Najboljši trendi poslovnih srečanj za leto 2021

Poslovna srečanja v letu 2021

Poslovna srečanja so dober način za izboljšanje vašega poslovanja. Na korporativnem sestanku se zaposleni seznanijo z novostmi v podjetju, obravnavajo in rešujejo nastale težave, razvijajo se nove ideje, sodelavci pa imajo možnost medsebojnega povezovanja. Kljub pomembnosti sestanki med zaposlenimi niso ravno priljubljeni. Pogosto jih dojemajo kot požiralce časa, ki za podjetje preprosto niso tako koristni, saj večinoma ne zagotavljajo takojšnjih rezultatov. Ampak ni nujno, da je tako. Sestanki so lahko zelo produktivni in lahko dodajo vrednost podjetju.

V tem članku vam bomo zagotovo dali nekaj vpogledov v prostrani svet srečanj. Morda boste našli nekaj zanimivih, novih načinov njihovega izvajanja in razmislili o uporabi nekaj nasvetov za reševanje pasti dolgočasnih, neučinkovitih sestankov!

1. Ali je res potrebno?

Najprej se vprašajte: Ali res potrebujemo ta sestanek? Ali bo to tratilo čas nekaterih zaposlenih? Če menite, da udeleženci ne bodo imeli kaj pomembnega od tega, razmislite o tem, da ga enostavno odpoveste. Včasih bi sestanek bolje deloval kot nit e-pošte.

Po drugi strani pa, če se odločite, da bo ta sestanek potekal in da bo zaposlenim koristil, je čas, da izjavite vrsto sestanka: ali boste zaposlene o nečem obvestili, ali razvijate nove ideje ali moraš se odločiti. Prav tako je pomembno, da to sporočite udeležencem, da bodo vedeli, kaj lahko pričakujejo.

2. Poiščite nišo

Nišna srečanja postajajo izjemno priljubljena. Gre za srečanja, ki so specializirana in se osredotočajo na določeno temo ali problem. Ti sestanki so trendovski, ker so natančni in gredo v podrobnosti ene teme. V današnjem hitrem svetu zaposleni neradi zapravljajo časa za stvari, ki jih že poznajo ali zanje niso pomembne. Če se udeležijo nišnega srečanja, bodo dobili tisto, kar pričakujejo, svojo energijo in čas pa bodo lahko usmerili v nekaj, kar je zanje res pomembno ali zanimivo.

3. Naj bo jedrnato

Kot smo že omenili, so sestanki super: povezujejo zaposlene, pomagajo razmišljati izven okvirjev, rešujejo probleme. Vendar srečanje ne bi smelo biti dolgotrajno. Naj bodo kratke in sladke! Tudi tu sta ključni organizacija in struktura: sestanek mora biti dobro načrtovan in mora imeti glavo in rep. V nasprotnem primeru bodo trajale predolgo in ljudje bodo verjetno težko ostali pozorni, saj se bodo na neki točki enostavno naveličali. Na splošno udeleženci niso popolnoma osredotočeni na sestanek in ponavadi opravljajo drugo delo hkrati, medtem ko so na sestanku. Torej, naš predlog je, da je jedrnato, živahno in očarljivo. Na ta način se bodo ljudje bolj zanimali in pritegnili boste njihovo pozornost. Kdo ve, če boste imeli srečo, morda celo pospravijo telefon.

4. Komunikacija je ključnega pomena

V poslovnem svetu je v modi osebna komunikacija. Današnja podjetja se izogibajo sejam vprašanj in odgovorov, ki so bila v preteklosti običajna. Seja vprašanj in odgovorov je običajno čas, ki je na koncu sestanka namenjen udeležencem za postavljanje vprašanj. A kot smo rekli, ta vzorec ni več zanimiv in razmislite o sodobnejšem pristopu komuniciranja s sodelavci/zaposlenimi. Odločamo se za osebno noto, ki na koncu omogoča, da so vsi bolj odprti in sproščeni. Poleg tega to ni omejeno samo na zaposlene. Pomemben je tudi bolj oseben pristop do kupcev, ki naredi podjetje bolj priljubljeno, poveča število sledilcev na družbenih omrežjih in omogoča boljše poslovne rezultate.

5. Vizualni vidik

Vsebina in dolžina sestanka nista edini stvari, o katerih morate razmišljati. Razmislite tudi o estetskem vidiku: Kje poteka srečanje? Kakšno je vzdušje? Najprej se boste morali prepričati, ali je vaš prostor za srečanja primeren za poslovanje. Konferenčno okolje mora biti prijetno in sobna temperatura mora biti primerna. Če se ljudje počutijo udobno, obstaja večja možnost, da bo srečanje ocenjeno kot uspešno. Poleg tega morajo imeti udeleženci dovolj prostora in osebnega prostora.

Če izvajate predstavitev, poskrbite, da tudi sama zasnova predstavitve odraža blagovno znamko in vrednote podjetja. Morda se ne zdi tako pomembno, vendar bo poslalo določeno sporočilo in pustilo vtis. Štejejo majhne stvari.

6. Tehnologija

Najverjetneje boste na sestanku morali uporabljati tehnologijo, zato poskrbite, da bo internetna povezava brezhibna in hitra, da projektorji delujejo brez težav. V sodobnem podjetju mora biti visokotehnološka oprema vrhunska! Tehnične težave je težko popolnoma preprečiti, vendar se lahko potrudite, da zmanjšate verjetnost tehničnih presenečenj. Samo vzemite si čas in preizkusite vse vnaprej.

7. Krizno upravljanje

V vsakem podjetju se na neki točki pojavijo težave in to je težko preprečiti. Napetosti tudi med sodelavci so pogosta težava, zlasti v zahtevnih in stresnih časih. Tako pač je! Poslovna srečanja lahko pomagajo zgladiti to in zgladiti vezi med zaposlenimi. Tako današnja podjetja vlagajo v krizno upravljanje in to se obrestuje.

8. Umetna inteligenca (AI)

Tehnologija umetne inteligence se veliko uporablja na sestankih in je postala ena najpomembnejših komunikacijskih tehnologij. Toda o čem točno govorimo, ko na sestankih omenjamo tehnologijo umetne inteligence? Umetna inteligenca pomaga pri snemanju sestankov, jih prepisuje in omogoča urejanje teh posnetkov (preveriti, ali je vse pravilno ali izbrisati nepotrebne dele sestanka). Na ta način se izboljša kakovost sestanka, razširi se njegov obseg in komunikacija je veliko bolj učinkovita. Preverite Gglot in vse možnosti, ki jih Gglot ponuja na področju prepisovanja. S tem lahko veliko pridobite. Morda je kolega prišel na odlično idejo med vašo nevihto možganov ali pa se nekateri zaposleni niso mogli udeležiti sestanka. Ne glede na razlog, prepisi sestankov zaposlenim omogočajo, da nadoknadijo zamujeno in ostanejo obveščeni. Poskrbite tudi, da boste kopijo prepisa poslali ne le zaposlenim, ki so zamudili sestanek, ampak tudi vsem, ki so se sestanka udeležili. Tako se lahko vrnejo tudi k prepisom in ugotovijo, ali so spregledali kakšno zanimivo idejo, ki lahko izboljša poslovanje.

Izberite storitve prepisovanja Gglot in na papirju boste imeli vse, kar je bilo povedano na sestanku.

9. Spletni sestanki

Ena velika sprememba, ki se ji moramo letos prilagoditi, je selitev naših poslovnih srečanj na splet, v nova (digitalna) okolja. Ker so spletna srečanja leta 2020 obvezna, mora biti visoka tehnologija del naših načinov komuniciranja. Obstaja veliko orodij, ki lahko poenostavijo in izboljšajo spletne sestanke. Ključno je ugotoviti, katero od teh orodij je pravo za vas. Vendar bodite previdni in ne pretiravajte. Ne pozabite: imeti veliko funkcij je super, a če udeleženci spletnega sestanka ne morejo ugotoviti, kako se pridružiti sestanku, ker je vse polno funkcij, boste morda na koncu ostali sami! Obstajajo tudi druge stvari, ki jih morate upoštevati pri organizaciji virtualnega sestanka: kakovost zvoka in videa (to je izjemnega pomena), skupna raba zaslona (prav tako morate imeti, še posebej, če sestanek vključuje predstavitev), klepet (kar omogoča komunikacijo možno, ne da bi dejansko prekinili tok sestanka), podporo za več naprav (na primer mobilne različice programske opreme za spletne konference) itd. Veliko teh orodij je brezplačnih, za nekatera orodja pa boste morali plačati. Poskrbite, da se boste informirali o različnih možnostih, izberite tiste, ki so uporabniku prijazne in naredite svoje spletno srečanje zanimivejše in močnejše.

10. Prosite za povratne informacije

Zelo pomembno je najti načine, kako narediti sestanke vedno bolj dragocene za vse vključene. Kako organizirati boljša poslovna srečanja? Eden od načinov je, da udeležence vprašate, kaj si mislijo o sestanku, in se poskusite nekaj naučiti iz njihovih odgovorov. Obdrži vse, kar je bilo dobro, in spremeni stvari, ki niso bile. Preprosta anketa s povratnimi informacijami je odličen način za zbiranje informacij o sestanku in če jo naredite anonimno, boste morda dobili bolj iskrene rezultate. Če boste slišali, kaj si mislijo udeleženci, boste morda le dobili nekaj zamisli o tem, kako lahko naredite prihodnja srečanja še bolj vključujoča in produktivna za vse.

Če ste obveščeni in če uporabljate prava orodja, lahko enostavno izvedete zanimiv sestanek. Preizkusite naše nasvete, načrtujte in strukturirajte sestanek, ne delajte ga predolgega, komunicirajte s svojimi udeleženci, razmislite o različnih možnostih, ki jih nova tehnologija lahko ponudi vašemu podjetju, poskusite biti kreativni in prosite za povratne informacije. Srečanja res ne rabijo biti dolgočasna! Lahko so sočne, navdihujoče in produktivne.