2021. aasta parimad ettevõtete koosolekute trendid

Ettevõtte koosolekud 2021. aastal

Ettevõtte koosolekud on hea viis oma äri täiustamiseks. Korporatiivkoosolekul teavitatakse töötajaid ettevõtte uudistest, arutatakse ja lahendatakse tekkinud probleeme, töötatakse välja uusi ideid ning kolleegidel on võimalus omavahel suhelda. Hoolimata oma tähtsusest pole koosolekud töötajate seas eriti populaarsed. Sageli tajutakse neid aja õgijatena, mis lihtsalt ei ole ettevõttele nii kasulikud, kuna nad ei anna enamiku ajast koheseid tulemusi. Aga see ei pea nii olema. Koosolekud võivad olla väga produktiivsed ja võivad ettevõttele väärtust lisada.

Selles artiklis anname teile kindlasti ülevaate kohtumiste tohutust maailmast. Võib-olla leiate huvitavaid uusi viise nende läbiviimiseks ja kaalute näpunäidete rakendamist, kuidas igavate ja ebatõhusate koosolekute lõksudega toime tulla!

1. Kas see on tõesti vajalik?

Kõigepealt küsige endalt: kas me tõesti vajame seda kohtumist? Kas see raiskab mõne töötaja aega? Kui te ei usu, et osalejad saavad sellest midagi olulist, kaaluge lihtsalt selle tühistamist. Mõnikord toimib koosolek meililõimena paremini.

Teisest küljest, kui otsustate, et see koosolek peaks toimuma ja töötajad sellest kasu saavad, on aeg deklareerida koosoleku tüüp: kas kavatsete töötajaid millestki teavitada, töötate välja uusi ideid või pead tegema otsuse. Samuti on oluline seda osalejatega suhelda, et nad teaksid, mida oodata.

2. Leia nišš

Nišikoosolekud on muutumas ülipopulaarseks. Need on koosolekud, mis on spetsialiseerunud ja mille fookuses on konkreetne teema või probleem. Need kohtumised on trendikad, kuna need on täpsed ja lähevad ühe teema detailidesse. Tänapäeva kiires tempos ei meeldi töötajatele raisata oma aega asjadele, mida nad juba teavad või mis pole nende jaoks olulised. Kui nad osalevad nišikoosolekul, saavad nad seda, mida nad ootavad, ning nad saavad suunata oma energia ja aja millelegi, mis on nende jaoks tõeliselt oluline või huvitav.

3. Tee see kokkuvõtlikult

Nagu mainisime, on koosolekud toredad: ühendavad töötajaid, aitavad mõelda raamidest välja, lahendavad probleeme. Kuid kohtumine ei tohiks olla väga aeganõudev. Need peaksid olema lühikesed ja armsad! Siin on taaskord võtmetähtsusega korraldus ja struktuur: koosolek peab olema hästi planeeritud ning sellel peab olema pea ja saba. Kui ei, siis kestavad need liiga kaua ja inimestel on ilmselt raske valvel olla, sest ühel hetkel hakkab neil lihtsalt igav. Üldiselt pole osalejad koosolekule täielikult keskendunud ja nad kipuvad koosolekul viibides samaaegselt muud tööd tegema. Niisiis, meie soovitus on teha sisutihe, elav ja lummav. Nii on inimestel suurem huvi ja teie tähelepanu. Kes teab, võib-olla panevad nad isegi telefoni ära.

4. Suhtlemine on ülioluline

Ärimaailmas on isiklik suhtlemine moes. Tänapäeva ettevõtted kalduvad vältima küsimuste ja vastuste seansse, mis olid varem normiks. Küsimuste ja vastuste seanss on tavaliselt koosoleku lõpus osalejatele küsimuste esitamiseks eraldatud aeg. Kuid nagu me ütlesime, see muster ei ole enam huvitav ja peaksite oma kolleegide/töötajatega suhtlemisel mõtlema kaasaegsemale lähenemisele. Valime personaalse puudutuse, mis lõpuks võimaldab kõigil olla avatum ja vabam. Samuti ei piirdu see ainult töötajatega. Samuti on oluline personaalsem lähenemine klientidele, mis muudab ettevõtte populaarsemaks, suurendab jälgijate arvu sotsiaalmeedias ja võimaldab paremaid äritulemusi.

5. Visuaalne aspekt

Koosoleku sisu ja pikkus ei ole ainsad, millele mõelda. Peaksite mõtlema ka esteetilisele poolele: Kus kohtumine toimub? Milline on atmosfäär? Kõigepealt peate veenduma, et teie koosolekuruum on äritegevuseks sobiv. Konverentsikeskkond peab olema meeldiv ja ruumi temperatuur piisav. Kui inimesed tunnevad end mugavalt, on suurem tõenäosus, et kohtumist peetakse edukaks. Samuti peab osalejatel olema piisavalt ruumi ja isiklikku ruumi.

Kui teed ettekannet, siis jälgi, et esitluse enda kujundus peegeldaks ka brändi ja ettevõtte väärtusi. Võib-olla ei tundu see nii oluline, kuid see saadab teatud sõnumi ja jätab mulje. Need on väikesed asjad, mis loevad.

6. Tehnoloogia

Suure tõenäosusega peate koosolekul kasutama tehnoloogiat, seega veenduge, et Interneti-ühendus oleks laitmatu ja kiire, et projektorid töötaksid probleemideta. Kaasaegses ettevõttes peaksid kõrgtehnoloogilised seadmed olema tipptasemel! Tehniliste probleemide tekkimist on raske täielikult ära hoida, kuid tehniliste üllatuste tõenäosuse vähendamiseks võite anda endast parima. Võtke lihtsalt aega, et kõike eelnevalt testida.

7. Kriisireguleerimine

Ühel hetkel tekivad probleemid igas ettevõttes ja seda on raske ära hoida. Pinged isegi kolleegide vahel on tavaline probleem, eriti rasketel ja stressirohketel aegadel. Just nii need asjad on! Ettevõtte koosolekud võivad aidata seda siluda ja töötajate vahelisi sidemeid sirgendada. Seega investeerivad tänapäeva ettevõtted kriisiohjamisse ja see tasub end ära.

8. Tehisintellekt (AI)

AI-tehnoloogiat kasutatakse koosolekutel palju ja sellest on saanud üks olulisemaid kommunikatsioonitehnoloogiaid. Aga millest me täpsemalt räägime, kui mainime koosolekutel tehisintellekti tehnoloogiat? Tehisintellekt aitab koosolekuid salvestada, need transkribeerib ja võimaldab neid salvestisi redigeerida (veenduda, et kõik on õige või kustutada koosolekust mittevajalikud osad). Nii paraneb kohtumise kvaliteet, avardub selle ulatus ja suhtlus on palju tõhusam. Peaksite tutvuma Ggloti ja kõigi võimalustega, mida Gglot transkribeerimise vallas pakub. Saate sellest palju kasu saada. Võib-olla tuli kolleegil teie koosoleku ajurünnaku ajal suurepärane idee või ei saanud mõned töötajad koosolekul osaleda. Olenemata põhjusest võimaldavad koosolekute transkriptsioonid töötajatel järele jõuda ja kursis olla. Samuti veenduge, et saadaksite ärakirja koopia välja mitte ainult töötajatele, kes koosolekust ilma jäid, vaid ka kõigile, kes koosolekul osalesid. Nii saavad nad naasta ka transkriptsioonide juurde ja vaadata, kas neil on tähelepanuta jäänud mõni huvitav idee, mis võiks äritegevust parandada.

Valige Ggloti transkriptsiooniteenused ja teil on paberil kõik, mis koosolekul räägiti.

9. Interneti-kohtumised

Üks tohutu muudatus, millega peame sel aastal kohanema, on meie ettevõtete koosolekute kolimine veebi, uutesse (digitaalsetesse) keskkondadesse. Kuna veebikohtumised on 2020. aastal kohustuslikud, peab kõrgtehnoloogia olema osa meie suhtlemisviisidest. On palju tööriistu, mis võivad veebikoosolekuid lihtsustada ja täiustada. Peamine on välja selgitada, milline neist tööriistadest on teie jaoks õige. Kuid ole ettevaatlik ja ära pinguta üle. Pidage meeles: paljude funktsioonide olemasolu on suurepärane, kuid kui veebikoosolekul osalejad ei saa aru, kuidas koosolekuga liituda, kuna kõik on funktsioone täis, võite jääda üksi! On ka muid asju, mida peaksite virtuaalse koosoleku korraldamisel arvestama: heli- ja videokvaliteet (see on ülimalt oluline), ekraani jagamine (samuti peab olema, eriti kui koosolekul on esitlus), vestlus (mis muudab suhtlemise võimalik, ilma koosoleku kulgu tegelikult katkestamata), mitme seadme tugi (nt veebikonverentsitarkvara mobiiliversioonid) jne. Paljud neist tööriistadest on tasuta, kuid mõne tööriista eest peate maksma. Kindlasti tutvuge erinevate võimalustega, valige need, mis on kasutajasõbralikud ja muudavad teie veebikohtumise huvitavamaks ja võimsamaks.

10. Küsi tagasisidet

Väga oluline on leida viise, kuidas koosolekud alati väärtuslikumaks muuta kõigi kaasatud inimeste jaoks. Kuidas korraldada paremaid ettevõtte koosolekuid? Üks võimalus on küsida osalejatelt, mida nad koosolekust arvasid, ja proovida nende vastustest midagi õppida. Hoidke kõik, mis oli hea, ja muutke asju, mis ei olnud. Lihtne tagasisideküsitlus on suurepärane viis koosoleku kohta teabe kogumiseks ja kui muudate selle anonüümseks, võite saada siiramaid tulemusi. Osalejate arvamuste kuulamine võib anda teile ideid selle kohta, kuidas muuta tulevased koosolekud veelgi kaasavamaks ja kõigi jaoks produktiivsemaks.

Kui olete teadlik ja kasutate õigeid tööriistu, saate hõlpsalt korraldada huvitava koosoleku. Proovi meie näpunäiteid, planeeri ja struktureeri kohtumist, ära venita seda liiga pikaks, suhtle oma kohalviibijatega, mõelge erinevatele võimalustele, mida uus tehnoloogia teie ettevõttele pakkuda võib, proovige olla loominguline ja küsige tagasisidet. Koosolekud ei pea tõesti igavad olema! Need võivad olla mahlased, inspireerivad ja produktiivsed.