Hlavné trendy firemných stretnutí na rok 2021

Firemné stretnutia v roku 2021

Firemné stretnutia sú dobrým spôsobom, ako zlepšiť svoje podnikanie. Na firemnom stretnutí sú zamestnanci informovaní o novinkách vo firme, diskutujú a riešia sa vyskytujúce sa problémy, vznikajú nové nápady a kolegovia majú možnosť sa medzi sebou spojiť. Napriek ich dôležitosti nie sú stretnutia medzi zamestnancami veľmi obľúbené. Často sú vnímaní ako požierači času, ktorí však nie sú pre spoločnosť až tak prínosní, keďže väčšinou neprinášajú okamžité výsledky. Ale nemusí to tak byť. Stretnutia môžu byť veľmi produktívne a môžu pridať hodnotu spoločnosti.

V tomto článku vám určite poskytneme niekoľko náhľadov do obrovského sveta stretnutí. Možno nájdete zaujímavé, nové spôsoby ich vedenia a zvážite implementáciu niekoľkých tipov, ako sa vysporiadať s pascami nudných, neefektívnych stretnutí!

1. Je to naozaj potrebné?

V prvom rade si položte otázku: Naozaj potrebujeme mať toto stretnutie? Bude to strácať čas niektorých zamestnancov? Ak si nemyslíte, že si z nej účastníci odnesú niečo dôležité, zvážte jej zrušenie. Sú chvíle, kedy by stretnutie fungovalo lepšie ako e-mailové vlákno.

Na druhej strane, ak sa rozhodnete, že by sa toto stretnutie malo uskutočniť a že zamestnanci z toho budú mať úžitok, je načase, aby ste deklarovali typ stretnutia: chystáte sa zamestnancov o niečom informovať, rozvíjate nové nápady alebo robíte musíte sa rozhodnúť. Tiež je dôležité komunikovať to s účastníkmi, aby vedeli, čo môžu očakávať.

2. Nájdite výklenok

Špecializované stretnutia sa stávajú mimoriadne populárnymi. Ide o stretnutia, ktoré sú špecializované a ich zameraním je konkrétny predmet alebo problém. Tie stretnutia sú trendy, pretože sú precízne a idú do detailov jednej témy. V dnešnom uponáhľanom svete zamestnanci neradi strácajú čas vecami, ktoré už poznajú alebo ktoré pre nich nie sú dôležité. Ak sa zúčastnia špeciálneho stretnutia, dostanú to, čo očakávajú, a svoju energiu a čas môžu sústrediť na niečo, čo je pre nich skutočne dôležité alebo zaujímavé.

3. Urobte to stručné

Ako sme už spomenuli, stretnutia sú skvelé: spájajú zamestnancov, pomáhajú myslieť mimo rámca, riešia problémy. Stretnutie by však nemalo byť časovo náročné. Mali by byť krátke a sladké! Tu je opäť kľúčová organizácia a štruktúra: stretnutie musí byť dobre naplánované a musí mať hlavu a chvost. Ak nie, vydržia príliš dlho a pre ľudí bude pravdepodobne ťažké zostať v strehu, pretože sa v určitom bode jednoducho začnú nudiť. Vo všeobecnosti sa účastníci úplne nesústredia na stretnutie a majú tendenciu robiť inú prácu súčasne, kým sú na stretnutí. Takže náš návrh je, aby bol stručný, živý a očarujúci. Ľudia sa tak budú viac zaujímať a budete mať ich pozornosť. Ktovie, ak budete mať šťastie, možno odložia aj telefón.

4. Komunikácia je rozhodujúca

Vo svete podnikania je osobná komunikácia v móde. Dnešné spoločnosti majú tendenciu vyhýbať sa otázkam a odpovediam, ktoré boli v minulosti štandardom. Relácia otázok a odpovedí je zvyčajne čas, ktorý je na konci stretnutia vyhradený na to, aby účastníci položili otázky. Ale ako sme povedali, tento vzor už nie je zaujímavý a mali by ste zvážiť modernejší prístup ku komunikácii s vašimi kolegami/zamestnancami. Rozhodli sme sa pre osobný prístup, ktorý v konečnom dôsledku umožňuje každému byť otvorenejší a uvoľnenejší. Navyše to nie je obmedzené len na zamestnancov. Dôležitý je aj osobnejší prístup k zákazníkom, ktorý robí spoločnosť populárnejšou, rozširuje počet sledovateľov na sociálnych sieťach a umožňuje lepšie obchodné výsledky.

5. Vizuálny aspekt

Obsah a dĺžka stretnutia nie sú jediné, na čo treba myslieť. Estetickému aspektu by ste mali venovať aj niekoľko myšlienok: Kde sa stretnutie koná? Aká je atmosféra? V prvom rade sa budete musieť uistiť, že priestor na stretnutie je vhodný na podnikanie. Prostredie konferencie musí byť príjemné a teplota v miestnosti by mala byť primeraná. Ak sa ľudia cítia dobre, je väčšia šanca, že stretnutie bude vnímané ako úspešné. Účastníci tiež musia mať dostatok priestoru a osobného priestoru.

Ak robíte prezentáciu, dbajte na to, aby aj samotný dizajn prezentácie odrážal značku a hodnoty spoločnosti. Možno sa to nezdá byť také dôležité, ale odošle to určité posolstvo a zanechá dojem. Sú to maličkosti, ktoré sa počítajú.

6. Technológia

S najväčšou pravdepodobnosťou budete musieť na stretnutí použiť technológiu, preto sa uistite, že internetové pripojenie je bezchybné a rýchle, že projektory fungujú bez problémov. V modernej spoločnosti by high-tech vybavenie malo byť špičkové! Je ťažké úplne zabrániť výskytu technických problémov, ale môžete sa pokúsiť urobiť maximum, aby ste znížili pravdepodobnosť technických prekvapení. Len si nájdite čas a všetko si vopred otestujte.

7. Krízový manažment

V určitom okamihu sa v každej spoločnosti objavia problémy a je ťažké tomu zabrániť. Napätie aj medzi kolegami je bežným problémom, najmä v náročných a stresujúcich časoch. Tak sa veci majú! Firemné stretnutia môžu pomôcť vyrovnať to a narovnať väzby medzi zamestnancami. Dnešné podniky teda investujú do krízového manažmentu a to sa im vypláca.

8. Umelá inteligencia (AI)

Technológia AI sa často používa na stretnutiach a stala sa jednou z najdôležitejších komunikačných technológií. Ale o čom presne hovoríme, keď na stretnutiach spomíname technológiu AI? Umelá inteligencia pomáha nahrávať stretnutia, prepisuje ich a umožňuje tieto záznamy upravovať (aby bolo všetko správne, prípadne vymazať nepotrebné časti stretnutia). Tým sa skvalitní stretnutie, rozšíri sa jeho záber a komunikácia je oveľa efektívnejšia. Mali by ste si pozrieť Gglot a všetky možnosti, ktoré Gglot ponúka v oblasti prepisu. Môžete tým veľa získať. Možno kolega prišiel na skvelý nápad počas brainstormingu vašej porady, alebo sa možno niektorí zamestnanci nemohli stretnutia zúčastniť. Bez ohľadu na dôvod, prepisy stretnutí umožňujú zamestnancom dohnať a zostať informovaní. Nezabudnite tiež poslať kópiu prepisu nielen zamestnancom, ktorí zmeškali stretnutie, ale aj všetkým, ktorí sa stretnutia zúčastnili. Týmto spôsobom sa môžu tiež vrátiť k prepisom a zistiť, či neprehliadli nejaké zaujímavé nápady, ktoré môžu zlepšiť podnikanie.

Vyberte si prepisovacie služby Gglot a budete mať na papieri všetko, čo bolo povedané na stretnutí.

9. Online stretnutia

Jednou obrovskou zmenou, ktorej sa musíme tento rok prispôsobiť, je presúvanie našich firemných stretnutí online do nových (digitálnych) prostredí. Keďže online stretnutia sú v roku 2020 nevyhnutnosťou, high-tech musí byť súčasťou našich spôsobov komunikácie. Existuje mnoho nástrojov, ktoré môžu zjednodušiť a zlepšiť online stretnutia. Kľúčom je zistiť, ktorý z týchto nástrojov je pre vás ten pravý. Buďte však opatrní a nepreháňajte to. Pamätajte si: mať veľa funkcií je skvelé, ale ak účastníci online schôdze nevedia prísť na to, ako sa pripojiť k schôdzi, pretože všetko je nabité funkciami, môžete skončiť sami! Pri organizovaní virtuálneho stretnutia by ste mali vziať do úvahy aj ďalšie veci: kvalita zvuku a videa (tá je nanajvýš dôležitá), zdieľanie obrazovky (tiež nevyhnutné, najmä ak stretnutie zahŕňa prezentáciu), chat (ktorý umožňuje komunikáciu možné bez toho, aby sa skutočne prerušil priebeh stretnutia, podpora viacerých zariadení (napríklad mobilné verzie softvéru na webové konferencie) atď. Mnohé z týchto nástrojov sú zadarmo, ale za niektoré budete musieť zaplatiť. Nezabudnite sa informovať o rôznych možnostiach, vyberte si tie, ktoré sú užívateľsky prívetivé a vďaka ktorým bude vaše online stretnutie zaujímavejšie a výkonnejšie.

10. Požiadajte o spätnú väzbu

Je veľmi dôležité nájsť spôsoby, ako vždy urobiť stretnutia hodnotnejšími pre všetkých zahrnutých. Ako zorganizovať lepšie firemné stretnutia? Jedným zo spôsobov je opýtať sa účastníkov, čo si o stretnutí myslia, a pokúsiť sa z ich odpovedí niečo zistiť. Zachovajte si všetko, čo bolo dobré, a zmeňte veci, ktoré neboli. Jednoduchý prieskum spätnej väzby je skvelý spôsob, ako zbierať informácie o stretnutí a ak ho urobíte anonymným, môžete získať úprimnejšie výsledky. Vypočutie si toho, čo si účastníci myslia, vám môže poskytnúť niekoľko nápadov, ako môžete urobiť budúce stretnutia ešte inkluzívnejšími a produktívnejšími pre všetkých.

Ak budete informovaní a ak použijete správne nástroje, môžete ľahko usporiadať zaujímavé stretnutie. Vyskúšajte naše tipy, plánujte a štruktúrujte stretnutie, nerobte to príliš dlho, komunikujte so svojimi účastníkmi, premýšľajte o rôznych možnostiach, ktoré môžu vašej spoločnosti ponúknuť nové technológie, skúste byť kreatívni a pýtajte sa na spätnú väzbu. Stretnutia naozaj nemusia byť nudné! Môžu byť šťavnaté, inšpiratívne a produktívne.