Yleiset yrityskokouspöytäkirjavirheet
Yleisimmät yrityskokousten pöytäkirjavirheet
Lyhyt johdatus kokouspöytäkirjoihin
Kokouspöytäkirja on pohjimmiltaan kronikka kokouksen keskeisistä painopisteistä ja tallenne siitä, mitä kokouksessa tapahtui. Tyypillisesti ne kuvaavat kokouksen tapahtumia ja voivat sisältää osallistujaluettelon, selvityksen osallistujien keskustelemista asioista ja niihin liittyviä vastauksia tai päätöksiä. Joidenkin tutkijoiden mukaan "minuutit" on mahdollisesti peräisin latinalaisesta ilmauksesta minuta scriptura (kirjaimellisesti "pieni kirjoitus"), joka tarkoittaa "karkeaa muistiinpanoa".
Vanhoina analogisina aikoina pöytäkirjan laati yleensä kokouksen aikana konekirjoittaja tai oikeustoimittaja, joka usein käytti pikakirjoitusta ja laati pöytäkirjan ja antoi sen jälkeenpäin osallistujille. Nykyään kokouksesta voidaan tallentaa ääni, video tai ryhmän nimetty tai epävirallisesti määrätty sihteeri voi tehdä muistiinpanoja, joista laaditaan pöytäkirja myöhemmin. Monet valtion virastot käyttävät minuuttien tallennusohjelmistoja kaikkien minuuttien tallentamiseen ja valmistelemiseen reaaliajassa.
On tärkeää huomata, että pöytäkirjat ovat virallinen kirjallinen pöytäkirja järjestön tai ryhmän kokouksista, mutta ne eivät ole yksityiskohtaisia pöytäkirjat näistä kokouksista. Yleisimmin käytetyn parlamentaarisen työjärjestyksen käsikirjan, Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR) mukaan pöytäkirjan tulee sisältää pääasiassa muistiinpano siitä, mitä kokouksessa tehtiin, ei sitä, mitä jäsenet tarkalleen sanoivat.
Pöytäkirjan muoto voi vaihdella organisaation asettamien standardien mukaan, vaikka yleisiä ohjeita onkin olemassa. Robertin järjestyssäännöt sisältävät näytteen pöytäkirjasta.
Yleensä pöytäkirja alkaa kokouksen pitävän toimielimen (esim. hallituksen) nimellä, ja se voi sisältää myös paikan, päivämäärän, läsnäolijaluettelon ja kellonajan, jolloin puheenjohtaja kutsui kokouksen järjestykseen.
Tiettyjen ryhmien, kuten yhtiön hallituksen, pöytäkirjat on säilytettävä arkistossa ja ne ovat tärkeitä oikeudellisia asiakirjoja. Pöytäkirjat hallituksen kokouksista pidetään erillään saman yhdistyksen yhtiökokouksen pöytäkirjasta. Myös johdon istunnoista voidaan pitää pöytäkirjat erikseen.
Miksi kokouksesta pitää tehdä pöytäkirja?
Mistä syystä sinun pitäisi kirjata kokouspöytäkirjat? Kuinka kirjoittaa pöytäkirjaa yrityksen kokouksessa? Haluaisit tehdä pöytäkirjan yrityksen kokouksessa historiallisena viitteenä, antaaksesi päivityksen kadonneille henkilöille ja antaaksesi tarkan kuvauksen paljastetuista tiedoista, joita voidaan myöhemmin käyttää vahvistuksena tai todisteena.
Nykyään koronavirusepidemia saa organisaatiot siirtymään etätyöhön. Yritysten kokouspöytäkirjojen tallentaminen auttaa organisaatioita pysymään mukautumiskykyisinä ja vahvoina. Se on hyödyllinen karanteenin olosuhteissa ja auttaa kohtaamaan nopeasti muuttuvat olosuhteet.
Kuvittele seuraava tilanne: Sinulla on tärkeä tapaaminen asianajajan kanssa, ja saatat joutua pitämään yksityiskohtaista kirjaa jokaisesta keskustelemastasi kohdasta lisätietoa varten.
Jos sinulla on ongelmia sopimuksessasi, se voi vaikuttaa ratkaisevasti liiketoimintaasi tai henkilökohtaisiin asioihin. Tästä syystä on erittäin tärkeää seurata kaikkea.
Ammattimaisella työpaikalla tehokkaat kokouspöytäkirjat ovat varsin tärkeitä. Miksi? Koska kykymme muistaa hienouksia on normaalisti rajoitettua. Laiminlyönti voi johtaa virheisiin ja vääriin liikevalintoihin. Tästä syystä yritysten kokouspöytäkirjojen kirjoittaminen vaatii hyvää keskittymiskykyä ja hämmästyttävää kuuloa yksityiskohtiin. Tämä tehtävä on yleensä delegoitu luotettavalle sihteerille tai henkilökohtaiselle avustajalle. Virheitä on kuitenkin todella helppo tehdä kokouspöytäkirjoissa.
Tässä artikkelissa puhumme tunnetuimmista lipsahduksista, joita tapahtuu kokouspöytäkirjaa tehtäessä, ja järjestelyistä, jotka voivat auttaa sinua välttämään niitä.
Yrityksen kokouspöytäkirjoissa tehdyt virheet vältettävä
Läpinäkyvyyden ja yksinkertaisuuden takaamiseksi Yhdysvaltain lainsäädäntö edellyttää, että yritysten hallitusten kokoukset noudattavat tiettyä menettelytapaa. Yritysten hallitusten on laadittava kokouspöytäkirjat ja jaettava ne sen jälkeen työntekijöiden kesken.
Yrityksen kokouspöytäkirjojen laatiminen auttaa jäseniä lisäksi osoittamaan, että he toimivat parhaan edun mukaisesti. Samoin se auttaa ymmärtämään liiketoimintaa perustasolla sekä vero-, vastuu- ja luottamustarkoituksessa. Ilman oikeaa menetelmää kokouksista tulee kuitenkin yleensä liian pitkiä ja uuvuttavia. Siinä vaiheessa, kun useimmat osallistujat alkavat pitää kokouksia turhuuden harjoituksena, tiedät olevasi väärillä jäljillä.
Yleisimmin tunnistetut virheet ovat seuraavat:
- Ei sovita kokouksen esityslistaa
Esityslista määrittää tietyn kokouksen rakenteen. Se on kaavio teemoista, joista puhut, sekä puhujien yhteenveto ja aika, jonka jaat jokaiselle teemalle. Hallituksen kokouksen esityslista voi olla seuraavanlainen:
1. Q1 taloudellinen raportti (talousjohtaja, 15 minuuttia)
2. Uuden tietoturvajärjestelmän käyttöönotto (CTO, 15 minuuttia)
3. Valmistautuminen tulevaan tuotelanseerauksen lehdistötilaisuuteen (Lehdistösihteeri, 20 minuuttia)
Selkeästi määritelty esityslista ohjaa kokouksen osallistujia määrittelemällä rajat ja rajat. Riippumatta siitä, onko kyseessä tavanomainen viikoittainen kokous, se kannustaa jäseniä pitämään kiinni asiasta ja pitämään aivonsa (ja puheensa) mutkittelusta.
Onnistuneiden yritysten kokouspöytäkirjojen kannalta esityslistan puuttuminen on valtava este. Kokouspöytäkirja vaatii huolellista järjestelyä. Ilman selkeää esityslistaa pöytäkirjan kirjaamisesta vastuussa olevalla henkilöllä ei ole sumuisinta aavistustakaan, mihin keskittyä. Ratkaisu: Tee esityslista aina ennen kokousta. Jos olet tuntemattomista syistä laiminlyönyt tekemäsi niin, transkriptioohjelmiston avulla voit saada paljastetut tiedot. Kokouspöytäkirjojen järjestäminen vie kuitenkin jonkin aikaa.
- Ei pidä kiinni ajoituksesta ja sisällöstä pitäessään kokouspöytäkirjoja
Kun olet laatinut kokouksen asialistan, sinun tulee noudattaa sitä. Ajoituksen ja esityslistan aiheiden noudattaminen vaatii kurinalaisuutta. Lisäksi sillä on tärkeä rooli: se estää kokoukset muuttumasta hyödyttömiksi ja merkityksettömiksi keskustelupalstoilla.
Mitä tapahtuu yrityksen kokouspöytäkirjoille, jos laiminlyödä kokousta sen rajoissa? Niistä tulee liian laajoja ja rakenteettomia, eikä niitä näin ollen voida käyttää referenssinä tai pitää luotettavina. Huolimatta siitä, onko kokouspöytäkirjoista vastaavalla jäsenellä valtavia keskittymiskykyjä, et voi laajentaa hänen keskittymiskykyään jatkuvasti.
Ratkaisu: Tässä tilanteessa omistajuuden tapaaminen on paras lääke. Nimeä henkilö valvomaan yhteyttä. Lisäksi varmista, että kaikki noudattavat ennalta määritettyjä sääntöjä ja kokousten esityslistaa. Ajoitus on kokouksen ratkaiseva tekijä, joten älä jätä sitä ilman valvontaa.
- Ei sovittua kokouspöytäkirjamuotoa
Ilman ennalta määritettyä muotoa yrityksen kokouspöytäkirjat voivat muuttua lukukelvottomaksi tai saavuttamattomiksi. Jos et ole samaa mieltä tiedostomuodosta, kumppanisi, joilla ei ole ohjelmistoa näiden tiedostotyyppien lukemiseen, eivät ehkä voi käyttää sitä.
Kokouspöytäkirjat on tarkoitettu olemaan käytettävissäsi sekunnin murto-osassa, milloin tahansa tarvitset niitä viitteeksi. Kriittisessä tilanteessa et halua tuhlata arvokasta aikaa asiakirjojen muuntamiseen luettavissa oleviin muotoihin.
Myös kokouspöytäkirja-asiakirjojen arkistoon asettaminen on tärkeää. Pilvitietovarastoon pääsee useilta laitteilta ja se on säännöllisesti ihanteellisin päätös yritysten kokouspöytäkirjojen tallentamiseen.
Ratkaisu: Gglot muuntaa tallenteet automaattisesti .doc- tai .txt-tiedostomuotoon. Lisäksi se tukee useimpia suosittuja ääni- ja videoformaatteja: MP3, M4A, WAV.
Transkriptioohjelmisto lataa myös kokouspöytäkirjatiedostosi pilveen. Tämä poistaa kaikki esteettömyysongelmat.
- Älä kiinnitä huomiota yksityiskohtiin kokouspöytäkirjoja kirjattaessa
Kukaan ei pidä liian yksityiskohtaisista kokouspöytäkirjoista. Kaiken kaikkiaan ne on tarkoitettu nopeaksi viitteeksi ja niiden pitäisi antaa lyhyt selostus vaihdetusta tiedosta.
Jos ei keskity hienovaraisuuksiin, se voi taas aiheuttaa vakavia laiminlyöntejä. Lisäksi se voi aiheuttaa vakavia ongelmia, kun tarvitset kipeästi hyvin tuettua vahvistusta tai todistetta.
Juuri keskittyminen merkittävimpiin teemoihin ja hienouksiin tekee kokouspöytäkirjoista niin hyödyllisen työkalun. Mikä tärkeintä, näiden yhteyksien tulisi heijastaa keskuskysymyksiä ja päätöksiä, joista kokouksen osallistujat olivat samaa mieltä.
Pöytäkirjasta ei saa puuttua mitään olennaista: esimerkiksi kun hallitus äänestää päätöksestä, pöytäkirjaan on liitettävä muistiinpano, jossa kerrotaan, kuka äänesti mitäkin.
Ratkaisu: Valitse yrityksen kokouspöytäkirjamalli. Se auttaa sinua näyttämään kokoontumistyypin, ajoituksen, jäsenet, esityslistalla olevat asiat, tärkeimmät päätökset ja kokouksen yhteenvedon. Tämän mallin pitäisi auttaa sinua välttämään suuria virheitä ja pysymään keskittyneenä, keskittyneenä ja tehokkaana.
Tärkeintä: valmistaudu etukäteen ja tee hallituksen kokouksen yhteenveto
Kokouspöytäkirja vaatii täyden keskittymisen. On välttämätöntä erottaa jokainen aihe erikseen ja määritellä mikä on tärkeää ja mikä merkityksetöntä. Se on vaikea toiminta, joka vaatii asianmukaista kokemusta ja harjoittelua. Ei ole niin helppoa saada kiinni kaikkia hallituksen kokouksen aikana tekemiä päätöksiä ja sitten tallentaa tai kirjoittaa ne muistiin.
Kokouksen yhteenveto on erittäin tärkeä. Sinun tulisi tehdä pieni uloskirjautuminen kysymyksillä, jotka tiivistävät kaiken sanotun.
Onneksi nykypäivän transkriptioohjelmisto tarjoaa työkalut yrityksen kokouspöytäkirjojen tehokkaaseen kirjaamiseen. Se auttaa myös vaativan manuaalisen työn hävittämisessä. Esimerkiksi Ggglot-älykaiuttimen tunnistusominaisuus tunnistaa automaattisesti jokaisen kaiuttimen. Tämä on erittäin hyödyllinen ominaisuus kokouspöytäkirjoja kirjoitettaessa. Gglot myös muuntaa äänitallenteet automaattisesti tekstiksi. Gglotin kaltaisilla työkaluilla voit säästää aikaa ja keskittyä tärkeimpiin asioihin.
Muista nämä vinkit ja tee yrityksesi kokousminuuteistasi houkuttelevampia.