Често срещани грешки при протоколиране на корпоративни срещи

Най-често срещаните грешки в протоколите от корпоративни срещи

Кратко въведение в протокола от срещата

Протоколът от срещата е основно хроника на ключовите фокуси на срещата и запис на това, което се случи на срещата. Те обикновено описват събитията от срещата и могат да включват списък на присъстващите, изложение на проблемите, обсъдени от участниците, и свързани отговори или решения за проблемите. Според някои учени „минутите“ вероятно произлизат от латинската фраза minuta scriptura (буквално „дребно писане“), което означава „груби бележки“.

В старите аналогови дни протоколите обикновено са били съставяни по време на срещата от машинописка или съдебен репортер, който често е използвал стенографски запис и след това е изготвял протокола и го е издавал на участниците след това. Днес срещата може да бъде аудио записана, видео записана или назначен или неофициално назначен секретар на група може да води бележки, като протоколите се подготвят по-късно. Много държавни агенции използват софтуер за запис на минути, за да записват и подготвят всички минути в реално време.

Важно е да се отбележи, че протоколите са официалният писмен протокол от срещите на организация или група, но те не са подробни преписи на тези процедури. Според най-широко използваното ръководство за парламентарна процедура, наречено Правилник за реда на Робърт, ново преработен (RONR), протоколът трябва да съдържа главно запис на това, което е направено на срещата, а не какво точно е казано от членовете.

Форматът на протокола може да варира в зависимост от стандартите, установени от дадена организация, въпреки че има общи насоки. Правилата за ред на Робърт съдържат примерен набор от протоколи.

Обикновено протоколът започва с името на органа, който провежда срещата (напр. съвет) и може също да включва мястото, датата, списъка на присъстващите хора и часа, когато председателят е свикал срещата.

Протоколите на определени групи, като корпоративен борд на директорите, трябва да се съхраняват в досие и са важни правни документи. Протоколите от заседанията на борда се водят отделно от протоколите от общите събрания на членовете в рамките на същата организация. Освен това протоколите от изпълнителните заседания могат да се съхраняват отделно.

Защо трябва да водите протокол от срещата?

Поради каква причина трябва да записвате протоколи от срещи? Как да вземем протокол на корпоративна среща? Бихте искали да вземете протокол от корпоративна среща за историческа справка, да дадете актуална информация на хората, които са изчезнали, и да дадете точно описание на разкритата информация, която по-късно може да се използва като потвърждение или доказателство.

Днес епидемията от коронавирус кара организациите да преминат към дистанционна работа. Процесът на записване на протоколи от корпоративни срещи помага на организациите да останат адаптивни и силни. Полезен е в условия на карантина и помага при бързо променящите се условия.

Представете си следната ситуация: Вие имате важна среща с адвокат и може да се наложи да водите подробен запис на всяка точка, която сте обсъдили, за допълнителна справка.

Ако имате неприятни проблеми във вашето споразумение, това може да повлияе решаващо на вашия бизнес или лични въпроси. Ето защо е много важно да следите всичко.

На професионално работно място ефективните протоколи от срещи са много важни. Защо? Защото способността ни да си спомняме тънкостите обикновено е ограничена. Пропуските могат да доведат до погрешни стъпки и грешни бизнес избори. Това е причината воденето на протокол от корпоративна среща да изисква добра способност за съсредоточаване и поразителен слух за детайлите. Това задължение обикновено се делегира на доверен секретар или личен асистент. Въпреки това е много лесно да се правят грешки, докато се водят протоколи от срещите.

В тази статия ще говорим за най-известните пропуски, които се случват при воденето на протокол от среща, и уговорките, които могат да ви помогнат да ги избегнете.

Грешки в протоколите от корпоративни срещи, които трябва да избягвате

За да се гарантира прозрачност и праволинейност, законодателството на САЩ изисква заседанията на корпоративния съвет да следват определена процедура. Корпоративните бордове на директорите трябва да водят протоколи от заседанията и след това да ги разпространяват между работниците.

Воденето на протоколи от корпоративни срещи допълнително помага на членовете да докажат, че действат в най-добрия интерес. По същия начин той помага за разбирането на бизнеса на основно ниво и за данъчни цели, задължения и фидуциарни цели. Без правилната методология обаче срещите като цяло ще станат твърде дълги и изтощителни. В момента, в който повечето участници започват да гледат на срещите като на безсмислено упражнение, знаете, че сте на грешен път.

Най-широко признатите грешки са следните:

1. Не определя дневния ред за срещата

Дневният ред определя структурата на конкретна среща. Това е диаграма на темите, за които ще говорите, с набор от лектори и време, което ще разпределите за всяка тема. Дневният ред на заседанието на борда може да прилича на следното:

1. Финансов отчет за Q1 (Главен финансов директор, 15 минути)

2. Внедряване на нова система за сигурност на данните (CTO, 15 минути)

3. Подготовка за предстояща пресконференция за представяне на продукта (Прессекретар, 20 минути)

Ясно дефиниран дневен ред дава насоки на участниците в срещата, като определя гранични точки и ограничения. Независимо дали това е обичайна среща седмица за седмица, тя насърчава членовете да се придържат към точката и да предпазят мозъка си (и речта) от криволичене.

За успешните протоколи от корпоративни срещи липсата на дневен ред е огромна пречка. Воденето на протокол от среща изисква внимателно подреждане. Без ясен дневен ред лицето, което отговаря за записването на минути, няма и най-мъглявата представа върху какво да се концентрира. Решение: Винаги съставяйте дневен ред преди срещата. Ако по неизвестни причини сте пропуснали да направите това, софтуерът за транскрипция ще ви позволи да уловите информацията, която е била разкрита. Организирането на протокола от срещата ви обаче ще отнеме известно време.

2. Не се придържате към времето и съдържанието, докато водите протоколи от срещите

Когато сте съставили дневен ред за срещата, трябва да го следвате. Спазването на времето и темите в дневния ред изисква дисциплина. Нещо повече, той изпълнява важна роля: да предпази срещите от превръщане в безполезни и безсмислени чатове.

Какво се случва с протокола от корпоративната среща, ако пренебрегнете да поддържате срещата в рамките на нейните граници? Те стават твърде обширни и лишени от структура и съответно не могат да се използват за справка или да се считат за надеждни. Независимо дали член, отговорен за протокола от срещите, има огромен капацитет да се съсредоточи, не можете да разширите капацитета му да се концентрира непрекъснато.

Решение: При това обстоятелство собствеността върху срещата е най-добрият лек. Назначете човек, който да наблюдава връзката. Нещо повече, уверете се, че всички се придържат към предварително установените правила и дневен ред на срещата. Времето е решаващият фактор за срещата, така че не я оставяйте без внимание.

3. Без съгласуван формат на протокола от срещите

Без предварително установен формат протоколите от корпоративни срещи може да станат нечетими или недостъпни. Ако не сте съгласни с файлов формат, вашите партньори, които нямат софтуера за четене на тези типове файлове, може да нямат достъп до него.

Протоколите от срещите са предназначени да ви бъдат достъпни за част от секундата, в който и момент да са ви необходими за справка. В критична ситуация бихте предпочели да не губите ценно време за конвертиране на документи в четими формати.

Също така е важно да се спрете на архив за документи от протоколи от срещи. Облачното хранилище може да бъде достъпно от множество устройства и обикновено е най-идеалното решение за съхраняване на преписи от протоколи от корпоративни срещи.

Решение: Gglot автоматично преобразува записите във файлови формати .doc или .txt. Освен това поддържа повечето от популярните аудио и видео формати: MP3, M4A, WAV.

Софтуерът за транскрипция също така ще качи вашите файлове с протоколи от срещи в облака. Това ще премахне всички проблеми с достъпността.

4. Не обръщайте внимание на детайлите, докато записвате протоколи от срещи

Никой не обича протоколи от срещи, които са прекалено подробни. Като се имат предвид всички неща, те са предназначени за бърза справка и трябва да предоставят кратка информация за обменяната информация.

Нефокусирането върху тънкостите може да доведе до някои сериозни пропуски. Освен това, това може да причини сериозни проблеми, когато имате отчаяна нужда от добре подкрепена проверка или доказателство.

Фокусът върху най-важните теми и тънкости прави протоколите от срещите толкова полезен инструмент. Най-важното е, че тези връзки трябва да отразяват проблемите на центъра и решенията, с които участниците в срещата са се съгласили.

Протоколът не трябва да пропуска нищо фундаментално: например, когато бордът гласува за решение, протоколът трябва да има бележка, в която се посочва кой за какво е гласувал.

Решение: Изберете шаблон за протокол от корпоративна среща. Той ще ви помогне да покажете вида на събирането, времето, членовете, нещата в дневния ред, списъка с ключови решения и резюмето на събранието. Този шаблон трябва да ви помогне да избегнете големи грешки и да останете центрирани, фокусирани и ефективни.

Най-важното: подгответе се предварително и направете обобщение на срещата на борда

Воденето на протоколи от срещи изисква пълното ви съсредоточаване. Задължително е да отделите всяка тема поотделно и да определите кое е важно и кое е маловажно. Това е трудна дейност, която изисква подходящ опит и практика. Не е толкова лесно да се уловят всички решения, взети от борда по време на срещата, и след това да се запишат или запишат.

Резюмето на срещата е изключително важно. Трябва да направите малка проверка с въпроси, които ще обобщят всичко, което е казано.

За щастие съвременният софтуер за транскрипция ви предоставя набор от инструменти за ефективно водене на протоколи от корпоративни срещи. Освен това помага при изхвърлянето на придирчивата ръчна работа. Например функцията за идентификация на интелигентния високоговорител Ggglot автоматично идентифицира всеки високоговорител. Това е много полезна функция при водене на протоколи от срещи. Gglot също автоматично преобразува звукозаписите в текст. С инструменти като Gglot можете да отделите време и да се съсредоточите върху по-важните неща.

Запомнете тези съвети и направете минутите на вашата корпоративна среща по-завладяващи.