Levinud ettevõtte koosolekute protokolli vead

Kõige tavalisemad ettevõtte koosolekute protokolli vead

Lühitutvustus koosoleku protokolli

Koosoleku protokollid on põhimõtteliselt koosoleku peamiste fookuste kroonika ja protokoll koosolekul toimunu kohta. Tavaliselt kirjeldavad need koosoleku sündmusi ja võivad sisaldada osalejate nimekirja, osalejate arutatud küsimuste kirjeldust ja nendega seotud vastuseid või otsuseid. Mõnede teadlaste sõnul tuleneb sõna "minutid" tõenäoliselt ladinakeelsest fraasist minuta scriptura (sõna-sõnalt "väike kiri"), mis tähendab "jämedaid noote".

Vanadel analoogaegadel koostas protokolli koosolekul tavaliselt masinakirjutaja või kohtureporter, kes sageli kasutas kiirnoodikirja ning koostas protokolli ja väljastas selle pärast osalejatele. Täna saab koosolekut salvestada heli-, video- või rühma määratud või mitteametlikult määratud sekretär võib teha märkmeid, mille protokollid koostatakse hiljem. Paljud valitsusasutused kasutavad minutite salvestamise tarkvara, et salvestada ja ette valmistada kõik minutid reaalajas.

Oluline on märkida, et protokollid on organisatsiooni või rühma koosolekute ametlik kirjalik protokoll, kuid need ei ole nende menetluste üksikasjalikud ärakirjad. Kõige laialdasemalt kasutatava parlamendimenetluse juhendi nimega Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR) kohaselt peaks protokoll sisaldama peamiselt koosolekul tehtu protokolli, mitte seda, mida parlamendiliikmed täpselt ütlesid.

Protokolli vorm võib varieeruda sõltuvalt organisatsiooni kehtestatud standarditest, kuigi on olemas üldised juhised. Roberti kodukord sisaldab protokolli näidiskomplekti.

Üldjuhul algab protokoll koosolekut pidava organi (nt juhatus) nimega ning võib sisaldada ka kohta, kuupäeva, kohalviibivate inimeste nimekirja ja kellaaega, millal juhataja koosoleku kokku kutsus.

Teatud rühmade, näiteks ettevõtte direktorite nõukogu protokollid tuleb säilitada ja need on olulised juriidilised dokumendid. Juhatuse koosolekute protokollid peetakse eraldi sama organisatsiooni liikmete üldkoosolekute protokollidest. Eraldi võib pidada ka juhtide istungite protokolle.

Miks peaksite koosolekut protokollima?

Mis põhjusel peaksite koosoleku protokolli salvestama? Kuidas ettevõtte koosolekul protokollida? Sooviksite protokollida ettevõtte koosolekul ajaloolise viite saamiseks, anda värskendusi kadunud inimestele ja anda avaldatud teabe täpne kirjeldus, mida saab hiljem kasutada kinnituse või tõestuseks.

Täna sunnib koroonaviiruse puhang organisatsioone üle minema kaugtööle. Ettevõtte koosolekute protokollide salvestamise protsess aitab organisatsioonidel püsida kohanemisvõimelisena ja tugevana. See on kasulik karantiinitingimustes ja aitab toime tulla kiiresti muutuvate tingimustega.

Kujutage ette järgmist olukorda: teil on oluline kohtumine advokaadiga ja peate võib-olla pidama üksikasjalikku arvestust iga punkti kohta, mida olete arutanud, et saada lisateavet.

Kui teil on lepingus tülikaid probleeme, võib see teie äri- või isiklikke asju oluliselt mõjutada. Seetõttu on väga oluline kõike jälgida.

Professionaalses töökohas on tõhusad koosolekuprotokollid üsna olulised. Miks? Sest meie võime peensusi meelde tuletada on tavaliselt piiratud. Tähelepanematus võib põhjustada valesid samme ja valesid ärivalikuid. See on põhjus, miks ettevõtte koosolekute protokolli võtmine nõuab head keskendumisvõimet ja hämmastavat detailide kuulmist. See ülesanne on tavaliselt delegeeritud usaldusväärsele sekretärile või isiklikule assistendile. Kohtumise protokollimisel on aga väga lihtne vigu teha.

Selles artiklis räägime kõige tuntumatest libisemistest, mis koosolekute protokollimisel juhtuvad, ja korraldustest, mis võivad aidata teil neid vältida.

Ettevõtte koosolekute protokollimise vigu vältida

Läbipaistvuse ja otsekohesuse tagamiseks nõuavad USA õigusaktid, et ettevõtte juhatuse koosolekud järgiksid teatud protseduuri. Ettevõtte direktorite nõukogud peavad koostama koosolekuprotokollid ja seejärel need töötajate vahel laiali jagama.

Lisaks aitab ettevõtte koosolekute protokollimine liikmetel tõestada, et nad tegutsevad parimates huvides. Samuti aitab see mõista äri algtasemel ning maksu-, kohustuste- ja usalduseesmärkidel. Ilma õige metoodikata lähevad koosolekud aga üldiselt liiga pikaks ja kurnavaks. Hetkel, mil enamik osalejaid hakkab koosolekuid mõttetuse harjutuseks pidama, teate, et olete valel teel.

Kõige laialdasemalt tunnustatud vead on järgmised:

1. Koosoleku päevakorda ei pannud kokku

Päevakord määrab kindlaks konkreetse koosoleku struktuuri. See on diagramm teemadest, millest räägite koos kõnelejate ülevaatega ja iga teema jaoks jaotatava ajaga. Juhatuse koosoleku päevakord võib sarnaneda järgmisega:

1. I kvartali finantsaruanne (finantsjuht, 15 minutit)

2. Uue andmeturbesüsteemi juurutamine (CTO, 15 minutit)

3. Valmistumine eelseisvaks tooteesitluse pressikonverentsiks (pressisekretär, 20 minutit)

Selgelt määratletud päevakava annab koosolekul osalejatele juhiseid, määratledes piiripunktid ja piirid. Olenemata sellest, kas tegemist on tavapäraste nädala kaupa koosolekutega, julgustab see liikmeid asjast kinni pidama ja hoidma oma aju (ja kõnet) looklemast.

Eduka ettevõtte koosoleku protokolli jaoks on päevakorra puudumine tohutuks takistuseks. Koosolekute protokollimine nõuab hoolikat korraldamist. Ilma selge päevakorrata pole protokollide salvestamise eest vastutaval isikul aimugi, millele keskenduda. Lahendus: koostage päevakava alati enne koosolekut. Kui olete teadmata põhjustel seda tegemata jätnud, võimaldab transkriptsioonitarkvara teil avalikustatud teavet tabada. Kohtumisprotokolli korrastamine võtab aga veidi aega.

2. Koosolekuprotokolli kirjutades ei pea kinni ajastust ja sisust

Kui olete koosoleku päevakorra paika pannud, peaksite seda järgima. Ajast ja päevakorras olevatest teemadest kinnipidamine nõuab distsipliini. Veelgi enam, sellel on oluline roll: vältida koosolekute muutumist kasututeks ja mõttetuteks vestlusteks.

Mis juhtub ettevõtte koosolekute protokolliga, kui eirate koosolekut oma piirides? Need muutuvad liiga ulatuslikuks ja puuduliku struktuuriga ning seetõttu ei saa neid võrdluseks kasutada ega usaldusväärseteks pidada. Olenemata sellest, kas koosoleku protokollide eest vastutaval liikmel on tohutu keskendumisvõime, ei saa te tema võimet pidevalt keskenduda.

Lahendus. Sel juhul on omandiõigusega kohtumine parim ravi. Määrake ühendust jälgima isik. Veelgi enam, veenduge, et kõik järgiksid eelnevalt kehtestatud reegleid ja koosoleku päevakorda. Aeg on koosoleku määrav tegur, seega ärge jätke seda järelevalveta.

3. Kokkulepitud koosolekute protokolli vormingu puudumine

Ilma eelnevalt kehtestatud vorminguta võivad ettevõtte koosolekute protokollid muutuda loetamatuks või kättesaamatuks. Kui te ei nõustu failivorminguga, ei pruugi teie partnerid, kellel pole nende failitüüpide lugemiseks tarkvara, pääseda sellele juurde.

Koosolekuprotokollid peavad olema teile kättesaadavad sekundi murdosa jooksul, olenemata sellest, millal te neid viitamiseks vajate. Kriitilises olukorras eelistaksite mitte raisata väärtuslikku aega dokumentide loetavasse vormingusse teisendamiseks.

Samuti on ülioluline asuda koosolekuprotokolli dokumentide arhiivi. Pilvehoidlale pääseb juurde paljudest seadmetest ja see on regulaarselt kõige ideaalsem otsus ettevõtte koosolekute protokollide salvestamiseks.

Lahendus.: Gglot teisendab salvestised automaatselt doc- või txt-failivormingusse. Lisaks toetab see enamikku populaarsetest heli- ja videovormingutest: MP3, M4A, WAV.

Transkriptsioonitarkvara laadib ka teie koosoleku protokolli failid pilve. See kõrvaldab kõik juurdepääsetavuse probleemid.

4. Ei pööra koosolekute protokolli salvestades tähelepanu detailidele

Kellelegi ei meeldi koosolekute protokollid, mis on liiga üksikasjalikud. Kõike arvesse võttes on need mõeldud kiireks viitamiseks ja peaksid andma lühikese ülevaate vahetatud teabest.

Peensustele keskendumata jätmine võib jällegi tuua kaasa tõsiseid möödalaskmisi. Lisaks võib see põhjustada tõsiseid probleeme, kui vajate hädasti tugevat kinnitust või tõendit.

Just keskendumine kõige olulisematele teemadele ja peensustele muudab koosolekute protokollid nii kasulikuks tööriistaks. Kõige tähtsam on see, et need ühendused peaksid peegeldama keskseid küsimusi ja otsuseid, milles koosolekul osalejad nõustusid.

Protokollist ei tohi puududa midagi põhjapanevat: näiteks kui juhatus hääletab otsuse üle, peab protokollis olema märge, kes mille poolt hääletas.

Lahendus: otsustage ettevõtte koosolekute protokolli malli kasuks. See aitab teil näidata kogunemise tüüpi, ajastust, liikmeid, päevakorras olevaid asju, peamiste otsuste kokkuvõtet ja koosoleku kokkuvõtet. See mall peaks aitama teil vältida suuri vigu ning püsida keskendununa, keskendununa ja tõhusana.

Kõige tähtsam: valmistuge ette ja tehke juhatuse koosoleku kokkuvõte

Koosolekuminutite võtmine nõuab teie täielikku keskendumist. Kindlasti tuleb iga teema eraldi eraldada ja määratleda, mis on oluline ja mis ebaoluline. See on raske tegevus, mis nõuab vastavat kogemust ja praktikat. Kõiki otsuseid, mis juhatus koosolekul tegi, pole nii lihtne tabada ja need siis protokollida või kirja panna.

Kohtumise kokkuvõte on äärmiselt oluline. Peaksite tegema väikese väljaregistreerimise küsimustega, mis võtavad kokku kõik öeldu.

Õnneks pakub tänapäevane transkriptsioonitarkvara teile tööriistakomplekte ettevõtte koosolekute protokolli tõhusaks tegemiseks. Samuti aitab see utiliseerida nõudlikku käsitsitööd. Näiteks Gggloti nutikõlarite tuvastamise funktsioon tuvastab automaatselt iga kõlari. See on koosoleku protokollimisel väga kasulik funktsioon. Gglot teisendab helisalvestised automaatselt ka tekstiks. Selliste tööriistadega nagu Gglot saate aega varuda ja keskenduda olulisematele asjadele.

Pidage meeles neid näpunäiteid ja muutke oma ettevõtte koosolekute minutid mõjuvamaks.