የ2021 ከፍተኛ የኮርፖሬት ስብሰባ አዝማሚያዎች

የድርጅት ስብሰባዎች በ2021

የድርጅት ስብሰባዎች ንግድዎን ለማሻሻል ጥሩ መንገድ ናቸው። በድርጅት ስብሰባ ውስጥ ሰራተኞች በድርጅቱ ውስጥ ስለ ዜናዎች ይነገራቸዋል, የተከሰቱ ችግሮች እየተወያዩ እና እየተፈቱ ናቸው, አዳዲስ ሀሳቦች ተዘጋጅተዋል እና ባልደረቦች እርስ በርስ የመገናኘት እድል አላቸው. ምንም እንኳን አስፈላጊነታቸው ቢታወቅም, ስብሰባዎች በሠራተኞች ዘንድ ተወዳጅ አይደሉም. ብዙ ጊዜ አፋጣኝ ውጤቶችን ስለማይሰጡ ለኩባንያው ያን ያህል የማይጠቅሙ እንደ ጊዜ በላተኞች ሆነው ይቆጠራሉ። ግን እንደዛ መሆን የለበትም። ስብሰባዎች በጣም ውጤታማ ሊሆኑ እና ለኩባንያው እሴት ሊጨምሩ ይችላሉ.

በዚህ ጽሑፍ ውስጥ ስለ ሰፊው የስብሰባ ዓለም አንዳንድ ግንዛቤዎችን እንሰጥዎታለን። ምናልባት አንዳንድ ሳቢ፣ አዲስ የአሰራር ዘዴዎችን ታገኛለህ እና አሰልቺ እና ውጤታማ ያልሆኑ ስብሰባዎችን ወጥመዶች ለመቋቋም አንዳንድ ምክሮችን ተግባራዊ ለማድረግ አስብበት!

1. በእርግጥ አስፈላጊ ነው?

በመጀመሪያ ራስህን ጠይቅ፡ ይህ ስብሰባ በእርግጥ ያስፈልገናል? የአንዳንድ ሰራተኞችን ጊዜ ያባክናል? ተሰብሳቢዎቹ አንድ አስፈላጊ ነገር ከእሱ ያገኛሉ ብለው ካላሰቡ፣ መሰረዝን ብቻ ያስቡበት። ስብሰባ እንደ ኢሜል ተከታታይ የተሻለ የሚሰራበት ጊዜ አለ።

በሌላ በኩል ይህ ስብሰባ እንዲካሄድ እና ሰራተኞቹ ተጠቃሚ እንዲሆኑ ከወሰኑ የስብሰባውን አይነት የሚገልጹበት ጊዜ ነው፡ ስለ አንድ ነገር ለሰራተኞች ማሳወቅ ነው፣ አዳዲስ ሃሳቦችን እያዳበረ ነው ወይስ እየሰራህ ነው? ውሳኔ ማድረግ ያስፈልግዎታል. እንዲሁም, ምን እንደሚጠብቁ እንዲያውቁ ይህንን ከተሳታፊዎች ጋር መግባባት አስፈላጊ ነው.

2. ቦታውን ያግኙ

የኒቼ ስብሰባዎች በጣም ተወዳጅ እየሆኑ መጥተዋል። እነዚያ ልዩ ስብሰባዎች ናቸው እና ትኩረታቸው ውስጥ አንድ የተወሰነ ርዕሰ ጉዳይ ወይም ችግር ነው. እነዚያ ስብሰባዎች ወቅታዊ ናቸው፣ ምክንያቱም ትክክለኛ ስለሆኑ እና ወደ አንድ ርዕሰ ጉዳይ ዝርዝር ውስጥ ይገባሉ። በዛሬው ፈጣን ጉዞ ውስጥ ሰራተኞች ጊዜያቸውን በሚያውቋቸው ወይም ለእነሱ አስፈላጊ ባልሆኑ ነገሮች ላይ ማባከን አይወዱም። በስብሰባ ላይ ከተገኙ የሚጠብቁትን ያገኛሉ እና ጉልበታቸውን እና ጊዜያቸውን በጣም አስፈላጊ በሆነ ወይም በሚስብ ነገር ላይ ማተኮር ይችላሉ።

3. አጭር ያድርጉት

እንደተናገርነው, ስብሰባዎች በጣም ጥሩ ናቸው: ሰራተኞችን ያገናኛሉ, ከሳጥኑ ውጭ ለማሰብ ይረዳሉ, ችግሮችን ይፈታሉ. ግን ስብሰባ ብዙ ጊዜ የሚወስድ መሆን የለበትም። እነሱ አጭር እና ጣፋጭ መሆን አለባቸው! እዚህ, እንደገና, አደረጃጀት እና መዋቅር ቁልፍ ናቸው: ስብሰባው በደንብ የታቀደ መሆን አለበት እና ጭንቅላት እና ጅራት ሊኖረው ይገባል. ካልሆነ ለረጅም ጊዜ ይቆያሉ እና ሰዎች በተወሰነ ጊዜ በቀላሉ ስለሚሰለቹ ንቁ ሆነው ለመቆየት ይቸገራሉ። በአጠቃላይ ተሰብሳቢዎች ሙሉ በሙሉ በስብሰባ ላይ ያተኮሩ አይደሉም እና በስብሰባ ላይ እያሉ ሌሎች ስራዎችን በአንድ ጊዜ የመሥራት ዝንባሌ አላቸው። ስለዚህ የእኛ ሀሳብ አጭር ፣ ሕያው እና ማራኪ ነው። በዚህ መንገድ, ሰዎች የበለጠ ፍላጎት ያገኛሉ እና እርስዎ የእነርሱን ትኩረት ያገኛሉ. ማን ያውቃል እድለኛ ከሆንክ ምናልባት ስልካቸውንም ሊያስቀምጡ ይችላሉ።

4. መግባባት ወሳኝ ነው።

በንግዱ ዓለም የግል ግንኙነት በፋሽኑ ነው። የዛሬዎቹ ኩባንያዎች የጥያቄ እና መልስ ክፍለ ጊዜዎችን ቀደም ባሉት ጊዜያት ልማዳቸውን ያስወግዳሉ። የጥያቄ እና መልስ ክፍለ ጊዜ ተሰብሳቢዎቹ ጥያቄዎችን እንዲጠይቁ በስብሰባው መጨረሻ ላይ የተወሰነ ጊዜ ነው። ነገር ግን ይህ ስርዓተ-ጥለት ከአሁን በኋላ የሚስብ አይደለም እንዳልነው እና ከስራ ባልደረቦችዎ/ሰራተኞችዎ ጋር ለመግባባት የበለጠ ዘመናዊ አሰራርን ግምት ውስጥ ማስገባት አለብዎት። በመጨረሻ ሁሉም ሰው የበለጠ ክፍት እና ምቹ እንዲሆን የሚያስችለውን የግል ንክኪን እየመረጥን ነው። በተጨማሪም ይህ በሠራተኞች ላይ ብቻ የተወሰነ አይደለም. ለደንበኞች የበለጠ ግላዊ አቀራረብም አስፈላጊ ነው እና ኩባንያውን የበለጠ ተወዳጅ ያደርገዋል, በማህበራዊ አውታረ መረቦች ላይ የተከታዮችን ብዛት ያሰፋል እና የተሻለ የንግድ ስራ ውጤት ያስገኛል.

5. የእይታ ገጽታ

ሊታሰብባቸው የሚገቡ ነገሮች የስብሰባ ይዘት እና ቆይታ ብቻ አይደሉም። የውበት ገጽታውን አንዳንድ ሃሳቦችን መስጠት አለብህ፡ ስብሰባው የት ነው የሚካሄደው? ድባብ ምን ይመስላል? በመጀመሪያ ደረጃ የመሰብሰቢያ ቦታዎ ለንግድ ስራ ተስማሚ መሆኑን ማረጋገጥ ያስፈልግዎታል. የኮንፈረንስ አከባቢ ደስ የሚል እና የክፍሉ ሙቀት በቂ መሆን አለበት. ሰዎች ምቾት ከተሰማቸው ስብሰባው እንደ ስኬት የመገመት እድሉ የተሻለ ነው። እንዲሁም፣ ተሰብሳቢዎቹ በቂ ክፍል እና የግል ቦታ ሊኖራቸው ይገባል።

የዝግጅት አቀራረብን እየሰጡ ከሆነ, የአቀራረብ ንድፍ እራሱ የምርት ስሙን እና የኩባንያውን እሴቶች የሚያንፀባርቅ መሆኑን ያረጋግጡ. ምናልባት በጣም አስፈላጊ አይመስልም, ነገር ግን የተወሰነ መልእክት ይልካል እና ስሜትን ይተዋል. የሚባሉት ትንንሽ ነገሮች ናቸው።

6. ቴክኖሎጂ

ምናልባትም በስብሰባው ላይ ቴክኖሎጂን መጠቀም ሊኖርብዎ ይችላል, ስለዚህ የበይነመረብ ግንኙነት እንከን የለሽ እና ፈጣን መሆኑን ያረጋግጡ, ፕሮጀክተሮች ያለ ምንም ችግር እየሰሩ መሆናቸውን ያረጋግጡ. በዘመናዊ ኩባንያ ውስጥ ከፍተኛ የቴክኖሎጂ መሳሪያዎች ከፍተኛ ደረጃ መሆን አለባቸው! ቴክኒካዊ ጉዳዮች እንዳይከሰቱ ሙሉ በሙሉ ለመከላከል በጣም ከባድ ነው, ነገር ግን የቴክኒካዊ አስገራሚዎችን እድል ለመቀነስ የተቻለዎትን ሁሉ ለማድረግ መሞከር ይችላሉ. ሁሉንም ነገር አስቀድመው ለመሞከር ጊዜ ይውሰዱ.

7. የችግር አያያዝ

አንዳንድ ጊዜ ችግሮች በማንኛውም ኩባንያ ውስጥ ይነሳሉ እና ይህን ለመከላከል በጣም ከባድ ነው. በተለይ በአስቸጋሪ እና አስጨናቂ ጊዜያት በባልደረባዎች መካከል እንኳን አለመግባባት የተለመደ ጉዳይ ነው። ነገሮች እንደዚያው ነው! የድርጅት ስብሰባዎች ያንን ለማስተካከል እና በሰራተኞች መካከል ያለውን ትስስር ለማስተካከል ይረዳሉ። ስለዚህ፣ የዛሬዎቹ ቢዝነሶች በችግር ጊዜ አስተዳደር ላይ ኢንቨስት እያደረጉ ነው ይህ ደግሞ አዋጭ ነው።

8. አርቲፊሻል ኢንተለጀንስ (AI)

AI ቴክኖሎጂ በስብሰባ ላይ በብዛት ጥቅም ላይ እየዋለ ሲሆን በጣም አስፈላጊ ከሆኑ የመገናኛ ቴክኖሎጂዎች አንዱ ሆኗል. ግን በስብሰባዎች ውስጥ የ AI ቴክኖሎጂን ስንጠቅስ በትክክል ስለ ምን እየተነጋገርን ነው? አርቲፊሻል ኢንተለጀንስ ስብሰባዎችን ለመቅዳት ይረዳል, ይገለበጣል እና ቀረጻዎቹን ለማስተካከል ያስችላል (ሁሉም ነገር ትክክል መሆኑን ለማረጋገጥ ወይም የስብሰባውን አላስፈላጊ ክፍሎችን ለመሰረዝ). በዚህ መንገድ የስብሰባው ጥራት ይሻሻላል, ወሰን ይሰፋል እና መግባባት የበለጠ ውጤታማ ነው. Gglotን እና Gglot በጽሑፍ መገልበጥ መስክ የሚያቀርባቸውን ሁሉንም አማራጮች መመልከት አለቦት። ከእሱ ብዙ ማግኘት ይችላሉ. ምናልባት አንድ የሥራ ባልደረባህ በስብሰባህ የሐሳብ አውሎ ነፋስ ክፍለ ጊዜ አንድ ጥሩ ሐሳብ ይዞ ሊሆን ይችላል፣ ወይም ምናልባት አንዳንድ ሠራተኞች በስብሰባው ላይ መገኘት አይችሉም። ምክንያቱ ምንም ይሁን ምን፣ የስብሰባ ግልባጮች ሰራተኞች እንዲያውቁ እና እንዲያውቁ ያስችላቸዋል። እንዲሁም የጽሁፍ ግልባጭ ስብሰባው ላጡ ሰራተኞች ብቻ ሳይሆን በስብሰባው ላይ ለተገኙት ሁሉ መላክዎን ያረጋግጡ። በዚህ መንገድ ወደ ግልባጮች ይመለሱ እና ንግድን ሊያሻሽሉ የሚችሉ ማንኛቸውም አስደሳች ሀሳቦችን ችላ ብለው ማየት ይችላሉ።

የግሎት ግልባጭ አገልግሎቶችን ይምረጡ እና በስብሰባ ላይ የተነገሩትን ሁሉ በወረቀት ላይ ያገኛሉ።

9. የመስመር ላይ ስብሰባዎች

በዚህ አመት ማስተካከል ያለብን አንድ ትልቅ ለውጥ የድርጅት ስብሰባዎቻችንን በመስመር ላይ ወደ አዲስ (ዲጂታል) አካባቢዎች ማዛወር ነው። እ.ኤ.አ. በ2020 የመስመር ላይ ስብሰባዎች የግድ አስፈላጊ እንደመሆናቸው መጠን ከፍተኛ ቴክኖሎጂ የመገናኘት መንገዶቻችን አካል መሆን አለበት። የመስመር ላይ ስብሰባዎችን የሚያቃልሉ እና የሚያሻሽሉ ብዙ መሳሪያዎች አሉ። ዋናው ነገር ከእነዚህ መሳሪያዎች ውስጥ የትኛው ለእርስዎ ትክክል እንደሆነ ማወቅ ነው. ግን ተጠንቀቁ እና ከመጠን በላይ አይውሰዱ. ያስታውሱ፡ ብዙ ባህሪያትን ማግኘቱ በጣም ጥሩ ነው፣ ነገር ግን ሁሉም ነገር በባህሪያት የተሞላ ስለሆነ በመስመር ላይ የስብሰባ ታዳሚዎች እንዴት ስብሰባውን መቀላቀል እንደሚችሉ ካላወቁ መጨረሻ ላይ ብቻዎን ሊሆኑ ይችላሉ። ምናባዊ ስብሰባን በምታዘጋጁበት ጊዜ ግምት ውስጥ ማስገባት ያለብዎት ሌሎች ነገሮችም አሉ፡ የድምጽ እና የቪዲዮ ጥራት (ይህ በጣም አስፈላጊ ነው)፣ ስክሪን መጋራት (በተለይ ስብሰባው የዝግጅት አቀራረብን የሚያካትት ከሆነ) መወያየት (ግንኙነቱን ይፈጥራል)። የሚቻል፣ የስብሰባውን ፍሰት በትክክል ሳያቋርጡ)፣ ባለብዙ መሣሪያ ድጋፍ (ለምሳሌ፣ የሞባይል ሥሪቶች የድር ኮንፈረንስ ሶፍትዌር) ወዘተ. አብዛኛዎቹ እነዚህ መሳሪያዎች ነፃ ናቸው፣ ነገር ግን ለአንዳንድ መሳሪያዎች መክፈል ይኖርብዎታል። ስለ ተለያዩ እድሎች እራስዎን ማሳወቅዎን ያረጋግጡ ፣ ለተጠቃሚ ምቹ የሆኑትን ይምረጡ እና የመስመር ላይ ስብሰባዎን የበለጠ አስደሳች እና የበለጠ ኃይለኛ ያድርጉት።

10. አስተያየት ይጠይቁ

ስብሰባዎችን ሁል ጊዜም ለሁሉም ሰው ጠቃሚ ለማድረግ መንገዶችን መፈለግ በጣም አስፈላጊ ነው። የተሻሉ የድርጅት ስብሰባዎችን እንዴት ማደራጀት ይቻላል? አንደኛው መንገድ ተሰብሳቢዎችን ስለ ስብሰባ ምን እንደሚያስቡ መጠየቅ እና ከመልሶቻቸው ውስጥ የሆነ ነገር ለማወቅ መሞከር ነው። ጥሩ የሆነውን ሁሉ አቆይ እና ያልነበሩትን ቀይር። ቀላል የግብረመልስ ዳሰሳ ስለ ስብሰባው መረጃ ለመሰብሰብ ጥሩ መንገድ ነው እና ማንነታቸው እንዳይታወቅ ካደረጉት የበለጠ እውነተኛ ውጤቶችን ሊያገኙ ይችላሉ። ተሰብሳቢዎች የሚያስቡትን መስማት የወደፊት ስብሰባዎችን የበለጠ አሳታፊ እና ለሁሉም ሰው ውጤታማ ማድረግ እንደሚችሉ ላይ አንዳንድ ሃሳቦችን ሊሰጥዎ ይችላል።

መረጃ ካገኙ እና ትክክለኛዎቹን መሳሪያዎች ከተጠቀሙ በቀላሉ አስደሳች ስብሰባ ማካሄድ ይችላሉ. ምክሮቻችንን ይሞክሩ ፣ ስብሰባውን ያቅዱ እና ያዋቅሩ ፣ ረጅም አያድርጉ ፣ ከተሳታፊዎችዎ ጋር ይገናኙ ፣ አዲስ ቴክኖሎጂ ለድርጅትዎ ሊያቀርባቸው ስለሚችላቸው የተለያዩ አማራጮች ያስቡ ፣ ፈጠራን ለመፍጠር ይሞክሩ እና አስተያየት ይጠይቁ። ስብሰባዎች አሰልቺ መሆን የለባቸውም! ጭማቂ, አነሳሽ እና ፍሬያማ ሊሆኑ ይችላሉ.