Principali tendenze delle riunioni aziendali per il 2021

Incontri societari nel 2021

Le riunioni aziendali sono un buon modo per migliorare la tua attività. In una riunione aziendale, i dipendenti vengono informati sulle novità in azienda, i problemi che si verificano vengono discussi e risolti, vengono sviluppate nuove idee ei colleghi hanno la possibilità di connettersi tra loro. Nonostante la loro importanza, le riunioni non sono molto popolari tra i dipendenti. Sono spesso percepiti come divoratori di tempo che non sono così vantaggiosi per l'azienda, dal momento che non forniscono risultati immediati la maggior parte del tempo. Ma non deve essere così. Le riunioni possono essere molto produttive e possono aggiungere valore all'azienda.

In questo articolo ti daremo sicuramente alcuni spunti sul vasto mondo degli incontri. Forse troverai nuovi modi interessanti per condurli e prendi in considerazione l'implementazione di alcuni suggerimenti per affrontare le trappole di riunioni noiose e inefficaci!

1. È davvero necessario?

Prima di tutto, chiediti: abbiamo davvero bisogno di questo incontro? Farà perdere tempo ad alcuni dipendenti? Se non pensi che i partecipanti ne trarranno qualcosa di importante, considera la possibilità di annullarlo. Ci sono momenti in cui una riunione funzionerebbe meglio come thread di posta elettronica.

D'altra parte, se decidi che questo incontro dovrebbe svolgersi e che i dipendenti ne trarranno vantaggio, è tempo che tu dichiari il tipo di riunione: hai intenzione di informare i dipendenti di qualcosa, stai sviluppando nuove idee o fai devi prendere una decisione. Inoltre, è importante comunicarlo ai partecipanti, in modo che sappiano cosa aspettarsi.

2. Trova la nicchia

Le riunioni di nicchia stanno diventando estremamente popolari. Quelle sono riunioni specializzate e nel loro focus c'è un argomento o problema specifico. Quegli incontri sono alla moda, perché sono precisi e vanno nei dettagli di un argomento. Nel mondo frenetico di oggi i dipendenti non amano sprecare il loro tempo in cose che già sanno o che non sono importanti per loro. Se partecipano a una riunione di nicchia, otterranno ciò che si aspettano e potranno concentrare le loro energie e il loro tempo su qualcosa che è veramente importante o interessante per loro.

3. Rendilo conciso

Come abbiamo detto, le riunioni sono fantastiche: mettono in contatto i dipendenti, aiutano a pensare fuori dagli schemi, risolvono i problemi. Ma l'incontro non dovrebbe richiedere molto tempo. Dovrebbero essere brevi e dolci! Anche qui l'organizzazione e la struttura sono fondamentali: l'incontro deve essere ben pianificato e deve avere una testa e una coda. In caso contrario, dureranno troppo a lungo e le persone probabilmente avranno difficoltà a stare all'erta poiché ad un certo punto si annoieranno semplicemente. In generale, i partecipanti non sono completamente concentrati su una riunione e tendono a svolgere altre attività contemporaneamente mentre sono in una riunione. Quindi, il nostro suggerimento è di fare è conciso, vivace e incantevole. In questo modo, le persone si interesseranno di più e tu avrai la loro attenzione. Chissà, se sei fortunato, forse metteranno via anche il telefono.

4. La comunicazione è fondamentale

Nel mondo degli affari la comunicazione personale è in voga. Le aziende di oggi tendono ad evitare le sessioni di domande e risposte che erano una norma in passato. Una sessione di domande e risposte è solitamente una quantità di tempo riservata ai partecipanti alla fine di una riunione per porre domande. Ma come abbiamo detto questo modello non è più interessante e dovresti considerare un approccio più moderno alla comunicazione con i tuoi colleghi / dipendenti. Stiamo optando per un tocco personale che alla fine permetta a tutti di essere più aperti ea proprio agio. Inoltre, questo non è limitato ai soli dipendenti. Anche un approccio più personale ai clienti è importante e rende l'azienda più popolare, amplia il numero di follower sui social media e rende possibili migliori risultati di business.

5. Aspetto visivo

Il contenuto e la durata di una riunione non sono le uniche cose a cui pensare. Dovresti dare anche alcune riflessioni all'aspetto estetico: dove si svolge l'incontro? Com'è l'atmosfera? Prima di tutto, dovrai assicurarti che il tuo spazio per riunioni sia appropriato per gli affari. L'ambiente della conferenza deve essere piacevole e la temperatura della stanza dovrebbe essere adeguata. Se le persone si sentono a proprio agio, c'è una migliore possibilità che l'incontro venga percepito come un successo. Inoltre, i partecipanti devono avere abbastanza spazio e spazio personale.

Se stai facendo una presentazione, assicurati che il design della presentazione stessa rifletta anche il marchio ei valori dell'azienda. Forse non sembra così importante, ma invierà un certo messaggio e lascerà un'impressione. Sono le piccole cose che contano.

6. Tecnologia

Molto probabilmente dovrai utilizzare la tecnologia durante la riunione, quindi assicurati che la connessione Internet sia impeccabile e veloce, che i proiettori funzionino senza problemi. In un'azienda moderna, le apparecchiature ad alta tecnologia dovrebbero essere di prim'ordine! È difficile prevenire completamente il verificarsi di problemi tecnici, ma puoi provare a fare del tuo meglio per ridurre la probabilità di sorprese tecniche. Prenditi il tempo per testare tutto in anticipo.

7. Gestione delle crisi

Ad un certo punto sorgeranno problemi in qualsiasi azienda ed è difficile evitarlo. Le tensioni anche tra i colleghi sono un problema comune, soprattutto in tempi difficili e stressanti. È così che stanno le cose! Le riunioni aziendali possono aiutare ad appianare la situazione e a raddrizzare i legami tra i dipendenti. Pertanto, le aziende di oggi stanno investendo nella gestione delle crisi e questo ripaga.

8. Intelligenza artificiale (AI)

La tecnologia AI viene utilizzata molto nelle riunioni ed è diventata una delle tecnologie di comunicazione più importanti. Ma di cosa parliamo esattamente quando menzioniamo la tecnologia AI nelle riunioni? L'intelligenza artificiale aiuta a registrare le riunioni, le trascrive e permette di modificare quelle registrazioni (per assicurarsi che tutto sia corretto o eliminare parti non necessarie della riunione). In questo modo la qualità dell'incontro migliora, la sua portata viene ampliata e la comunicazione risulta molto più efficace. Dovresti dare un'occhiata a Gglot e a tutte le possibilità offerte da Gglot nel campo della trascrizione. Puoi guadagnarne molto. Forse un collega ha avuto una grande idea durante la sessione di brainstorming della tua riunione o forse alcuni dipendenti non hanno potuto partecipare alla riunione. Qualunque sia il motivo, le trascrizioni delle riunioni consentono ai dipendenti di aggiornarsi e rimanere informati. Inoltre, assicurati di inviare una copia della trascrizione non solo ai dipendenti che hanno perso la riunione, ma anche a tutti coloro che hanno partecipato alla riunione. In questo modo possono anche tornare alle trascrizioni e vedere se hanno trascurato qualche idea interessante che possa migliorare il business.

Scegli i servizi di trascrizione di Gglot e avrai su carta tutto quello che è stato detto in una riunione.

9. Riunioni in linea

Un enorme cambiamento a cui dobbiamo adeguarci quest'anno è spostare le nostre riunioni aziendali online, in nuovi ambienti (digitali). Poiché le riunioni online sono un must nel 2020, l'alta tecnologia deve far parte dei nostri modi di comunicare. Esistono molti strumenti che possono semplificare e migliorare le riunioni online. La chiave è capire quale di questi strumenti è giusto per te. Ma attenzione e non esagerare. Ricorda: avere molte funzionalità è fantastico, ma se i partecipanti alla riunione online non riescono a capire come partecipare alla riunione perché tutto è ricco di funzionalità, potresti finire da solo! Ci sono anche altre cose che dovresti prendere in considerazione durante l'organizzazione di un incontro virtuale: qualità audio e video (questo è della massima importanza), condivisione dello schermo (anche questo un must, soprattutto se l'incontro include una presentazione), chat (che rende possibile, senza davvero interrompere il flusso della riunione), supporto multi-dispositivo (ad esempio, una versione mobile di un software di web conferencing) ecc. Molti di questi strumenti sono gratuiti, ma per alcuni strumenti dovrai pagare. Assicurati di informarti sulle diverse possibilità, scegli quelle che sono facili da usare e rendi il tuo incontro online più interessante e più potente.

10. Chiedi un feedback

È molto importante trovare modi per rendere sempre più preziose le riunioni per tutti inclusi. Come organizzare al meglio le riunioni aziendali? Un modo è chiedere ai partecipanti cosa ne pensano di una riunione e provare a imparare qualcosa dalle loro risposte. Conserva tutto ciò che era buono e cambia le cose che non lo erano. Un semplice sondaggio di feedback è un ottimo modo per raccogliere informazioni sulla riunione e se lo rendi anonimo potresti ottenere risultati più sinceri. Ascoltare ciò che pensano i partecipanti potrebbe darti alcune idee su come rendere le riunioni future ancora più inclusive e produttive per tutti.

Se ti informi e se usi gli strumenti giusti puoi facilmente tenere un incontro interessante. Prova i nostri suggerimenti, pianifica e struttura la riunione, non prolungarla troppo, comunica con i partecipanti, pensa alle diverse possibilità che la nuova tecnologia può offrire alla tua azienda, cerca di essere creativo e chiedi feedback. Le riunioni non devono essere davvero noiose! Possono essere succosi, stimolanti e produttivi.