2021 માટે ટોચની કોર્પોરેટ મીટિંગ્સ ટ્રેન્ડ્સ

2021 માં કોર્પોરેટ મીટિંગ્સ

તમારા વ્યવસાયને સુધારવા માટે કોર્પોરેટ મીટિંગ્સ એ એક સારી રીત છે. કોર્પોરેટ મીટિંગમાં, કર્મચારીઓને કંપનીમાં સમાચારો વિશે માહિતગાર કરવામાં આવે છે, બનતી સમસ્યાઓની ચર્ચા કરવામાં આવે છે અને તેનું નિરાકરણ કરવામાં આવે છે, નવા વિચારો વિકસાવવામાં આવે છે અને સાથીદારોને એકબીજા સાથે જોડાવા માટેની શક્યતાઓ હોય છે. તેમના મહત્વ હોવા છતાં, મીટિંગ્સ કર્મચારીઓમાં ખરેખર લોકપ્રિય નથી. તેઓને ઘણીવાર સમયનો ઉપયોગ કરનારા તરીકે માનવામાં આવે છે જે કંપની માટે એટલા ફાયદાકારક નથી, કારણ કે તેઓ મોટાભાગે તાત્કાલિક પરિણામો આપતા નથી. પરંતુ તે તે રીતે હોવું જરૂરી નથી. મીટિંગ્સ ખૂબ ઉત્પાદક હોઈ શકે છે અને કંપનીમાં મૂલ્ય ઉમેરી શકે છે.

આ લેખમાં અમે તમને મીટિંગ્સની વિશાળ દુનિયા વિશે ચોક્કસ જાણકારી આપીશું. કદાચ તમને તે ચલાવવાની કેટલીક રસપ્રદ, નવી રીતો મળશે અને કંટાળાજનક, બિનઅસરકારક મીટિંગ્સના જાળનો સામનો કરવા માટે કેટલીક ટીપ્સ અમલમાં મૂકવાનું વિચારી શકશો!

1. શું તે ખરેખર જરૂરી છે?

સૌ પ્રથમ, તમારી જાતને પૂછો: શું આપણે ખરેખર આ મીટિંગની જરૂર છે? શું તે કેટલાક કર્મચારીઓનો સમય બગાડશે? જો તમને લાગતું નથી કે ઉપસ્થિતોને તેમાંથી કંઈક મહત્વપૂર્ણ મળશે, તો તેને રદ કરવાનું વિચારો. એવા સમયે હોય છે જ્યારે મીટિંગ ઇમેઇલ થ્રેડ તરીકે વધુ સારી રીતે કાર્ય કરશે.

બીજી બાજુ, જો તમે નક્કી કરો કે આ મીટિંગ થવી જોઈએ અને કર્મચારીઓને તેનો લાભ મળશે, તો તે સમય છે કે તમે મીટિંગનો પ્રકાર જાહેર કરો: શું તમે કર્મચારીઓને કંઈક વિશે જાણ કરવા જઈ રહ્યા છો, શું તમે નવા વિચારો વિકસાવી રહ્યા છો અથવા કરો છો? તમારે નિર્ણય લેવાની જરૂર છે. ઉપરાંત, ઉપસ્થિત લોકો સાથે આ વાતચીત કરવી મહત્વપૂર્ણ છે, જેથી તેઓ જાણતા હોય કે શું અપેક્ષા રાખવી જોઈએ.

2. વિશિષ્ટ શોધો

વિશિષ્ટ બેઠકો અત્યંત લોકપ્રિય બની રહી છે. તે એવી મીટિંગો છે જે વિશિષ્ટ હોય છે અને તેમના ફોકસમાં કોઈ ચોક્કસ વિષય અથવા સમસ્યા હોય છે. તે મીટિંગ્સ ટ્રેન્ડી છે, કારણ કે તે ચોક્કસ છે અને તે એક વિષયની વિગતોમાં જાય છે. આજના ઝડપી વિશ્વમાં કર્મચારીઓને તેઓ પહેલેથી જ જાણતા હોય અથવા તેમના માટે મહત્ત્વની ન હોય તેવી વસ્તુઓ પર તેમનો સમય બગાડવાનું પસંદ કરતા નથી. જો તેઓ કોઈ વિશિષ્ટ મીટિંગમાં હાજરી આપે છે, તો તેઓ જે અપેક્ષા રાખે છે તે મેળવશે અને તેઓ તેમની ઊર્જા અને સમયને કોઈ એવી વસ્તુ પર કેન્દ્રિત કરી શકે છે જે તેમના માટે ખરેખર મહત્વપૂર્ણ અથવા રસપ્રદ છે.

3. તેને સંક્ષિપ્ત બનાવો

અમે ઉલ્લેખ કર્યો છે તેમ, મીટિંગ્સ મહાન છે: તે કર્મચારીઓને જોડે છે, બૉક્સની બહાર વિચારવામાં મદદ કરે છે, સમસ્યાઓ હલ કરે છે. પરંતુ મીટિંગ ખૂબ સમય લેતી ન હોવી જોઈએ. તેઓ ટૂંકા અને મીઠી હોવા જોઈએ! અહીં, ફરી એકવાર, સંગઠન અને માળખું ચાવીરૂપ છે: મીટિંગનું આયોજન સારી રીતે કરવું જોઈએ અને તેમાં માથું અને પૂંછડી હોવી જરૂરી છે. જો નહિં, તો તેઓ ખૂબ લાંબો સમય ચાલશે અને લોકોને કદાચ સાવધાન રહેવું મુશ્કેલ બનશે કારણ કે તેઓ અમુક સમયે કંટાળી જશે. સામાન્ય રીતે, પ્રતિભાગીઓ મીટિંગ પર સંપૂર્ણ ધ્યાન કેન્દ્રિત કરતા નથી અને તેઓ જ્યારે મીટિંગમાં હોય ત્યારે એક સાથે અન્ય કામ કરવાનું વલણ ધરાવે છે. તેથી, અમારું સૂચન સંક્ષિપ્ત, જીવંત અને મોહક બનાવવાનું છે. આ રીતે, લોકો વધુ રસ લેશે અને તમારું ધ્યાન તેમના પર રહેશે. કોણ જાણે છે, જો તમે નસીબદાર છો, તો કદાચ તેઓ તેમનો ફોન પણ મૂકી દેશે.

4. સંચાર નિર્ણાયક છે

વ્યવસાયિક વિશ્વમાં વ્યક્તિગત સંદેશાવ્યવહાર પ્રચલિત છે. આજની કંપનીઓ પ્રશ્નોત્તરી સત્રોને ટાળવાનું વલણ ધરાવે છે જે ભૂતકાળમાં સામાન્ય હતા. પ્રશ્ન અને જવાબ સત્ર એ સામાન્ય રીતે મીટિંગના અંતે પ્રતિભાગીઓને પ્રશ્નો પૂછવા માટે અલગ રાખવામાં આવેલ સમયની રકમ છે. પરંતુ અમે કહ્યું તેમ આ પેટર્ન હવે રસપ્રદ નથી અને તમારે તમારા સહકર્મીઓ/કર્મચારીઓ સાથે વાતચીત કરવા માટે વધુ આધુનિક અભિગમનો વિચાર કરવો જોઈએ. અમે એક વ્યક્તિગત સંપર્ક પસંદ કરી રહ્યા છીએ જે અંતે દરેકને વધુ ખુલ્લા અને સરળ રહેવાની મંજૂરી આપે છે. ઉપરાંત, આ માત્ર કર્મચારીઓ સુધી મર્યાદિત નથી. ગ્રાહકો માટે વધુ વ્યક્તિગત અભિગમ પણ મહત્વપૂર્ણ છે અને તે કંપનીને વધુ લોકપ્રિય બનાવે છે, સોશિયલ મીડિયા પર અનુયાયીઓની સંખ્યા વધારે છે અને વધુ સારા વ્યવસાય પરિણામો શક્ય બનાવે છે.

5. દ્રશ્ય પાસું

મીટિંગની સામગ્રી અને લંબાઈ એ જ વિચારવા જેવી બાબતો નથી. તમારે સૌંદર્યલક્ષી પાસાને પણ કેટલાક વિચારો આપવા જોઈએ: મીટિંગ ક્યાં થાય છે? વાતાવરણ કેવું છે? સૌ પ્રથમ, તમારે ખાતરી કરવી પડશે કે તમારી મીટિંગની જગ્યા વ્યવસાય માટે યોગ્ય છે. કોન્ફરન્સનું વાતાવરણ સુખદ હોવું જરૂરી છે અને રૂમનું તાપમાન પૂરતું હોવું જોઈએ. જો લોકો આરામદાયક અનુભવે છે, તો મીટિંગને સફળ માનવામાં આવશે તેની વધુ સારી તક છે. ઉપરાંત, પ્રતિભાગીઓ પાસે પૂરતી જગ્યા અને વ્યક્તિગત જગ્યા હોવી જરૂરી છે.

જો તમે પ્રેઝન્ટેશન આપી રહ્યા હો, તો ખાતરી કરો કે પ્રેઝન્ટેશનની ડિઝાઇન પોતે પણ બ્રાન્ડ અને કંપનીના મૂલ્યોને પ્રતિબિંબિત કરે છે. તે કદાચ એટલું મહત્વનું નથી લાગતું, પરંતુ તે ચોક્કસ સંદેશ મોકલશે અને છાપ છોડશે. તે નાની વસ્તુઓ છે જે ગણાય છે.

6. ટેકનોલોજી

મોટે ભાગે તમારે મીટિંગમાં ટેક્નોલોજીનો ઉપયોગ કરવો પડશે, તેથી ખાતરી કરો કે ઇન્ટરનેટ કનેક્શન દોષરહિત અને ઝડપી છે, પ્રોજેક્ટર કોઈપણ સમસ્યા વિના કામ કરી રહ્યા છે. આધુનિક કંપનીમાં, ઉચ્ચ-તકનીકી સાધનો ટોચના હોવા જોઈએ! તકનીકી સમસ્યાઓને બનતી અટકાવવી મુશ્કેલ છે, પરંતુ તમે તકનીકી આશ્ચર્યની સંભાવના ઘટાડવા માટે તમારા શ્રેષ્ઠ પ્રયાસો કરવાનો પ્રયાસ કરી શકો છો. અગાઉથી બધું ચકાસવા માટે ફક્ત સમય કાઢો.

7. કટોકટી વ્યવસ્થાપન

કોઈક સમયે કોઈપણ કંપનીમાં સમસ્યાઓ ઊભી થશે અને તેને અટકાવવી મુશ્કેલ છે. સહકર્મીઓ વચ્ચે પણ તણાવ એ એક સામાન્ય સમસ્યા છે, ખાસ કરીને પડકારજનક અને તણાવપૂર્ણ સમયમાં. તે જ રીતે વસ્તુઓ છે! કોર્પોરેટ મીટિંગો તેને સરળ બનાવવામાં અને કર્મચારીઓ વચ્ચેના બોન્ડને સીધું કરવામાં મદદ કરી શકે છે. આમ, આજના વ્યવસાયો કટોકટી વ્યવસ્થાપનમાં રોકાણ કરે છે અને આ ચૂકવણી કરે છે.

8. આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ (AI)

AI ટેક્નોલોજીનો મીટિંગ્સમાં ઘણો ઉપયોગ કરવામાં આવે છે અને તે સૌથી મહત્વપૂર્ણ કોમ્યુનિકેશન ટેક્નોલોજીમાંની એક બની ગઈ છે. પરંતુ જ્યારે આપણે મીટિંગ્સમાં AI ટેક્નોલોજીનો ઉલ્લેખ કરીએ છીએ ત્યારે આપણે બરાબર શું વાત કરીએ છીએ? આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ મીટિંગ્સને રેકોર્ડ કરવામાં મદદ કરે છે, તે તેમને ટ્રાંસ્ક્રાઇબ કરે છે અને તે રેકોર્ડિંગ્સને સંપાદિત કરવાનું શક્ય બનાવે છે (બધું સાચું છે તેની ખાતરી કરવા અથવા મીટિંગના બિનજરૂરી ભાગોને કાઢી નાખવા). આ રીતે મીટિંગની ગુણવત્તામાં સુધારો થાય છે, તેનો વ્યાપ વિસ્તૃત થાય છે અને સંદેશાવ્યવહાર વધુ અસરકારક બને છે. તમારે Gglot અને Gglot દ્વારા ટ્રાન્સક્રિબિંગના ક્ષેત્રમાં ઓફર કરવામાં આવતી તમામ શક્યતાઓ તપાસવી જોઈએ. તમે તેમાંથી ઘણું મેળવી શકો છો. કદાચ તમારી મીટિંગના વિચાર-વિમર્શના સત્ર દરમિયાન કોઈ સહકર્મી એક સરસ વિચાર લઈને આવ્યો હોય, અથવા કદાચ કેટલાક કર્મચારીઓ મીટિંગમાં હાજર રહી શક્યા ન હોય. કારણ ગમે તે હોય, મીટિંગ્સનું ટ્રાન્સક્રિપ્શન કર્મચારીઓને પકડવા અને માહિતગાર રહેવા દે છે. ઉપરાંત, માત્ર મીટિંગ ચૂકી ગયેલા કર્મચારીઓને જ નહીં, પરંતુ મીટિંગમાં હાજર રહેલા દરેકને પણ ટ્રાન્સક્રિપ્ટની નકલ મોકલવાની ખાતરી કરો. આ રીતે તેઓ ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન્સ પર પણ પાછા જઈ શકે છે અને જોઈ શકે છે કે શું તેઓએ વ્યવસાયમાં સુધારો કરી શકે તેવા કોઈ રસપ્રદ વિચારોને અવગણ્યા છે.

Gglot ની ટ્રાંસ્ક્રિપ્શન સેવાઓ પસંદ કરો અને તમારી પાસે મીટિંગમાં કહેવામાં આવ્યું છે તે બધું કાગળ પર હશે.

9. ઑનલાઇન મીટિંગ્સ

એક મોટો ફેરફાર કે જેને આપણે આ વર્ષે સમાયોજિત કરવો પડશે તે છે અમારી કોર્પોરેટ મીટિંગ્સને ઓનલાઈન, નવા (ડિજિટલ) વાતાવરણમાં ખસેડવાનું. જેમ કે 2020 માં ઓનલાઈન મીટિંગ્સ આવશ્યક છે, ઉચ્ચ તકનીક એ વાતચીત કરવાની અમારી રીતોનો એક ભાગ બનવું જરૂરી છે. એવા ઘણા સાધનો છે જે ઓનલાઈન મીટિંગ્સને સરળ અને બહેતર બનાવી શકે છે. આમાંથી કયું ટૂલ તમારા માટે યોગ્ય છે તે શોધવાનું મુખ્ય છે. પરંતુ સાવચેત રહો અને તેને વધુપડતું ન કરો. યાદ રાખો: ઘણી બધી સુવિધાઓ હોવી ખૂબ જ સરસ છે, પરંતુ જો ઓનલાઈન મીટિંગમાં ભાગ લેનારાઓ મીટિંગમાં કેવી રીતે જોડાવું તે સમજી શકતા નથી કારણ કે બધું જ સુવિધાઓથી ભરેલું છે, તો તમે એકલા રહી શકો છો! વર્ચ્યુઅલ મીટિંગનું આયોજન કરતી વખતે તમારે અન્ય બાબતો પણ ધ્યાનમાં લેવી જોઈએ: ઑડિયો અને વિડિયો ગુણવત્તા (આ અત્યંત મહત્ત્વનું છે), સ્ક્રીન શેરિંગ (પણ હોવું આવશ્યક છે, ખાસ કરીને જો મીટિંગમાં પ્રેઝન્ટેશનનો સમાવેશ થાય છે), ચેટ (જે વાતચીત કરે છે) શક્ય છે, મીટિંગના પ્રવાહમાં ખરેખર વિક્ષેપ પાડ્યા વિના), મલ્ટિ-ડિવાઈસ સપોર્ટ (ઉદાહરણ તરીકે, વેબ કોન્ફરન્સિંગ સોફ્ટવેરના મોબાઇલ સંસ્કરણો) વગેરે. તેમાંથી ઘણા સાધનો મફત છે, પરંતુ કેટલાક સાધનો માટે તમારે ચૂકવણી કરવી પડશે. તમારી જાતને વિવિધ શક્યતાઓ વિશે જાણ કરવાની ખાતરી કરો, વપરાશકર્તા મૈત્રીપૂર્ણ હોય તેવી પસંદ કરો અને તમારી ઑનલાઇન મીટિંગને વધુ રસપ્રદ અને વધુ શક્તિશાળી બનાવો.

10. પ્રતિસાદ માટે પૂછો

સમાવિષ્ટ દરેક વ્યક્તિ માટે મીટિંગ્સને હંમેશા વધુ મૂલ્યવાન બનાવવાની રીતો શોધવી ખૂબ જ મહત્વપૂર્ણ છે. વધુ સારી કોર્પોરેટ મીટિંગ્સ કેવી રીતે ગોઠવવી? એક રીત એ છે કે ઉપસ્થિતોને તેઓ મીટિંગ વિશે શું વિચારે છે તે પૂછો અને તેમના જવાબોમાંથી કંઈક શીખવાનો પ્રયાસ કરો. જે સારું હતું તે બધું રાખો અને જે નહોતું તે બદલો. એક સરળ પ્રતિસાદ સર્વેક્ષણ એ મીટિંગ વિશેની માહિતી એકત્રિત કરવાની એક સરસ રીત છે અને જો તમે તેને અનામી કરો છો તો તમને વધુ નિષ્ઠાવાન પરિણામો મળી શકે છે. પ્રતિભાગીઓ શું વિચારે છે તે સાંભળીને તમે ભવિષ્યની મીટિંગ્સને દરેક માટે વધુ સમાવિષ્ટ અને ઉત્પાદક કેવી રીતે બનાવી શકો છો તેના પર તમને કેટલાક વિચારો મળી શકે છે.

જો તમને જાણ થાય અને તમે યોગ્ય સાધનોનો ઉપયોગ કરો તો તમે સરળતાથી એક રસપ્રદ મીટિંગ યોજી શકો છો. અમારી ટિપ્સ અજમાવો, મીટિંગની યોજના બનાવો અને તેની રચના કરો, તેને વધુ લાંબી ન કરો, તમારા પ્રતિભાગીઓ સાથે વાતચીત કરો, નવી તકનીક તમારી કંપનીને ઓફર કરી શકે તેવી વિવિધ શક્યતાઓ વિશે વિચારો, સર્જનાત્મક બનવાનો પ્રયાસ કરો અને પ્રતિસાદ માટે પૂછો. મીટિંગ્સ ખરેખર કંટાળાજનક હોવી જરૂરી નથી! તેઓ રસદાર, પ્રેરણાદાયી અને ઉત્પાદક હોઈ શકે છે.