Topp bedriftsmøtetrender for 2021

Bedriftsmøter i 2021

Bedriftsmøter er en god måte å forbedre virksomheten din på. I et bedriftsmøte informeres ansatte om nyheter i bedriften, oppståtte problemer diskuteres og løses, nye ideer utvikles og kollegaer har mulighet til å knytte seg til hverandre. Til tross for deres betydning, er ikke møter veldig populært blant ansatte. De blir ofte oppfattet som slukere av tid som bare ikke er så fordelaktig for selskapet, siden de ikke gir umiddelbare resultater mesteparten av tiden. Men det trenger ikke være sånn. Møter kan være svært produktive og kan gi verdi til selskapet.

I denne artikkelen vil vi garantert gi deg litt innsikt i den enorme verdenen av møter. Kanskje vil du finne noen interessante, nye måter å gjennomføre dem på og vurdere å implementere noen tips for å takle fellene med kjedelige, ineffektive møter!

1. Er det virkelig nødvendig?

Først av alt, spør deg selv: Trenger vi virkelig å ha dette møtet? Vil det kaste bort tiden til noen ansatte? Hvis du ikke tror at deltakerne vil få noe viktig ut av det, vurder å bare kansellere det. Det er tider når et møte ville fungere bedre som en e-posttråd.

På den annen side, hvis du bestemmer deg for at dette møtet skal finne sted og at de ansatte vil ha nytte av det, er det på tide at du erklærer typen møte: skal du informere ansatte om noe, utvikler du nye ideer eller gjør du må ta en avgjørelse. Det er også viktig å kommunisere dette med deltakerne, slik at de vet hva de kan forvente.

2. Finn nisjen

Nisjemøter blir ekstremt populære. Det er møter som er spesialiserte og i fokus er et spesifikt emne eller problem. Disse møtene er trendy, fordi de er presise og de går inn i detaljer om ett emne. I dagens hektiske verden liker ikke ansatte å kaste bort tiden sin på ting de allerede vet eller som ikke er viktige for dem. Hvis de deltar på et nisjemøte, vil de få det de forventer, og de kan fokusere energien og tiden sin på noe som er veldig viktig eller interessant for dem.

3. Gjør det kortfattet

Som vi har nevnt, er møter bra: de knytter sammen ansatte, hjelper til å tenke utenfor boksen, løser problemer. Men møtet bør ikke være veldig tidkrevende. De skal være korte og søte! Her er det nok en gang organisering og struktur som er nøkkelen: Møtet må planlegges godt, og det må ha hode og hale. Hvis ikke, vil de vare for lenge og folk vil sannsynligvis finne det vanskelig å holde seg på vakt siden de rett og slett vil kjede seg på et tidspunkt. Generelt sett er ikke deltakerne helt fokusert på et møte, og de har en tendens til å gjøre annet arbeid samtidig mens de er i et møte. Så vårt forslag er å lage er kortfattet, livlig og fortryllende. På denne måten vil folk bli mer interessert og du vil ha oppmerksomheten deres. Hvem vet, hvis du er heldig, kanskje de til og med legger vekk telefonen sin.

4. Kommunikasjon er avgjørende

I næringslivet er personlig kommunikasjon på moten. Bedrifter i dag har en tendens til å unngå spørsmål og svar-økter som var en norm i fortiden. En Q&A-økt er vanligvis en tid som er satt av på slutten av et møte for deltakerne til å stille spørsmål. Men som vi sa, er ikke dette mønsteret interessant lenger, og du bør vurdere en mer moderne tilnærming til kommunikasjon med dine kolleger/ansatte. Vi velger et personlig preg som til slutt gjør at alle kan være mer åpne og rolige. Dette er heller ikke begrenset til kun ansatte. En mer personlig tilnærming til kundene er også viktig og det gjør selskapet mer populært, utvider antall følgere på sosiale medier og muliggjør bedre forretningsresultater.

5. Visuelt aspekt

Innholdet og lengden på et møte er ikke det eneste du bør tenke på. Du bør også gi det estetiske aspektet noen tanker: Hvor finner møtet sted? Hvordan er atmosfæren? Først av alt må du sørge for at møteplassen din er passende for virksomheten. Konferansemiljøet må være behagelig og romtemperaturen skal være tilstrekkelig. Hvis folk føler seg komfortable er det større sjanse for at møtet oppleves som en suksess. I tillegg må deltakerne ha nok plass og personlig plass.

Hvis du holder en presentasjon, sørg for at utformingen av selve presentasjonen også reflekterer merkevaren og verdiene til selskapet. Det virker kanskje ikke så viktig, men det vil sende et bestemt budskap og etterlate et inntrykk. Det er de små tingene som teller.

6. Teknologi

Mest sannsynlig må du bruke teknologi på møtet, så sørg for at internettforbindelsen er feilfri og rask, at projektorene fungerer uten problemer. I en moderne bedrift skal høyteknologisk utstyr være på topp! Det er vanskelig å forhindre at tekniske problemer oppstår, men du kan prøve å gjøre ditt beste for å redusere sannsynligheten for tekniske overraskelser. Bare ta deg tid til å teste alt på forhånd.

7. Krisehåndtering

På et tidspunkt vil det oppstå problemer i ethvert selskap, og det er vanskelig å forhindre det. Spenninger selv blant kolleger er et vanlig problem, spesielt i utfordrende og stressende tider. Det er bare sånn ting er! Bedriftsmøter kan bidra til å jevne ut det og rette bånd mellom ansatte. Dermed investerer dagens virksomheter i krisehåndtering og dette lønner seg.

8. Kunstig intelligens (AI)

AI-teknologi brukes mye i møter og har blitt en av de viktigste kommunikasjonsteknologiene. Men hva er det egentlig vi snakker om når vi nevner AI-teknologi i møter? Kunstig intelligens hjelper til med å ta opp møtene, den transkriberer dem og gjør det mulig å redigere disse opptakene (for å sikre at alt er riktig eller slette unødvendige deler av møtet). På denne måten forbedres kvaliteten på møtet, omfanget utvides og kommunikasjonen er mye mer effektiv. Du bør sjekke ut Gglot og alle mulighetene Gglot tilbyr innen transkribering. Du kan få mye ut av det. Kanskje en kollega kom på en god idé under møtets idédugnad, eller kanskje noen ansatte ikke kunne delta på møtet. Uansett årsak, lar transkripsjoner av møter ansatte følge med og holde seg informert. Sørg også for å sende ut en kopi av utskriften ikke bare til de ansatte som gikk glipp av møtet, men også til alle som deltok på møtet. På den måten kan de også gå tilbake til transkripsjoner og se om de har oversett noen interessante ideer som kan forbedre virksomheten.

Velg transkripsjonstjenestene til Gglot og du vil ha på papiret alt som har blitt sagt i et møte.

9. Nettmøter

En stor endring som vi må tilpasse oss i år er å flytte bedriftsmøtene våre på nett, til nye (digitale) miljøer. Siden nettmøter er et must i 2020, må høyteknologi være en del av våre måter å kommunisere på. Det finnes mange verktøy som kan forenkle og forbedre nettmøter. Nøkkelen er å finne ut hvilke av disse verktøyene som passer for deg. Men vær forsiktig og ikke overdriv. Husk: å ha mange funksjoner er flott, men hvis nettmøtedeltakere ikke kan finne ut hvordan de skal bli med på møtet fordi alt er fullpakket med funksjoner, kan du ende opp med å være alene! Det er også andre ting du bør ta i betraktning når du organiserer et virtuelt møte: lyd- og videokvalitet (dette er av største viktighet), skjermdeling (også et must, spesielt hvis møtet inkluderer en presentasjon), chat (som gjør kommunikasjon mulig, uten å virkelig avbryte flyten av møtet), støtte for flere enheter (for eksempel en mobilversjon av en webkonferanseprogramvare) osv. Mange av disse verktøyene er gratis, men for noen verktøy må du betale. Sørg for å informere deg selv om de forskjellige mulighetene, velg de som er brukervennlige og gjør nettmøtet ditt mer interessant og kraftigere.

10. Be om tilbakemelding

Det er veldig viktig å finne måter å alltid gjøre møtene mer verdifulle for alle inkludert. Hvordan organisere bedre bedriftsmøter? En måte er å spørre deltakerne hva de syntes om et møte og prøve å lære noe ut av svarene deres. Behold alt som var bra og endre de tingene som ikke var. En enkel tilbakemeldingsundersøkelse er en fin måte å samle informasjon om møtet på, og hvis du gjør det anonymt kan du få mer oppriktige resultater. Å høre hva deltakerne synes kan bare gi deg noen ideer om hvordan du kan gjøre fremtidige møter enda mer inkluderende og produktive for alle.

Hvis du blir informert og bruker de riktige verktøyene kan du enkelt holde et interessant møte. Prøv tipsene våre, planlegg og strukturer møtet, ikke gjør det for langt, kommuniser med deltakerne, tenk på ulike muligheter som ny teknologi kan tilby din bedrift, prøv å være kreativ og be om tilbakemeldinger. Møter trenger virkelig ikke være kjedelige! De kan være saftige, inspirerende og produktive.