Principais tendências em reuniões corporativas para 2021

Reuniões corporativas em 2021

As reuniões corporativas são uma boa maneira de melhorar seus negócios. Em uma reunião corporativa, os colaboradores são informados sobre novidades na empresa, problemas ocorridos são discutidos e resolvidos, novas ideias são desenvolvidas e os colegas têm a possibilidade de se conectar. Apesar de sua importância, as reuniões não são muito populares entre os funcionários. Freqüentemente, são vistos como devoradores de tempo, o que não é tão benéfico para a empresa, já que não fornecem resultados imediatos na maioria das vezes. Mas não precisa ser assim. As reuniões podem ser muito produtivas e podem agregar valor à empresa.

Neste artigo, certamente daremos a você alguns insights sobre o vasto mundo das reuniões. Talvez você encontre maneiras novas e interessantes de conduzi-las e considere a implementação de algumas dicas para enfrentar as armadilhas de reuniões chatas e ineficazes!

1. É realmente necessário?

Antes de mais nada, pergunte-se: realmente precisamos ter essa reunião? Vai desperdiçar o tempo de alguns funcionários? Se você acha que os participantes não obterão algo importante com isso, considere apenas cancelá-lo. Há momentos em que uma reunião funcionaria melhor como um tópico de e-mail.

Por outro lado, se você decidir que esta reunião deve ocorrer e que os funcionários vão se beneficiar dela, é hora de você declarar o tipo de reunião: você vai informar os funcionários sobre algo, está desenvolvendo novas ideias ou faz você precisa tomar uma decisão. Além disso, é importante comunicar isso aos participantes, para que eles saibam o que esperar.

2. Encontre o nicho

As reuniões de nicho estão se tornando extremamente populares. São reuniões especializadas e têm como foco um assunto ou problema específico. Essas reuniões estão na moda, porque são precisas e detalham um assunto. No mundo acelerado de hoje, os funcionários não gostam de perder tempo com coisas que já sabem ou que não são importantes para eles. Se participarem de uma reunião de nicho, conseguirão o que esperam e podem concentrar sua energia e tempo em algo que é realmente importante ou interessante para eles.

3. Seja conciso

Como mencionamos, as reuniões são ótimas: conectam os funcionários, ajudam a pensar fora da caixa, resolvem problemas. Mas a reunião não deve consumir muito tempo. Eles devem ser curtos e doces! Aqui, mais uma vez, organização e estrutura são fundamentais: a reunião tem que ser bem planejada e ter cabeça e cauda. Do contrário, eles durarão muito tempo e as pessoas provavelmente acharão difícil ficar alertas, pois simplesmente ficarão entediadas em algum momento. Em geral, os participantes não estão totalmente focados em uma reunião e tendem a fazer outro trabalho simultaneamente enquanto estão em uma reunião. Por isso, nossa sugestão é que seja concisa, viva e encantadora. Dessa forma, as pessoas ficarão mais interessadas e você terá a atenção delas. Quem sabe, se você tiver sorte, talvez eles até guardem o telefone.

4. A comunicação é crucial

No mundo dos negócios, a comunicação pessoal está em voga. As empresas de hoje tendem a evitar sessões de perguntas e respostas, que eram uma norma no passado. Uma sessão de perguntas e respostas é geralmente um período de tempo reservado no final de uma reunião para os participantes fazerem perguntas. Mas, como dissemos, esse padrão não é mais interessante e você deve considerar uma abordagem mais moderna para a comunicação com seus colegas / funcionários. Optamos por um toque pessoal que no final permite que todos estejam mais abertos e à vontade. Além disso, isso não se limita apenas aos funcionários. Uma abordagem mais pessoal ao cliente também é importante e torna a empresa mais popular, amplia o número de seguidores nas redes sociais e possibilita melhores resultados nos negócios.

5. Aspecto visual

O conteúdo e a duração de uma reunião não são as únicas coisas em que pensar. Deve-se dar também ao aspecto estético algumas reflexões: Onde é o encontro? Como é a atmosfera? Em primeiro lugar, você precisa se certificar de que seu espaço de reunião é adequado para negócios. O ambiente da conferência deve ser agradável e a temperatura ambiente adequada. Se as pessoas se sentirem confortáveis, há uma chance maior de que a reunião seja considerada um sucesso. Além disso, os participantes precisam ter espaço suficiente e espaço pessoal.

Se estiver fazendo uma apresentação, certifique-se de que o design da apresentação em si também reflita a marca e os valores da empresa. Pode não parecer tão importante, mas enviará uma certa mensagem e deixará uma impressão. São as pequenas coisas que contam.

6. Tecnologia

Muito provavelmente você terá que usar tecnologia na reunião, então certifique-se de que a conexão com a internet esteja perfeita e rápida, que os projetores estejam funcionando sem problemas. Em uma empresa moderna, os equipamentos de alta tecnologia devem ser de primeira linha! É difícil evitar completamente a ocorrência de problemas técnicos, mas você pode tentar fazer o possível para reduzir a probabilidade de surpresas técnicas. Reserve um tempo para testar tudo com antecedência.

7. Gestão de crise

Em algum momento surgirão problemas em qualquer empresa e é difícil evitar isso. As tensões, mesmo entre os colegas, são um problema comum, especialmente em tempos desafiadores e estressantes. É assim que as coisas são! As reuniões corporativas podem ajudar a suavizar isso e fortalecer os laços entre os funcionários. Assim, as empresas de hoje estão investindo na gestão de crises e isso compensa.

8. Inteligência artificial (IA)

A tecnologia de IA está sendo muito utilizada em reuniões e se tornou uma das tecnologias de comunicação mais importantes. Mas do que exatamente estamos falando quando mencionamos a tecnologia de IA em reuniões? A inteligência artificial ajuda a gravar as reuniões, transcreve-as e permite editar essas gravações (para ter certeza de que está tudo correto ou deletar partes desnecessárias da reunião). Desta forma a qualidade da reunião é melhorada, o seu âmbito é alargado e a comunicação é muito mais eficaz. Você deve conferir o Gglot e todas as possibilidades que o Gglot oferece na área de transcrição. Você pode ganhar muito com isso. Talvez um colega tenha tido uma ótima ideia durante a sessão de brainstorming da sua reunião ou talvez alguns funcionários não tenham podido comparecer à reunião. Seja qual for o motivo, as transcrições das reuniões permitem que os funcionários se atualizem e se mantenham informados. Além disso, certifique-se de enviar uma cópia da transcrição não apenas aos funcionários que faltaram à reunião, mas também a todos que compareceram à reunião. Dessa forma, eles também podem voltar às transcrições e ver se ignoraram alguma ideia interessante que possa melhorar os negócios.

Escolha os serviços de transcrição da Gglot e você terá no papel tudo o que foi dito em uma reunião.

9. Reuniões online

Uma grande mudança que temos que ajustar este ano é mover nossas reuniões corporativas online para novos ambientes (digitais). Como as reuniões online são obrigatórias em 2020, a alta tecnologia precisa fazer parte de nossas formas de comunicação. Existem muitas ferramentas que podem simplificar e melhorar as reuniões online. A chave é descobrir qual dessas ferramentas é a certa para você. Mas tenha cuidado e não exagere. Lembre-se: ter muitos recursos é ótimo, mas se os participantes da reunião online não conseguirem descobrir como entrar na reunião porque tudo está repleto de recursos, você pode acabar sozinho! Há também outras coisas que você deve levar em consideração ao organizar uma reunião virtual: qualidade de áudio e vídeo (isso é de extrema importância), compartilhamento de tela (também obrigatório, especialmente se a reunião incluir uma apresentação), chat (que faz a comunicação possível, sem realmente interromper o fluxo da reunião), suporte a vários dispositivos (por exemplo, uma versão móvel de um software de webconferência) etc. Muitas dessas ferramentas são gratuitas, mas para algumas ferramentas você terá que pagar. Certifique-se de se informar sobre as diferentes possibilidades, escolha aquelas que são mais amigáveis e torne sua reunião online mais interessante e poderosa.

10. Peça feedback

É muito importante encontrar maneiras de sempre tornar as reuniões mais valiosas para todos os incluídos. Como organizar melhores reuniões corporativas? Uma maneira é perguntar aos participantes o que eles acharam de uma reunião e tentar aprender algo com suas respostas. Mantenha tudo o que era bom e mude o que não era. Uma simples pesquisa de feedback é uma ótima maneira de coletar informações sobre a reunião e, se você torná-la anônima, poderá obter resultados mais sinceros. Ouvir o que os participantes pensam pode lhe dar algumas idéias sobre como tornar as reuniões futuras ainda mais inclusivas e produtivas para todos.

Se você se informar e usar as ferramentas certas, poderá facilmente realizar uma reunião interessante. Experimente nossas dicas, planeje e estruture o encontro, não demore muito, comunique-se com seus participantes, pense nas diferentes possibilidades que as novas tecnologias podem oferecer à sua empresa, tente ser criativo e peça feedback. As reuniões não precisam ser chatas! Eles podem ser suculentos, inspiradores e produtivos.