Najważniejsze trendy dotyczące spotkań korporacyjnych na 2021 r

Spotkania firmowe w 2021 roku

Spotkania firmowe to dobry sposób na usprawnienie Twojego biznesu. Na spotkaniu firmowym pracownicy są informowani o nowościach w firmie, omawiane i rozwiązywane są pojawiające się problemy, opracowywane są nowe pomysły, a współpracownicy mają możliwość nawiązania kontaktu. Mimo swej wagi spotkania nie cieszą się dużym zainteresowaniem pracowników. Często są postrzegani jako pożeracze czasu, którzy po prostu nie są tak korzystni dla firmy, ponieważ przez większość czasu nie przynoszą natychmiastowych rezultatów. Ale nie musi tak być. Spotkania mogą być bardzo produktywne i mogą stanowić wartość dodaną dla firmy.

W tym artykule z pewnością przedstawimy Ci rozległy świat spotkań. Może znajdziesz jakieś ciekawe, nowe sposoby ich przeprowadzenia i zastanowisz się nad zastosowaniem kilku wskazówek, które pozwolą uporać się z pułapkami nudnych, nieefektywnych spotkań!

1. Czy to naprawdę konieczne?

Przede wszystkim zadaj sobie pytanie: czy naprawdę potrzebujemy tego spotkania? Czy straci czas niektórych pracowników? Jeśli nie sądzisz, że uczestnicy wyciągną z tego coś ważnego, rozważ po prostu anulowanie. Są chwile, kiedy spotkanie działałoby lepiej jako wątek e-mailowy.

Z drugiej strony, jeśli zdecydujesz, że to spotkanie powinno się odbyć i że pracownicy na tym skorzystają, to czas, abyś zadeklarował rodzaj spotkania: czy zamierzasz o czymś poinformować pracowników, rozwijasz nowe pomysły czy robisz musisz podjąć decyzję. Ważne jest również, aby przekazać to uczestnikom, aby wiedzieli, czego się spodziewać.

2. Znajdź niszę

Spotkania niszowe stają się niezwykle popularne. Są to spotkania, które są wyspecjalizowane i koncentrują się na konkretnym temacie lub problemie. Te spotkania są modne, bo precyzyjne i zagłębiające się w szczegóły jednego tematu. W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie pracownicy nie lubią tracić czasu na rzeczy, które już znają lub które nie są dla nich ważne. Jeśli wezmą udział w niszowym spotkaniu, dostaną to, czego oczekują i mogą skupić swoją energię i czas na czymś, co jest dla nich naprawdę ważne lub interesujące.

3. Zrób to zwięźle

Jak wspomnieliśmy, spotkania są świetne: łączą pracowników, pomagają myśleć nieszablonowo, rozwiązują problemy. Ale spotkanie nie powinno być bardzo czasochłonne. Powinny być krótkie i słodkie! Tutaj znowu kluczowa jest organizacja i struktura: spotkanie musi być dobrze zaplanowane i mieć głowę i ogon. Jeśli nie, będą trwać zbyt długo i ludziom prawdopodobnie będzie trudno zachować czujność, ponieważ w pewnym momencie po prostu się nudzą. Ogólnie rzecz biorąc, uczestnicy nie są całkowicie skupieni na spotkaniu i mają tendencję do wykonywania innych prac jednocześnie. Więc nasza sugestia jest taka, aby była zwięzła, żywa i czarująca. W ten sposób ludzie będą bardziej zainteresowani, a Ty będziesz miał ich uwagę. Kto wie, jeśli masz szczęście, może nawet odłożą telefon.

4. Komunikacja jest kluczowa

W świecie biznesu komunikacja osobista jest na czasie. Dzisiejsze firmy zwykle unikają sesji pytań i odpowiedzi, które w przeszłości były normą. Sesja pytań i odpowiedzi to zazwyczaj czas zarezerwowany pod koniec spotkania dla uczestników na zadawanie pytań. Ale jak powiedzieliśmy, ten wzór nie jest już interesujący i powinieneś rozważyć bardziej nowoczesne podejście do komunikacji z kolegami / pracownikami. Decydujemy się na osobisty kontakt, który ostatecznie pozwala każdemu na większą otwartość i swobodę. Nie jest to również ograniczone tylko do pracowników. Ważne jest też bardziej osobiste podejście do klienta, które sprzyja popularności firmy, zwiększa liczbę obserwujących w mediach społecznościowych i umożliwia lepsze wyniki biznesowe.

5. Aspekt wizualny

Treść i długość spotkania to nie jedyne rzeczy, o których warto pomyśleć. Aspektowi estetycznemu warto też pomyśleć: Gdzie odbywa się spotkanie? Jaka jest atmosfera? Przede wszystkim musisz upewnić się, że Twoje miejsce spotkań jest odpowiednie dla biznesu. Środowisko konferencyjne musi być przyjemne, a temperatura w pomieszczeniu odpowiednia. Jeśli ludzie będą czuli się komfortowo, jest większa szansa, że spotkanie zostanie odebrane jako sukces. Ponadto uczestnicy muszą mieć wystarczająco dużo miejsca i przestrzeni osobistej.

Jeśli prowadzisz prezentację, upewnij się, że projekt samej prezentacji odzwierciedla również markę i wartości firmy. Może nie wydaje się to takie ważne, ale wyśle pewną wiadomość i pozostawi wrażenie. Liczą się małe rzeczy.

6. Technologia

Najprawdopodobniej będziesz musiał skorzystać z technologii na spotkaniu, więc upewnij się, że połączenie internetowe jest bezbłędne i szybkie, a projektory działają bez żadnych problemów. W nowoczesnej firmie nowoczesny sprzęt powinien być na najwyższym poziomie! Trudno jest całkowicie zapobiec wystąpieniu problemów technicznych, ale można spróbować zrobić wszystko, co w naszej mocy, aby zmniejszyć prawdopodobieństwo niespodzianek technicznych. Poświęć trochę czasu, aby przetestować wszystko z wyprzedzeniem.

7. Zarządzanie kryzysowe

W jakimś momencie w każdej firmie pojawią się problemy i trudno temu zapobiec. Napięcia nawet między współpracownikami są częstym problemem, szczególnie w trudnych i stresujących czasach. Tak właśnie jest! Spotkania firmowe mogą pomóc w załagodzeniu tego problemu i wzmocnieniu więzi między pracownikami. Dlatego dzisiejsze firmy inwestują w zarządzanie kryzysowe i to się opłaca.

8. Sztuczna inteligencja (AI)

Technologia AI jest często wykorzystywana podczas spotkań i stała się jedną z najważniejszych technologii komunikacyjnych. Ale o czym dokładnie mówimy, gdy na spotkaniach wspominamy o technologii AI? Sztuczna inteligencja pomaga nagrywać spotkania, dokonuje ich transkrypcji oraz umożliwia edycję nagrań (aby upewnić się, że wszystko się zgadza lub usunąć niepotrzebne fragmenty spotkania). W ten sposób poprawia się jakość spotkania, poszerza się jego zakres, a komunikacja jest znacznie efektywniejsza. Powinieneś sprawdzić Gglot i wszystkie możliwości, jakie oferuje Gglot w zakresie transkrypcji. Można na tym wiele zyskać. Być może podczas burzy mózgów na Twoim spotkaniu kolega wpadł na świetny pomysł, a może niektórzy pracownicy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu. Niezależnie od powodu, transkrypcje spotkań pozwalają pracownikom nadrobić zaległości i być na bieżąco. Pamiętaj także o wysłaniu kopii transkrypcji nie tylko pracownikom, którzy opuścili spotkanie, ale także wszystkim osobom, które w nim uczestniczyły. W ten sposób mogą również wrócić do transkrypcji i sprawdzić, czy nie przeoczyli jakichś ciekawych pomysłów, które mogą usprawnić biznes.

Wybierz usługę transkrypcji Gglot, a będziesz miał na papierze wszystko, co zostało powiedziane na spotkaniu.

9. Spotkania online

Ogromną zmianą, do której musimy się dostosować w tym roku, jest przeniesienie naszych firmowych spotkań online do nowych (cyfrowych) środowisk. Ponieważ spotkania online są koniecznością w 2020 r., Nowoczesne technologie muszą być częścią naszych sposobów komunikacji. Istnieje wiele narzędzi, które mogą uprościć i ulepszyć spotkania online. Kluczem jest ustalenie, które z tych narzędzi jest dla Ciebie odpowiednie. Ale bądź ostrożny i nie przesadzaj. Pamiętaj: posiadanie wielu funkcji jest świetne, ale jeśli uczestnicy spotkania online nie mogą dowiedzieć się, jak dołączyć do spotkania, ponieważ wszystko jest pełne funkcji, możesz zostać sam! Organizując wirtualne spotkanie należy wziąć pod uwagę jeszcze inne rzeczy: jakość dźwięku i obrazu (to jest najważniejsze), współdzielenie ekranu (też obowiązkowe, zwłaszcza jeśli spotkanie obejmuje prezentację), czat (który sprawia, że komunikacja możliwe, bez rzeczywistego przerywania przebiegu spotkania), obsługa wielu urządzeń (na przykład mobilne wersje oprogramowania do konferencji internetowych) itp. Wiele z tych narzędzi jest bezpłatnych, ale za niektóre narzędzia trzeba będzie zapłacić. Upewnij się, że zapoznałeś się z różnymi możliwościami, wybierz te, które są przyjazne dla użytkownika i sprawią, że Twoje spotkanie online będzie ciekawsze i potężniejsze.

10. Poproś o opinię

Bardzo ważne jest, aby znaleźć sposób, aby zawsze uczynić spotkania bardziej wartościowymi dla wszystkich włączonych. Jak zorganizować lepsze spotkania firmowe? Jednym ze sposobów jest spytanie uczestników, co myślą o spotkaniu, i spróbowanie czegoś z ich odpowiedzi. Zatrzymaj wszystko, co było dobre, i zmień rzeczy, które nie były. Prosta ankieta zwrotna to świetny sposób na zebranie informacji o spotkaniu, a jeśli sprawisz, że będzie ono anonimowe, możesz uzyskać bardziej szczere wyniki. Wysłuchanie opinii uczestników może po prostu dać ci kilka pomysłów, jak sprawić, by przyszłe spotkania były jeszcze bardziej integracyjne i produktywne dla wszystkich.

Jeśli zostaniesz poinformowany i użyjesz odpowiednich narzędzi, możesz łatwo przeprowadzić ciekawe spotkanie. Wypróbuj nasze wskazówki, zaplanuj i zorganizuj spotkanie, nie rób tego zbyt długo, komunikuj się z uczestnikami, pomyśl o różnych możliwościach, jakie nowa technologia może zaoferować Twojej firmie, staraj się być kreatywnym i poproś o opinię. Spotkania naprawdę nie muszą być nudne! Mogą być soczyste, inspirujące i produktywne.