De belangrijkste trends op het gebied van zakelijke bijeenkomsten voor 2021

Zakelijke bijeenkomsten in 2021

Zakelijke bijeenkomsten zijn een goede manier om uw bedrijf te verbeteren. In een corporate meeting worden medewerkers geïnformeerd over nieuws in het bedrijf, worden voorkomende problemen besproken en opgelost, nieuwe ideeën ontwikkeld en hebben collega's de mogelijkheid om met elkaar in contact te komen. Ondanks het belang ervan zijn vergaderingen niet echt populair onder medewerkers. Ze worden vaak gezien als tijdverslinders die gewoon niet zo gunstig zijn voor het bedrijf, omdat ze meestal niet onmiddellijk resultaten opleveren. Maar het hoeft niet zo te zijn. Vergaderingen kunnen zeer productief zijn en waarde toevoegen aan het bedrijf.

In dit artikel zullen we u zeker wat inzichten geven in de enorme wereld van vergaderingen. Misschien vind je een aantal interessante, nieuwe manieren om ze uit te voeren en overweeg je enkele tips te implementeren om de valkuilen van saaie, ineffectieve vergaderingen aan te pakken!

1. Is het echt nodig?

Vraag uzelf allereerst af: hebben we deze vergadering echt nodig? Zal het de tijd van sommige werknemers verspillen? Als je denkt dat de bezoekers er niet iets belangrijks uit zullen halen, overweeg dan om het gewoon te annuleren. Er zijn momenten waarop een vergadering beter werkt als een e-mailthread.

Aan de andere kant, als u besluit dat deze bijeenkomst plaats moet vinden en dat de medewerkers er baat bij hebben, wordt het tijd dat u het soort bijeenkomst aangeeft: gaat u medewerkers ergens over informeren, ontwikkelt u nieuwe ideeën of doet u je moet een beslissing nemen. Ook is het belangrijk om dit met de aanwezigen te communiceren, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten.

2. Zoek de nis

Nichevergaderingen worden enorm populair. Dat zijn bijeenkomsten die gespecialiseerd zijn en in hun focus ligt een specifiek onderwerp of probleem. Die bijeenkomsten zijn trendy, omdat ze precies zijn en ze ingaan op de details van één onderwerp. In de snelle wereld van vandaag houden werknemers er niet van om hun tijd te verspillen aan dingen die ze al weten of die niet belangrijk voor hen zijn. Als ze een nichevergadering bijwonen, krijgen ze wat ze verwachten en kunnen ze hun energie en tijd besteden aan iets dat echt belangrijk of interessant voor hen is.

3. Maak het beknopt

Zoals we al zeiden, vergaderingen zijn geweldig: ze verbinden medewerkers, helpen out of the box te denken, lossen problemen op. Maar vergaderen zou niet erg tijdrovend moeten zijn. Ze moeten kort en krachtig zijn! Ook hier staan organisatie en structuur centraal: de vergadering moet goed worden gepland en moet een kop en een staart hebben. Zo niet, dan gaan ze te lang mee en zullen mensen het waarschijnlijk moeilijk vinden om alert te blijven, omdat ze zich op een gegeven moment gewoon zullen vervelen. Over het algemeen zijn deelnemers niet volledig gefocust op een vergadering en hebben ze de neiging om tegelijkertijd ander werk te doen tijdens een vergadering. Dus onze suggestie is om te maken is beknopt, levendig en betoverend. Op deze manier raken mensen meer geïnteresseerd en heb jij hun aandacht. Wie weet, als je geluk hebt, zullen ze misschien zelfs hun telefoon opbergen.

4. Communicatie is cruciaal

In de zakenwereld is persoonlijke communicatie in zwang. De bedrijven van vandaag hebben de neiging om Q & A-sessies te vermijden die in het verleden een norm waren. Een Q & A-sessie is meestal een hoeveelheid tijd die aan het einde van een vergadering wordt gereserveerd voor de aanwezigen om vragen te stellen. Maar zoals we al zeiden is dit patroon niet meer interessant en zou je een modernere manier van communiceren met je collega's / medewerkers moeten overwegen. We kiezen voor een persoonlijke benadering waardoor iedereen uiteindelijk meer open en op zijn gemak kan zijn. Dit is ook niet beperkt tot alleen werknemers. Een meer persoonlijke benadering van klanten is ook belangrijk en het maakt het bedrijf populairder, vergroot het aantal volgers op social media en maakt betere bedrijfsresultaten mogelijk.

5. Visueel aspect

De inhoud en duur van een vergadering zijn niet de enige dingen om over na te denken. Denk ook aan het esthetische aspect: waar vindt de ontmoeting plaats? Hoe is de sfeer? Allereerst moet u ervoor zorgen dat uw vergaderruimte geschikt is voor zaken. De vergaderomgeving moet aangenaam zijn en de kamertemperatuur moet voldoende zijn. Als mensen zich op hun gemak voelen, is de kans groter dat de bijeenkomst als een succes wordt ervaren. Ook moeten de aanwezigen voldoende ruimte en persoonlijke ruimte hebben.

Als u een presentatie geeft, zorg er dan voor dat de vormgeving van de presentatie zelf ook het merk en de waarden van het bedrijf weerspiegelt. Het lijkt misschien niet zo belangrijk, maar het stuurt een bepaald bericht en laat een indruk achter. Het zijn de kleine dingen die tellen.

6. Technologie

Waarschijnlijk zult u tijdens de vergadering technologie moeten gebruiken, dus zorg ervoor dat de internetverbinding foutloos en snel is, dat de projectoren probleemloos werken. In een modern bedrijf moet hightech apparatuur van topklasse zijn! Het is moeilijk om technische problemen volledig te voorkomen, maar u kunt proberen uw best te doen om de kans op technische verrassingen te verkleinen. Neem gewoon even de tijd om alles van tevoren te testen.

7. Crisismanagement

Op een gegeven moment zullen er in elk bedrijf problemen ontstaan en dat is moeilijk te voorkomen. Spanningen, zelfs onder collega's, zijn een veel voorkomend probleem, vooral in uitdagende en stressvolle tijden. Dat is gewoon zoals de dingen zijn! Bedrijfsvergaderingen kunnen helpen om dat glad te strijken en om de band tussen werknemers te herstellen. Zo investeren de bedrijven van vandaag in crisismanagement en dat loont.

8. Kunstmatige intelligentie (AI)

AI-technologie wordt veel gebruikt in vergaderingen en is uitgegroeid tot een van de belangrijkste communicatietechnologieën. Maar waar hebben we het precies over als we AI-technologie noemen in vergaderingen? Kunstmatige intelligentie helpt bij het opnemen van de vergaderingen, het transcribeert ze en maakt het mogelijk om die opnames te bewerken (zodat alles klopt of onnodige delen van de vergadering verwijderen). Hierdoor wordt de kwaliteit van de bijeenkomst verbeterd, wordt de reikwijdte ervan vergroot en is de communicatie veel effectiever. Bekijk Gglot en alle mogelijkheden die Gglot biedt op het gebied van transcriberen. Je kunt er veel uit halen. Misschien heeft een collega een geweldig idee bedacht tijdens de brainstormsessie van uw vergadering, of misschien konden sommige medewerkers de vergadering niet bijwonen. Wat de reden ook is, dankzij transcripties van vergaderingen kunnen medewerkers bijpraten en op de hoogte blijven. Zorg er ook voor dat u een kopie van het transcript niet alleen naar de werknemers stuurt die de vergadering hebben gemist, maar ook naar iedereen die de vergadering heeft bijgewoond. Op die manier kunnen ze ook teruggaan naar transcripties en kijken of ze interessante ideeën over het hoofd hebben gezien die de bedrijfsvoering kunnen verbeteren.

Kies voor de transcriptiediensten van Gglot en u krijgt alles wat er tijdens een vergadering is gezegd op papier.

9. Onlinevergaderingen

Een grote verandering die we dit jaar moeten aanpassen, is het verplaatsen van onze zakelijke bijeenkomsten online, naar nieuwe (digitale) omgevingen. Omdat onlinevergaderingen een must zijn in 2020, moet hightech onderdeel zijn van onze manier van communiceren. Er zijn veel tools die online vergaderingen kunnen vereenvoudigen en verbeteren. De sleutel is om erachter te komen welke van deze tools geschikt voor u is. Maar wees voorzichtig en overdrijf het niet. Onthoud: het hebben van veel functies is geweldig, maar als bezoekers van onlinevergaderingen niet kunnen achterhalen hoe ze aan de vergadering kunnen deelnemen omdat alles vol zit met functies, ben je misschien alleen! Er zijn ook andere dingen waar u rekening mee moet houden bij het organiseren van een virtuele vergadering: audio- en videokwaliteit (dit is van het grootste belang), scherm delen (ook een must, vooral als de vergadering een presentatie bevat), chatten (waardoor communicatie mogelijk, zonder de stroom van de vergadering echt te onderbreken), ondersteuning voor meerdere apparaten (bijvoorbeeld een mobiele versie van een webconferentiesoftware) enz. Veel van deze tools zijn gratis, maar voor sommige tools moet je betalen. Zorg ervoor dat u zich informeert over de verschillende mogelijkheden, kies degene die gebruiksvriendelijk zijn en maak uw online meeting interessanter en krachtiger.

10. Vraag om feedback

Het is erg belangrijk om manieren te vinden om de vergaderingen altijd waardevoller te maken voor iedereen inbegrepen. Hoe organiseer je betere zakelijke bijeenkomsten? Een manier is om de aanwezigen te vragen wat ze van een vergadering vonden en iets uit hun antwoorden te leren. Bewaar alles wat goed was en verander de dingen die niet waren. Een eenvoudige feedbackenquête is een uitstekende manier om informatie over de bijeenkomst te verzamelen en als u deze anoniem maakt, krijgt u mogelijk oprechtere resultaten. Als je hoort wat bezoekers denken, krijg je misschien wat ideeën over hoe je toekomstige vergaderingen nog inclusiever en productiever kunt maken voor iedereen.

Als u zich laat informeren en de juiste tools gebruikt, kunt u gemakkelijk een interessante bijeenkomst houden. Probeer onze tips, plan en structureer de meeting, maak het niet te lang, communiceer met je bezoekers, denk na over verschillende mogelijkheden die nieuwe technologie je bedrijf kan bieden, probeer creatief te zijn en vraag om feedback. Vergaderingen hoeven echt niet saai te zijn! Ze kunnen sappig, inspirerend en productief zijn.