เทรนด์การประชุมองค์กรยอดนิยมประจำปี 2021

การประชุมองค์กรในปี 2564

การประชุมองค์กรเป็นวิธีที่ดีในการปรับปรุงธุรกิจของคุณ ในการประชุมองค์กร พนักงานจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับข่าวสารในบริษัท ปัญหาที่เกิดขึ้นกำลังถูกหารือและแก้ไข มีการพัฒนาแนวคิดใหม่ๆ และเพื่อนร่วมงานมีความเป็นไปได้ที่จะเชื่อมต่อถึงกัน แม้จะมีความสำคัญ แต่การประชุมก็ไม่ได้รับความนิยมในหมู่พนักงานมากนัก พวกเขามักถูกมองว่าเป็นผู้กลืนกินเวลาซึ่งไม่เป็นประโยชน์ต่อบริษัท เนื่องจากพวกเขาไม่ได้ให้ผลลัพธ์ในทันทีเกือบตลอดเวลา แต่มันไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น การประชุมสามารถมีประสิทธิผลมากและสามารถเพิ่มมูลค่าให้กับบริษัทได้

ในบทความนี้ เราจะให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับโลกแห่งการประชุมอันกว้างใหญ่อย่างแน่นอน บางทีคุณอาจพบวิธีใหม่ๆ ที่น่าสนใจในการดำเนินการ และพิจารณานำเคล็ดลับบางอย่างไปใช้เพื่อจัดการกับกับดักของการประชุมที่น่าเบื่อและไม่มีประสิทธิภาพ!

1.จำเป็นจริงหรือ?

ก่อนอื่น ให้ถามตัวเองก่อนว่า เราจำเป็นต้องมีการประชุมครั้งนี้จริงหรือ? มันจะเสียเวลาของพนักงานบางคนหรือเปล่า? หากคุณไม่คิดว่าผู้เข้าร่วมจะได้รับสิ่งสำคัญ ลองยกเลิกดู มีบางครั้งที่การประชุมอาจทำงานได้ดีกว่าในรูปแบบเธรดอีเมล

ในทางกลับกัน หากคุณตัดสินใจว่าควรมีการประชุมนี้และพนักงานจะได้รับประโยชน์จากการประชุม ถึงเวลาที่คุณต้องประกาศประเภทของการประชุม คุณจะแจ้งให้พนักงานทราบเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง คุณกำลังพัฒนาแนวคิดใหม่ ๆ หรือทำ คุณต้องตัดสินใจ นอกจากนี้ สิ่งสำคัญคือต้องสื่อสารเรื่องนี้กับผู้เข้าร่วม เพื่อที่พวกเขาจะได้รู้ว่าจะคาดหวังอะไร

2. ค้นหาเฉพาะกลุ่ม

การประชุมเฉพาะกลุ่มกำลังได้รับความนิยมอย่างมาก การประชุมเหล่านี้เป็นการประชุมที่เชี่ยวชาญเป็นพิเศษและเน้นไปที่หัวข้อหรือปัญหาเฉพาะ การประชุมเหล่านั้นเป็นเรื่องที่ทันสมัย เนื่องจากมีความแม่นยำและลงรายละเอียดในหัวข้อเดียว ในโลกที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็วในปัจจุบัน พนักงานไม่ชอบเสียเวลากับสิ่งที่พวกเขารู้อยู่แล้วหรือสิ่งที่ไม่สำคัญสำหรับพวกเขา หากพวกเขาเข้าร่วมการประชุมเฉพาะกลุ่ม พวกเขาจะได้รับสิ่งที่พวกเขาคาดหวัง และพวกเขาสามารถทุ่มเทพลังงานและเวลาให้กับสิ่งที่สำคัญหรือน่าสนใจสำหรับพวกเขาจริงๆ

3. ทำให้มันกระชับ

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้ว การประชุมเป็นสิ่งที่ดี โดยจะเชื่อมโยงพนักงาน ช่วยคิดนอกกรอบ และแก้ปัญหา แต่การประชุมไม่ควรใช้เวลานานมากนัก พวกเขาควรจะสั้นและไพเราะ! ขอย้ำอีกครั้งว่า การจัดองค์กรและโครงสร้างเป็นกุญแจสำคัญ การประชุมจะต้องมีการวางแผนอย่างดี และต้องมีทั้งหัวและก้อย ถ้าไม่เช่นนั้น มันจะคงอยู่นานเกินไปและผู้คนอาจจะพบว่ามันยากที่จะตื่นตัว เนื่องจากพวกเขาจะรู้สึกเบื่อในบางครั้ง โดยทั่วไป ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้มุ่งเน้นไปที่การประชุมอย่างสมบูรณ์ และพวกเขามักจะทำงานอื่นไปพร้อมๆ กันในขณะที่อยู่ในการประชุม ดังนั้นข้อเสนอแนะของเราคือทำให้กระชับ มีชีวิตชีวา และมีเสน่ห์ วิธีนี้จะทำให้ผู้คนสนใจมากขึ้นและคุณจะได้รับความสนใจจากพวกเขา ใครจะรู้ ถ้าคุณโชคดี บางทีพวกเขาอาจจะเอาโทรศัพท์ไปทิ้งด้วยซ้ำ

4. การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญ

ในโลกธุรกิจ การสื่อสารส่วนบุคคลกำลังเป็นที่นิยม บริษัทในปัจจุบันมักจะหลีกเลี่ยงช่วงถามตอบซึ่งเป็นเรื่องปกติในอดีต โดยปกติเซสชันถามตอบคือระยะเวลาที่จัดไว้เมื่อสิ้นสุดการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมถามคำถาม แต่อย่างที่เราบอกไปแล้วว่ารูปแบบนี้ไม่น่าสนใจอีกต่อไป และคุณควรพิจารณาแนวทางที่ทันสมัยกว่านี้ในการสื่อสารกับเพื่อนร่วมงาน/พนักงานของคุณ เรากำลังเลือกความเป็นส่วนตัวซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะช่วยให้ทุกคนเปิดกว้างและสบายใจมากขึ้น นอกจากนี้ ไม่จำกัดเฉพาะพนักงานเท่านั้น การเข้าถึงลูกค้าที่เป็นส่วนตัวมากขึ้นก็มีความสำคัญเช่นกัน และทำให้บริษัทได้รับความนิยมมากขึ้น เพิ่มจำนวนผู้ติดตามบนโซเชียลมีเดีย และทำให้ผลลัพธ์ทางธุรกิจดีขึ้น

5. ด้านการมองเห็น

เนื้อหาและความยาวของการประชุมไม่ใช่สิ่งเดียวที่ต้องคำนึงถึง คุณควรให้แง่คิดเกี่ยวกับสุนทรียศาสตร์ด้วย: การประชุมจัดขึ้นที่ไหน? บรรยากาศเป็นอย่างไรบ้าง? ก่อนอื่น คุณจะต้องแน่ใจว่าพื้นที่การประชุมของคุณเหมาะสมกับธุรกิจ สภาพแวดล้อมการประชุมจะต้องดีและอุณหภูมิห้องควรเพียงพอ หากผู้คนรู้สึกสบายใจก็มีโอกาสที่ดีกว่าที่การประชุมจะถูกมองว่าประสบความสำเร็จ นอกจากนี้ผู้เข้าร่วมจะต้องมีพื้นที่และพื้นที่ส่วนตัวเพียงพอ

หากคุณกำลังนำเสนองาน ต้องแน่ใจว่าการออกแบบงานนำเสนอนั้นสะท้อนถึงแบรนด์และคุณค่าของบริษัทด้วย มันอาจจะดูไม่สำคัญนัก แต่มันจะส่งข้อความบางอย่างและสร้างความประทับใจ มันเป็นสิ่งเล็กน้อยที่นับ

6. เทคโนโลยี

เป็นไปได้มากว่าคุณจะต้องใช้เทคโนโลยีในการประชุม ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตรวดเร็วและไร้ที่ติ และโปรเจ็กเตอร์ทำงานได้โดยไม่มีปัญหาใดๆ ในบริษัทสมัยใหม่ อุปกรณ์ไฮเทคควรจะเป็นอุปกรณ์ชั้นยอด! เป็นเรื่องยากที่จะป้องกันไม่ให้ปัญหาทางเทคนิคเกิดขึ้นอย่างสมบูรณ์ แต่คุณสามารถพยายามทำให้ดีที่สุดเพื่อลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดทางเทคนิคได้ เพียงใช้เวลาในการทดสอบทุกอย่างล่วงหน้า

7. การจัดการภาวะวิกฤติ

เมื่อถึงจุดหนึ่งปัญหาจะเกิดขึ้นในบริษัทใดๆ และเป็นการยากที่จะป้องกันได้ ความตึงเครียดแม้แต่ในหมู่เพื่อนร่วมงานก็เป็นปัญหาที่พบบ่อย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเวลาที่ท้าทายและตึงเครียด นั่นเป็นเพียงสิ่งที่เป็นอยู่! การประชุมองค์กรสามารถช่วยทำให้เรื่องดังกล่าวราบรื่นขึ้นและกระชับความสัมพันธ์ระหว่างพนักงานได้ ดังนั้น ธุรกิจในปัจจุบันจึงลงทุนในการจัดการภาวะวิกฤติและสิ่งนี้ให้ผลตอบแทนที่คุ้มค่า

8. ปัญญาประดิษฐ์ (AI)

เทคโนโลยี AI มีการใช้กันอย่างแพร่หลายในการประชุม และได้กลายเป็นหนึ่งในเทคโนโลยีการสื่อสารที่สำคัญที่สุด แต่เรากำลังพูดถึงอะไรกันแน่เมื่อเราพูดถึงเทคโนโลยี AI ในการประชุม? ปัญญาประดิษฐ์ช่วยในการบันทึกการประชุม ถอดเสียงการประชุม และทำให้สามารถแก้ไขการบันทึกเหล่านั้นได้ (เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้องหรือลบส่วนที่ไม่จำเป็นของการประชุม) วิธีนี้ทำให้คุณภาพของการประชุมดีขึ้น ขอบเขตกว้างขึ้น และการสื่อสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น คุณควรตรวจสอบ Gglot และความเป็นไปได้ทั้งหมดที่ Gglot เสนอในด้านการถอดเสียง คุณสามารถได้รับผลประโยชน์มากมายจากมัน บางทีเพื่อนร่วมงานอาจมีไอเดียดีๆ เกิดขึ้นระหว่างการระดมความคิดในการประชุมของคุณ หรือบางทีพนักงานบางคนอาจไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตาม การถอดเสียงการประชุมช่วยให้พนักงานติดตามและรับทราบข้อมูลอยู่เสมอ นอกจากนี้ อย่าลืมส่งสำเนาใบรับรองผลการเรียนให้กับพนักงานที่พลาดการประชุมเท่านั้น แต่ยังส่งให้กับทุกคนที่เข้าร่วมการประชุมด้วย ด้วยวิธีนี้ พวกเขายังสามารถย้อนกลับไปที่การถอดเสียงและดูว่าพวกเขามองข้ามแนวคิดที่น่าสนใจใดๆ ที่สามารถปรับปรุงธุรกิจได้หรือไม่

เลือกบริการถอดเสียงของ Gglot แล้วคุณจะมีทุกอย่างที่พูดในการประชุมลงบนกระดาษ

9. การประชุมออนไลน์

การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่อย่างหนึ่งที่เราต้องปรับตัวในปีนี้คือการย้ายการประชุมองค์กรแบบออนไลน์ไปสู่สภาพแวดล้อม (ดิจิทัล) ใหม่ เนื่องจากการประชุมออนไลน์เป็นสิ่งจำเป็นในปี 2020 เทคโนโลยีขั้นสูงจึงต้องเป็นส่วนหนึ่งของวิธีการสื่อสารของเรา มีเครื่องมือมากมายที่ช่วยลดความซับซ้อนและปรับปรุงการประชุมออนไลน์ได้ สิ่งสำคัญคือการหาว่าเครื่องมือใดที่เหมาะกับคุณ แต่ระวังและอย่าหักโหมจนเกินไป ข้อควรจำ: การมีฟีเจอร์มากมายเป็นสิ่งที่ดี แต่ถ้าผู้เข้าร่วมประชุมออนไลน์ไม่รู้ว่าจะเข้าร่วมการประชุมได้อย่างไร เพราะทุกอย่างเต็มไปด้วยฟีเจอร์ คุณอาจจะต้องอยู่คนเดียว! ยังมีสิ่งอื่น ๆ ที่คุณควรคำนึงถึงในขณะที่จัดการประชุมเสมือน: คุณภาพเสียงและวิดีโอ (ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญที่สุด), การแชร์หน้าจอ (ซึ่งต้องมีเช่นกัน โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการประชุมมีการนำเสนอ) การแชท (ซึ่งทำให้การสื่อสาร เป็นไปได้โดยไม่ขัดจังหวะการประชุม) การสนับสนุนหลายอุปกรณ์ (เช่น ซอฟต์แวร์การประชุมผ่านเว็บเวอร์ชันมือถือ) ฯลฯ เครื่องมือจำนวนมากเหล่านี้ใช้งานได้ฟรี แต่สำหรับเครื่องมือบางอย่าง คุณจะต้องจ่ายเงิน อย่าลืมแจ้งตัวเองเกี่ยวกับความเป็นไปได้ต่างๆ เลือกสิ่งที่เป็นมิตรกับผู้ใช้ และทำให้การประชุมออนไลน์ของคุณน่าสนใจและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

10. ถามความคิดเห็น

สิ่งสำคัญมากคือการหาวิธีทำให้การประชุมมีคุณค่ามากขึ้นสำหรับทุกคนอยู่เสมอ จะจัดการประชุมองค์กรให้ดีขึ้นได้อย่างไร? วิธีหนึ่งคือการถามผู้เข้าร่วมประชุมว่าพวกเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับการประชุม และลองเรียนรู้บางอย่างจากคำตอบของพวกเขา เก็บทุกสิ่งที่ดีไว้และเปลี่ยนสิ่งที่ไม่ใช่ แบบสำรวจความคิดเห็นง่ายๆ เป็นวิธีที่ดีในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการประชุม และหากคุณไม่ระบุชื่อ คุณอาจได้รับผลลัพธ์ที่จริงใจมากขึ้น การได้ยินสิ่งที่ผู้เข้าร่วมประชุมคิดอาจช่วยให้คุณมีแนวคิดว่าจะทำให้การประชุมในอนาคตมีความครอบคลุมและมีประสิทธิภาพมากขึ้นสำหรับทุกคนได้อย่างไร

หากคุณได้รับข้อมูลและใช้เครื่องมือที่เหมาะสม คุณก็สามารถจัดการประชุมที่น่าสนใจได้อย่างง่ายดาย ลองใช้เคล็ดลับ วางแผนและจัดโครงสร้างการประชุมของเรา อย่าทำให้ยาวเกินไป สื่อสารกับผู้เข้าร่วมของคุณ คิดถึงความเป็นไปได้ต่างๆ ที่เทคโนโลยีใหม่สามารถมอบให้กับบริษัทของคุณ พยายามสร้างสรรค์และขอคำติชม การประชุมไม่จำเป็นต้องน่าเบื่อจริงๆ! สิ่งเหล่านี้อาจดูชุ่มฉ่ำ สร้างแรงบันดาลใจ และมีประสิทธิภาพ