أخطاء محضر اجتماعات الشركات الشائعة

أخطاء محاضر اجتماعات الشركات الأكثر شيوعًا

مقدمة موجزة لمحضر الاجتماع

محاضر الاجتماع هي ، في الأساس ، وقائع التركيز الرئيسية للاجتماع وسجل لما حدث في الاجتماع. يصفون عادةً أحداث الاجتماع وقد يتضمنون قائمة بالحضور وبيانًا بالمسائل التي ناقشها المشاركون والردود أو القرارات ذات الصلة بالقضايا. وفقًا لبعض العلماء ، من المحتمل أن تكون كلمة "minutes" مشتقة من العبارة اللاتينية minuta scriptura (حرفياً "الكتابة الصغيرة") والتي تعني "الملاحظات التقريبية".

في الأيام التناظرية القديمة ، كان يتم إنشاء المحاضر عادةً أثناء الاجتماع بواسطة كاتب أو مراسل محكمة ، والذي غالبًا ما يستخدم تدوينًا مختصراً ثم يعد المحضر ويصدره إلى المشاركين بعد ذلك. اليوم ، يمكن أن يكون الاجتماع مسجلاً بالصوت ، أو مسجلاً بالفيديو ، أو يمكن لسكرتير المجموعة المعين بشكل غير رسمي تدوين الملاحظات ، مع إعداد المحاضر لاحقًا. تستخدم العديد من الوكالات الحكومية برنامج تسجيل الدقائق لتسجيل وإعداد جميع الدقائق في الوقت الفعلي.

من المهم ملاحظة أن المحاضر هي السجل الرسمي المكتوب لاجتماعات منظمة أو مجموعة ، ولكنها ليست نسخًا تفصيلية لتلك الإجراءات. وفقًا لدليل الإجراءات البرلمانية الأكثر استخدامًا والمسمى قواعد روبرت للنظام المنقح حديثًا (RONR) ، يجب أن يحتوي المحضر بشكل أساسي على سجل لما تم القيام به في الاجتماع ، وليس ما قاله الأعضاء بالضبط.

يمكن أن يختلف شكل المحضر اعتمادًا على المعايير التي وضعتها المنظمة ، على الرغم من وجود إرشادات عامة. تحتوي قواعد النظام لروبرت على عينة من الدقائق.

بشكل عام ، يبدأ المحضر باسم الهيئة التي تعقد الاجتماع (على سبيل المثال ، مجلس الإدارة) وقد يتضمن أيضًا المكان والتاريخ وقائمة الأشخاص الحاضرين والوقت الذي دعا فيه الرئيس إلى عقد الاجتماع.

يجب الاحتفاظ بمحاضر مجموعات معينة ، مثل مجلس إدارة الشركة ، في ملف وهي مستندات قانونية مهمة. يتم الاحتفاظ بمحاضر اجتماعات مجلس الإدارة بشكل منفصل عن محاضر اجتماعات العضوية العامة داخل نفس المنظمة. أيضًا ، قد يتم الاحتفاظ بمحاضر الجلسات التنفيذية بشكل منفصل.

لماذا يجب أن تأخذ محضر الاجتماع؟

ما سبب احتياجك لتسجيل محضر الاجتماع؟ كيف تأخذ محضر اجتماع الشركة؟ قد ترغب في أخذ محضر اجتماع الشركة كمرجع تاريخي ، ولإعطاء تحديث للأشخاص الذين فقدوا ، ولإعطاء وصف دقيق للمعلومات التي تم الكشف عنها والتي يمكن استخدامها لاحقًا كتأكيد أو إثبات.

اليوم ، يؤدي تفشي فيروس كورونا إلى تحويل المنظمات إلى العمل عن بُعد. تساعد عملية تسجيل محاضر اجتماعات الشركة المؤسسات على البقاء قوية وقابلة للتكيف. إنه مفيد في ظروف الحجر الصحي ويساعد في مواجهة الظروف المتغيرة بسرعة.

تخيل الموقف التالي: لديك اجتماع مهم مع محام ، وقد تحتاج إلى الاحتفاظ بسجل مفصل لكل نقطة ناقشتها كمرجع إضافي.

إذا كانت لديك مشكلات مزعجة في اتفاقيتك ، فقد يؤثر ذلك بشكل حاسم على عملك أو على الأمور الشخصية. هذا هو السبب في أنه من المهم للغاية تتبع كل شيء.

في مكان العمل الاحترافي ، تعد محاضر الاجتماعات الفعالة مهمة جدًا. لماذا ا؟ لأن قدرتنا على تذكر التفاصيل الدقيقة عادة ما تكون مقيدة. قد تؤدي عمليات المراقبة إلى اتخاذ خطوات خاطئة وخيارات عمل خاطئة. هذا هو السبب في أن أخذ محاضر اجتماعات الشركات يتطلب قدرة جيدة على التركيز وأذنًا مذهلة للحصول على التفاصيل. عادة ما يتم تفويض هذا الواجب إلى سكرتير موثوق به أو مساعد شخصي. ومع ذلك ، فمن السهل حقًا ارتكاب الأخطاء أثناء أخذ محاضر الاجتماعات.

في هذه المقالة ، سنتحدث عن الأخطاء الأكثر شهرة التي تحدث عند تسجيل محضر الاجتماع والترتيبات التي قد تساعدك في تجنبها.

أخطاء محاضر اجتماعات الشركات التي يجب تجنبها

لضمان الشفافية والاستقامة ، تتطلب التشريعات الأمريكية أن تتبع اجتماعات مجلس إدارة الشركة إجراءً معينًا. تحتاج مجالس إدارة الشركات إلى تدوين محاضر الاجتماعات ثم توزيعها على العمال.

يساعد أخذ محاضر اجتماعات الشركة الأعضاء أيضًا على إثبات أنهم يتصرفون وفقًا لمصالحهم الفضلى. وبالمثل ، فإنه يساعد في فهم الأعمال التجارية على المستوى الأساسي ، والضرائب ، والمسؤولية ، والأغراض الائتمانية. لكن بدون المنهجية الصحيحة ، ستصبح الاجتماعات بشكل عام طويلة جدًا ومرهقة. عندما يبدأ معظم المشاركين في النظر إلى الاجتماعات على أنها تمرين في العبث ، فأنت تعلم أنك على المسار الخطأ.

الأخطاء الأكثر شيوعًا هي كما يلي:

1. عدم إعداد جدول أعمال الاجتماع

جدول الأعمال يحدد هيكل اجتماع محدد. إنه رسم تخطيطي للموضوعات التي ستتحدث عنها مع قائمة المتحدثين والوقت الذي ستوزعه لكل موضوع. قد يكون جدول أعمال اجتماع مجلس الإدارة مشابهًا لما يلي:

1. التقرير المالي للربع الأول (المدير المالي ، 15 دقيقة)

2- تنفيذ نظام جديد لأمن البيانات (CTO ، 15 دقيقة)

3. الاستعداد للمؤتمر الصحفي القادم حول إطلاق المنتج (السكرتير الصحفي ، 20 دقيقة)

يوفر جدول الأعمال المحدد بوضوح إرشادات للمشاركين في الاجتماع من خلال تحديد نقاط الفصل والحدود. بغض النظر عما إذا كان اجتماعًا معتادًا أسبوعًا بعد أسبوع ، فإنه يشجع الأعضاء على التمسك بهذه النقطة والحفاظ على أدمغتهم (وكلامهم) من التعرج.

بالنسبة لمحاضر اجتماعات الشركات الناجحة ، يعد عدم وجود جدول أعمال عائقًا كبيرًا. يتطلب أخذ محاضر الاجتماع ترتيبًا دقيقًا. بدون أجندة واضحة ، لا يمتلك الفرد المسؤول عن تسجيل الدقائق فكرة ضبابية حول ما يجب التركيز عليه. الحل: قم دائمًا بإعداد جدول الأعمال قبل الاجتماع. إذا أهملت القيام بذلك لأسباب غير معروفة ، فإن برنامج النسخ سيمكنك من التقاط المعلومات التي تم الكشف عنها. ومع ذلك ، سيستغرق تنظيم محضر اجتماعك بعض الوقت.

2. عدم الالتزام بالتوقيت والمحتوى أثناء تدوين محضر الاجتماع

عندما تقوم بإعداد جدول أعمال للاجتماع ، يجب عليك اتباعه. يتطلب الالتزام بالتوقيت والمواضيع المدرجة على جدول الأعمال الانضباط. علاوة على ذلك ، فهي تؤدي دورًا مهمًا: منع الاجتماعات من التحول إلى محادثات شيت عديمة الجدوى ولا معنى لها.

ماذا يصيب محضر اجتماع الشركة إذا أهملت إبقاء الاجتماع في حدوده؟ تصبح واسعة جدًا وتفتقر إلى البنية ، وبالتالي لا يمكن استخدامها كمرجع أو اعتبارها موثوقة. بغض النظر عما إذا كان العضو المسؤول عن محاضر الاجتماع يتمتع بقدرات هائلة على التركيز ، لا يمكنك زيادة قدرته على التركيز بشكل دائم.

الحل: في هذا الظرف ، اللقاء بالملكية هو أفضل علاج. قم بتعيين شخص للإشراف على الاتصال. علاوة على ذلك ، تأكد من التزام الجميع بالقواعد المحددة مسبقًا وجدول أعمال الاجتماع. التوقيت هو العامل الحاسم في الاجتماع ، لذلك لا تتركه دون رقابة.

3. عدم وجود تنسيق محاضر اجتماعات متفق عليه

بدون تنسيق محدد مسبقًا ، قد يصبح محضر اجتماع الشركة غير قابل للقراءة أو يتعذر الوصول إليه. إذا كنت لا توافق على تنسيق ملف ، فقد لا يتمكن شركاؤك الذين ليس لديهم البرنامج لقراءة أنواع الملفات هذه من الوصول إليه.

من المفترض أن تكون محاضر الاجتماع متاحة لك في جزء من الثانية ، في أي وقت تريده كمرجع. في المواقف الحرجة ، قد تفضل عدم إضاعة الوقت الثمين في تحويل المستندات إلى تنسيقات قابلة للقراءة.

من المهم أيضًا الاستقرار على أرشيف لوثائق محاضر الاجتماعات. يمكن الوصول إلى المستودع السحابي من العديد من الأجهزة وهو يعد القرار الأكثر مثالية بانتظام لتخزين نسخ محاضر اجتماعات الشركة.

الحل: يقوم Gglot تلقائيًا بتحويل التسجيلات إلى تنسيقات ملفات .doc أو .txt. علاوة على ذلك، فهو يدعم معظم تنسيقات الصوت والفيديو الشائعة: MP3، M4A، WAV.

سيقوم برنامج النسخ أيضًا بتحميل ملفات محاضر الاجتماع الخاصة بك إلى السحابة. سيؤدي ذلك إلى القضاء على جميع مشكلات الوصول.

4. عدم الاهتمام بالتفاصيل أثناء تسجيل محاضر الاجتماعات

لا أحد يحب محاضر الاجتماعات المفرطة في التفاصيل. كل الأشياء التي تم أخذها في الاعتبار ، فهي مخصصة للرجوع إليها بسرعة ويجب أن تقدم موجزًا موجزًا للمعلومات المتبادلة.

إن عدم التركيز على التفاصيل الدقيقة ، مرة أخرى ، قد يؤدي إلى بعض الإغفالات الخطيرة. علاوة على ذلك ، قد يتسبب ذلك في مشاكل خطيرة عندما تكون في حاجة ماسة إلى إثبات أو إثبات مدعوم جيدًا.

إن التركيز على أهم الموضوعات والتفاصيل الدقيقة هو ما يجعل محضر الاجتماع أداة مفيدة. والأهم من ذلك ، يجب أن تعكس تلك الروابط قضايا المركز والقرارات التي اتفق عليها المشاركون في الاجتماع.

يجب ألا يفوت المحضر أي شيء أساسي: على سبيل المثال ، عندما يصوت المجلس على قرار ما ، يجب أن يحتوي المحضر على ملاحظة توضح بالتفصيل من صوت لصالح ماذا.

الحل: حدد قالب محضر اجتماع الشركة. سيساعدك في إظهار نوع التجمع ، والتوقيت ، والأعضاء ، والأشياء المدرجة على جدول الأعمال ، وخلاصة القرارات الرئيسية ، وملخص الاجتماع. يجب أن يساعدك هذا القالب في تجنب الأخطاء الكبيرة وأن تظل مركزًا ومركّزًا وفعالًا.

الأهم من ذلك: الاستعداد مقدمًا وإجراء ملخص لاجتماع مجلس الإدارة

يتطلب أخذ محاضر الاجتماع تركيزك الكامل. من الضروري فصل كل موضوع على حدة وتحديد ما هو مهم وما هو غير مهم. إنه نشاط صعب يتطلب خبرة وممارسة ذات صلة. ليس من السهل تحديد جميع القرارات التي اتخذها مجلس الإدارة أثناء الاجتماع ثم تسجيلها أو تدوينها.

خلاصة الاجتماع مهمة للغاية. يجب عليك إجراء سحب صغير بالأسئلة التي ستلخص كل ما قيل.

لحسن الحظ، يوفر لك برنامج النسخ الحالي مجموعة أدوات لتسجيل محاضر اجتماعات الشركة بشكل فعال. كما أنه يساعد في التخلص من الأعمال اليدوية الصعبة. على سبيل المثال، تقوم ميزة تعريف مكبر الصوت الذكي Ggglot تلقائيًا بتعريف كل مكبر صوت. هذه ميزة مفيدة جدًا عند تدوين محضر الاجتماع. يقوم Gglot أيضًا بتحويل التسجيلات الصوتية تلقائيًا إلى نص. باستخدام أدوات مثل Gglot، يمكنك توفير الوقت والتركيز على الأشياء الأكثر أهمية.

تذكر هذه النصائح واجعل محضر اجتماع شركتك أكثر إقناعًا.