuairiscí go léir a thaifeadadh agus a ullmhú i bhfíor-am.

Tá sé tábhachtach a thabhairt faoi deara gur taifead oifigiúil scríofa de chruinnithe eagraíochta nó grúpa iad miontuairiscí, ach ní tras-scríbhinní mionsonraithe de na himeachtaí sin iad. De réir an lámhleabhair nós imeachta parlaiminte is mó a úsáidtear ar a dtugtar Rialacha Ordaithe Nua-Athbhreithnithe Robert (RONR), ba cheart go mbeadh taifead go príomha sna miontuairiscí ar a ndearnadh ag an gcruinniú, ní ar an méid a bhí le rá ag na comhaltaí.

Féadfaidh formáid na miontuairiscí athrú ag brath ar na caighdeáin arna mbunú ag eagraíocht, cé go bhfuil treoirlínte ginearálta ann. Tá tacar samplach de mhiontuairiscí i Rialacha Ord Robert.

Go ginearálta, tosaíonn miontuairiscí le hainm an chomhlachta a bhíonn ag reáchtáil an chruinnithe (m.sh., bord) agus féadfaidh siad freisin an áit, an dáta, liosta na ndaoine a bhí i láthair, agus an t-am a ghlaoigh an cathaoirleach ar an gcruinniú a ordú.

Ní mór miontuairiscí grúpaí áirithe, cosúil le bord corparáideach stiúrthóirí, a choinneáil i gcomhad agus is doiciméid thábhachtacha dlí iad. Coinnítear miontuairiscí ó chruinnithe boird ar leithligh ó mhiontuairiscí na gcruinnithe ballraíochta ginearálta laistigh den eagraíocht chéanna. Freisin, féadfar miontuairiscí na seisiún feidhmiúcháin a choinneáil ar leithligh.

Cén fáth ar chóir duit miontuairiscí cruinnithe a ghlacadh?

Cén fáth a mbeadh ort miontuairiscí cruinnithe a thaifeadadh? Conas miontuairiscí a ghlacadh ag cruinniú corparáideach? Ba mhaith leat miontuairiscí a ghlacadh ag cruinniú corparáideach le haghaidh tagartha stairiúil, nuashonrú a thabhairt do na daoine a bhí ar iarraidh, agus cur síos beacht a thabhairt ar fhaisnéis a nochtar ar féidir a úsáid níos déanaí mar dheimhniú nó mar chruthúnas.

Inniu, tá an ráig den choróinvíreas ag cur ar eagraíochtaí aistriú chuig cianobair. Cuidíonn próiseas taifeadta miontuairiscí cruinnithe corparáideacha le heagraíochtaí fanacht inoiriúnaithe agus láidir. Tá sé úsáideach i gcoinníollacha coraintín agus cuidíonn sé le dul i ngleic le coinníollacha atá ag athrú go tapa.

Samhlaigh an cás seo a leanas: Tá cruinniú tábhachtach agat le dlíodóir, agus b'fhéidir go mbeadh ort taifead mionsonraithe a choinneáil ar gach pointe atá pléite agat le haghaidh tagartha breise.

Má tá fadhbanna trioblóideacha agat i do chomhaontú, d’fhéadfadh tionchar ríthábhachtach a bheith acu ar do ghnó nó ar do chúrsaí pearsanta. Sin é an fáth go bhfuil sé an-tábhachtach súil a choinneáil ar gach rud.

In ionad oibre gairmiúil, tá miontuairiscí éifeachtacha cruinnithe thar a bheith tábhachtach. Cén fáth? Toisc go bhfuil ár gcumas chun subtleties a thabhairt chun cuimhne srianta de ghnáth. D’fhéadfadh go spreagfadh maoirsí missteps agus roghanna míchearta gnó. Sin é an fáth go dteastaíonn cumas maith chun díriú agus cluas iontach le haghaidh mionsonraí chun miontuairiscí cruinnithe corparáideacha a ghlacadh. Is gnách an dualgas seo a tharmligean chuig rúnaí iontaofa nó cúntóir pearsanta. Mar sin féin, tá sé fíor-éasca botúin a dhéanamh agus miontuairiscí cruinnithe á nglacadh agat.

San Airteagal seo, labhróimid faoi na slip-ups is cáiliúla a tharlaíonn agus miontuairiscí cruinnithe á nglacadh agat agus na socruithe a d’fhéadfadh cabhrú leat iad a sheachaint.

Botúin miontuairiscí cruinnithe corparáideacha a sheachaint

Chun trédhearcacht agus simplíocht a ráthú, éilíonn reachtaíocht SAM go leanfadh cruinnithe boird chorparáidigh nós imeachta áirithe. Ní mór do bhoird stiúrthóirí corparáideacha miontuairiscí cruinnithe a ghlacadh agus iad a dháileadh ina dhiaidh sin i measc oibrithe.

Cuidíonn miontuairiscí cruinnithe corparáideacha freisin le comhaltaí a chruthú go bhfuil siad ag gníomhú ar mhaithe leis an leas is fearr. Mar an gcéanna, cuidíonn sé le tuiscint a fháil ar an ngnó ar an mbunleibhéal, agus chun críocha cánach, dliteanais agus muiníne. Gan an mhodheolaíocht cheart, áfach, éireoidh cruinnithe rófhada agus ró-thiomanta go ginearálta. Nuair a thosaíonn an chuid is mó de na rannpháirtithe ag féachaint ar chruinnithe mar chleachtadh futhu, tá a fhios agat go bhfuil tú ar an mbóthar mícheart.

Is iad seo a leanas na hearráidí is mó aitheanta:

1. Gan clár oibre an chruinnithe a shocrú

Socraíonn clár oibre struchtúr cruinnithe ar leith. Is léaráid í de théamaí a labhróidh tú faoi agus an t-achar a bheidh ar na cainteoirí agus an t-am a dháilfidh tú do gach téama. Féadfaidh clár cruinnithe boird a bheith cosúil leis na nithe seo a leanas:

1. Tuarascáil airgeadais R1 (Príomhoifigeach Airgeadais, 15 nóiméad)

2. Córas nua slándála sonraí a chur i bhfeidhm (CTO, 15 nóiméad)

3. Ag ullmhú do phreasagallamh maidir le seoladh táirge atá le teacht (Rúnaí an phreasa, 20 nóiméad)

Soláthraíonn clár oibre atá sainmhínithe go soiléir treoir do rannpháirtithe an chruinnithe trí scoithphointí agus teorainneacha a shainiú. Is cuma más gnáthchruinniú seachtain i ndiaidh seachtaine é, spreagann sé baill cloí leis an bpointe agus a n-inchinn (agus a gcuid cainte) a choinneáil ó bheith ag corraí.

I gcás miontuairiscí cruinnithe corparáideacha rathúla, is bac ollmhór é easpa clár oibre. Teastaíonn socrú cúramach chun miontuairiscí cruinnithe a ghlacadh. Gan clár oibre soiléir, níl an smaoineamh is mó ag an duine atá faoi dhliteanas as miontuairiscí a thaifeadadh ar cad is ceart díriú air. Réiteach: Socraigh clár oibre roimh an gcruinniú i gcónaí. Más rud é go ndearna tú faillí ar chúiseanna anaithnide, cuirfidh bogearraí trascríobh ar do chumas an fhaisnéis a nochtadh a ghabháil. Tógfaidh sé roinnt ama, áfach, miontuairiscí do chruinnithe a eagrú.

2. Gan cloí le ham agus ábhar agus miontuairiscí cruinnithe á nglacadh

Nuair a bheidh clár oibre socraithe agat don chruinniú, ba chóir duit é a leanúint. Teastaíonn smacht chun cloí leis an am agus leis na hábhair ar an gclár oibre. Ina theannta sin, feidhmíonn sé ról tábhachtach: cruinnithe a choinneáil ó chlaochlú go comhráite gan úsáid agus gan bhrí.

Cad a tharlóidh do mhiontuairiscí an chruinnithe chorparáidigh má fhaillí tú an cruinniú a choinneáil laistigh dá theorainneacha? Éiríonn siad ró-fhairsing agus easpa struchtúir, agus, dá réir sin, ní féidir iad a úsáid le haghaidh tagartha nó a mheas iontaofa. Is cuma an bhfuil an-acmhainneacht ag comhalta atá freagrach as miontuairiscí cruinnithe chun díriú, ní féidir leat a gcumas díriú go buan a leathnú.

Réiteach: Sna himthosca seo, is é úinéireacht cruinnithe an leigheas is fearr. Ceap duine chun an nasc a mhaoirsiú. Ina theannta sin, cinntigh go gcloíonn gach duine leis na rialacha réamhbhunaithe agus clár oibre na gcruinnithe. Is í an t-am a chinnfidh cruinniú, mar sin ná fág gan duine é.

3. Gan formáid mhiontuairiscí cruinnithe comhaontaithe

Gan formáid réamhbhunaithe, d'fhéadfadh sé go n-éireoidh miontuairiscí cruinnithe corparáideacha do-léite nó dorochtana. Mura n-aontaíonn tú ar fhormáid comhaid, seans nach mbeidh do chomhpháirtithe nach bhfuil na bogearraí acu chun na cineálacha comhaid seo a léamh in ann rochtain a fháil air.

Tá sé i gceist go mbeidh miontuairiscí cruinnithe ar fáil duit laistigh de shoicind scoilte, cibé tráth a mbeidh siad ag teastáil uait le haghaidh tagartha. I gcás criticiúil, b'fhearr leat gan am luachmhar a chur amú ar dhoiciméid a thiontú go formáidí inléite.

Tá sé ríthábhachtach freisin socrú a dhéanamh ar chartlann le haghaidh doiciméad miontuairiscí cruinnithe. Is féidir rochtain a fháil ar stór scamall ó go leor gléasanna agus is é an cinneadh is fearr go rialta é chun athscríbhinní de mhiontuairiscí cruinnithe corparáideacha a stóráil.

Réiteach: Tiontaíonn Gglot taifeadtaí go formáidí comhaid .doc nó .txt go huathoibríoch. Ar a bharr sin, tacaíonn sé leis an chuid is mó de na formáidí fuaime agus físe tóir: MP3, M4A, WAV.

Déanfaidh bogearraí trascríobh comhaid do mhiontuairiscí cruinnithe a uaslódáil chuig an néal freisin. Cuirfidh sé seo deireadh le gach saincheist inrochtaineachta.

4. Gan aird a thabhairt ar mhionsonraí agus miontuairiscí cruinnithe á dtaifeadadh

Ní maith le haon duine miontuairiscí cruinnithe atá ró-mhionsonraithe. Gach rud a mheastar, tá siad beartaithe le haghaidh tagartha tapa agus ba chóir mionteagasc gairid a thabhairt ar an bhfaisnéis a mhalartaítear.

Mura ndírítear ar subtleties, ansin arís, d'fhéadfadh roinnt maoirseacht tromchúiseach a dhéanamh. Ina theannta sin, d'fhéadfadh sé a bheith ina chúis le trioblóidí tromchúiseacha nuair a bhíonn géarghá agat le fíorú nó cruthúnas le tacaíocht mhaith.

Is é an fócas ar na téamaí agus na subtleties is suntasaí a fhágann gur uirlis úsáideach é miontuairiscí cruinnithe. Níos tábhachtaí fós, ba chóir go mbeadh na naisc sin mar aon le saincheisteanna an ionaid agus na cinntí ar aontaigh rannpháirtithe an chruinnithe leo.

Níor cheart go gcaillfidh na miontuairiscí aon rud bunúsach: mar shampla, nuair a vótálann an bord ar chinneadh, ní mór nóta a bheith ag miontuairiscí ag sonrú cé a vótáil ar son cad é.

Réiteach: Déan cinneadh ar theimpléad miontuairiscí cruinnithe corparáideacha. Cabhróidh sé leat cineál an chruinnithe a thaispeáint, an t-am, na baill, na rudaí ar an gclár oibre, an t-athrú ar na príomhchinntí, agus achoimre an chruinnithe. Ba chóir go gcabhródh an teimpléad seo leat botúin mhóra a sheachaint agus fanacht dírithe, dírithe agus éifeachtach.

Níos tábhachtaí fós: ullmhaigh roimh ré agus déan achoimre ar chruinniú boird

Teastaíonn d'fhócas iomlán chun miontuairiscí cruinnithe a ghlacadh. Tá sé riachtanach gach topaic a scaradh ina aonar agus a shainiú cad atá tábhachtach agus cad atá neamhshuntasach. Is gníomhaíocht dheacair í a éilíonn taithí agus cleachtas ábhartha. Níl sé chomh furasta na cinntí go léir a rinne an bord le linn an chruinnithe a ghabháil agus ansin iad a thaifeadadh nó a scríobh síos.

Tá achoimre ar an gcruinniú thar a bheith suntasach. Ba chóir duit seiceáil beag a dhéanamh le ceisteanna a dhéanfaidh achoimre ar gach rud a dúradh.

Ar ámharaí an tsaoil, cuireann bogearraí trascríobh an lae inniu tacair uirlisí ar fáil duit chun miontuairiscí cruinnithe corparáideacha a ghlacadh go héifeachtach. Ina theannta sin, cabhraíonn sé le fáil réidh le hobair láimhe mhear. Mar shampla, sainaithníonn gné aitheantais cainteoir cliste Ggglot gach cainteoir go huathoibríoch. Is gné an-úsáideach é seo agus miontuairiscí cruinnithe á nglacadh. Tiontaíonn Gglot taifeadtaí fuaime go téacs freisin. Le huirlisí cosúil le Gglot, is féidir leat am a spáráil agus díriú ar na rudaí is tábhachtaí.

Cuimhnigh na leideanna seo agus déan miontuairiscí do chruinnithe corparáideacha níos láidre.