Κοινά πρακτικά εταιρικών συνεδριάσεων Λάθη

Τα πιο συνηθισμένα λάθη στα πρακτικά εταιρικών συναντήσεων

Μια σύντομη εισαγωγή στα πρακτικά της συνεδρίασης

Τα πρακτικά της συνάντησης είναι, βασικά, ένα χρονικό των βασικών εστιών της συνάντησης και μια καταγραφή του τι συνέβη σε μια συνάντηση. Συνήθως περιγράφουν τα γεγονότα της συνάντησης και μπορεί να περιλαμβάνουν μια λίστα με τους συμμετέχοντες, μια δήλωση των θεμάτων που συζητήθηκαν από τους συμμετέχοντες και σχετικές απαντήσεις ή αποφάσεις για τα ζητήματα. Σύμφωνα με ορισμένους μελετητές, τα «λεπτά» πιθανώς προέρχονται από τη λατινική φράση minuta scriptura (κυριολεκτικά «μικρή γραφή») που σημαίνει «πρόχειρες νότες».

Στις παλιές αναλογικές μέρες, τα πρακτικά δημιουργούνταν συνήθως κατά τη διάρκεια της συνάντησης από μια δακτυλογράφο ή έναν δικαστικό ρεπόρτερ, ο οποίος συχνά χρησιμοποιούσε στενογραφία και στη συνέχεια ετοίμαζε τα πρακτικά και τα εξέδιδε στους συμμετέχοντες στη συνέχεια. Σήμερα, η σύσκεψη μπορεί να ηχογραφηθεί, να εγγραφεί βίντεο ή ο διορισμένος ή ανεπίσημα διορισμένος γραμματέας μιας ομάδας μπορεί να κρατήσει σημειώσεις, ενώ τα πρακτικά προετοιμάζονται αργότερα. Πολλές κρατικές υπηρεσίες χρησιμοποιούν λογισμικό εγγραφής λεπτών για την εγγραφή και προετοιμασία όλων των πρακτικών σε πραγματικό χρόνο.

Είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι τα πρακτικά αποτελούν το επίσημο γραπτό πρακτικό των συνεδριάσεων ενός οργανισμού ή ομάδας, αλλά δεν αποτελούν λεπτομερή απομαγνητοφώνηση αυτών των διαδικασιών. Σύμφωνα με το πιο ευρέως χρησιμοποιούμενο εγχειρίδιο κοινοβουλευτικής διαδικασίας που ονομάζεται Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), τα πρακτικά πρέπει να περιέχουν κυρίως μια καταγραφή του τι έγινε στη συνεδρίαση, όχι τι ακριβώς ειπώθηκε από τα μέλη.

Η μορφή των πρακτικών μπορεί να ποικίλλει ανάλογα με τα πρότυπα που έχει θεσπίσει ένας οργανισμός, αν και υπάρχουν γενικές οδηγίες. Οι Κανόνες Τάξης του Robert περιέχει ένα δείγμα λεπτών.

Γενικά, τα πρακτικά ξεκινούν με το όνομα του οργάνου που διεξάγει τη συνεδρίαση (π.χ., ένα διοικητικό συμβούλιο) και μπορεί επίσης να περιλαμβάνουν τον τόπο, την ημερομηνία, τη λίστα των παρόντων ατόμων και την ώρα που ο πρόεδρος κάλεσε τη συνεδρίαση κατά παραγγελία.

Τα πρακτικά ορισμένων ομάδων, όπως ένα εταιρικό διοικητικό συμβούλιο, πρέπει να τηρούνται στο αρχείο και αποτελούν σημαντικά νομικά έγγραφα. Τα πρακτικά των συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου τηρούνται χωριστά από τα πρακτικά των γενικών συνεδριάσεων των μελών στον ίδιο οργανισμό. Επίσης, τα πρακτικά των συνεδριάσεων των στελεχών μπορούν να τηρούνται χωριστά.

Γιατί πρέπει να κρατάτε πρακτικά της συνεδρίασης;

Για ποιο λόγο θα χρειαστεί να καταγράψετε τα πρακτικά της συνεδρίασης; Πώς να κρατάτε πρακτικά σε μια εταιρική συνάντηση; Θα θέλατε να αφιερώσετε πρακτικά σε μια εταιρική συνάντηση για ιστορική αναφορά, για να ενημερώσετε τα άτομα που έλειπαν και να δώσετε μια ακριβή περιγραφή των πληροφοριών που αποκαλύφθηκαν που μπορούν αργότερα να χρησιμοποιηθούν ως επιβεβαίωση ή απόδειξη.

Σήμερα, η επιδημία του κορωνοϊού κάνει τους οργανισμούς να στραφούν στην εξ αποστάσεως εργασία. Η διαδικασία καταγραφής των πρακτικών εταιρικών συναντήσεων βοηθά τους οργανισμούς να παραμείνουν προσαρμοστικοί και δυνατοί. Είναι χρήσιμο σε συνθήκες καραντίνας και βοηθά στην αντιμετώπιση των ταχέως μεταβαλλόμενων συνθηκών.

Φανταστείτε την ακόλουθη κατάσταση: Έχετε μια σημαντική συνάντηση με έναν δικηγόρο και ίσως χρειαστεί να κρατήσετε ένα λεπτομερές αρχείο για κάθε σημείο που έχετε συζητήσει για πρόσθετη αναφορά.

Εάν έχετε ενοχλητικά ζητήματα στη συμφωνία σας, αυτό μπορεί να επηρεάσει κρίσιμα τα επαγγελματικά ή προσωπικά σας θέματα. Αυτός είναι ο λόγος που είναι πολύ σημαντικό να παρακολουθείτε τα πάντα.

Σε έναν επαγγελματικό χώρο εργασίας, τα αποτελεσματικά πρακτικά συνάντησης είναι αρκετά σημαντικά. Γιατί; Επειδή η ικανότητά μας να ανακαλούμε λεπτές αποχρώσεις είναι συνήθως περιορισμένη. Οι παραλείψεις μπορεί να προκαλέσουν λάθη και λανθασμένες επιχειρηματικές επιλογές. Αυτός είναι ο λόγος που η λήψη πρακτικών εταιρικών συναντήσεων απαιτεί καλή ικανότητα εστίασης και εκπληκτικό αυτί για λεπτομέρειες. Αυτό το καθήκον συνήθως ανατίθεται σε έναν έμπιστο γραμματέα ή έναν προσωπικό βοηθό. Ωστόσο, είναι πολύ εύκολο να κάνετε λάθη ενώ κρατάτε τα πρακτικά της συνεδρίασης.

Σε αυτό το άρθρο, θα μιλήσουμε για τα πιο γνωστά λάθη που συμβαίνουν κατά τη λήψη πρακτικών συνάντησης και τις ρυθμίσεις που μπορεί να σας βοηθήσουν να τις αποφύγετε.

Λάθη στα πρακτικά εταιρικής συνάντησης που πρέπει να αποφευχθούν

Για να διασφαλιστεί η διαφάνεια και η ευθύτητα, η νομοθεσία των ΗΠΑ απαιτεί οι συνεδριάσεις του εταιρικού διοικητικού συμβουλίου να ακολουθούν μια συγκεκριμένη διαδικασία. Τα εταιρικά διοικητικά συμβούλια πρέπει να λαμβάνουν πρακτικά συνεδριάσεων και στη συνέχεια να τα διανέμουν μεταξύ των εργαζομένων.

Η λήψη πρακτικών εταιρικών συναντήσεων βοηθά επιπλέον τα μέλη να αποδείξουν ότι ενεργούν με το καλύτερο συμφέρον. Ομοίως, βοηθά στην κατανόηση της επιχείρησης σε βασικό επίπεδο, καθώς και για φορολογικούς, αστικής ευθύνης και καταπιστευματικούς σκοπούς. Χωρίς τη σωστή μεθοδολογία, ωστόσο, οι συναντήσεις θα γίνουν γενικά πολύ μεγάλες και εξαντλητικές. Στο σημείο που οι περισσότεροι συμμετέχοντες αρχίζουν να θεωρούν τις συναντήσεις ως άσκηση ματαιότητας, ξέρετε ότι βρίσκεστε σε λάθος δρόμο.

Τα πιο ευρέως αναγνωρισμένα σφάλματα είναι τα εξής:

1. Μη καθορισμός της ημερήσιας διάταξης της συνεδρίασης

Μια ημερήσια διάταξη καθορίζει τη δομή μιας συγκεκριμένης συνεδρίασης. Είναι ένα διάγραμμα θεμάτων για τα οποία θα μιλήσετε με τη σύνοψη των ομιλητών και τον χρόνο που θα διανείμετε για κάθε θέμα. Μια ημερήσια διάταξη συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου μπορεί να μοιάζει με τα ακόλουθα:

1. Οικονομική έκθεση 1ου τριμήνου (Chief Financial Officer, 15 λεπτά)

2. Εφαρμογή νέου συστήματος ασφαλείας δεδομένων (CTO, 15 λεπτά)

3. Προετοιμασία για μια επερχόμενη συνέντευξη τύπου για την παρουσίαση του προϊόντος (Γραμματέας Τύπου, 20 λεπτά)

Μια σαφώς καθορισμένη ατζέντα παρέχει καθοδήγηση στους συμμετέχοντες στη σύσκεψη ορίζοντας σημεία αποκοπής και όρια. Ανεξάρτητα από το αν είναι μια συνηθισμένη συνάντηση εβδομάδα με την εβδομάδα, ενθαρρύνει τα μέλη να επιμείνουν στο θέμα και να κρατήσουν τον εγκέφαλό τους (και την ομιλία) από τον ελιγμό.

Για επιτυχημένα πρακτικά εταιρικών συναντήσεων, η απουσία ατζέντας αποτελεί τεράστιο εμπόδιο. Η τήρηση πρακτικών συνάντησης απαιτεί προσεκτική διευθέτηση. Χωρίς σαφή ατζέντα, το άτομο που είναι υπεύθυνο για την καταγραφή των λεπτών δεν έχει την πιο ομιχλώδη ιδέα σε τι να επικεντρωθεί. Λύση: Να ορίζετε πάντα μια ημερήσια διάταξη πριν από τη συνάντηση. Εάν για άγνωστους λόγους έχετε παραμελήσει να το κάνετε αυτό, το λογισμικό μεταγραφής θα σας επιτρέψει να συλλάβετε τις πληροφορίες που αποκαλύφθηκαν. Η οργάνωση των πρακτικών της συνάντησής σας, ωστόσο, θα πάρει κάποιο χρόνο.

2. Δεν τηρείτε το χρονοδιάγραμμα και το περιεχόμενο κατά τη λήψη πρακτικών συνεδρίασης

Όταν έχετε ορίσει μια ατζέντα για τη συνάντηση, θα πρέπει να την ακολουθήσετε. Η τήρηση του χρόνου και των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης απαιτεί πειθαρχία. Επιπλέον, εξυπηρετεί έναν σημαντικό ρόλο: να εμποδίζει τις συναντήσεις να μετατραπούν σε άχρηστες και ανούσιες συνομιλίες.

Τι συμβαίνει στα πρακτικά της εταιρικής συνάντησης εάν αμελήσετε να διατηρήσετε τη συνάντηση εντός των ορίων της; Γίνονται πολύ εκτεταμένα και στερούνται δομής και, κατά συνέπεια, δεν μπορούν να χρησιμοποιηθούν ως αναφορά ή να θεωρηθούν αξιόπιστα. Ανεξάρτητα από το αν ένα μέλος που είναι υπεύθυνο για τα πρακτικά συνεδρίασης έχει τεράστιες δυνατότητες εστίασης, δεν μπορείτε να επεκτείνετε την ικανότητά του να συγκεντρώνεται συνεχώς.

Λύση: Σε αυτήν την περίπτωση, η ιδιοκτησία της συνάντησης είναι η καλύτερη θεραπεία. Ορίστε ένα άτομο που θα επιβλέπει τη σύνδεση. Επιπλέον, βεβαιωθείτε ότι όλοι τηρούν τους προκαθορισμένους κανόνες και την ατζέντα των συναντήσεων. Ο χρόνος είναι ο αποφασιστικός παράγοντας μιας συνάντησης, επομένως μην την αφήνετε χωρίς επίβλεψη.

3. Χωρίς συμφωνημένη μορφή πρακτικών συναντήσεων

Χωρίς μια προκαθορισμένη μορφή, τα πρακτικά εταιρικής συνάντησης μπορεί να γίνουν δυσανάγνωστα ή μη προσβάσιμα. Εάν δεν συμφωνείτε σε μια μορφή αρχείου, οι συνεργάτες σας που δεν διαθέτουν το λογισμικό για την ανάγνωση αυτών των τύπων αρχείων ενδέχεται να μην έχουν πρόσβαση σε αυτήν.

Τα πρακτικά της συνάντησης προορίζονται να είναι διαθέσιμα σε εσάς σε κλάσματα δευτερολέπτου, σε οποιοδήποτε σημείο τα χρειάζεστε για αναφορά. Σε μια κρίσιμη κατάσταση, θα προτιμούσατε να μην χάνετε πολύτιμο χρόνο για τη μετατροπή εγγράφων σε αναγνώσιμες μορφές.

Είναι επίσης σημαντικό να εγκατασταθείτε σε ένα αρχείο για έγγραφα πρακτικών συνεδρίασης. Η πρόσβαση στο αποθετήριο cloud είναι δυνατή από πολλές συσκευές και είναι τακτικά η πιο ιδανική απόφαση για την αποθήκευση μεταγραφών των πρακτικών εταιρικών συναντήσεων.

Λύση: Το Gglot μετατρέπει αυτόματα τις εγγραφές σε μορφές αρχείων .doc ή .txt. Επιπλέον, υποστηρίζει τις περισσότερες από τις δημοφιλείς μορφές ήχου και βίντεο: MP3, M4A, WAV.

Το λογισμικό μεταγραφής θα ανεβάσει επίσης τα αρχεία πρακτικών συσκέψεών σας στο cloud. Αυτό θα εξαλείψει όλα τα προβλήματα προσβασιμότητας.

4. Μη δίνοντας σημασία στη λεπτομέρεια κατά την καταγραφή των πρακτικών των συνεδριάσεων

Σε κανέναν δεν αρέσει τα πρακτικά συνεδριάσεων που είναι υπερβολικά λεπτομερή. Λαμβάνοντας υπόψη όλα τα πράγματα, προορίζονται για γρήγορη αναφορά και θα πρέπει να παρέχουν μια σύντομη ενημέρωση των πληροφοριών που ανταλλάσσονται.

Το να μην εστιάσουμε στις λεπτότητες, πάλι, μπορεί να επιφέρει ορισμένες σοβαρές παραλείψεις. Επιπλέον, μπορεί να προκαλέσει σοβαρά προβλήματα όταν χρειάζεστε απελπισμένη επαλήθευση ή αποδεικτικό στοιχείο.

Είναι η εστίαση στα πιο σημαντικά θέματα και λεπτές αποχρώσεις που κάνει τα πρακτικά της συνάντησης ένα τόσο χρήσιμο εργαλείο. Το πιο σημαντικό, αυτές οι συνδέσεις πρέπει να αντικατοπτρίζουν τα ζητήματα του κέντρου και τις αποφάσεις στις οποίες συμφώνησαν οι συμμετέχοντες στη συνάντηση.

Στα πρακτικά δεν πρέπει να λείπει τίποτα θεμελιώδες: για παράδειγμα, όταν το συμβούλιο ψηφίζει μια απόφαση, τα πρακτικά πρέπει να έχουν μια σημείωση που να αναφέρει λεπτομερώς ποιος ψήφισε για τι.

Λύση: Αποφασίστε για ένα πρότυπο πρακτικών εταιρικής συνάντησης. Θα σας βοηθήσει να δείξετε τον τύπο της συγκέντρωσης, το χρονοδιάγραμμα, τα μέλη, τα πράγματα στην ημερήσια διάταξη, την περίληψη των βασικών αποφάσεων και τη σύνοψη της συνάντησης. Αυτό το πρότυπο θα σας βοηθήσει να αποφύγετε μεγάλα λάθη και να παραμείνετε συγκεντρωμένοι, συγκεντρωμένοι και αποτελεσματικοί.

Το πιο σημαντικό: προετοιμαστείτε εκ των προτέρων και κάντε μια ανακεφαλαίωση της συνεδρίασης του διοικητικού συμβουλίου

Η λήψη πρακτικών συνάντησης απαιτεί την πλήρη εστίασή σας. Είναι επιτακτική ανάγκη να διαχωρίσουμε κάθε θέμα ξεχωριστά και να ορίσουμε τι είναι σημαντικό και τι είναι ασήμαντο. Είναι μια δύσκολη δραστηριότητα που απαιτεί σχετική εμπειρία και εξάσκηση. Δεν είναι τόσο εύκολο να πιάσεις όλες τις αποφάσεις που πήρε το διοικητικό συμβούλιο κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης και μετά να τις καταγράψεις ή να τις γράψεις.

Η ανακεφαλαίωση της συνάντησης είναι εξαιρετικά σημαντική. Θα πρέπει να κάνετε ένα μικρό check-out με ερωτήσεις που θα συνοψίζουν όλα όσα ειπώθηκαν.

Ευτυχώς, το σημερινό λογισμικό μεταγραφής σάς παρέχει σύνολα εργαλείων για την αποτελεσματική λήψη πρακτικών εταιρικών συναντήσεων. Επίσης, βοηθά στην απόρριψη της σκληρής χειρωνακτικής εργασίας. Για παράδειγμα, η δυνατότητα αναγνώρισης έξυπνου ηχείου Ggglot προσδιορίζει αυτόματα κάθε ηχείο. Αυτό είναι ένα πολύ χρήσιμο χαρακτηριστικό κατά τη λήψη πρακτικών συνεδρίασης. Το Gglot μετατρέπει επίσης αυτόματα τις ηχογραφήσεις σε κείμενο. Με εργαλεία όπως το Gglot, μπορείτε να αφιερώσετε χρόνο και να εστιάσετε στα πιο σημαντικά πράγματα.

Θυμηθείτε αυτές τις συμβουλές και κάντε τα πρακτικά της εταιρικής σας συνάντησης πιο συναρπαστικά.