२०२१ को लागि शीर्ष कर्पोरेट बैठक प्रवृत्तिहरू

२०२१ मा कर्पोरेट बैठकहरू

कर्पोरेट बैठकहरू तपाईंको व्यवसाय सुधार गर्न एक राम्रो तरिका हो। कर्पोरेट बैठकमा, कर्मचारीहरूलाई कम्पनीमा समाचारहरू बारे जानकारी दिइन्छ, उत्पन्न हुने समस्याहरू छलफल र समाधान गरिन्छ, नयाँ विचारहरू विकास गरिन्छ र सहकर्मीहरू एकअर्कासँग जोडिने सम्भावना हुन्छ। तिनीहरूको महत्त्वको बावजुद, बैठकहरू वास्तवमा कर्मचारीहरू बीच लोकप्रिय छैनन्। तिनीहरू प्रायः समयको उपभोग गर्नेहरूका रूपमा मानिन्छन् जुन कम्पनीको लागि त्यति लाभदायक हुँदैनन्, किनकि तिनीहरूले प्रायः तत्काल परिणामहरू प्रदान गर्दैनन्। तर यो त्यस्तो हुनुपर्छ भन्ने छैन। बैठकहरू धेरै उत्पादक हुन सक्छ र कम्पनीमा मूल्य थप्न सक्छ।

यस लेखमा हामी निश्चित रूपमा तपाईंलाई बैठकहरूको विशाल संसारमा केही अन्तरदृष्टि दिनेछौं। हुनसक्छ तपाईंले तिनीहरूलाई सञ्चालन गर्ने केही चाखलाग्दो, नयाँ तरिकाहरू फेला पार्नुहुनेछ र बोरिंग, प्रभावहीन बैठकहरूको पासोलाई सम्बोधन गर्न केही सुझावहरू लागू गर्न विचार गर्नुहुनेछ!

1. यो साँच्चै आवश्यक छ?

सबै भन्दा पहिले, आफैलाई सोध्नुहोस्: के हामीले वास्तवमा यो बैठक हुनु आवश्यक छ? के यसले केही कर्मचारीहरूको समय बर्बाद गर्नेछ? यदि तपाईंलाई लाग्नुहुन्न कि सहभागीहरूले यसबाट महत्त्वपूर्ण कुरा प्राप्त गर्नेछन्, यसलाई रद्द गर्ने विचार गर्नुहोस्। त्यहाँ समयहरू छन् जब बैठकले इमेल थ्रेडको रूपमा राम्रो काम गर्नेछ।

अर्कोतर्फ, यदि तपाइँ यो बैठक हुनु पर्छ र कर्मचारीहरूले यसबाट लाभ उठाउने निर्णय गर्नुहुन्छ भने, यो तपाइँ बैठकको प्रकार घोषणा गर्ने समय हो: के तपाइँ कर्मचारीहरूलाई केहि बारे जानकारी गराउन जाँदै हुनुहुन्छ, तपाइँ नयाँ विचारहरू विकास गर्दै हुनुहुन्छ वा गर्नुहुन्छ? तपाईंले निर्णय गर्न आवश्यक छ। साथै, सहभागीहरूसँग यो कुराकानी गर्न महत्त्वपूर्ण छ, ताकि उनीहरूले के आशा गर्ने भनेर जान्दछन्।

2. आला खोज्नुहोस्

आला बैठकहरू अत्यन्त लोकप्रिय हुँदैछन्। ती बैठकहरू हुन् जुन विशेष छन् र तिनीहरूको फोकसमा एक विशेष विषय वा समस्या छ। ती बैठकहरू प्रचलित छन्, किनभने तिनीहरू सटीक छन् र तिनीहरू एक विषयको विवरणमा जान्छन्। आजको द्रुत गतिको संसारमा कर्मचारीहरू पहिले नै थाहा भएका वा उनीहरूका लागि महत्त्वपूर्ण नभएका कुराहरूमा आफ्नो समय बर्बाद गर्न मन पराउँदैनन्। यदि तिनीहरू एक आला बैठकमा उपस्थित हुन्छन् भने, तिनीहरूले आफूले अपेक्षा गरेको कुरा प्राप्त गर्नेछन् र तिनीहरूले आफ्नो ऊर्जा र समयलाई केहि कुरामा केन्द्रित गर्न सक्छन् जुन तिनीहरूको लागि महत्त्वपूर्ण वा चाखलाग्दो छ।

3. यसलाई संक्षिप्त बनाउनुहोस्

हामीले उल्लेख गरेझैं, बैठकहरू उत्कृष्ट छन्: तिनीहरूले कर्मचारीहरूलाई जोड्छन्, बक्स बाहिर सोच्न मद्दत गर्छन्, समस्याहरू समाधान गर्छन्। तर भेटघाट धेरै समय खपत गर्नु हुँदैन। तिनीहरू छोटो र मीठो हुनुपर्छ! यहाँ, एक पटक फेरि, संगठन र संरचना महत्त्वपूर्ण छ: बैठक राम्रोसँग योजनाबद्ध हुनुपर्छ र यसको टाउको र पुच्छर हुनु आवश्यक छ। यदि होइन भने, तिनीहरू धेरै लामो समयसम्म रहनेछन् र मानिसहरूलाई सतर्क रहन गाह्रो हुनेछ किनभने तिनीहरू केवल केहि बिन्दुमा बोर हुनेछन्। सामान्यतया, सहभागीहरू पूर्ण रूपमा बैठकमा केन्द्रित हुँदैनन् र तिनीहरू बैठकमा हुँदा एकै साथ अन्य कामहरू गर्ने झुकाव राख्छन्। त्यसैले, हाम्रो सुझाव संक्षिप्त, जीवन्त र मनमोहक बनाउनु हो। यसरी, मानिसहरू थप चासो लिन्छन् र तपाईं तिनीहरूको ध्यान हुनेछ। कसलाई थाहा छ, यदि तपाईं भाग्यशाली हुनुहुन्छ भने, हुनसक्छ उनीहरूले आफ्नो फोन पनि राख्नेछन्।

4. सञ्चार महत्त्वपूर्ण छ

व्यापार संसारमा व्यक्तिगत संचार प्रचलित छ। आजका कम्पनीहरूले प्रश्नोत्तर सत्रहरू बेवास्ता गर्छन् जुन विगतमा सामान्य थियो। प्रश्नोत्तर सत्र भनेको प्रायः बैठकको अन्त्यमा सहभागीहरूलाई प्रश्नहरू सोध्नको लागि छुट्याइएको समय हो। तर हामीले भनेझैं यो ढाँचा अब चाखलाग्दो छैन र तपाईंले आफ्ना सहकर्मी/कर्मचारीहरूसँग सञ्चार गर्न थप आधुनिक दृष्टिकोणलाई विचार गर्नुपर्छ। हामी एक व्यक्तिगत स्पर्शको लागि छनौट गर्दैछौं जसले अन्तमा सबैलाई अझ खुला र सहज हुन अनुमति दिन्छ। साथै, यो कर्मचारीहरूमा मात्र सीमित छैन। ग्राहकहरूको लागि थप व्यक्तिगत दृष्टिकोण पनि महत्त्वपूर्ण छ र यसले कम्पनीलाई अझ लोकप्रिय बनाउँछ, सोशल मिडियामा अनुयायीहरूको संख्या बढाउँछ र राम्रो व्यापार परिणामहरू सम्भव बनाउँछ।

5. दृश्य पक्ष

बैठकको सामग्री र लम्बाइ मात्र सोच्ने कुरा होइन। तपाईंले सौन्दर्य पक्षलाई पनि केही विचार दिनुपर्छ: बैठक कहाँ हुन्छ? वातावरण कस्तो छ ? सबै भन्दा पहिले, तपाइँ तपाइँको बैठक स्थान व्यवसाय को लागी उपयुक्त छ भनेर सुनिश्चित गर्न आवश्यक छ। सम्मेलनको वातावरण रमाइलो हुनुपर्छ र कोठाको तापक्रम पर्याप्त हुनुपर्छ। यदि मानिसहरू सहज महसुस गर्छन् भने बैठकलाई सफल मानिने राम्रो मौका छ। साथै, सहभागीहरूसँग पर्याप्त कोठा र व्यक्तिगत ठाउँ हुनुपर्छ।

यदि तपाइँ प्रस्तुति दिदै हुनुहुन्छ भने, निश्चित गर्नुहोस् कि प्रस्तुतीकरणको डिजाइनले पनि ब्रान्ड र कम्पनीको मानहरू प्रतिबिम्बित गर्दछ। सायद यो धेरै महत्त्वपूर्ण लाग्दैन, तर यसले निश्चित सन्देश पठाउनेछ र छाप छोड्नेछ। यो गणना गर्ने साना चीजहरू हुन्।

६. प्रविधि

सम्भवतः तपाईंले बैठकमा टेक्नोलोजी प्रयोग गर्नुपर्नेछ, त्यसैले निश्चित गर्नुहोस् कि इन्टरनेट जडान निर्दोष र छिटो छ, प्रोजेक्टरहरूले कुनै समस्या बिना काम गरिरहेका छन्। एक आधुनिक कम्पनी मा, उच्च-टेक उपकरण शीर्ष-निशान हुनुपर्छ! प्राविधिक समस्याहरू हुनबाट पूर्ण रूपमा रोक्न गाह्रो छ, तर तपाइँ प्राविधिक आश्चर्यको सम्भावना कम गर्न सक्दो प्रयास गर्न सक्नुहुन्छ। बस अग्रिम सबै परीक्षण गर्न समय लिनुहोस्।

7. संकट व्यवस्थापन

कुनै बिन्दुमा कुनै पनि कम्पनीमा समस्याहरू उत्पन्न हुनेछन् र यसलाई रोक्न गाह्रो छ। सहकर्मीहरू बीच पनि तनाव एक सामान्य मुद्दा हो, विशेष गरी चुनौतीपूर्ण र तनावपूर्ण समयमा। चीजहरू यस्तै छन्! कर्पोरेट बैठकहरूले त्यसलाई सहज बनाउन र कर्मचारीहरू बीचको बन्धनलाई सीधा गर्न मद्दत गर्न सक्छ। यसरी, आजका व्यवसायहरूले संकट व्यवस्थापनमा लगानी गरिरहेका छन् र यसले भुक्तानी गर्दछ।

8. कृत्रिम बुद्धिमत्ता (AI)

एआई टेक्नोलोजी बैठकहरूमा धेरै प्रयोग भइरहेको छ र यो सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण सञ्चार प्रविधिहरू मध्ये एक भएको छ। तर हामीले बैठकहरूमा एआई प्रविधिको उल्लेख गर्दा हामी वास्तवमा के कुरा गरिरहेका छौं? आर्टिफिसियल इन्टेलिजेन्सले बैठकहरू रेकर्ड गर्न मद्दत गर्दछ, यसले तिनीहरूलाई ट्रान्सक्राइब गर्छ र ती रेकर्डिङहरू सम्पादन गर्न सम्भव बनाउँछ (सबै कुरा सही छ भनी सुनिश्चित गर्न वा बैठकको अनावश्यक भागहरू मेटाउन)। यसरी बैठकको गुणस्तर सुधार हुन्छ, यसको दायरा फराकिलो हुन्छ र सञ्चार धेरै प्रभावकारी हुन्छ। तपाईंले Gglot र Gglot ले ट्रान्सक्राइबिङको क्षेत्रमा प्रस्ताव गर्ने सबै सम्भावनाहरू जाँच गर्नुपर्छ। तपाईं यसबाट धेरै प्राप्त गर्न सक्नुहुन्छ। सायद तपाईको बैठकको ब्रेनस्टर्म सत्रमा एक सहकर्मीले राम्रो विचार लिएर आएको हुन सक्छ, वा सायद केही कर्मचारीहरू बैठकमा उपस्थित हुन सकेनन्। कारण जे भए पनि, बैठकहरूको ट्रान्सक्रिप्सनले कर्मचारीहरूलाई समात्न र सूचित रहन अनुमति दिन्छ। साथै, बैठक छुटेका कर्मचारीहरूलाई मात्र नभई बैठकमा उपस्थित भएका सबैलाई पनि ट्रान्सक्रिप्टको प्रतिलिपि पठाउन सुनिश्चित गर्नुहोस्। यस तरिकाले तिनीहरू ट्रान्सक्रिप्सनहरूमा पनि फर्कन सक्छन् र तिनीहरूले व्यापार सुधार गर्न सक्ने कुनै पनि रोचक विचारहरूलाई बेवास्ता गरेका छन् कि छैनन् भनेर हेर्न सक्छन्।

Gglot को ट्रान्सक्रिप्शन सेवाहरू छनौट गर्नुहोस् र तपाइँसँग एक बैठकमा भनिएको सबै कुरा कागजमा हुनेछ।

9. अनलाइन बैठकहरू

हामीले यस वर्ष समायोजन गर्नुपर्ने एउटा ठूलो परिवर्तन भनेको हाम्रो कर्पोरेट बैठकहरू अनलाइन, नयाँ (डिजिटल) वातावरणमा सार्नु हो। २०२० मा अनलाइन बैठकहरू अनिवार्य भएको हुनाले, हाई-टेक हाम्रो सञ्चार गर्ने तरिकाहरूको हिस्सा हुन आवश्यक छ। त्यहाँ धेरै उपकरणहरू छन् जसले अनलाइन बैठकहरूलाई सरल बनाउन र सुधार गर्न सक्छ। कुञ्जी यी मध्ये कुन उपकरण तपाईंको लागि सही छ पत्ता लगाउनु हो। तर सावधान रहनुहोस् र यसलाई अधिक नगर्नुहोस्। याद गर्नुहोस्: धेरै सुविधाहरू हुनु राम्रो छ, तर यदि अनलाइन बैठक सहभागीहरूले बैठकमा कसरी सामेल हुने भनेर पत्ता लगाउन सक्दैनन् किनभने सबै सुविधाहरूले भरिएको छ, तपाईं एक्लै हुन सक्नुहुन्छ! भर्चुअल बैठक आयोजना गर्दा ध्यानमा राख्नु पर्ने अन्य कुराहरू पनि छन्: अडियो र भिडियो गुणस्तर (यो अत्यन्तै महत्त्वपूर्ण छ), स्क्रिन सेयरिङ (यो पनि हुनुपर्छ, विशेष गरी बैठकमा प्रस्तुति समावेश भएमा), च्याट (जसले सञ्चार बनाउँछ) सम्भव छ, वास्तवमा बैठकको प्रवाहमा अवरोध नगरी), बहु-उपकरण समर्थन (उदाहरणका लागि, वेब कन्फरेन्सिङ सफ्टवेयरको मोबाइल संस्करणहरू) आदि। तीमध्ये धेरै उपकरणहरू निःशुल्क छन्, तर केही उपकरणहरूको लागि तपाईंले तिर्नु पर्नेछ। विभिन्न सम्भावनाहरू बारे आफैलाई सूचित गर्न निश्चित गर्नुहोस्, प्रयोगकर्ता मैत्री छनोट गर्नुहोस् र तपाईंको अनलाइन बैठकलाई थप रोचक र थप शक्तिशाली बनाउनुहोस्।

10. प्रतिक्रियाको लागि सोध्नुहोस्

बैठकहरूलाई सँधै समावेश गरिएका सबैका लागि थप मूल्यवान बनाउने तरिकाहरू खोज्नु धेरै महत्त्वपूर्ण छ। राम्रो कर्पोरेट बैठकहरू कसरी व्यवस्थित गर्ने? एउटा तरिका भनेको सहभागीहरूलाई उनीहरूले बैठकको बारेमा के सोचेका छन् भनेर सोध्नु र तिनीहरूको जवाफबाट केही सिक्ने प्रयास गर्नु हो। सबै राम्रा कुराहरू राख्नुहोस् र नभएका चीजहरू परिवर्तन गर्नुहोस्। एक साधारण प्रतिक्रिया सर्वेक्षण बैठकको बारेमा जानकारी सङ्कलन गर्ने उत्कृष्ट तरिका हो र यदि तपाईंले यसलाई गुमनाम बनाउनुभयो भने तपाईंले थप निष्कपट परिणामहरू प्राप्त गर्न सक्नुहुन्छ। सहभागीहरूले के सोच्छन् भन्ने कुरा सुन्दा तपाईंले भविष्यका बैठकहरूलाई सबैका लागि अझ बढी समावेशी र उत्पादक कसरी बनाउन सक्नुहुन्छ भन्ने बारे केही विचारहरू दिन सक्छ।

यदि तपाइँ सूचित हुनुभयो र यदि तपाइँ सही उपकरणहरू प्रयोग गर्नुहुन्छ भने तपाइँ सजिलै संग एक रोचक बैठक राख्न सक्नुहुन्छ। हाम्रा सुझावहरू प्रयास गर्नुहोस्, बैठकको योजना र संरचना बनाउनुहोस्, यसलाई धेरै लामो नगर्नुहोस्, आफ्ना सहभागीहरूसँग कुराकानी गर्नुहोस्, नयाँ प्रविधिले तपाईंको कम्पनीलाई प्रस्ताव गर्न सक्ने विभिन्न सम्भावनाहरूको बारेमा सोच्नुहोस्, रचनात्मक बन्ने प्रयास गर्नुहोस् र प्रतिक्रियाको लागि सोध्नुहोस्। बैठकहरू साँच्चै बोरिंग हुनु पर्दैन! तिनीहरू रसदार, प्रेरणादायक र उत्पादक हुन सक्छन्।