Γιατί μεταγραφή; 10 τρόποι με τους οποίους η μεταγραφή ωφελεί τη ροή εργασίας σας

Με την άνοδο του διαδικτυακού βίντεο, είναι εκπληκτικό ότι δεν γίνονται περισσότερες συζητήσεις για τα πλεονεκτήματα της μεταγραφής. Η συντριπτική πλειοψηφία των ανθρώπων έχει δει επιγραφές ή λεζάντες σε τηλεοπτικά προγράμματα ή αν μη τι άλλο αναγνωρίζει τι είναι. Αυτή η μετατροπή του ήχου σε κείμενο ονομάζεται μεταγραφή.

Το Transcription ήταν μαζί μας εδώ και αρκετό καιρό. Οραματιστείτε έναν μινστράλ ή έναν βάρδο για αρκετό καιρό στο παρελθόν, τον Σαίξπηρ ή τον Βύρωνα, να βαδίζει και να σκηνοθετεί νέα δουλειά σε κάποιον σεμνό αντιγραφέα. Αυτή είναι μια παρόμοια ιδέα με τη μεταγραφή και οι λόγοι για τους οποίους εξακολουθούμε να μεταγράφουμε πράγματα είναι απλοί, μεταγραφές:

• Βελτιώστε τον χρόνο διεκπεραίωσης
• Αυξήστε την αξία του περιεχομένου σας
• Βοηθήστε τους εργαζόμενους να εστιάσουν
• Βελτιώστε την προσβασιμότητα
• Βοηθήστε με ακρίβεια
• Βοηθήστε να συμμετάσχετε πλήρως σε μια συνέντευξη
• Βοηθήστε στην εξοικονόμηση χρόνου
• Βελτιώστε τη συνεργασία σε όλους τους χώρους εργασίας
• Βελτιώστε την αρχειοθέτηση
• Βοηθήστε με τον αυτοστοχασμό

Ακολουθούν ορισμένες περισσότερες πληροφορίες σχετικά με τα πλεονεκτήματα των μεταγραφών:

Βελτιώστε τον χρόνο ολοκλήρωσης

Σε τομείς όπου το υλικό ήχου ή βίντεο διαδραματίζει αξιοσημείωτο ρόλο, οι μεταγραφές μπορούν πραγματικά να επιταχύνουν τη διαδικασία εργασίας ενός προγράμματος επεξεργασίας βίντεο. Με ένα γραπτό αρχείο, οι συντάκτες μπορούν να σφραγίσουν περιοχές όπου πρέπει να γίνουν αναθεωρήσεις και στη συνέχεια μπορούν να επιστρέψουν στην επεξεργασία. Η πολύ συχνή εναλλαγή μεταξύ των εργασιών είναι πραγματικός δολοφόνος της αποτελεσματικότητας. Με τα πλεονεκτήματα της μεταγραφής, οι συντάκτες δεν θα χρειάζεται να μετακινούνται μεταξύ της προβολής και της επεξεργασίας συνεχώς.

Αυξήστε την αξία του περιεχομένου

Πολλοί οργανισμοί χρησιμοποιούν τη μεταγραφή για να κάνουν το περιεχόμενο βίντεο αποτελεσματικά προσβάσιμο. Οι μηχανές αναζήτησης δεν μπορούν να παρακολουθήσουν ένα βίντεο ή να συντονιστούν στον ήχο. Στην περίπτωση που ένα βίντεο μεταγραφεί ή φέρει λεζάντες, τα ρομπότ της Google μπορούν να μελετήσουν τα αρχεία και να γνωρίζουν ακριβώς ποια ουσία περιέχεται στο βίντεο. Ανάλογα με τη διάρκεια των εγγραφών που παράγετε, ενδέχεται να υπάρχουν σημαντικά δεδομένα για διάφορα θέματα που περιέχονται σε ένα μόνο βίντεο. Οι μεταγραφές αυτών των πιο εκτεταμένων εγγραφών ενδέχεται να αποκαλύψουν ορισμένα κανονικά όρια μεταξύ διαφόρων θεμάτων, επομένως κάθε εγγραφή θα μπορούσε να χωριστεί σε μερικές ξεχωριστές σελίδες ή καταχωρήσεις ιστολογίου στον ιστότοπό σας.

Βοηθά τους εργαζόμενους να εστιάσουν

Σε όλα τα εγχειρήματα, η μεταγραφή συσκέψεων και εκδηλώσεων ομιλητών παρέχει στους εκπροσώπους αναγνώσιμα αρχεία χωρίς να χρειάζεται να ζητούν από κάποιον να κρατήσει σημειώσεις. Αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να επαναπροσδιορίσετε μια μεταγραφή σε περιεχόμενο μάρκετινγκ. Η εξέταση έχει δείξει ότι η οπτική μνήμη είναι ατελείωτα πιο αξιόπιστη από τη μνήμη ήχου. Στην περίπτωση που οι εργαζόμενοι λαμβάνουν μεταγραφές ήχου ή οπτικού περιεχομένου, θα διατηρούν αυτά τα δεδομένα πολύ καλύτερα.

Βελτιώστε την προσβασιμότητα

Το 2011, ο Πρόεδρος Ομπάμα επέκτεινε τον νόμο για τους Αμερικανούς με Αναπηρίες (ADA) για να ενσωματώσει μια προδιαγραφή για ανοιχτό ηχητικό και οπτικό υλικό που θα είναι διαθέσιμο σε όλους τους θεατές. Αυτό σημαίνει ότι είναι παράνομο οι κατασκευαστές ή οι έμποροι ηχητικών και οπτικών ουσιών που εργάζονται στον δημόσιο τομέα να αποκλείουν υπότιτλους ή μεταγραφή στο υλικό τους. Σε κάθε περίπτωση, δεν πρέπει να καταφέρετε κάτι, αφού συνειδητοποιείτε ότι θα βρεθείτε σε μια δύσκολη κατάσταση στην περίπτωση που δεν το κάνετε. Το να έχετε μεταγραφές για το σύνολο του ηχητικού και οπτικού σας υλικού σημαίνει ότι νοιάζεστε και γνωρίζετε κάθε πιθανό παρατηρητή.

Ακρίβεια

Εάν η πρόθεσή σας είναι να αναφέρετε τα θέματα της συνέντευξης κατά τη διάρκεια μιας ερευνητικής εργασίας ή παρόμοιας εργασίας, τότε η ακρίβεια λέξη προς λέξη είναι θεμελιώδης. Εάν αποτύχετε να το φροντίσετε αυτό, θα μπορούσατε να προσγειωθείτε σε υπεύθυνα νομικά ζητήματα ή ακόμα και να παλεύετε να συγκεντρώσετε αξιόπιστες πηγές συνεντεύξεων στο μέλλον.

Μια μεταγραφή μπορεί να διασφαλίσει ότι δεν θα αντιμετωπίσετε ποτέ αυτό το δίλημμα, ειδικά αν λάβετε υπόψη τον τύπο της μεταγραφής που χρειάζεστε εκ των προτέρων. Η κατά λέξη αναφορά, για παράδειγμα, καταγράφει τις συνεντεύξεις λέξη προς λέξη, διασφαλίζοντας ότι παραμένετε στη σωστή πλευρά του νόμου ανά πάσα στιγμή.

Ακόμη και σε εφαρμογές συνεντεύξεων όπου η αναφορά δεν είναι απαραίτητη, οι λεπτομερείς μεταγραφές σημειώσεων που εστιάζουν περισσότερο σε κρίσιμες λεπτομέρειες και στο πλαίσιο στο οποίο αναφέρονται μπορούν να βοηθήσουν πολύ. Σε τελική ανάλυση, το να προσπαθείς να θυμηθείς μια συνέντευξη από μνήμης μπορεί να σου προκαλέσει σύγχυση φράσεων και νοημάτων σε χρόνο μηδέν. Αυτό είναι κάτι για το οποίο δεν χρειάζεται ποτέ να ανησυχείτε με μια εύκολη στην παρακολούθηση αναλυτική μεταγραφή σημειώσεων ή παρόμοιο ανά πάσα στιγμή.

Συμμετάσχετε πλήρως σε μια συνέντευξη

Όταν παίρνετε συνέντευξη από κάποιον, μερικές φορές μπορεί να χρειαστεί πολλή ψυχική ταχυδακτυλουργία. Δεν κάνετε μόνο σχετικές ερωτήσεις, προσπαθείτε επίσης να ακούσετε τις απαντήσεις, δίνοντας προσοχή στις λεπτομέρειες, ώστε να εξετάσετε τις επόμενες ερωτήσεις που θέλετε να κάνετε. Επίσης, δεν θέλετε να χάσετε τίποτα, επομένως θα χρειαστεί να σημειώσετε τα πάντα ταυτόχρονα!

Η μεταγραφή μιας συνέντευξης μπορεί να κάνει πολύ πιο εύκολη την εξισορρόπηση όλων αυτών. Ηχογραφώντας τη συνέντευξη, δεν θα χρειαστεί να βιαστείτε να γράψετε τις σημειώσεις σας. Αντίθετα, μπορείτε να ασχοληθείτε πλήρως με αυτό που συμβαίνει, διασφαλίζοντας ότι δεν θα χάσετε τίποτα σημαντικό. Και μόλις λάβετε μια μεταγραφή, μπορείτε να είστε ήσυχοι ότι έχετε ακριβή καταγραφή όλων όσων ειπώθηκαν, ειδικά εάν χρησιμοποιείτε μια επαγγελματική υπηρεσία μεταγραφής.

Επιπλέον, ενώ μπορεί να έχετε προετοιμάσει προσχεδιασμένες ερωτήσεις, είναι ζωτικής σημασίας να είστε έτοιμοι να αξιοποιήσετε στο έπακρο τον συνεντευξιαζόμενο αυτήν τη στιγμή, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να σκεφτείτε εξαιρετικές επακόλουθες ερωτήσεις επί τόπου. Και πάλι, η ηχογράφηση της συνέντευξης και η απομαγνητοφώνησή της θα σας επιτρέψει να είστε παρών καθ' όλη τη διάρκεια της συνέντευξης και να λαμβάνετε όλες τις πληροφορίες που χρειάζεστε χωρίς ανησυχία.

Εξοικονόμηση χρόνου

Η προσπάθεια ηχογράφησης μιας συνέντευξης μιας ώρας στο σπίτι μπορεί να διαρκέσει έως και οκτώ ώρες. Αυτός είναι ο χρόνος που δεν μπορείτε να αντέξετε οικονομικά να αφιερώσετε και είναι μια δέσμευση που μπορείτε να παραλείψετε αν απευθυνθείτε στις υπηρεσίες μεταγραφής. Χρησιμοποιώντας αυτοματοποιημένες διαδικασίες και τις δυνατότητες των ειδικών μεταγραφέων, μια αξιόπιστη εταιρεία θα μπορεί να σας φέρει εύκολα μεταγραφές συνεντεύξεων υψηλής ποιότητας.

Επιπλέον, οι ίδιες οι μεταγραφές μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο όταν πρόκειται να επανεξετάσετε όσα είπαν οι συνεντευξιαζόμενοι, ειδικά όταν χρησιμοποιείτε ευανάγνωστες λεπτομερείς σημειώσεις. Αφαιρώντας τα απαραίτητα διαλείμματα, παύσεις και παρεκκλίσεις, επιλογές σαν αυτές είναι μια απίστευτα αποτελεσματική επιλογή για να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε κρίσιμες πληροφορίες ή να επανεξετάσετε συγκεκριμένα σημεία συζήτησης όπως χρειάζεται.

Τόσο απλά, μπορείτε να μειώσετε ώρες από τις διαδικασίες συνεντεύξεων, αυξάνοντας την αποτελεσματικότητα αλλού στον εργασιακό σας χώρο και διασφαλίζοντας ότι κάθε συνέντευξη αποκομίζει τα αποτελέσματα που επιθυμείτε.

Ένας εύκολος τρόπος συνεργασίας στον χώρο εργασίας

Συχνά, οι συνεντεύξεις και τα ευρήματα που ανακαλύπτονται μέσα απαιτούν παρατήρηση από περισσότερα από ένα άτομα. Στην πραγματικότητα, ολόκληρα τμήματα του χώρου εργασίας συχνά χρειάζονται πρόσβαση σε κάθε ολοκληρωμένη συνέντευξη με μια στιγμή. Ευτυχώς, η μεταγραφή προσφέρει έναν απίστευτα εύκολο τρόπο για να συμβεί αυτό.

Καταργώντας την ανάγκη για κοινή χρήση των μεγάλων αρχείων ήχου ή βίντεο στα οποία μπορεί να βασίζεστε μέχρι τώρα, η μεταγραφή κειμένου κάνει τη ζωή πιο εύκολη για όλους. Ένα μικρό έγγραφο κειμένου που μπορείτε να αποθηκεύσετε στο λογισμικό cloud σας θα είναι το μόνο που χρειάζεται για να λειτουργήσει αυτό. Απλώς βεβαιωθείτε ότι αποθηκεύετε αυτές τις πληροφορίες σύμφωνα με τη συμμόρφωση με τα δεδομένα για την κοινή χρήση συνεντεύξεων χωρίς σφάλματα.

Μια λεπτομερής μεταγραφή που αφαιρεί το περιττό περιεχόμενο θα διευκολύνει ακόμη και τα εξωτερικά μέρη να κατανοήσουν τη γενική ουσία των ευρημάτων σας. Και, φυσικά, οι επί λέξει δεσμεύσεις εγγυώνται ότι ακόμη και οι συνάδελφοι που δεν διεξήγαγαν οι ίδιοι μια συνέντευξη μπορούν να αναφέρουν με ακρίβεια και εντός του πλαισίου που επιθυμεί ο συνεντευξιαζόμενος σας ανά πάσα στιγμή.

Βελτιώστε την αρχειοθέτηση

Προφανώς, τα ευρήματα των συνεντεύξεων οποιουδήποτε είδους είναι πιο σχετικά κατά τη διάρκεια της άμεσης συνέχειας της ίδιας της συνέντευξης. Η στρατολόγηση πραγματοποιείται συνήθως μέσα σε λίγες εβδομάδες και οι περισσότεροι ερευνητές θα συγκεντρώσουν τα ευρήματά τους σε όχι περισσότερο από ένα χρόνο. Ωστόσο, αυτό δεν σημαίνει ότι δεν πρέπει να κρατάτε πάντα μεταγραφές συνεντεύξεων με εύκολη πρόσβαση για αρχεία που μπορείτε να εμπιστευτείτε ακόμη και σε πέντε έως δέκα χρόνια.

Η πραγματικότητα είναι ότι ποτέ δεν ξέρεις πότε θα χρειαστεί να επιστρέψεις σε ακόμη και φαινομενικά επιλυμένες διαδικασίες συνέντευξης. Μπορεί, για παράδειγμα, να προκύψει ότι ένας υποψήφιος είπε ψέματα για ένα προσόν ή προηγούμενη εργασία. Σε αυτήν την περίπτωση, ένας υπεύθυνος προσλήψεων θα πρέπει να επιστρέψει στη συνέντευξή του για να μιλήσει και επίσης να αποδείξει το εν λόγω ψέμα. Ομοίως, ένα υποκείμενο της δοκιμής μπορεί να αμφισβητήσει ένα απόσπασμα χρόνια αργότερα που πρέπει να επιβεβαιώσετε με τα σχετικά στοιχεία. Σε μια πολύ λιγότερο δραματική σημείωση, μπορεί επίσης να θέλετε απλώς να επιστρέψετε σε ορισμένες μελέτες για να δείτε εάν είστε σε θέση να ανακαλύψετε τυχόν νέα ευρήματα όπως κάνετε.

Οι μεταγραφές συνεντεύξεων μπορούν πάντα να το κάνουν αυτό δυνατό, ειδικά όταν αποθηκεύονται σε αρχεία υπολογιστή που δεν καταλαμβάνουν χώρο γραφείου. Με αυτά τα χέρια, θα βρεθείτε στην ιδανική θέση για πρόσβαση σε συνεντεύξεις προηγούμενων ετών με το πάτημα ενός κουμπιού.

Ευκαιρία για αυτοστοχασμό

Εάν οι συνεντεύξεις παίζουν μεγάλο ρόλο στην επαγγελματική σας ζωή, τότε ο αυτοστοχασμός είναι τόσο κρίσιμος εδώ όσο θα ήταν, ας πούμε, για την απόδοσή σας κατά τη διάρκεια των συναντήσεων. Επιπλέον, σε ορισμένες περιπτώσεις, λαμβάνοντας υπόψη ότι συχνά θα είστε το μόνο άτομο στην αίθουσα συνεντεύξεων εκείνη τη στιγμή, μόνο με την επανεξέταση και αξιολόγηση των ερωτήσεών σας και τον γενικό τρόπο μπορείτε να ελπίζετε ποτέ να βελτιωθείτε.

Φυσικά, η μνήμη είναι ατελής, ειδικά όταν πρόκειται για τις δικές μας παραστάσεις. Σίγουρα δεν θα ήσασταν μόνοι όταν θυμάστε ότι μια συνέντευξη, ή τουλάχιστον η δική σας πλευρά, πήγε πολύ καλύτερα από ό,τι πήγε. Αυτός δεν είναι τρόπος να βελτιώσετε τις διαδικασίες σας και θα μπορούσε να δει τις συνεντεύξεις σας να αποκαλύπτουν περιορισμένες γνώσεις, ακόμη και να προχωρούν.

Ένα ηχογραφημένο και λεπτομερές αντίγραφο μπορεί να διασφαλίσει ότι αυτό δεν θα συμβεί παρέχοντας μια αναμφισβήτητη καταγραφή του πώς ακριβώς προχώρησε η συνέντευξή σας. Εκτός από τη δυνατότητα αξιολόγησης της απόδοσής σας, αυτό θα σας επιτρέψει να αποκτήσετε κρίσιμες γνώσεις σχετικά με την ποιότητα των ερωτήσεων και πολλά άλλα από εξωτερικά μέρη. Είναι αυτές οι εξωτερικές γνώσεις που θα μπορούσαν, τελικά, να οδηγήσουν σε βελτιωμένες τεχνικές ερωτήσεων και ασυναγώνιστες αποκαλύψεις σε μελλοντικές συνεντεύξεις. Και, τίποτα από αυτά δεν θα ήταν δυνατό χωρίς να αφιερώσετε χρόνο για τη μεταγραφή.

συμπέρασμα

Σε περίπτωση που ψάχνετε για υπηρεσίες μεταγραφής, έχετε πολλές επιλογές. Ανάλογα με το σχέδιο δαπανών σας, μπορείτε να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε μια προγραμματισμένη υπηρεσία μεταγραφής, όπως το Temi, για 0,25 $ για κάθε λεπτό. Ή, από την άλλη πλευρά, χρησιμοποιήστε μια βοήθεια που ελέγχεται από τον άνθρωπο, παρόμοια με το Gglot, για να ολοκληρώσετε το έργο για 0,07 $ για κάθε λεπτό. Παρά το οικονομικό σας σχέδιο, οι στιγμές που έπρεπε να μεταγράψετε μόνοι σας υλικό έχουν τελειώσει — ωστόσο τα πλεονεκτήματα της μεταγραφής παραμένουν άφθονα.