Ohiko Batzar Korporatiboen Aktak Akatsak

Ohiko bilera korporatiboen akatsen akatsak

Bileraren akten sarrera laburra

Bileraren aktak, funtsean, bileraren ardatz nagusien kronika eta bilera batean gertatutakoaren erregistroa dira. Normalean bilerako gertaerak deskribatzen dituzte eta parte-hartzaileen zerrenda, parte-hartzaileek eztabaidatutako gaien adierazpena eta gaiei lotutako erantzunak edo erabakiak izan ditzakete. Zenbait jakintsuren arabera, "minutuak" litekeena da latinezko minuta scriptura esalditik (literalki "idazkera txikia") "ohar latzak" esan nahi duena.

Antzinako garai analogikoetan, aktak egiten zituzten bileran zehar mekanografo batek edo auzitegiko berriemaile batek, sarritan idazkera laburtua erabiltzen zuen eta gero aktak prestatu eta gero parte-hartzaileei ematen zizkieten. Gaur egun, bilera audioz grabatu daiteke, bideoz grabatu edo talde batek izendatutako edo modu informalean esleitutako idazkariak oharrak har ditzake, aktak geroago prestatuta. Gobernu-agentzia askok minutuak grabatzeko softwarea erabiltzen dute minutu guztiak denbora errealean grabatzeko eta prestatzeko.

Garrantzitsua da aktak erakunde edo talde baten bileren erregistro ofiziala direla, baina ez direla prozedura horien transkripzio zehatza. Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR) izeneko parlamentu-prozeduraren eskulibururik erabilienaren arabera, aktak bileran egindakoaren erregistroa izan behar du batez ere, ez kideek zehazki esandakoa.

Akten formatua erakunde batek ezarritako estandarren arabera alda daiteke, nahiz eta jarraibide orokorrak dauden. Robert's Rules of Order-ek minutu multzo bat dauka.

Orokorrean, aktak bilera egiten duen organoaren izenarekin hasten dira (adibidez, kontseilu bat) eta lekua, data, bertaratutako pertsonen zerrenda eta mahaiburuak bilerara deitu duen ordua ere jaso ditzake.

Zenbait talderen aktak, administrazio-kontseilu korporatiboa adibidez, fitxategian gorde behar dira eta dokumentu juridiko garrantzitsuak dira. Kontseiluaren bileren aktak erakunde bereko kideen bileren aktak bereizten dira. Era berean, saio exekutiboen aktak bereiz egin daitezke.

Zergatik hartu behar duzu bileraren aktak?

Zein arrazoirengatik erregistratu beharko zenuke bileraren aktak? Nola hartu aktak batzar korporatibo batean? Bilera korporatibo batean aktak hartu nahi dituzu erreferentzia historikoa egiteko, desagertutako pertsonei eguneraketa bat emateko eta zabaldutako informazioaren deskribapen zehatza eman, gero berrespen edo froga gisa erabil daitekeena.

Gaur egun, koronabirusaren agerraldia erakundeak urrutiko lanera aldatzen ari da. Enpresen bileren aktak erregistratzeko prozesuak erakundeei moldagarriak eta sendoak izaten laguntzen die. Baliagarria da koarentena baldintzetan eta azkar aldatzen diren baldintzei aurre egiten laguntzen du.

Imajinatu egoera hau: abokatu batekin bilera garrantzitsu bat egiten ari zara, eta baliteke eztabaidatu duzun puntu bakoitzaren erregistro zehatza gorde behar izatea erreferentzia gehigarri baterako.

Hitzarmenean arazo larriak badituzu, horrek eragin handia izan dezake zure negozio edo gai pertsonaletan. Horregatik guztiaren jarraipena egitea oso garrantzitsua da.

Lanpostu profesional batean, bilera-akta eraginkorrak oso garrantzitsuak dira. Zergatik? Sotiltasunak gogoratzeko dugun gaitasuna normalean mugatuta dagoelako. Gainbegiratzeak okerrak eta negozio-aukera okerrak sor ditzake. Horregatik, bilera korporatiboko aktak hartzeak arreta jartzeko gaitasun ona eta xehetasunetarako belarri harrigarria eskatzen du. Eginkizun hori konfiantzazko idazkari edo laguntzaile pertsonal bati eskuordetu ohi da. Hala ere, oso erraza da akatsak egitea bileraren aktak hartzen diren bitartean.

Artikulu honetan, bileraren aktak hartzerakoan gertatzen diren hutsegite ezagunenei eta horiek saihesteko lagungarri izan daitezkeen antolamenduei buruz hitz egingo dugu.

Bilera korporatiboaren akatsak saihesteko

Gardentasuna eta zuzentasuna bermatzeko, AEBetako legediak enpresen kontseiluetako bilerak prozedura jakin bat betetzea eskatzen du. Administrazio-kontseilu korporatiboek bilera-aktak hartu behar dituzte eta ondoren langileen artean banatu.

Batzar korporatiboko aktak hartzeak, gainera, kideei interes onenekin jokatzen ari direla frogatzen laguntzen du. Era berean, negozioa oinarrizko mailan ulertzen laguntzen du, eta zerga-, erantzukizun- eta fiduziario-helburuetarako. Metodologia egokirik gabe, ordea, bilerak, oro har, luzeegiak eta neketsuak izango dira. Parte-hartzaile gehienek bilerak alferrikako ariketatzat hartzen hasten diren unean, badakizu bide okerrean zaudela.

Gehien ezagutzen diren akatsak hauek dira:

1. Bileraren gai-zerrenda ez jartzea

Agenda batek bilera zehatz baten egitura ezartzen du. Hizlarien zerrendarekin eta gai bakoitzerako banatuko duzun denborarekin hitz egingo duzun gaien diagrama bat da. Kontseiluko bileraren gai-zerrenda honako hau izan daiteke:

1. Q1 finantza-txostena (Finantza-zuzendaria, 15 minutu)

2. Datuen segurtasun sistema berri bat ezartzea (CTO, 15 minutu)

3. Datorren produktua aurkezteko prentsaurreko baterako prestatzen (Prentsa idazkaria, 20 minutu)

Argi zehaztutako agenda batek bilerako parte-hartzaileei orientazioa eskaintzen die, muga-puntuak eta mugak zehaztuz. Astez asteko bilera ohikoa den ala ez kontuan hartu gabe, kideak puntuari eusteko eta haien garunak (eta hizkera) meandroak ez uzteko bultzatzen ditu.

Bilera korporatiboen aktak arrakastatsuak izateko, agendarik ez izatea oztopo handia da. Bileraren aktak hartzeak arreta handiz antolatu behar du. Agenda argirik gabe, minutuak grabatzeko ardura duen norbanakoak ez du zertan kontzentratu behar duen ideiarik lainotsuena. Irtenbidea: Jarri beti agenda bat bilera baino lehen. Ezezagunak diren arrazoiengatik hala egiteari utzi bazaizu, transkripzio-softwareak zabaldutako informazioa harrapatzeko aukera emango dizu. Zure bilera aktak antolatzeak, ordea, denbora pixka bat beharko du.

2. Bileraren aktak hartzen diren bitartean denborari eta edukiari ez betetzea

Bileraren agenda ezarri duzunean, jarraitu beharko zenuke. Denboraldia eta agendako gaiak betetzeak diziplina eskatzen du. Are gehiago, zeregin garrantzitsua betetzen du: bilerak alferrikako eta zentzurik gabeko txosnetan ez bihurtzea.

Zer gertatzen da batzar korporatiboko aktak bilera bere mugen barruan mantentzea baztertzen baduzu? Zabalegiak eta egitura falta bihurtzen dira, eta, ondorioz, ezin dira erreferentzia gisa erabili edo fidagarritzat jo. Bileretako akten arduraduna den kide batek arretarako gaitasun handiak dituen ala ez kontuan hartu gabe, ezin duzu etengabe kontzentratzeko gaitasuna luzatu.

Irtenbidea: egoera honetan, jabegoa topatzea sendabiderik onena da. Konexioa gainbegiratzeko pertsona bat izendatu. Gainera, ziurtatu denek aldez aurretik ezarritako arauak eta bileraren agenda betetzen dituztela. Denboraldia da bilera baten erabakigarria, beraz, ez utzi arretarik gabe.

3. Bileretako akten formatu adosturik ez izatea

Aurrez ezarritako formaturik gabe, bilera korporatiboko aktak irakurezinak edo eskuraezinak izan daitezke. Fitxategi-formatu batekin ados ez bazaude, baliteke fitxategi-mota hauek irakurtzeko softwarerik ez duten zure bazkideek ezin izango dutela atzitu.

Bileraren aktak segundo zati batean eskuragarri egon nahi dituzu, erreferentzia gisa behar dituzun edozein unetan. Egoera larri batean, nahiago zenuke denbora baliotsua ez galtzea dokumentuak formatu irakurgarrietan bihurtzen.

Era berean, funtsezkoa da bilera-akten dokumentuetarako artxibo batean finkatzea. Hodeiko biltegia gailu ugaritatik sar daiteke eta aldian-aldian erabakirik egokiena da korporazio-bileren akten transkripzioak gordetzeko.

Irtenbidea: Gglotek automatikoki bihurtzen ditu grabazioak .doc edo .txt fitxategi formatuetara. Horrez gain, audio eta bideo formatu ezagunenak onartzen ditu: MP3, M4A, WAV.

Transkripzio-softwareak zure bilerako akten fitxategiak ere igoko ditu hodeira. Horrek irisgarritasun-arazo guztiak ezabatuko ditu.

4. Xehetasunei erreparatu gabe bileren aktak grabatzean

Inori ez zaio gustatzen gehiegi zehaztutako bilera aktak. Gauza guztiak kontuan hartuta, azkar erreferentzia egiteko dira eta trukatutako informazioaren laburpen laburra eman behar dute.

Sotiltasunetan ez zentratzeak, berriro ere, gainbehera larri batzuk ekar ditzake. Gainera, arazo larriak sor ditzake egiaztapen edo froga ongi babestuak behar dituzunean.

Gai eta ñabardura esanguratsuenen arreta da bilera-akta tresna erabilgarria bihurtzen duena. Garrantzitsuena, konexio horiek zentroko gaiak eta bilerako parte-hartzaileek adostutako erabakiak islatu behar dituzte.

Aktak ez du funtsezko ezer galdu behar: adibidez, mahaiak erabaki bat bozkatzen duenean, aktan ohar bat izan behar da nork zer bozkatu duen zehazten duena.

Irtenbidea: Erabaki bilera korporatiboaren akta txantiloia. Bilera mota, ordutegia, kideak, agendako gauzak, funtsezko erabakien laburpena eta bileraren laburpena erakusten lagunduko dizu. Txantiloi honek akats handiak saihesten eta zentratuta, zentratuta eta eraginkorra izaten lagunduko dizu.

Garrantzitsuena: aldez aurretik prestatu eta kontseiluko bileraren laburpena egin

Bileretako aktak hartzeak arreta osoa behar du. Ezinbestekoa da gai bakoitza banan-banan bereiztea eta zer den garrantzitsua eta zer den hutsala definitzea. Esperientzia eta praktika garrantzitsuak eskatzen dituen jarduera zaila da. Ez da hain erraza bileran kontseiluak hartutako erabaki guztiak atzematea eta gero erregistratzea edo idaztea.

Bileraren laburpena oso esanguratsua da. Esandako guztia laburbilduko duten galderekin check-out txiki bat egin beharko zenuke.

Zorionez, gaur egungo transkripzio-softwareak tresna multzoak eskaintzen dizkizu bilera korporatiboen aktak modu eraginkorrean hartzeko. Gainera, eskuzko lan zorrotzak kentzen laguntzen du. Adibidez, Ggglot hiztun adimendunaren identifikazio funtzioak automatikoki identifikatzen du hiztun bakoitza. Oso funtzio erabilgarria da bileraren aktak hartzerakoan. Gglot-ek soinu-grabaketak testu bihurtzen ditu automatikoki. Gglot bezalako tresnekin, denbora galdu eta gauza garrantzitsuenetan zentratu zaitezke.

Gogoratu aholku hauek eta egin zure bilera korporatiboko aktak erakargarriagoak.