Nejlepší trendy firemních setkání pro rok 2021

Firemní setkání v roce 2021

Firemní setkání jsou dobrým způsobem, jak zlepšit své podnikání. Na podnikové schůzce jsou zaměstnanci informováni o novinkách ve společnosti, diskutovány a řešeny vznikající problémy, vyvíjeny nové nápady a kolegové mají možnost se navzájem propojit. Navzdory svému významu nejsou schůzky mezi zaměstnanci opravdu populární. Často jsou vnímáni jako pohlcující čas, který pro společnost není tak výhodný, protože většinou neposkytují okamžité výsledky. Ale nemusí to tak být. Setkání mohou být velmi produktivní a mohou společnosti přinést přidanou hodnotu.

V tomto článku vám určitě poskytneme nějaké nahlédnutí do obrovského světa setkání. Možná najdete zajímavé nové způsoby jejich vedení a zvážíte implementaci několika tipů, jak se vypořádat s nástrahami nudných a neúčinných setkání!

1. Je to opravdu nutné?

Nejprve se zeptejte sami sebe: Opravdu potřebujeme toto setkání? Bude to ztrácet čas některým zaměstnancům? Pokud si nemyslíte, že z toho účastníci dostanou něco důležitého, zvažte jeho zrušení. Jsou chvíle, kdy by schůzka fungovala lépe jako vlákno e-mailu.

Na druhou stranu, pokud se rozhodnete, že by se toto setkání mělo konat a že z toho budou mít prospěch zaměstnanci, je na čase deklarovat typ setkání: chystáte se o něčem informovat zaměstnance, vyvíjíte nové nápady nebo děláte musíte se rozhodnout. Je také důležité komunikovat s účastníky, aby věděli, co mohou očekávat.

2. Najděte mezeru

Mezikontinentální schůzky se stávají mimořádně populární. Jedná se o schůzky, které jsou specializované a zaměřují se na konkrétní téma nebo problém. Tato setkání jsou trendy, protože jsou precizní a zacházejí do detailů jednoho tématu. V dnešním rychle se rozvíjejícím světě zaměstnanci neradi ztrácejí čas věcmi, které již znají nebo které pro ně nejsou důležité. Pokud se zúčastní specializovaného setkání, dostanou to, co očekávají, a mohou svou energii a čas zaměřit na něco, co je pro ně opravdu důležité nebo zajímavé.

3. Zdůvodněte to stručně

Jak jsme již zmínili, schůzky jsou skvělé: spojují zaměstnance, pomáhají myslet mimo krabici, řeší problémy. Setkání by však nemělo být časově náročné. Měly by být krátké a sladké! Zde je opět klíčová organizace a struktura: schůzka musí být dobře naplánována a musí mít hlavu a ocas. Pokud ne, vydrží příliš dlouho a pro lidi bude pravděpodobně těžké zůstat ve střehu, protože se v určitém okamžiku jednoduše nudí. Obecně platí, že účastníci nejsou zcela soustředěni na schůzku a mají tendenci dělat jinou práci současně, když jsou na schůzce. Náš návrh je tedy udělat stručné, živé a okouzlující. Tímto způsobem se lidé budou více zajímat a vy budete mít jejich pozornost. Kdo ví, pokud budete mít štěstí, možná dokonce odloží svůj telefon.

4. Komunikace je zásadní

V obchodním světě je v módě osobní komunikace. Dnešní společnosti mají tendenci vyhýbat se Q & A sezením, která byla v minulosti normou. Relace otázek a odpovědí je obvykle doba vyhrazená na konci schůzky pro účastníky, aby mohli klást otázky. Ale jak jsme řekli, tento vzorec už není zajímavý a měli byste zvážit modernější přístup ke komunikaci se svými kolegy / zaměstnanci. Rozhodli jsme se pro osobní kontakt, který nakonec umožní každému být otevřenější a pohodlnější. Také se to neomezuje pouze na zaměstnance. Důležitý je také osobnější přístup k zákazníkům, který zvyšuje popularitu společnosti, zvyšuje počet sledujících na sociálních médiích a umožňuje lepší obchodní výsledky.

5. Vizuální aspekt

Obsah a délka schůzky nejsou jediné věci, na které byste měli myslet. Měli byste věnovat estetické stránce také několik myšlenek: Kde se schůzka koná? Jaká je atmosféra? Nejprve se musíte ujistit, že je váš prostor pro schůzky vhodný pro podnikání. Konferenční prostředí musí být příjemné a pokojová teplota by měla být přiměřená. Pokud se lidé budou cítit dobře, existuje větší šance, že setkání bude vnímáno jako úspěch. Účastníci také musí mít dostatek prostoru a osobního prostoru.

Pokud provádíte prezentaci, ujistěte se, že samotný design prezentace také odráží značku a hodnoty společnosti. Možná se to nezdá tak důležité, ale pošle to určitou zprávu a zanechá dojem. Rozhodují malé věci.

6. Technologie

S největší pravděpodobností budete muset na schůzce použít technologii, takže se ujistěte, že připojení k internetu je bezchybné a rychlé a projektory fungují bez problémů. V moderní společnosti by mělo být špičkové vybavení špičkové! Je těžké zcela zabránit vzniku technických problémů, ale můžete se pokusit ze všech sil snížit pravděpodobnost technických překvapení. Jen si udělejte čas a vše předem otestujte.

7. Krizové řízení

V určitém okamžiku nastanou v každé společnosti problémy a je těžké tomu zabránit. Napětí i mezi kolegy je běžnou záležitostí, zejména v náročných a stresujících dobách. Takhle to prostě chodí! Firemní schůzky mohou pomoci toto uklidnit a narovnat vazby mezi zaměstnanci. Dnešní podniky tedy investují do řešení krizí, a to se vyplatí.

8. Umělá inteligence (AI)

Technologie AI se často používá na jednáních a stala se jednou z nejdůležitějších komunikačních technologií. Ale o čem přesně mluvíme, když na schůzkách zmiňujeme technologii AI? Umělá inteligence pomáhá zaznamenávat schůzky, přepisuje je a umožňuje tyto záznamy upravovat (aby bylo zajištěno, že je vše správné, nebo odstranit nepotřebné části schůzky). Tímto způsobem se zlepší kvalita schůzky, rozšíří se její rozsah a komunikace bude mnohem efektivnější. Měli byste zkontrolovat Gglot a všechny možnosti, které Gglot nabízí v oblasti přepisu. Z toho můžete hodně získat. Možná přišel kolega se skvělým nápadem během brainstormingu vašeho setkání, nebo se někteří zaměstnanci nemohli schůzky zúčastnit. Ať už je důvod jakýkoli, přepisy schůzek umožňují zaměstnancům dohnat a zůstat informováni. Nezapomeňte také zaslat kopii přepisu nejen zaměstnancům, kteří schůzku zmeškali, ale také všem, kteří se schůzky zúčastnili. Tímto způsobem se mohou také vrátit k přepisům a zjistit, zda přehlédli nějaké zajímavé nápady, které mohou zlepšit podnikání.

Vyberte si přepisové služby společnosti Gglot a budete mít na papíře vše, co bylo řečeno na schůzce.

9. Online schůzky

Jednou obrovskou změnou, kterou musíme letos přizpůsobit, je přesun našich firemních setkání online do nových (digitálních) prostředí. Vzhledem k tomu, že online schůzky jsou v roce 2020 nutností, musí být součástí našich způsobů komunikace i špičková technologie. Existuje mnoho nástrojů, které mohou zjednodušit a vylepšit online schůzky. Klíčem je zjistit, který z těchto nástrojů je pro vás ten pravý. Ale buďte opatrní a nepřehánějte to. Pamatujte: mít spoustu funkcí je skvělé, ale pokud účastníci online schůzky nemohou přijít na to, jak se ke schůzce připojit, protože vše je plné funkcí, můžete být nakonec sami! Při organizování virtuální schůzky byste měli vzít v úvahu i další věci: kvalitu zvuku a videa (to je nanejvýš důležité), sdílení obrazovky (také je nutné mít, zejména pokud schůzka zahrnuje prezentaci), chat (který umožňuje komunikaci možné, aniž by to skutečně přerušilo průběh schůzky), podpora více zařízení (například mobilní verze softwaru pro webové konference) atd. Mnoho z těchto nástrojů je zdarma, ale za některé nástroje budete muset zaplatit. Ujistěte se, že se informujete o různých možnostech, vybrali jste ty, které jsou uživatelsky přívětivé a vaše online setkání bude zajímavější a výkonnější.

10. Požádejte o zpětnou vazbu

Je velmi důležité najít způsoby, jak vždy učinit schůzky hodnotnějšími pro všechny účastníky. Jak uspořádat lepší firemní setkání? Jedním ze způsobů je zeptat se účastníků, co si o schůzce mysleli, a pokusit se něco naučit z jejich odpovědí. Udržujte vše, co bylo dobré, a měňte věci, které nebyly. Jednoduchý průzkum zpětné vazby je skvělý způsob, jak shromáždit informace o schůzce, a pokud ji anonymizujete, můžete získat upřímnější výsledky. Slyšení toho, co si účastníci myslí, vám může dát jen pár nápadů, jak zajistit, aby budoucí setkání byla pro všechny ještě inkluzivnější a produktivnější.

Pokud budete informováni a použijete správné nástroje, můžete snadno uspořádat zajímavou schůzku. Vyzkoušejte naše tipy, naplánujte a strukturujte schůzku, nedělejte to příliš dlouho, komunikujte se svými účastníky, přemýšlejte o různých možnostech, které může vaše společnost nabídnout nová technologie, zkuste být kreativní a požádejte o zpětnou vazbu. Setkání opravdu nemusí být nudná! Mohou být šťavnaté, inspirativní a produktivní.