Тыповыя памылкі пратаколаў карпаратыўных сустрэч
Самыя распаўсюджаныя памылкі пратаколаў карпаратыўных сустрэч
Кароткае знаёмства з пратаколам пасяджэння
Пратакол пасяджэння - гэта, у асноўным, хроніка асноўных момантаў сустрэчы і запіс таго, што адбывалася на сустрэчы. Звычайна яны апісваюць падзеі сустрэчы і могуць уключаць спіс удзельнікаў, выклад пытанняў, якія абмяркоўваліся ўдзельнікамі, і адпаведныя адказы або рашэнні па праблемах. На думку некаторых навукоўцаў, «хвіліны», магчыма, паходзяць ад лацінскай фразы minuta scriptura (літаральна «дробны ліст»), што азначае «чарнавыя нататкі».
У старыя аналагавыя часы пратаколы звычайна складаліся падчас паседжання машыністкай або судовым рэпарцёрам, якія часта выкарыстоўвалі стэнаграфічныя запісы, а потым рыхтавалі пратаколы і пасля выдавалі іх удзельнікам. Сёння сустрэчу можна запісваць на аўдыё, відэа, або прызначаны або неафіцыйна прызначаны сакратар групы можа рабіць нататкі, а пратаколы рыхтуюцца пазней. Многія дзяржаўныя ўстановы выкарыстоўваюць праграмнае забеспячэнне для запісу хвілін, каб запісваць і рыхтаваць усе хвіліны ў рэжыме рэальнага часу.
Важна адзначыць, што пратаколы з'яўляюцца афіцыйным пісьмовым запісам пасяджэнняў арганізацыі або групы, але яны не з'яўляюцца падрабязнымі стэнаграмамі гэтых працэсаў. У адпаведнасці з найбольш шырока выкарыстоўваным кіраўніцтвам па парламенцкай працэдуры пад назвай "Нядаўна перагледжаны правілы парадку Роберта" (RONR), пратакол павінен утрымліваць у асноўным запіс таго, што было зроблена на пасяджэнні, а не тое, што менавіта было сказана членамі.
Фармат пратакола можа вар'іравацца ў залежнасці ад стандартаў, устаноўленых арганізацыяй, хоць існуюць агульныя рэкамендацыі. Правілы распарадку Роберта ўтрымліваюць прыкладны набор пратаколаў.
Як правіла, пратакол пачынаецца з назвы органа, які праводзіць паседжанне (напрыклад, савета), а таксама можа ўключаць месца, дату, спіс прысутных і час, калі старшыня склікаў пасяджэнне.
Пратаколы некаторых груп, такіх як карпаратыўны савет дырэктараў, павінны захоўвацца ў файле і з'яўляюцца важнымі юрыдычнымі дакументамі. Пратаколы пасяджэнняў праўлення вядуцца асобна ад пратаколаў агульных сходаў членаў гэтай жа арганізацыі. Таксама асобна могуць весціся пратаколы выканаўчых пасяджэнняў.
Чаму трэба весці пратакол сустрэчы?
Па якой прычыне вам спатрэбіцца запісваць пратакол сустрэчы? Як весці пратакол на карпаратыўнай сустрэчы? На карпаратыўнай сустрэчы вы хацелі б узяць пратаколы для гістарычнай даведкі, паведаміць людзям, якія прапалі без вестак, і даць дакладнае апісанне раскрытай інфармацыі, якую пазней можна выкарыстоўваць у якасці пацверджання або доказу.
Сёння ўспышка каронавіруса прымушае арганізацыі пераходзіць на дыстанцыйную працу. Працэс запісу пратаколаў карпаратыўных сустрэч дапамагае арганізацыям заставацца адаптыўнымі і моцнымі. Гэта карысна ва ўмовах каранціну і дапамагае супрацьстаяць умовам, якія хутка змяняюцца.
Уявіце сабе наступную сітуацыю: у вас важная сустрэча з юрыстам, і вам можа спатрэбіцца весці падрабязны запіс кожнага пункта, які вы абмяркоўвалі, для дадатковай даведкі.
Калі ў вашым пагадненні ёсць праблемныя пытанні, гэта можа істотна паўплываць на ваш бізнес або асабістыя справы. Вось чаму вельмі важна ўсё адсочваць.
На прафесійным працоўным месцы эфектыўныя хвіліны сустрэчы вельмі важныя. чаму? Таму што наша здольнасць успамінаць тонкасці звычайна абмежаваная. Недагляды могуць падштурхнуць да памылковых крокаў і няправільнага выбару бізнесу. Гэта прычына таго, што запіс пратаколаў карпаратыўных сустрэч патрабуе добрай канцэнтрацыі ўвагі і цудоўнага слыху да дэталяў. Гэты абавязак звычайна ўскладаецца на даверанага сакратара або асабістага памочніка. Тым не менш, вельмі лёгка памыліцца падчас вядзення пратакола сустрэчы.
У гэтым артыкуле мы пагаворым аб найбольш вядомых памылках, якія здараюцца падчас запісу пратаколаў, і аб мерах, якія могуць дапамагчы вам пазбегнуць іх.
Памылак у пратаколах карпаратыўных сустрэч, якіх варта пазбягаць
Каб гарантаваць празрыстасць і прамалінейнасць, заканадаўства ЗША патрабуе, каб паседжанні савета карпарацый адбываліся ў адпаведнасці з пэўнай працэдурай. Карпаратыўныя саветы дырэктараў павінны весці пратаколы паседжанняў і пасля распаўсюджваць іх сярод працоўных.
Афармленне пратаколаў карпаратыўных сустрэч дадаткова дапамагае ўдзельнікам даказаць, што яны дзейнічаюць у найлепшых інтарэсах. Акрамя таго, гэта дапамагае зразумець бізнес на базавым узроўні, а таксама для мэт падаткаабкладання, абавязацельстваў і фідуцыярных мэтаў. Аднак без правільнай метадалогіі сустрэчы ў цэлым стануць занадта доўгімі і знясільваючымі. У той момант, калі большасць удзельнікаў пачынаюць разглядаць сустрэчы як бескарыснасць, вы разумееце, што вы на няправільным шляху.
Найбольш шырока вядомыя памылкі наступныя:
- Не ўстанаўліваючы парадак дня сустрэчы
Парадак дня вызначае структуру канкрэтнай сустрэчы. Гэта дыяграма тэм, пра якія вы будзеце гаварыць, са спісам дакладчыкаў і часам, які вы размяркуеце для кожнай тэмы. Парадак дня пасяджэння савета можа выглядаць наступным чынам:
1. Фінансавая справаздача за 1 квартал (Галоўны фінансавы дырэктар, 15 хвілін)
2. Укараненне новай сістэмы бяспекі дадзеных (тэхнічны дырэктар, 15 хвілін)
3. Падрыхтоўка да будучай прэс-канферэнцыі па запуску прадукту (прэс-сакратар, 20 хвілін)
Дакладна сфармуляваны парадак дня дае рэкамендацыі ўдзельнікам сустрэчы, вызначаючы межы і межы. Незалежна ад таго, ці з'яўляецца гэта звычайнай штотыднёвай сустрэчай, яна заахвочвае ўдзельнікаў прытрымлівацца сутнасці і не дапускаць, каб іх мазгі (і гаворка) варушыліся.
Для паспяховага вядзення пратакола карпаратыўнай сустрэчы адсутнасць парадку дня з'яўляецца вялікай перашкодай. Вядзенне пратакола сустрэчы патрабуе дбайнай арганізацыі. Без выразнага парадку дня асоба, адказная за запіс пратаколаў, не мае нават туманнага ўяўлення, на чым засяродзіцца. Рашэнне: заўсёды складайце парадак дня перад сустрэчай. Калі па невядомых прычынах вы занядбалі гэта зрабіць, праграмнае забеспячэнне для транскрыпцыі дазволіць вам злавіць інфармацыю, якая была раскрыта. Арганізацыя пратаколу сустрэчы, аднак, зойме некаторы час.
- Не прытрымлівацца часу і зместу падчас вядзення пратакола сустрэчы
Калі вы стварылі парадак дня для сустрэчы, вы павінны прытрымлівацца яго. Захаванне тэрмінаў і тэм парадку дня патрабуе дысцыпліны. Больш за тое, ён выконвае важную ролю: не дапусціць ператварэння сустрэч у бескарысныя і бессэнсоўныя балбатні.
Што напаткае пратакол карпаратыўнай сустрэчы, калі вы занядбаеце яе межы? Яны становяцца занадта шырокімі і неструктураванымі, і, адпаведна, не могуць быць выкарыстаны для даведкі або лічыцца надзейнымі. Незалежна ад таго, ці мае член, адказны за пратакол паседжання, велізарную здольнасць засяроджвацца, вы не можаце павялічыць яго здольнасць пастаянна канцэнтравацца.
Рашэнне: у гэтай сітуацыі найлепшым лекам з'яўляецца сустрэча з правам уласнасці. Прызначце асобу для кантролю за злучэннем. Больш за тое, пераканайцеся, што ўсе прытрымліваюцца загадзя ўстаноўленых правілаў і парадку дня сустрэчы. Час - вырашальны фактар сустрэчы, таму не пакідайце яе без увагі.
- Адсутнасць узгодненага фармату пратаколаў сустрэч
Без загадзя ўстаноўленага фармату пратаколы карпаратыўных сустрэч могуць стаць нечытэльнымі або недаступнымі. Калі вы не згодныя з фарматам файла, вашы партнёры, якія не маюць праграмнага забеспячэння для чытання гэтых тыпаў файлаў, могуць не мець да яго доступу.
Пратаколы сустрэчы павінны быць даступныя вам за долі секунды, у любы момант, калі яны вам спатрэбяцца для даведкі. У крытычнай сітуацыі вы аддалі перавагу б не марнаваць каштоўны час на пераўтварэнне дакументаў у чытэльныя фарматы.
Таксама важна спыніцца на архіве дакументаў пратаколаў пасяджэнняў. Да воблачнага сховішча можна атрымаць доступ са шматлікіх прылад, і гэта звычайна з'яўляецца найбольш ідэальным рашэннем для захоўвання стэнаграм пратаколаў карпаратыўных сустрэч.
Рашэнне: Gglot аўтаматычна канвертуе запісы ў фарматы файлаў .doc або .txt. Акрамя таго, ён падтрымлівае большасць папулярных аўдыё і відэа фарматаў: MP3, M4A, WAV.
Праграмнае забеспячэнне для транскрыпцыі таксама загрузіць файлы пратаколаў сустрэчы ў воблака. Гэта ліквідуе ўсе праблемы з даступнасцю.
- Не звяртаючы ўвагі на дэталі падчас запісу пратаколаў пасяджэнняў
Ніхто не любіць празмерна падрабязныя пратаколы сустрэч. Улічваючы ўсё, яны прызначаны для хуткай даведкі і павінны даваць кароткі брыфінг аб абмене інфармацыяй.
Не засяроджванне ўвагі на тонкасцях можа прывесці да сур'ёзных недаглядаў. Акрамя таго, гэта можа выклікаць сур'ёзныя праблемы, калі вы адчайна маеце патрэбу ў добра абгрунтаванай праверцы або доказе.
Менавіта засяроджанасць на найбольш значных тэмах і тонкасцях робіць пратакол сустрэчы такім карысным інструментам. Самае галоўнае, што гэтыя сувязі павінны адлюстроўваць праблемы цэнтра і рашэнні, з якімі пагадзіліся ўдзельнікі сустрэчы.
У пратаколе не павінна быць прапушчана нічога прынцыповага: напрыклад, калі савет галасуе па рашэнні, у пратаколе павінна быць пазнака з падрабязнасцямі, хто за што галасаваў.
Рашэнне: вызначыцеся з шаблонам пратакола карпаратыўнай сустрэчы. Гэта дапаможа вам паказаць тып збору, час, удзельнікаў, пункты парадку дня, кароткі выклад ключавых рашэнняў і канспект сустрэчы. Гэты шаблон павінен дапамагчы вам пазбегнуць вялікіх памылак і заставацца сканцэнтраваным, сканцэнтраваным і эфектыўным.
Самае галоўнае: падрыхтавацца загадзя і зрабіць рэзюмэ пасяджэння праўлення
Вядзенне пратакола сустрэчы патрабуе вашай поўнай канцэнтрацыі. Абавязкова размежаваць кожную тэму асобна і вызначыць, што важна, а што нязначна. Гэта складаная дзейнасць, якая патрабуе адпаведнага вопыту і практыкі. Не так проста ўлавіць усе рашэнні, якія савет прыняў падчас паседжання, а потым зафіксаваць або занатаваць.
Рэзюмэ сустрэчы надзвычай значная. Вы павінны зрабіць невялікую праверку з пытаннямі, якія абагульняюць усё, што было сказана.
На шчасце, сучаснае праграмнае забеспячэнне для транскрыпцыі дае вам набор інструментаў для эфектыўнага вядзення пратаколаў карпаратыўных сустрэч. Акрамя таго, гэта дапамагае пазбавіцца ад пераборлівай ручной працы. Напрыклад, функцыя ідэнтыфікацыі разумных дынамікаў Ggglot аўтаматычна вызначае кожнага дынаміка. Гэта вельмі карысная функцыя пры вядзенні пратаколаў сустрэчы. Gglot таксама аўтаматычна канвертуе гукавыя запісы ў тэкст. З такімі інструментамі, як Gglot, вы можаце зэканоміць час і засяродзіцца на больш важных рэчах.
Запомніце гэтыя парады і зрабіце хвіліну карпаратыўнай сустрэчы больш захапляльнай.