Tendencat kryesore të takimeve të korporatave për vitin 2021

Takimet e korporatave në 2021

Takimet e korporatave janë një mënyrë e mirë për të përmirësuar biznesin tuaj. Në një takim të korporatës, punonjësit informohen për të rejat në kompani, problemet që ndodhin diskutohen dhe zgjidhen, zhvillohen ide të reja dhe kolegët kanë mundësinë të lidhen me njëri-tjetrin. Pavarësisht rëndësisë së tyre, takimet nuk janë vërtet të njohura në mesin e punonjësve. Ata shpesh perceptohen si gllabërues të kohës që thjesht nuk janë aq të dobishme për kompaninë, pasi ato nuk japin rezultate të menjëhershme shumicën e kohës. Por nuk duhet të jetë kështu. Takimet mund të jenë shumë produktive dhe mund t'i shtojnë vlerë kompanisë.

Në këtë artikull me siguri do t'ju japim disa njohuri në botën e madhe të takimeve. Ndoshta do të gjeni disa mënyra interesante, të reja për t'i kryer ato dhe do të mendoni të zbatoni disa këshilla për të kapërcyer kurthet e takimeve të mërzitshme dhe joefektive!

1. A është vërtet e nevojshme?

Para së gjithash, pyesni veten: A duhet vërtet ta bëjmë këtë takim? A do t'u humbasë kohë disa punonjësve? Nëse nuk mendoni se të pranishmit do të marrin diçka të rëndësishme prej saj, mendoni thjesht ta anuloni atë. Ka raste kur një takim do të funksiononte më mirë si një fije emaili.

Nga ana tjetër, nëse vendosni që ky takim të zhvillohet dhe punonjësit të përfitojnë prej tij, është koha që të deklaroni llojin e takimit: a do të informoni punonjësit për diçka, po zhvilloni ide të reja apo bëni? ju duhet të merrni një vendim. Gjithashtu, është e rëndësishme ta komunikoni këtë me të pranishmit, në mënyrë që ata të dinë se çfarë të presin.

2. Gjeni kamaren

Takimet e ngrohtë po bëhen jashtëzakonisht të njohura. Janë takime që janë të specializuara dhe në fokus të tyre është një temë apo problem specifik. Ato takime janë në trend, sepse janë të sakta dhe hyjnë në detaje të një teme. Në botën e sotme me ritme të shpejta, punonjësve nuk u pëlqen të humbasin kohën e tyre për gjëra që tashmë i dinë ose që nuk janë të rëndësishme për ta. Nëse marrin pjesë në një takim të veçantë, ata do të marrin atë që presin dhe mund të përqendrojnë energjinë dhe kohën e tyre në diçka që është vërtet e rëndësishme ose interesante për ta.

3. Bëni atë konciz

Siç kemi përmendur, takimet janë të shkëlqyera: ato lidhin punonjësit, ndihmojnë për të menduar jashtë kutisë, zgjidhjen e problemeve. Por takimi nuk duhet të marrë shumë kohë. Ata duhet të jenë të shkurtër dhe të ëmbël! Këtu, edhe një herë, organizimi dhe struktura janë kyçe: takimi duhet të jetë i planifikuar mirë dhe duhet të ketë kokë e bisht. Nëse jo, ato do të zgjasin shumë dhe njerëzit ndoshta do ta kenë të vështirë të qëndrojnë vigjilentë pasi thjesht do të mërziten në një moment. Në përgjithësi, të pranishmit nuk janë plotësisht të përqendruar në një takim dhe ata priren të bëjnë punë të tjera në të njëjtën kohë ndërsa janë në një takim. Pra, sugjerimi ynë është që të jetë konciz, i gjallë dhe magjepsës. Në këtë mënyrë, njerëzit do të interesohen më shumë dhe ju do të keni vëmendjen e tyre. Kush e di, nëse jeni me fat, ndoshta ata do të lënë mënjanë telefonin e tyre.

4. Komunikimi është vendimtar

Në botën e biznesit komunikimi personal është në modë. Kompanitë e sotme priren të shmangin seancat e pyetjeve dhe përgjigjeve të cilat ishin një normë në të kaluarën. Një seancë pyetjesh dhe përgjigjesh është zakonisht një sasi kohore e lënë mënjanë në fund të një takimi për të pranishmit për të bërë pyetje. Por, siç thamë, ky model nuk është më interesant dhe duhet të keni parasysh një qasje më moderne për komunikimin me kolegët/punonjësit tuaj. Ne po zgjedhim një prekje personale e cila në fund i lejon të gjithëve të jenë më të hapur dhe më të qetë. Gjithashtu, kjo nuk është e kufizuar vetëm për punonjësit. Një qasje më personale ndaj klientëve është gjithashtu e rëndësishme dhe e bën kompaninë më të popullarizuar, zgjeron numrin e ndjekësve në mediat sociale dhe bën të mundur rezultate më të mira biznesi.

5. Aspekti pamor

Përmbajtja dhe kohëzgjatja e një takimi nuk janë të vetmet gjëra për të cilat duhet menduar. Për aspektin estetik duhet të jepni edhe disa mendime: Ku zhvillohet takimi? Si është atmosfera? Para së gjithash, do t'ju duhet të siguroheni që hapësira juaj e takimit të jetë e përshtatshme për biznes. Ambienti i konferencës duhet të jetë i këndshëm dhe temperatura e dhomës duhet të jetë e përshtatshme. Nëse njerëzit ndihen rehat, ka më shumë mundësi që takimi të perceptohet si një sukses. Gjithashtu, të pranishmit duhet të kenë hapësirë të mjaftueshme dhe hapësirë personale.

Nëse jeni duke bërë një prezantim, sigurohuni që vetë dizajni i prezantimit të pasqyrojë markën dhe vlerat e kompanisë. Ndoshta nuk duket aq e rëndësishme, por do të dërgojë një mesazh të caktuar dhe do të lërë përshtypje. Janë gjërat e vogla që kanë rëndësi.

6. Teknologjia

Me shumë mundësi do t'ju duhet të përdorni teknologjinë në takim, ndaj sigurohuni që lidhja e internetit të jetë e përsosur dhe e shpejtë, që projektorët të funksionojnë pa asnjë problem. Në një kompani moderne, pajisjet e teknologjisë së lartë duhet të jenë të nivelit të lartë! Është e vështirë të parandalosh plotësisht problemet teknike, por mund të përpiqesh të bësh maksimumin për të zvogëluar gjasat e surprizave teknike. Thjesht merrni kohë për të provuar gjithçka paraprakisht.

7. Menaxhimi i krizës

Në një moment do të shfaqen probleme në çdo kompani dhe është e vështirë ta parandalosh këtë. Tensionet edhe mes kolegëve janë një çështje e zakonshme, veçanërisht në kohë sfiduese dhe stresuese. Kështu janë gjërat! Takimet e korporatave mund të ndihmojnë për të zbutur atë dhe për të rregulluar lidhjet midis punonjësve. Kështu, bizneset e sotme po investojnë në menaxhimin e krizave dhe kjo shpërblehet.

8. Inteligjenca artificiale (AI)

Teknologjia AI po përdoret shumë në takime dhe është kthyer në një nga teknologjitë më të rëndësishme të komunikimit. Por për çfarë po flasim saktësisht kur përmendim teknologjinë AI në takime? Inteligjenca artificiale ndihmon në regjistrimin e takimeve, i transkripton ato dhe bën të mundur redaktimin e atyre regjistrimeve (për t'u siguruar që gjithçka është e saktë ose për të fshirë pjesët e panevojshme të takimit). Në këtë mënyrë përmirësohet cilësia e takimit, zgjerohet fusha e tij dhe komunikimi është shumë më efektiv. Duhet të shikoni Gglot dhe të gjitha mundësitë që ofron Gglot në fushën e transkriptimit. Ju mund të fitoni shumë prej saj. Ndoshta një koleg doli me një ide të shkëlqyeshme gjatë seancës së stuhisë së ideve të takimit tuaj, ose ndoshta disa punonjës nuk mund të merrnin pjesë në takim. Cilado qoftë arsyeja, transkriptimet e takimeve u mundësojnë punonjësve të kapin hapin dhe të qëndrojnë të informuar. Gjithashtu, sigurohuni që të dërgoni një kopje të transkriptit jo vetëm për punonjësit që humbën takimin, por edhe për të gjithë ata që morën pjesë në takim. Në këtë mënyrë ata gjithashtu mund të kthehen te transkriptimet dhe të shohin nëse kanë anashkaluar ndonjë ide interesante që mund të përmirësojë biznesin.

Zgjidhni shërbimet e transkriptimit të Gglot dhe do të keni në letër gjithçka që është thënë në një takim.

9. Takimet online

Një ndryshim i madh me të cilin duhet të përshtatemi këtë vit është zhvendosja e takimeve tona të korporatave në internet, në mjedise të reja (dixhitale). Meqenëse takimet në internet janë një domosdoshmëri në vitin 2020, teknologjia e lartë duhet të jetë pjesë e mënyrave tona për të komunikuar. Ka shumë mjete që mund të thjeshtojnë dhe përmirësojnë takimet në internet. Gjëja kryesore është të kuptoni se cili nga këto mjete është i duhuri për ju. Por kini kujdes dhe mos e teproni. Mbani mend: të kesh shumë veçori është e mrekullueshme, por nëse pjesëmarrësit e takimit në internet nuk mund të kuptojnë se si t'i bashkohen takimit sepse gjithçka është e mbushur me veçori, mund të përfundoni të jeni vetëm! Ka edhe gjëra të tjera që duhet të merrni parasysh gjatë organizimit të një takimi virtual: cilësia audio dhe video (kjo është me rëndësi të madhe), ndarja e ekranit (gjithashtu një gjë e domosdoshme, veçanërisht nëse takimi përfshin një prezantim), chat (që bën komunikim është e mundur, pa ndërprerë realisht rrjedhën e takimit), mbështetje për shumë pajisje (për shembull, një version celular i një softueri për konferenca në ueb) etj. Shumë prej këtyre mjeteve janë falas, por për disa mjete do të duhet të paguani. Sigurohuni që të informoheni për mundësitë e ndryshme, zgjidhni ato që janë miqësore për përdoruesit dhe e bëjnë takimin tuaj online më interesant dhe më të fuqishëm.

10. Kërkoni komente

Është shumë e rëndësishme të gjesh mënyra për t'i bërë gjithmonë takimet më të vlefshme për të gjithë të përfshirë. Si të organizoni takime më të mira korporative? Një mënyrë është të pyesni të pranishmit se çfarë mendonin për një takim dhe të përpiqeni të mësoni diçka nga përgjigjet e tyre. Mbani gjithçka që ishte e mirë dhe ndryshoni gjërat që nuk ishin. Një anketë e thjeshtë reagimesh është një mënyrë e shkëlqyer për të mbledhur informacione rreth takimit dhe nëse e bëni atë anonim, mund të merrni rezultate më të sinqerta. Dëgjimi i asaj që mendojnë të pranishmit mund t'ju japë vetëm disa ide se si mund t'i bëni takimet e ardhshme edhe më gjithëpërfshirëse dhe produktive për të gjithë.

Nëse informoheni dhe përdorni mjetet e duhura, mund të zhvilloni lehtësisht një takim interesant. Provoni këshillat tona, planifikoni dhe strukturoni takimin, mos e zgjatni shumë, komunikoni me të pranishmit, mendoni për mundësi të ndryshme që teknologjia e re mund t'i ofrojë kompanisë suaj, përpiquni të jeni krijues dhe kërkoni reagime. Takimet me të vërtetë nuk duhet të jenë të mërzitshme! Ato mund të jenë të lëngshme, frymëzuese dhe produktive.