اشتباهات متداول در جلسات شرکتی

رایج ترین اشتباهات در جلسات شرکتی

معرفی مختصر صورتجلسه

صورتجلسات جلسه اساساً شرح وقایع محورهای اصلی جلسه و گزارشی از آنچه در یک جلسه گذشت است. آنها معمولاً رویدادهای جلسه را توصیف می کنند و ممکن است شامل فهرستی از شرکت کنندگان، بیانیه ای از موضوعات مورد بحث توسط شرکت کنندگان و پاسخ ها یا تصمیم گیری های مرتبط برای مسائل باشد. به گفته برخی از محققان، "دقیقه" احتمالاً از عبارت لاتین minuta scriptura (به معنای واقعی کلمه "نوشته کوچک") به معنای "یادداشت های خشن" گرفته شده است.

در دوران آنالوگ قدیم، صورتجلسه معمولاً در طول جلسه توسط یک تایپیست یا گزارشگر دادگاه ایجاد می شد که اغلب از علامت اختصاری استفاده می کرد و سپس صورتجلسه را تهیه می کرد و پس از آن برای شرکت کنندگان صادر می کرد. امروز، جلسه می‌تواند به صورت صوتی ضبط شود، فیلم ضبط شود، یا منشی منصوب یا غیررسمی یک گروه می‌تواند یادداشت برداری کند و بعداً صورتجلسه تهیه شود. بسیاری از سازمان های دولتی از نرم افزار ضبط صورتجلسات برای ضبط و آماده سازی تمام صورتجلسات در زمان واقعی استفاده می کنند.

ذکر این نکته ضروری است که صورتجلسات، سوابق مکتوب رسمی جلسات یک سازمان یا گروه است، اما رونوشت دقیق آن جلسات نیست. بر اساس پرمصرف ترین کتابچه راهنمای رویه پارلمانی به نام قوانین رابرت برای نظم تازه اصلاح شده (RONR)، صورتجلسه باید عمدتاً حاوی گزارشی از آنچه در جلسه انجام شده باشد، نه آنچه دقیقاً توسط اعضا گفته شده است.

قالب صورتجلسات بسته به استانداردهای تعیین شده توسط یک سازمان می تواند متفاوت باشد، اگرچه دستورالعمل های کلی وجود دارد. قوانین نظم رابرت شامل یک مجموعه نمونه از دقیقه است.

به طور کلی، صورتجلسه با نام نهاد برگزار کننده جلسه (به عنوان مثال، هیئت مدیره) شروع می شود و همچنین ممکن است شامل مکان، تاریخ، لیست افراد حاضر و زمانی باشد که رئیس جلسه را به ترتیب دعوت کرده است.

صورتجلسه گروه های خاصی مانند هیئت مدیره شرکت ها باید در پرونده نگهداری شود و از اسناد قانونی مهم است. صورتجلسات هیئت مدیره جدا از صورتجلسات اعضای عمومی در همان سازمان نگهداری می شود. همچنین ممکن است صورتجلسات اجرایی به صورت جداگانه نگهداری شود.

چرا باید از جلسه صورتجلسه بگیرید؟

به چه دلیلی باید صورتجلسه را ضبط کنید؟ چگونه در یک جلسه شرکتی صورتجلسه بگیریم؟ شما می‌خواهید در یک جلسه شرکتی دقایقی را برای ارجاع تاریخی در نظر بگیرید، به افرادی که مفقود شده‌اند یک به‌روزرسانی ارائه دهید، و توضیح دقیقی از اطلاعات افشا شده ارائه دهید که بعداً می‌تواند به عنوان تأیید یا اثبات استفاده شود.

امروزه شیوع ویروس کرونا سازمان ها را به سمت کار از راه دور سوق می دهد. فرآیند ثبت صورتجلسات شرکتی به سازمان ها کمک می کند تا سازگار و قوی باقی بمانند. در شرایط قرنطینه مفید است و در مواجهه با شرایط به سرعت در حال تغییر کمک می کند.

وضعیت زیر را تصور کنید: شما در حال برگزاری یک جلسه مهم با یک وکیل هستید، و ممکن است لازم باشد یک سوابق دقیق از هر نکته ای که در مورد آن صحبت کرده اید را برای ارجاع بیشتر نگه دارید.

اگر در توافقنامه خود مسائل مشکل آفرینی دارید، ممکن است بر امور تجاری یا شخصی شما تأثیر اساسی بگذارد. به همین دلیل است که پیگیری همه چیز بسیار مهم است.

در یک محل کار حرفه ای، صورتجلسات موثر بسیار مهم است. چرا؟ زیرا توانایی ما برای یادآوری ظرافت ها معمولاً محدود است. نادیده گرفتن ها ممکن است باعث گام های اشتباه و انتخاب های تجاری اشتباه شود. به همین دلیل است که گرفتن صورتجلسات شرکتی به ظرفیت خوبی برای تمرکز و گوش دادن به جزئیات نیاز دارد. این وظیفه معمولاً به یک منشی مورد اعتماد یا یک دستیار شخصی محول می شود. با این حال، اشتباه کردن هنگام گرفتن صورتجلسات واقعاً آسان است.

در این مقاله، ما در مورد شناخته شده ترین لغزش هایی که هنگام گرفتن صورتجلسه اتفاق می افتد و ترتیباتی که ممکن است به شما در اجتناب از آنها کمک کند، صحبت خواهیم کرد.

اشتباهات صورتجلسه شرکتی که باید از آنها اجتناب کنید

برای تضمین شفافیت و صراحت، قوانین ایالات متحده ایجاب می کند که جلسات هیئت مدیره شرکت ها از رویه خاصی پیروی کنند. هیئت مدیره شرکت ها باید صورتجلسات را تهیه کرده و سپس بین کارگران توزیع کنند.

در نظر گرفتن صورتجلسات شرکتی علاوه بر این به اعضا کمک می کند تا ثابت کنند که با بهترین منافع عمل می کنند. به همین ترتیب، به درک کسب و کار در سطح پایه و برای اهداف مالیاتی، بدهی و امانت کمک می کند. با این حال، بدون روش شناسی مناسب، جلسات به طور کلی بسیار طولانی و طاقت فرسا خواهند شد. زمانی که اکثر شرکت‌کنندگان جلسات را تمرینی برای بیهودگی می‌دانند، می‌دانید که در مسیر اشتباهی قرار گرفته‌اید.

رایج ترین خطاهای شناخته شده به شرح زیر است:

1. عدم تنظیم دستور جلسه

یک دستور کار ساختار یک جلسه خاص را تنظیم می کند. این نموداری از مضامین است که با خلاصه سخنرانان و زمانی که برای هر موضوع توزیع خواهید کرد در مورد آن صحبت خواهید کرد. دستور جلسه هیئت مدیره ممکن است شبیه موارد زیر باشد:

1. گزارش مالی سه ماهه اول (مدیر ارشد مالی، 15 دقیقه)

2. پیاده سازی سیستم جدید امنیت داده ها (CTO، 15 دقیقه)

3. آماده شدن برای کنفرانس مطبوعاتی معرفی محصول آتی (دبیر مطبوعات، 20 دقیقه)

یک دستور کار به وضوح تعریف شده با تعیین نقاط برش و محدودیت ها به شرکت کنندگان در جلسه راهنمایی می کند. صرف نظر از اینکه این یک جلسه معمولی هفته به هفته است، اعضا را تشویق می کند تا به این نکته پایبند باشند و مغز (و گفتار) خود را از پیچ و خم دور نگه دارند.

برای صورتجلسات جلسات شرکتی موفق، نبود دستور کار مانع بزرگی است. گرفتن صورتجلسه مستلزم هماهنگی دقیق است. بدون برنامه مشخص، فردی که مسئول ضبط دقیقه است، مه آلودترین ایده را ندارد که روی چه چیزی تمرکز کند. راه حل: همیشه قبل از جلسه یک دستور کار تنظیم کنید. اگر به دلایل نامعلومی از انجام آن غفلت کرده اید، نرم افزار رونویسی به شما امکان می دهد اطلاعات افشا شده را دریافت کنید. با این حال، سازماندهی صورتجلسه شما مدتی طول می کشد.

2. عدم رعایت زمان و محتوا در هنگام گرفتن صورتجلسات

وقتی دستور جلسه را تنظیم کردید، باید آن را دنبال کنید. رعایت زمان بندی و موضوعات در دستور کار مستلزم نظم و انضباط است. علاوه بر این، نقش مهمی دارد: جلوگیری از تبدیل شدن جلسات به چت های بی فایده و بی معنی.

اگر از نگه داشتن جلسه در محدوده آن غفلت کنید، چه اتفاقی برای صورتجلسه جلسه شرکت می افتد؟ آنها بیش از حد گسترده و فاقد ساختار می شوند، و بر این اساس، نمی توانند برای مرجع مورد استفاده قرار گیرند یا قابل اعتماد در نظر گرفته شوند. صرف نظر از اینکه آیا عضوی که مسئول صورتجلسات است ظرفیت های بسیار زیادی برای تمرکز دارد، نمی توانید ظرفیت آنها را برای تمرکز دائمی افزایش دهید.

راه حل: در این شرایط، مالکیت ملاقات بهترین درمان است. شخصی را برای نظارت بر اتصال تعیین کنید. علاوه بر این، اطمینان حاصل کنید که همه به قوانین از پیش تعیین شده و دستور کار جلسه پایبند هستند. زمان بندی عامل تعیین کننده یک جلسه است، بنابراین آن را بدون توجه رها نکنید.

3. بدون فرمت صورتجلسات توافق شده

بدون یک قالب از پیش تعیین شده، صورتجلسات جلسه شرکت ممکن است غیرقابل خواندن یا غیر قابل دسترس شود. اگر با فرمت فایل موافق نیستید، شرکای شما که نرم افزار خواندن این انواع فایل را ندارند ممکن است نتوانند به آن دسترسی داشته باشند.

در نظر گرفته شده است که صورتجلسات در کسری از ثانیه در دسترس شما قرار گیرد، در هر نقطه ای که برای مرجع نیاز دارید. در شرایط بحرانی، ترجیح می دهید زمان ارزشمند خود را برای تبدیل اسناد به فرمت های خوانا تلف نکنید.

به همین ترتیب بسیار مهم است که در یک آرشیو برای اسناد صورتجلسات مستقر شوید. مخزن ابری را می توان از دستگاه های متعددی در دسترس قرار داد و به طور منظم ایده آل ترین تصمیم برای ذخیره رونوشت های صورتجلسات شرکت است.

راه حل: Gglot به طور خودکار ضبط شده را به فرمت های فایل .doc یا txt. تبدیل می کند. علاوه بر این، از اکثر فرمت های صوتی و تصویری محبوب پشتیبانی می کند: MP3، M4A، WAV.

نرم افزار رونویسی همچنین فایل های صورتجلسه شما را در فضای ابری آپلود می کند. این همه مشکلات دسترسی را از بین می برد.

4. عدم توجه به جزئیات هنگام ضبط صورتجلسات

هیچ کس از جلساتی که بیش از حد مفصل باشد خوشش نمی آید. با در نظر گرفتن همه موارد، آنها برای ارجاع سریع در نظر گرفته شده اند و باید مختصری از اطلاعات رد و بدل شده ارائه دهند.

تمرکز نکردن بر ظرافت‌ها، مجدداً، ممکن است باعث برخی نادیده‌انگاری‌های جدی شود. علاوه بر این، ممکن است زمانی که نیاز مبرمی به تأیید یا اثبات با پشتوانه خوب دارید، مشکلات جدی ایجاد کند.

تمرکز بر مهمترین موضوعات و ظرافت‌ها است که صورت جلسه را به ابزار مفیدی تبدیل می‌کند. مهمتر از همه، این ارتباطات باید منعکس کننده مسائل مرکز و تصمیماتی باشد که شرکت کنندگان در جلسه بر سر آن توافق داشتند.

در صورتجلسه نباید هیچ چیز اساسی از قلم بیفتد: به عنوان مثال، هنگامی که هیئت مدیره به تصمیمی رأی می‌دهد، صورتجلسه باید دارای یادداشتی باشد که جزئیات آن را به چه کسی رأی داده است.

راه حل: در مورد یک قالب صورتجلسات شرکتی تصمیم بگیرید. این به شما کمک می کند تا نوع گردهمایی، زمان بندی، اعضا، موارد در دستور کار، خلاصه تصمیمات کلیدی و خلاصه جلسه را نشان دهید. این الگو باید به شما کمک کند تا از اشتباهات بزرگ اجتناب کنید و متمرکز، متمرکز و موثر بمانید.

مهمتر از همه: از قبل آماده شوید و خلاصه ای از جلسات هیئت مدیره را تهیه کنید

گرفتن صورتجلسه نیاز به تمرکز کامل شما دارد. جداسازی هر موضوع به صورت جداگانه و تعریف اینکه چه چیزی مهم و چه چیزی بی اهمیت است ضروری است. این یک فعالیت دشوار است که نیاز به تجربه و تمرین مرتبط دارد. گرفتن تمام تصمیماتی که هیئت مدیره در طول جلسه گرفته و سپس آنها را ضبط یا یادداشت می کند چندان آسان نیست.

خلاصه این جلسه بسیار مهم است. شما باید یک بررسی کوچک با سؤالاتی انجام دهید که همه چیزهایی را که گفته شد خلاصه می کند.

خوشبختانه، نرم‌افزار رونویسی امروزی مجموعه‌ای از ابزارها را در اختیار شما قرار می‌دهد تا به طور موثر صورتجلسات شرکتی را ثبت کنید. همچنین به دفع کارهای دستی سخت کمک می کند. به عنوان مثال، ویژگی شناسایی بلندگوی هوشمند Ggglot به طور خودکار هر بلندگو را شناسایی می کند. این یک ویژگی بسیار مفید هنگام گرفتن صورتجلسه است. Gglot همچنین به طور خودکار صداهای ضبط شده را به متن تبدیل می کند. با ابزارهایی مانند Gglot، می‌توانید وقت خود را صرف کنید و روی موارد مهم‌تر تمرکز کنید.

این نکات را به خاطر بسپارید و دقایق جلسات شرکتی خود را جذاب تر کنید.