Gemeinsame Unternehmensbesprechungen protokollieren Fehler
Die meisten häufigen Fehler bei Unternehmensbesprechungen
Eine kurze Einführung in das Sitzungsprotokoll
Das Sitzungsprotokoll ist im Grunde eine Chronik der Hauptschwerpunkte des Meetings und eine Aufzeichnung dessen, was in einem Meeting vor sich ging. Sie beschreiben in der Regel die Ereignisse des Meetings und können eine Teilnehmerliste, eine Erklärung der von den Teilnehmern diskutierten Themen und zugehörige Antworten oder Entscheidungen für die Themen enthalten. Nach Ansicht einiger Gelehrter leitet sich „Minuten“ möglicherweise von der lateinischen Phrase minuta scriptura em> (wörtlich „kleine Schrift“) ab, die „grobe Notizen“ bedeutet.
In den alten analogen Tagen wurden Protokolle normalerweise während des Treffens von einer Schreibkraft oder einem Gerichtsreporter erstellt, der häufig die Kurzschreibweise verwendete, das Protokoll vorbereitete und anschließend an die Teilnehmer ausgab. Heute kann das Meeting mit Audio- oder Videoaufzeichnungen aufgezeichnet werden, oder der von einer Gruppe ernannte oder informell zugewiesene Sekretär kann sich Notizen machen, wobei die Protokolle später erstellt werden. Viele Regierungsbehörden verwenden eine Protokollaufzeichnungssoftware, um alle Minuten in Echtzeit aufzuzeichnen und vorzubereiten.
Es ist wichtig anzumerken, dass Protokolle die offiziellen schriftlichen Aufzeichnungen der Sitzungen einer Organisation oder Gruppe sind, aber keine detaillierten Abschriften dieser Verfahren sind. Gemäß dem am weitesten verbreiteten Handbuch des parlamentarischen Verfahrens mit dem Namen Roberts neu überarbeitete Ordnungsregeln (RONR) sollte das Protokoll hauptsächlich Aufzeichnungen darüber enthalten, was auf der Sitzung getan wurde, und nicht darüber, was die Mitglieder genau gesagt haben.
Das Format des Protokolls kann abhängig von den von einer Organisation festgelegten Standards variieren, obwohl es allgemeine Richtlinien gibt. Roberts Geschäftsordnung enthält ein Beispielprotokoll.
Im Allgemeinen beginnen die Protokolle mit dem Namen des Gremiums, das die Sitzung abhält (z. B. eines Vorstandes), und können auch den Ort, das Datum, die Liste der anwesenden Personen und die Uhrzeit enthalten, zu der der Vorsitzende die Sitzung zur Bestellung einberufen hat.
Die Protokolle bestimmter Gruppen, z. B. eines Unternehmensvorstandes, müssen aufbewahrt werden und sind wichtige rechtliche Dokumente. Die Protokolle der Vorstandssitzungen werden getrennt von den Protokollen der allgemeinen Mitgliederversammlungen innerhalb derselben Organisation geführt. Protokolle von Vorstandssitzungen können auch separat geführt werden.
Warum sollten Sie sich ein Protokoll nehmen?
Aus welchem Grund müssten Sie Sitzungsprotokolle aufzeichnen? Wie nehme ich mir ein Protokoll bei einem Unternehmenstreffen? Sie sollten sich bei einem Unternehmenstreffen ein Protokoll nehmen, um historische Informationen zu erhalten, die vermissten Personen auf den neuesten Stand zu bringen und eine genaue Beschreibung der offengelegten Informationen zu geben, die später als Bestätigung oder Beweis verwendet werden können.
Heute führt der Ausbruch des Coronavirus dazu, dass Unternehmen auf Remote-Arbeit umsteigen. Der Prozess der Aufzeichnung von Protokollen für Unternehmenssitzungen hilft Unternehmen, anpassungsfähig und stark zu bleiben. Es ist nützlich unter Quarantänebedingungen und hilft bei sich schnell ändernden Bedingungen.
Stellen Sie sich die folgende Situation vor: Sie haben ein wichtiges Treffen mit einem Anwalt und müssen möglicherweise einen detaillierten Bericht über jeden Punkt führen, den Sie besprochen haben, um zusätzliche Informationen zu erhalten.
Wenn Ihre Vereinbarung problematische Probleme aufweist, kann dies Ihre geschäftlichen oder persönlichen Angelegenheiten entscheidend beeinflussen. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, alles im Auge zu behalten.
An einem professionellen Arbeitsplatz sind effektive Sitzungsprotokolle sehr wichtig. Warum? Weil unsere Fähigkeit, Feinheiten abzurufen, normalerweise eingeschränkt ist. Versehen kann zu Fehltritten und falschen Geschäftsentscheidungen führen. Aus diesem Grund erfordert das Protokollieren von Unternehmenssitzungen eine gute Konzentrationsfähigkeit und ein erstaunliches Ohr für Details. Diese Aufgabe wird normalerweise an eine vertrauenswürdige Sekretärin oder einen persönlichen Assistenten delegiert. Es ist jedoch sehr einfach, Fehler zu machen, während Sie Besprechungsprotokolle führen.
In diesem Artikel werden wir über die bekanntesten Ausrutscher sprechen, die beim Protokollieren von Besprechungen auftreten, und über die Vorkehrungen, die Ihnen dabei helfen können, diese zu vermeiden.
Fehler in den Protokollen von Unternehmenssitzungen, die vermieden werden sollten
Um Transparenz und Unkompliziertheit zu gewährleisten, schreibt die US-Gesetzgebung vor, dass Unternehmensvorstandssitzungen einem bestimmten Verfahren folgen. Unternehmensvorstände müssen Sitzungsprotokolle führen und diese anschließend unter den Arbeitern verteilen.
Das Protokollieren von Unternehmenssitzungen hilft den Mitgliedern außerdem zu beweisen, dass sie im besten Interesse handeln. Ebenso hilft es beim Verständnis des Geschäfts auf einer grundlegenden Ebene sowie für Steuer-, Haftungs- und Treuhandzwecke. Ohne die richtige Methodik werden die Sitzungen jedoch im Allgemeinen zu lang und anstrengend. An dem Punkt, an dem die meisten Teilnehmer beginnen, Besprechungen als sinnlose Übung zu betrachten, wissen Sie, dass Sie auf dem falschen Weg sind.
Die am häufigsten erkannten Fehler sind:
- Die Tagesordnung für das Meeting nicht festlegen
Eine Tagesordnung legt die Struktur eines bestimmten Treffens fest. Es ist ein Diagramm von Themen, über die Sie mit dem Überblick über die Sprecher und der Zeit, die Sie für jedes Thema verteilen, sprechen werden. Die Tagesordnung einer Vorstandssitzung kann wie folgt aussehen:
1. Finanzbericht für das erste Quartal (Finanzvorstand, 15 Minuten)
2. Implementierung eines neuen Datensicherheitssystems (CTO, 15 Minuten)
3. Vorbereitung auf eine bevorstehende Pressekonferenz zur Produkteinführung (Pressesprecher, 20 Minuten)
Eine klar definierte Tagesordnung bietet den Teilnehmern des Meetings eine Anleitung, indem sie Grenzwerte und Grenzwerte definiert. Unabhängig davon, ob es sich um ein übliches wöchentliches Treffen handelt, ermutigt es die Mitglieder, sich an den Punkt zu halten und zu verhindern, dass sich ihr Gehirn (und ihre Sprache) schlängeln.
Für erfolgreiche Protokolle von Unternehmenssitzungen ist das Fehlen einer Tagesordnung ein großes Hindernis. Das Protokollieren von Besprechungen erfordert eine sorgfältige Absprache. Ohne eine klare Agenda hat die Person, die für die Aufzeichnung von Protokollen verantwortlich ist, nicht die geringste Ahnung, worauf sie sich konzentrieren soll. Lösung: Richten Sie vor dem Meeting immer eine Agenda ein. Wenn Sie dies aus unbekannten Gründen versäumt haben, können Sie mit der Transkriptionssoftware die offengelegten Informationen abrufen. Das Organisieren Ihrer Besprechungsprotokolle dauert jedoch einige Zeit.
- Halten Sie sich nicht an das Timing und den Inhalt, während Sie Besprechungsprotokolle führen
Wenn Sie eine Tagesordnung für das Meeting erstellt haben, sollten Sie diese befolgen. Die Einhaltung des Timings und der auf der Tagesordnung stehenden Themen erfordert Disziplin. Darüber hinaus spielt es eine wichtige Rolle: Es soll verhindert werden, dass sich Meetings in nutzlose und bedeutungslose Chit-Chats verwandeln.
Was passiert mit dem Protokoll der Unternehmensbesprechung, wenn Sie es versäumen, die Besprechung innerhalb ihrer Grenzen zu halten? Sie werden zu umfangreich und strukturlos und können dementsprechend nicht als Referenz verwendet oder als zuverlässig angesehen werden. Unabhängig davon, ob ein Mitglied, das für die Sitzungsprotokolle verantwortlich ist, über enorme Konzentrationsfähigkeiten verfügt, können Sie seine Konzentrationsfähigkeit nicht ständig erweitern.
Lösung: Unter diesen Umständen ist das Treffen mit dem Eigentümer die beste Lösung. Ernennen Sie eine Person, die die Verbindung überwacht. Stellen Sie außerdem sicher, dass sich alle an die festgelegten Regeln und die Tagesordnung halten. Das Timing ist der entscheidende Faktor für ein Meeting. Lassen Sie es also nicht unbeaufsichtigt.
- Kein vereinbartes Sitzungsprotokollformat
Ohne ein vorab festgelegtes Format können Protokolle von Unternehmenssitzungen unlesbar oder unzugänglich werden. Wenn Sie sich nicht auf ein Dateiformat einigen, können Ihre Partner, die nicht über die Software zum Lesen dieser Dateitypen verfügen, möglicherweise nicht darauf zugreifen.
Die Sitzungsprotokolle stehen Ihnen in Sekundenbruchteilen zur Verfügung, und zwar zu jedem Zeitpunkt, an dem Sie sie als Referenz benötigen. In einer kritischen Situation möchten Sie keine wertvolle Zeit mit der Konvertierung von Dokumenten in lesbare Formate verschwenden.
Es ist ebenfalls wichtig, sich in einem Archiv für Sitzungsprotokolldokumente niederzulassen. Auf das Cloud-Repository kann von zahlreichen Geräten aus zugegriffen werden. Dies ist regelmäßig die ideale Entscheidung zum Speichern von Transkripten von Protokollen von Unternehmenssitzungen.
Lösung: Gglot konvertiert Aufnahmen automatisch in die Dateiformate .doc oder .txt. Darüber hinaus unterstützt es die meisten gängigen Audio- und Videoformate: MP3, M4A, WAV.
Die Transkriptionssoftware lädt auch Ihre Besprechungsprotokolldateien in die Cloud hoch. Dadurch werden alle Probleme mit der Barrierefreiheit beseitigt.
- Achten Sie beim Aufzeichnen von Sitzungsprotokollen nicht auf Details
Niemand mag Sitzungsprotokolle, die zu detailliert sind. Alles in allem sind sie zum schnellen Nachschlagen gedacht und sollten einen kurzen Überblick über die ausgetauschten Informationen geben.
Wenn Sie sich jedoch nicht auf Feinheiten konzentrieren, kann dies zu schwerwiegenden Versehen führen. Darüber hinaus kann es zu schwerwiegenden Problemen kommen, wenn Sie dringend eine fundierte Überprüfung oder einen Beweis benötigen.
Der Fokus auf die wichtigsten Themen und Feinheiten macht das Sitzungsprotokoll zu einem nützlichen Werkzeug. Am wichtigsten ist, dass diese Verbindungen die zentralen Themen und die Entscheidungen widerspiegeln, denen die Teilnehmer des Meetings zustimmten.
Das Protokoll darf nichts Grundlegendes übersehen: Wenn der Vorstand beispielsweise über eine Entscheidung abstimmt, muss das Protokoll eine Notiz enthalten, in der angegeben ist, wer für was gestimmt hat.
Lösung: Legen Sie eine Protokollvorlage für Unternehmenssitzungen fest. Es hilft Ihnen dabei, den Versammlungstyp, den Zeitpunkt, die Mitglieder, die auf der Tagesordnung stehenden Dinge, den Überblick über wichtige Entscheidungen und die Zusammenfassung des Treffens anzuzeigen. Diese Vorlage soll Ihnen helfen, große Fehler zu vermeiden und zentriert, konzentriert und effektiv zu bleiben.
Am wichtigsten: Bereiten Sie sich im Voraus vor und rekapitulieren Sie die Vorstandssitzung
Um Protokolle zu führen, müssen Sie sich voll und ganz konzentrieren. Es ist unbedingt erforderlich, jedes Thema einzeln zu trennen und zu definieren, was wichtig und was unbedeutend ist. Es ist eine schwierige Tätigkeit, die einschlägige Erfahrung und Übung erfordert. Es ist nicht so einfach, alle Entscheidungen, die der Vorstand während der Sitzung getroffen hat, zu erfassen und dann aufzuzeichnen oder aufzuschreiben.
Die Zusammenfassung des Treffens ist äußerst wichtig. Sie sollten einen kleinen Check-out mit Fragen durchführen, die alles zusammenfassen, was gesagt wurde.
Glücklicherweise bietet Ihnen die heutige Transkriptionssoftware Toolsets, mit denen Sie effektiv Protokolle von Unternehmenssitzungen erstellen können. Außerdem entfällt damit mühsame manuelle Arbeit. Beispielsweise erkennt die intelligente Sprechererkennungsfunktion von Ggglot jeden Sprecher automatisch. Dies ist eine sehr nützliche Funktion beim Erstellen von Sitzungsprotokollen. Gglot wandelt Tonaufnahmen auch automatisch in Text um. Mit Tools wie Gglot können Sie Zeit sparen und sich auf die wichtigeren Dinge konzentrieren.
Denken Sie an diese Tipps und machen Sie Ihre Protokolle für Unternehmenssitzungen überzeugender.