Actes de les reunions corporatives comunes. Errors
Errors més habituals en les actes de reunions corporatives
Una breu introducció a l'acta de la reunió
L'acta de la reunió és, bàsicament, una crònica dels eixos clau de la reunió i un registre del que va passar en una reunió. Normalment descriuen els esdeveniments de la reunió i poden incloure una llista dels assistents, una declaració dels problemes tractats pels participants i respostes o decisions relacionades amb els problemes. Segons alguns estudiosos, "minuts" possiblement deriva de la frase llatina minuta scriptura (literalment "escriptura petita") que significa "notes aproximades".
En els vells temps analògics, les actes normalment eren creades durant la reunió per un mecanògraf o periodista judicial, que sovint utilitzava la notació taquigràfica i després preparava l'acta i després l'entregava als participants. Avui, la reunió es pot gravar en àudio, en vídeo, o el secretari designat o assignat de manera informal d'un grup pot prendre notes, amb actes preparats més tard. Moltes agències governamentals utilitzen programari d'enregistrament de minuts per gravar i preparar tots els minuts en temps real.
És important tenir en compte que les actes són l'acta oficial escrita de les reunions d'una organització o grup, però no són transcripcions detallades d'aquests actes. Segons el manual de procediment parlamentari més utilitzat anomenat Robert's Rules of Order Newly Revised (RONR), l'acta hauria de contenir principalment un registre del que es va fer a la reunió, no el que va dir exactament els membres.
El format de les actes pot variar en funció dels estàndards establerts per una organització, tot i que hi ha pautes generals. Les regles d'ordre de Robert conté una mostra de conjunt de minuts.
Generalment, l'acta comença amb el nom de l'òrgan que celebra la reunió (per exemple, una junta) i també pot incloure el lloc, la data, la llista de persones presents i l'hora en què el president va convocar la reunió.
Les actes de determinats grups, com ara un consell d'administració d'una corporació, s'han de conservar en un arxiu i són documents legals importants. Les actes de les reunions de la junta directiva es conserven separadament de les actes de les reunions generals de socis dins de la mateixa organització. Així mateix, les actes de les sessions executives es poden conservar per separat.
Per què hauríeu de treure l'acta de la reunió?
Per quin motiu hauríeu d'enregistrar l'acta de la reunió? Com es redacta l'acta d'una reunió corporativa? Voldria aixecar actes d'una reunió corporativa per a una referència històrica, per actualitzar les persones que estaven desaparegudes i per donar una descripció precisa de la informació revelada que es pot utilitzar més endavant com a confirmació o prova.
Avui, l'epidèmia de coronavirus fa que les organitzacions canviïn al treball remot. El procés d'enregistrament d'actes de reunions corporatives ajuda a les organitzacions a mantenir-se adaptables i sòlides. És útil en condicions de quarantena i ajuda a fer front a condicions que canvien ràpidament.
Imagineu la situació següent: esteu tenint una reunió important amb un advocat i potser haureu de mantenir un registre detallat de cada punt que heu tractat per a una referència addicional.
Si teniu problemes problemàtics al vostre acord, això podria afectar de manera crucial els vostres assumptes personals o empresarials. Per això és molt important fer un seguiment de tot.
En un lloc de treball professional, les actes de reunió efectives són molt importants. Per què? Perquè la nostra capacitat per recordar subtileses normalment està limitada. Els descuits poden provocar passos en fals i decisions empresarials equivocades. Aquesta és la raó per la qual la presa de les actes de les reunions corporatives requereix una bona capacitat de concentració i una oïda sorprenent per als detalls. Aquest deure se sol delegar en un secretari de confiança o un assistent personal. No obstant això, és molt fàcil cometre errors mentre prenen les actes de la reunió.
En aquest article, parlarem dels errors més coneguts que es produeixen a l'hora de fer les actes de la reunió i els arranjaments que us poden ajudar a evitar-los.
Errors de les actes de reunions corporatives a evitar
Per garantir la transparència i la senzillesa, la legislació nord-americana exigeix que les reunions del consell d'empresa segueixin un procediment determinat. Els consells d'administració de les empreses han d'aixecar les actes de les reunions i després distribuir-les entre els treballadors.
La presa de les actes de les reunions corporatives també ajuda els membres a demostrar que estan actuant amb els millors interessos. Així mateix, ajuda a entendre el negoci a nivell bàsic, i amb finalitats fiscals, de responsabilitat i fiduciaris. Sense la metodologia adequada, però, les reunions seran en general massa llargues i esgotadores. En el moment en què la majoria dels participants comencen a considerar les reunions com un exercici inutil, saps que estàs en el camí equivocat.
Els errors més reconeguts són els següents:
- No establir l'ordre del dia de la reunió
Una agenda estableix l'estructura d'una reunió específica. És un diagrama de temes dels quals parlareu amb el resum dels ponents i el temps que distribuireu per a cada tema. L'ordre del dia de la reunió de la junta pot ser el següent:
1. Informe financer del primer trimestre (director financer, 15 minuts)
2. Implementació d'un nou sistema de seguretat de dades (CTO, 15 minuts)
3. Preparant-se per a una propera conferència de premsa de llançament de producte (Secretaria de premsa, 20 minuts)
Una agenda clarament definida proporciona orientació als participants de la reunió definint punts de tall i límits. Independentment de si es tracta d'una reunió habitual setmana a setmana, anima els membres a mantenir-se al punt i evitar que els seus cervells (i la seva parla) siguin serpentejants.
Per a les actes de reunions corporatives reeixides, l'absència d'una agenda és un gran obstacle. L'elaboració de les actes de les reunions requereix una disposició acurada. Sense una agenda clara, l'individu responsable d'enregistrar els minuts no té la més vaga idea en què concentrar-se. Solució: establiu sempre un ordre del dia abans de la reunió. Si per motius desconeguts us heu oblidat de fer-ho, el programari de transcripció us permetrà capturar la informació que es va revelar. L'organització de les actes de la reunió, però, necessitarà una mica de temps.
- No respectar el temps i el contingut mentre es redacta l'acta de la reunió
Quan hàgiu establert l'ordre del dia per a la reunió, l'heu de seguir. Respectar el temps i els temes de l'ordre del dia requereix disciplina. A més, té un paper important: evitar que les reunions es transformin en xerrada inútil i sense sentit.
Què passa amb l'acta de la reunió corporativa si descuideu mantenir la reunió dins dels seus límits? Es tornen massa extensos i mancan d'estructura i, per tant, no es poden utilitzar com a referència ni es poden considerar fiables. Independentment de si un membre responsable de les actes de reunió té una capacitat enorme de concentració, no podeu ampliar la seva capacitat de concentració perpètuament.
Solució: en aquesta circumstància, conèixer la propietat és la millor cura. Designeu una persona per supervisar la connexió. A més, assegureu-vos que tothom s'adhereix a les normes i l'ordre del dia de la reunió preestablerts. El temps és el factor decisiu d'una reunió, així que no la deixeu sense assistència.
- No disposar d'un format d'acta de reunions pactat
Sense un format preestablert, les actes de les reunions corporatives poden esdevenir il·legibles o inaccessibles. Si no esteu d'acord amb un format de fitxer, és possible que els vostres socis que no disposen del programari per llegir aquests tipus de fitxers no hi puguin accedir.
Els actes de la reunió estan pensats per estar disponibles per a vostè en una fracció de segon, en qualsevol moment que els necessiti com a referència. En una situació crítica, preferiu no perdre un temps valuós convertint documents en formats llegibles.
També és fonamental establir un arxiu per als documents de les actes de reunió. Es pot accedir al dipòsit al núvol des de nombrosos dispositius i és habitualment la decisió més ideal per emmagatzemar transcripcions de les actes de reunions corporatives.
Solució: Gglot converteix automàticament les gravacions en formats de fitxer .doc o .txt. A més, admet la majoria dels formats d'àudio i vídeo populars: MP3, M4A, WAV.
El programari de transcripció també carregarà els fitxers d'actes de reunió al núvol. Això eliminarà tots els problemes d'accessibilitat.
- No prestar atenció als detalls durant l'enregistrament de les actes de les reunions
A ningú no li agraden les actes de reunió excessivament detallades. Tot plegat, estan pensats per a una referència ràpida i haurien de donar una breu informació sobre la informació intercanviada.
No centrar-se en les subtileses, de nou, pot provocar alguns descuits greus. A més, pot causar greus problemes quan necessiteu desesperadament una verificació o una prova ben recolzada.
És el focus en els temes i subtileses més significatius el que fa que les actes de reunió siguin una eina tan útil. El més important és que aquestes connexions haurien de reflectir les qüestions del centre i les decisions en què van coincidir els participants de la reunió.
L'acta no ha de perdre res fonamental: per exemple, quan la junta vota una decisió, l'acta ha de tenir una nota que detalli qui ha votat per què.
Solució: decidiu una plantilla d'acta de reunió corporativa. Us ajudarà a mostrar el tipus de reunió, el moment, els membres, les coses a l'agenda, el resum de les decisions clau i la sinopsi de la reunió. Aquesta plantilla us ha d'ajudar a evitar grans errors i a mantenir-vos centrat, concentrat i eficaç.
El més important: preparar-se amb antelació i fer un resum de la reunió de la junta
Prendre les actes de les reunions requereix el vostre enfocament total. És imprescindible separar cada tema individualment i definir què és important i què és insignificant. És una activitat difícil que requereix experiència i pràctica rellevants. No és tan fàcil agafar totes les decisions que la junta va prendre durant la reunió i després anotar-les o anotar-les.
El resum de la reunió és molt significatiu. Hauríeu de fer una petita sortida amb preguntes que resumiran tot el que es va dir.
Afortunadament, el programari de transcripció actual us ofereix conjunts d'eines per prendre actes de reunions corporatives de manera eficaç. A més, ajuda a eliminar el treball manual exigent. Per exemple, la funció d'identificació d'altaveus intel·ligent Ggglot identifica automàticament cada altaveu. Aquesta és una característica molt útil a l'hora de fer les actes de la reunió. Gglot també converteix automàticament les gravacions de so en text. Amb eines com Gglot, podeu estalviar temps i centrar-vos en les coses més importants.
Recordeu aquests consells i feu que les vostres reunions corporatives siguin més atractives.