Fælles virksomhedsmøder Protokoller Fejl

De fleste almindelige virksomhedsmøder refererer til fejl

En kort introduktion til mødereferatet

Mødereferater er grundlæggende en krønike over mødets nøglefokuser og en oversigt over, hvad der foregik i et møde. De beskriver typisk begivenhederne på mødet og kan omfatte en liste over deltagere, en redegørelse for de emner, der er diskuteret af deltagerne, og relaterede svar eller beslutninger om emnerne. Ifølge nogle forskere stammer "minutter" muligvis fra den latinske sætning minuta scriptura (bogstaveligt talt "lille skrift"), der betyder "grove noter".

I de gamle analoge dage blev der normalt oprettet referater under mødet af en skrivemaskine eller en reporter, der ofte brugte stenografisk notation og derefter forberedte referatet og udstedte dem til deltagerne bagefter. I dag kan mødet være lydoptaget, videooptaget, eller en gruppes udnævnede eller uformelt tildelte sekretær kan tage notater med referater forberedt senere. Mange offentlige agenturer bruger software til optagelse af minutter til at registrere og forberede alle minutter i realtid.

Det er vigtigt at bemærke, at referater er den officielle skriftlige oversigt over møderne i en organisation eller gruppe, men de er ikke detaljerede udskrifter af disse procedurer. I henhold til den mest anvendte håndbog om parlamentarisk procedure kaldet Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), skulle protokollen hovedsageligt indeholde en oversigt over, hvad der blev gjort på mødet, ikke hvad der præcist blev sagt af medlemmerne.

Protokollets format kan variere afhængigt af de standarder, der er fastlagt af en organisation, selvom der er generelle retningslinjer. Robert's Order of Order indeholder et sæt sæt minutter.

Generelt begynder minutter med navnet på det organ, der holder mødet (f.eks. Et bestyrelse) og kan også omfatte sted, dato, liste over tilstedeværende personer og det tidspunkt, hvor formanden indkaldte mødet til orden.

Protokollen fra visse grupper, såsom et selskabsbestyrelse, skal opbevares og er vigtige juridiske dokumenter. Protokol fra bestyrelsesmøder holdes adskilt fra referater fra generelle medlemsmøder inden for samme organisation. Der kan også opbevares referat af udøvende møder separat.

Hvorfor skulle du tage referat af mødet?

Af hvilken grund skal du registrere mødereferater? Hvordan tager man minutter på et virksomhedsmøde? Du vil gerne tage minutter på et virksomhedsmøde til historisk reference, give en opdatering til de mennesker, der manglede, og give en præcis beskrivelse af de afslørede oplysninger, som senere kan bruges som en bekræftelse eller bevis.

I dag får coronavirusudbruddet organisationer til at skifte til fjernarbejde. Processen med registrering af mødereferater hjælper organisationer med at forblive tilpasningsdygtige og stærke. Det er nyttigt under karantæne og hjælper med at imødegå hurtigt skiftende forhold.

Forestil dig følgende situation: Du har et vigtigt møde med en advokat, og du bliver muligvis nødt til at føre en detaljeret oversigt over hvert punkt, du har diskuteret for yderligere reference.

Hvis du har generende problemer i din aftale, kan det have afgørende indflydelse på dine forretningsmæssige eller personlige forhold. Derfor er det meget vigtigt at holde styr på alt.

På en professionel arbejdsplads er effektive mødeprotokoller ret vigtige. Hvorfor? Fordi vores evne til at huske finesser normalt er begrænset. Tilsyn kan medføre fejltrin og forkerte forretningsvalg. Det er grunden til at tage mødereferater fra virksomheder kræver en god kapacitet til at fokusere og et forbløffende øre for detaljer. Denne pligt delegeres normalt til en betroet sekretær eller en personlig assistent. Det er dog virkelig nemt at lave fejl, mens man tager mødeprotokoller.

I denne artikel vil vi tale om de mest kendte slip-ups, der sker, når man tager referater til mødet, og de ordninger, der kan hjælpe dig med at undgå dem.

Virksomhedsmøde refererer fejl, der skal undgås

For at garantere gennemsigtighed og ligefremhed kræver den amerikanske lovgivning, at selskabsbestyrelsesmøder følger en bestemt procedure. Virksomhedsbestyrelser skal tage mødereferater og derefter fordele dem blandt arbejdere.

At tage firmamødereferater hjælper desuden medlemmerne med at bevise, at de handler med de bedste interesser. Ligeledes hjælper det med at forstå forretningen på et grundlæggende niveau og til skatte-, ansvars- og forvaltningsformål. Uden den rigtige metode bliver møderne generelt for lange og udmattende. På det tidspunkt, hvor de fleste deltagere begynder at betragte møder som en øvelse i nytteløshed, ved du, at du er på det forkerte spor.

De mest anerkendte fejl er som følger:

1. Opsætter ikke dagsordenen for mødet

En dagsorden opstiller strukturen for et bestemt møde. Det er et diagram over temaer, du vil tale om med oversigten over højttalere og den tid, du distribuerer til hvert tema. En dagsorden for bestyrelsesmødet kan ligne følgende:

1. Finansiel rapport Q1 (økonomidirektør, 15 minutter)

2. Implementering af et nyt datasikkerhedssystem (CTO, 15 minutter)

3. Gør dig klar til en kommende produktlancering pressekonference (Pressesekretær, 20 minutter)

En klart defineret dagsorden giver vejledning til mødedeltagerne ved at definere afskæringspunkter og grænser. Uanset om det er et sædvanligt møde uge for uge, tilskynder det medlemmerne til at holde sig til det punkt og holde deres hjerner (og tale) fra at bugtes.

For vellykkede mødereferater er fraværet af en dagsorden en enorm hindring. At tage mødeprotokoller kræver nøje aftale. Uden en klar dagsorden har den person, der er ansvarlig for optagelse af minutter, ikke den foggeste idé, hvad man skal koncentrere sig om. Løsning: Opret altid en dagsorden inden mødet. Hvis du af ukendte årsager har forsømt at gøre som sådan, vil transkriptionssoftware gøre det muligt for dig at fange de oplysninger, der blev videregivet. Organisering af dine mødeprotokoller vil dog tage noget tid.

2. Ikke holde sig til timing og indhold, mens du tager mødeprotokoller

Når du har oprettet en dagsorden for mødet, skal du følge den. Overholdelse af timing og emnerne på dagsordenen kræver disciplin. Hvad mere er, det tjener en vigtig rolle: at forhindre møder i at omdannes til ubrugelige og meningsløse chit-chats.

Hvad sker der med mødereferaterne, hvis du forsømmer at holde mødet inden for dets grænser? De bliver for omfattende og mangler struktur og kan derfor ikke bruges til reference eller betragtes som pålidelige. Uanset om et medlem, der er ansvarlig for mødeprotokoller, har enorme muligheder for at fokusere, kan du ikke udvide deres evne til at koncentrere sig konstant.

Løsning: Under denne omstændighed er møde ejerskab den bedste kur. Udnævn en person til at føre tilsyn med forbindelsen. Hvad mere er, sørg for, at alle overholder de foruddefinerede regler og mødedagsorden. Timing er den afgørende faktor for et møde, så lad det ikke være uden opsyn.

3. Uden at have aftalte møder referatformat

Uden et forudbestemt format kan mødernes protokoller blive uleselige eller utilgængelige. Hvis du ikke er enig i et filformat, har dine partnere, der ikke har softwaren til at læse disse filtyper, muligvis ikke adgang til det.

Mødeprotokoller er beregnet til at være tilgængelige for dig på et split sekund, uanset hvilket tidspunkt du har brug for dem til reference. I en kritisk situation foretrækker du ikke at spilde værdifuld tid på at konvertere dokumenter til læsbare formater.

Det er ligeledes afgørende at bosætte sig i et arkiv til mødedokumenter. Cloud repository kan tilgås fra adskillige enheder, og det er regelmæssigt den mest ideelle beslutning til lagring af udskrifter af firmamødeprotokoller.

Løsning: Gglot konverterer automatisk optagelser til .doc- eller .txt-filformater. Oven i det understøtter det de fleste af de populære lyd- og videoformater: MP3, M4A, WAV.

Transkriptionssoftware uploader også dine mødeprotokoller til skyen. Dette eliminerer alle tilgængelighedsproblemer.

4. Ikke opmærksom på detaljer under optagelse af mødereferater

Ingen kan lide mødereferater, der er for detaljerede. Alt i alt er de beregnet til hurtig reference og burde give en kort briefing af udvekslet information.

Hvis du ikke fokuserer på finesser, kan det igen medføre alvorlige tilsyn. Desuden kan det forårsage alvorlige problemer, når du har et desperat behov for godkendt verifikation eller bevis.

Det er fokus på de mest betydningsfulde temaer og finesser, der gør mødeprotokoller til et nyttigt værktøj. Vigtigst er det, at disse forbindelser skal afspejle centrets problemer og de beslutninger, som mødedeltagerne var enige om.

Protokollen må ikke gå glip af noget grundlæggende: for eksempel når bestyrelsen stemmer om en beslutning, skal protokollen have en note, der beskriver, hvem der har stemt på hvad.

Løsning: Beslut om en skabelon til protokol til mødereferater. Det hjælper dig med at vise samlingstype, timing, medlemmer, ting på dagsordenen, oversigt over vigtige beslutninger og mødets synopsis. Denne skabelon skal hjælpe dig med at undgå store fejl og forblive centreret, fokuseret og effektiv.

Vigtigst af alt: forbered dig på forhånd og lav et sammendrag af bestyrelsesmødet

At tage mødeprotokoller kræver dit fulde fokus. Det er bydende nødvendigt at adskille hvert emne individuelt og definere, hvad der er vigtigt og hvad der er ubetydeligt. Det er en vanskelig aktivitet, der kræver relevant erfaring og praksis. Det er ikke så let at fange alle de beslutninger, bestyrelsen har truffet under mødet, og derefter registrere eller skrive dem ned.

Resumé af mødet er yderst vigtig. Du skal foretage en lille check-out med spørgsmål, der vil opsummere alt, hvad der blev sagt.

Heldigvis giver nutidens transskriptionssoftware dig værktøjssæt til effektivt at tage mødereferater fra virksomheden. Det hjælper også med at skille sig af med kræsent manuelt arbejde. For eksempel identificerer Ggglot smart højttaler identifikation automatisk hver højttaler. Dette er en meget nyttig funktion, når du tager mødereferater. Gglot konverterer også automatisk lydoptagelser til tekst. Med værktøjer som Gglot kan du spare tid og fokusere på de vigtigere ting.

Husk disse tip, og gør dine firmamødeprotokoller mere overbevisende.