Најважнији трендови корпоративних састанака за 2021

Корпоративни састанци 2021

Корпоративни састанци су добар начин да унапредите своје пословање. На корпоративном састанку запослени се информишу о новостима у компанији, разговарају и решавају настали проблеми, развијају се нове идеје и колеге имају могућност да се међусобно повежу. Упркос њиховој важности, састанци нису баш популарни међу запосленима. Често се доживљавају као гутачи времена који једноставно нису толико корисни за компанију, јер већину времена не дају тренутне резултате. Али то не мора бити тако. Састанци могу бити веома продуктивни и могу додати вредност компанији.

У овом чланку сигурно ћемо вам дати неке увиде у огроман свет састанака. Можда ћете пронаћи неке занимљиве, нове начине за њихово спровођење и размислите о примени неколико савета како бисте се ухватили у коштац са замкама досадних, неефикасних састанака!

1. Да ли је то заиста неопходно?

Пре свега, запитајте се: да ли заиста треба да имамо овај састанак? Да ли ће то губити време неких запослених? Ако не мислите да ће учесници добити нешто важно од тога, размислите о томе да га откажете. Постоје тренуци када би састанак боље функционисао као нит е-поште.

С друге стране, ако одлучите да се овај састанак одржи и да ће запослени имати користи од њега, време је да се изјасните о врсти састанка: да ли ћете обавестити запослене о нечему, да ли развијате нове идеје или треба да донесете одлуку. Такође, важно је то комуницирати са присутнима, како би знали шта да очекују.

2. Пронађите нишу

Ницхе састанци постају изузетно популарни. То су састанци који су специјализовани и у њиховом фокусу је одређена тема или проблем. Ти састанци су у тренду, јер су прецизни и улазе у детаље једне теме. У данашњем убрзаном свету запослени не воле да губе време на ствари које већ знају или које им нису важне. Ако присуствују нишем састанку, добиће оно што очекују и могу да усмере своју енергију и време на нешто што им је заиста важно или занимљиво.

3. Нека буде сажето

Као што смо споменули, састанци су одлични: повезују запослене, помажу да се размишља ван оквира, решавају проблеми. Али састанак не би требало да одузима много времена. Требало би да буду кратке и слатке! Овде су, опет, кључна организација и структура: састанак мора бити добро испланиран и мора имати главу и реп. Ако не, они ће трајати предуго и људима ће вероватно бити тешко да остану будни јер ће им у неком тренутку једноставно досадити. Генерално, учесници нису у потпуности фокусирани на састанак и имају тенденцију да раде други посао истовремено док су на састанку. Дакле, наш предлог је да буде сажет, жив и очаравајући. На овај начин ће се људи више заинтересовати, а ви ћете имати њихову пажњу. Ко зна, ако будеш имао среће, можда ће и телефон склонити.

4. Комуникација је кључна

У пословном свету лична комуникација је у моди. Данашње компаније имају тенденцију да избегавају сесије питања и одговора које су биле норма у прошлости. Сесија питања и одговора је обично време које се издваја на крају састанка за учеснике да постављају питања. Али као што смо рекли, овај образац више није занимљив и требало би да размислите о модернијем приступу комуникацији са својим колегама/запосленим. Одлучујемо се за лични додир који на крају омогућава свима да буду отворенији и опуштенији. Такође, ово није ограничено само на запослене. Личнији приступ купцима је такође важан и чини компанију популарнијом, проширује број пратилаца на друштвеним мрежама и омогућава боље пословне резултате.

5. Визуелни аспект

Садржај и дужина састанка нису једине ствари о којима треба размишљати. Требало би да размислите и о естетском аспекту: Где се одржава састанак? Каква је атмосфера? Пре свега, мораћете да се уверите да је ваш простор за састанке прикладан за посао. Окружење за конференцију мора бити пријатно, а собна температура адекватна. Ако се људи осећају пријатно, већа је шанса да ће састанак бити схваћен као успешан. Такође, полазници треба да имају довољно простора и личног простора.

Ако одржавате презентацију, уверите се да дизајн саме презентације такође одражава бренд и вредности компаније. Можда не делује толико важно, али ће послати одређену поруку и оставити утисак. Мале ствари се рачунају.

6. Технологија

Највероватније ћете морати да користите технологију на састанку, па се уверите да је интернет веза беспрекорна и брза, да пројектори раде без проблема. У модерном предузећу, опрема високе технологије треба да буде врхунска! Тешко је у потпуности спречити појаву техничких проблема, али можете покушати да дате све од себе да смањите вероватноћу техничких изненађења. Само одвојите време да све тестирате унапред.

7. Управљање кризама

У једном тренутку ће се појавити проблеми у свакој компанији и то је тешко спречити. Тензије чак и међу колегама су чест проблем, посебно у изазовним и стресним временима. Тако ствари стоје! Корпоративни састанци могу помоћи да се то изглади и исправи везе међу запосленима. Дакле, данашње компаније улажу у управљање кризама и то се исплати.

8. Вештачка интелигенција (АИ)

АИ технологија се много користи на састанцима и постала је једна од најважнијих комуникационих технологија. Али о чему тачно говоримо када на састанцима помињемо технологију вештачке интелигенције? Вештачка интелигенција помаже у снимању састанака, транскрибује их и омогућава да се ти снимци уређују (да се увери да је све исправно или да се избришу непотребни делови састанка). На овај начин се побољшава квалитет састанка, проширује његов обим и комуникација много ефикаснија. Требало би да погледате Гглот и све могућности које Гглот нуди у области транскрипције. Можете много добити од тога. Можда је колега дошао на одличну идеју током сесије вашег састанка, или можда неки запослени нису могли да присуствују састанку. Без обзира на разлог, транскрипције састанака омогућавају запосленима да сустигну и остану информисани. Такође, обавезно пошаљите копију транскрипта не само запосленима који су пропустили састанак, већ и свима који су присуствовали састанку. На тај начин такође могу да се врате на транскрипције и виде да ли су превидели неке занимљиве идеје које могу да побољшају пословање.

Одаберите услуге транскрипције Гглота и имаћете на папиру све што је речено на састанку.

9. Онлине састанци

Једна огромна промена којој морамо да се прилагодимо ове године је премештање наших корпоративних састанака онлајн, у нова (дигитална) окружења. Пошто су онлајн састанци неопходни у 2020. години, висока технологија треба да буде део наших начина комуникације. Постоји много алата који могу да поједноставе и побољшају састанке на мрежи. Кључ је да схватите који од ових алата је прави за вас. Али будите опрезни и не претерујте. Запамтите: имати пуно функција је сјајно, али ако учесници онлајн састанка не могу да схвате како да се придруже састанку јер је све препуно функција, можда ћете на крају остати сами! Постоје и друге ствари које треба да узмете у обзир приликом организовања виртуелног састанка: квалитет звука и видеа (ово је од највеће важности), дељење екрана (такође обавезно, посебно ако састанак укључује презентацију), ћаскање (који омогућава комуникацију могуће, без стварног прекида тока састанка), подршка за више уређаја (на пример, мобилна верзија софтвера за веб конференције) итд. Многи од тих алата су бесплатни, али за неке алате ћете морати да платите. Обавезно се информишите о различитим могућностима, изаберите оне које су прилагођене кориснику и чине ваш онлајн састанак занимљивијим и моћнијим.

10. Затражите повратну информацију

Веома је важно пронаћи начине да увек учините састанке вреднијим за све укључене. Како организовати боље корпоративне састанке? Један од начина је да питате учеснике шта мисле о састанку и покушајте да научите нешто из њихових одговора. Задржите све што је било добро и промените ствари које нису. Једноставна анкета за повратне информације је одличан начин за прикупљање информација о састанку и ако га учините анонимним, можда ћете добити искреније резултате. Ако чујете шта мисле учесници, можда ћете добити неке идеје о томе како да будуће састанке учините још инклузивнијим и продуктивнијим за све.

Ако се информишете и ако користите праве алате, лако можете одржати занимљив састанак. Испробајте наше савете, планирајте и структурирајте састанак, немојте га одуговлачити, комуницирајте са својим учесницима, размислите о различитим могућностима које нова технологија може да понуди вашој компанији, покушајте да будете креативни и тражите повратне информације. Састанци заиста не морају да буду досадни! Могу бити сочне, инспиративне и продуктивне.