Tren Rapat Perusahaan Teratas tahun 2021

Rapat perusahaan pada tahun 2021

Rapat perusahaan adalah cara yang baik untuk meningkatkan bisnis Anda. Dalam rapat perusahaan, karyawan diberitahu tentang berita di perusahaan, masalah yang terjadi didiskusikan dan diselesaikan, ide-ide baru dikembangkan dan rekan kerja mempunyai kemungkinan untuk terhubung satu sama lain. Meskipun penting, rapat tidak terlalu populer di kalangan karyawan. Mereka sering dianggap sebagai pemakan waktu yang tidak begitu bermanfaat bagi perusahaan, karena mereka sering kali tidak memberikan hasil langsung. Tapi tidak harus seperti itu. Rapat bisa menjadi sangat produktif dan dapat menambah nilai bagi perusahaan.

Dalam artikel ini kami pasti akan memberi Anda beberapa wawasan tentang dunia pertemuan yang luas. Mungkin Anda akan menemukan beberapa cara baru yang menarik untuk melaksanakannya dan mempertimbangkan untuk menerapkan beberapa tips untuk mengatasi jebakan rapat yang membosankan dan tidak efektif!

1. Apakah ini benar-benar diperlukan?

Pertama-tama, tanyakan pada diri Anda: Apakah kita benar-benar perlu mengadakan pertemuan ini? Apakah ini akan menyia-nyiakan waktu beberapa karyawan? Jika menurut Anda peserta tidak mendapatkan sesuatu yang penting dari acara tersebut, pertimbangkan untuk membatalkannya saja. Ada kalanya rapat berfungsi lebih baik sebagai rangkaian email.

Di sisi lain, jika Anda memutuskan bahwa rapat ini harus diadakan dan karyawan akan mendapat manfaat darinya, inilah saatnya Anda menyatakan jenis rapat tersebut: apakah Anda akan memberi tahu karyawan tentang sesuatu, apakah Anda mengembangkan ide baru atau melakukan sesuatu? Anda perlu membuat keputusan. Selain itu, penting untuk mengkomunikasikan hal ini dengan para peserta, sehingga mereka tahu apa yang diharapkan.

2. Temukan ceruknya

Pertemuan khusus menjadi sangat populer. Itu adalah pertemuan yang bersifat khusus dan fokusnya adalah subjek atau masalah tertentu. Pertemuan-pertemuan tersebut sedang tren, karena tepat dan membahas secara rinci suatu pokok bahasan. Di dunia yang serba cepat saat ini, karyawan tidak suka membuang waktu mereka untuk hal-hal yang sudah mereka ketahui atau yang tidak penting bagi mereka. Jika mereka menghadiri pertemuan khusus, mereka akan mendapatkan apa yang mereka harapkan dan mereka dapat memfokuskan energi dan waktu mereka pada sesuatu yang benar-benar penting atau menarik bagi mereka.

3. Buatlah ringkas

Seperti yang telah kami sebutkan, rapat itu bagus: rapat menghubungkan karyawan, membantu berpikir di luar kebiasaan, dan memecahkan masalah. Namun pertemuan seharusnya tidak memakan banyak waktu. Mereka harus pendek dan manis! Di sini, sekali lagi, organisasi dan struktur adalah kuncinya: pertemuan harus direncanakan dengan baik dan harus memiliki kepala dan ekor. Jika tidak, hal tersebut akan bertahan terlalu lama dan orang mungkin akan kesulitan untuk tetap waspada karena suatu saat mereka akan merasa bosan. Secara umum, peserta tidak sepenuhnya fokus pada suatu rapat dan cenderung melakukan pekerjaan lain secara bersamaan selama berada dalam rapat. Jadi, saran kami adalah membuatnya ringkas, hidup dan mempesona. Dengan cara ini, orang akan lebih tertarik dan Anda akan mendapatkan perhatian mereka. Siapa tahu kalau beruntung, mungkin mereka malah menyimpan ponselnya.

4. Komunikasi itu penting

Dalam dunia bisnis, komunikasi pribadi sedang digemari. Perusahaan saat ini cenderung menghindari sesi tanya jawab yang merupakan hal biasa di masa lalu. Sesi tanya jawab biasanya merupakan jumlah waktu yang disisihkan di akhir pertemuan bagi para peserta untuk mengajukan pertanyaan. Namun seperti yang kami katakan, pola ini sudah tidak menarik lagi dan Anda harus mempertimbangkan pendekatan komunikasi yang lebih modern dengan kolega/karyawan Anda. Kami memilih sentuhan pribadi yang pada akhirnya memungkinkan semua orang menjadi lebih terbuka dan nyaman. Selain itu, hal ini tidak hanya terbatas pada karyawan saja. Pendekatan yang lebih pribadi terhadap pelanggan juga penting dan ini membuat perusahaan lebih populer, memperluas jumlah pengikut di media sosial, dan memungkinkan hasil bisnis yang lebih baik.

5. Aspek visual

Isi dan lamanya pertemuan bukanlah satu-satunya hal yang perlu dipikirkan. Anda juga harus memikirkan aspek estetika: Di mana pertemuan itu berlangsung? Seperti apa suasananya? Pertama-tama, Anda perlu memastikan bahwa ruang pertemuan Anda sesuai untuk bisnis. Lingkungan konferensi harus menyenangkan dan suhu ruangan harus memadai. Jika orang merasa nyaman, kemungkinan besar pertemuan tersebut akan dianggap sukses. Selain itu, para peserta harus memiliki ruang dan ruang pribadi yang cukup.

Jika Anda memberikan presentasi, pastikan desain presentasi itu sendiri juga mencerminkan merek dan nilai-nilai perusahaan. Mungkin terlihat tidak terlalu penting, namun akan mengirimkan pesan tertentu dan meninggalkan kesan. Hal-hal kecil itulah yang penting.

6. Teknologi

Kemungkinan besar Anda harus menggunakan teknologi saat rapat, jadi pastikan koneksi internet lancar dan cepat, sehingga proyektor berfungsi tanpa masalah. Di perusahaan modern, peralatan berteknologi tinggi harus menjadi yang terbaik! Sulit untuk sepenuhnya mencegah terjadinya masalah teknis, namun Anda dapat mencoba melakukan yang terbaik untuk mengurangi kemungkinan terjadinya kejutan teknis. Luangkan waktu untuk menguji semuanya terlebih dahulu.

7. Manajemen krisis

Pada titik tertentu, masalah akan muncul di perusahaan mana pun dan sulit untuk mencegahnya. Ketegangan bahkan di antara rekan kerja adalah masalah umum, terutama di masa-masa yang penuh tantangan dan penuh tekanan. Begitulah adanya! Rapat perusahaan dapat membantu memperlancar hal tersebut dan meluruskan ikatan antar karyawan. Oleh karena itu, dunia usaha saat ini berinvestasi dalam manajemen krisis dan hal ini membuahkan hasil.

8. Kecerdasan buatan (AI)

Teknologi AI banyak digunakan dalam rapat dan telah menjadi salah satu teknologi komunikasi terpenting. Tapi apa sebenarnya yang kita bicarakan ketika kita menyebutkan teknologi AI dalam rapat? Kecerdasan buatan membantu merekam rapat, mentranskripsikannya, dan memungkinkan pengeditan rekaman tersebut (untuk memastikan semuanya benar atau menghapus bagian rapat yang tidak diperlukan). Dengan cara ini kualitas pertemuan ditingkatkan, cakupannya diperluas dan komunikasi menjadi lebih efektif. Anda harus memeriksa Gglot dan semua kemungkinan yang ditawarkan Gglot di bidang transkripsi. Anda bisa mendapatkan banyak keuntungan darinya. Mungkin ada rekan kerja yang memberikan ide bagus selama sesi brainstorming rapat Anda, atau mungkin beberapa karyawan tidak dapat menghadiri rapat tersebut. Apa pun alasannya, transkripsi rapat memungkinkan karyawan untuk terus mengikuti perkembangan dan tetap mendapat informasi. Selain itu, pastikan untuk mengirimkan salinan transkripnya tidak hanya kepada karyawan yang melewatkan rapat, tetapi juga kepada semua orang yang menghadiri rapat. Dengan begitu mereka juga dapat kembali ke transkripsi dan melihat apakah mereka melewatkan ide menarik yang dapat meningkatkan bisnis.

Pilih layanan transkripsi Gglot dan Anda akan mendapatkan semua yang telah dikatakan dalam rapat di atas kertas.

9. Pertemuan online

Salah satu perubahan besar yang harus kami sesuaikan tahun ini adalah memindahkan rapat perusahaan secara online ke lingkungan (digital) yang baru. Karena pertemuan online adalah suatu keharusan pada tahun 2020, teknologi tinggi perlu menjadi bagian dari cara kita berkomunikasi. Ada banyak alat yang dapat menyederhanakan dan meningkatkan pertemuan online. Kuncinya adalah mencari tahu alat mana yang tepat untuk Anda. Namun hati-hati dan jangan berlebihan. Ingat: memiliki banyak fitur itu bagus, tetapi jika peserta rapat online tidak tahu cara bergabung ke rapat karena semuanya penuh dengan fitur, Anda mungkin akan sendirian! Ada juga hal lain yang harus Anda pertimbangkan saat mengadakan pertemuan virtual: kualitas audio dan video (ini yang paling penting), berbagi layar (juga harus dimiliki, terutama jika pertemuan tersebut mencakup presentasi), obrolan (yang membuat komunikasi mungkin, tanpa benar-benar mengganggu alur rapat), dukungan multi-perangkat (misalnya, perangkat lunak konferensi web versi seluler), dll. Banyak dari alat tersebut yang gratis, namun untuk beberapa alat Anda harus membayar. Pastikan untuk mengetahui berbagai kemungkinan, pilih salah satu yang mudah digunakan dan jadikan pertemuan online Anda lebih menarik dan lebih kuat.

10. Mintalah umpan balik

Sangat penting untuk menemukan cara untuk selalu menjadikan pertemuan lebih berharga bagi semua orang yang terlibat. Bagaimana cara mengatur rapat perusahaan dengan lebih baik? Salah satu caranya adalah dengan bertanya kepada peserta apa pendapat mereka tentang rapat dan mencoba mempelajari sesuatu dari jawaban mereka. Pertahankan semua yang baik dan ubah yang tidak baik. Survei umpan balik sederhana adalah cara terbaik untuk mengumpulkan informasi tentang pertemuan tersebut dan jika Anda menjadikannya anonim, Anda mungkin mendapatkan hasil yang lebih tulus. Mendengar pendapat peserta mungkin bisa memberi Anda beberapa ide tentang bagaimana Anda dapat membuat pertemuan di masa depan menjadi lebih inklusif dan produktif bagi semua orang.

Jika Anda mendapat informasi dan menggunakan alat yang tepat, Anda dapat dengan mudah mengadakan pertemuan yang menarik. Cobalah tips kami, rencanakan dan susun rapat, jangan terlalu lama, komunikasikan dengan peserta Anda, pikirkan berbagai kemungkinan yang dapat ditawarkan teknologi baru kepada perusahaan Anda, cobalah berkreasi dan mintalah umpan balik. Rapat sebenarnya tidak harus membosankan! Mereka bisa menjadi menarik, menginspirasi, dan produktif.