Helstu stefnur fyrirtækjafunda fyrir árið 2021

Fyrirtækjafundir árið 2021

Fyrirtækjafundir eru góð leið til að bæta viðskipti þín. Á fyrirtækjafundi eru starfsmenn upplýstir um fréttir í fyrirtækinu, vandamál sem upp koma eru rædd og leyst, nýjar hugmyndir þróaðar og samstarfsfólk hefur möguleika á að tengjast hvert öðru. Þrátt fyrir mikilvægi þeirra eru fundir ekki mjög vinsælir meðal starfsmanna. Þeir eru oft álitnir sem eyðileggjandi tíma sem eru bara ekki svo hagkvæmir fyrir fyrirtækið, þar sem þeir gefa ekki strax árangur oftast. En það þarf ekki að vera þannig. Fundir geta verið mjög afkastamiklir og geta aukið gildi fyrir fyrirtækið.

Í þessari grein munum við örugglega gefa þér innsýn í hinn mikla heim funda. Kannski finnurðu áhugaverðar, nýjar leiðir til að framkvæma þær og íhugar að útfæra nokkur ráð til að takast á við gildrur leiðinlegra, árangurslausra funda!

1. Er það virkilega nauðsynlegt?

Fyrst af öllu skaltu spyrja sjálfan þig: Þurfum við virkilega að halda þennan fund? Mun það sóa tíma sumra starfsmanna? Ef þú heldur ekki að fundarmenn fái eitthvað mikilvægt út úr því skaltu íhuga að hætta við það. Það eru tímar þegar fundur myndi virka betur sem tölvupóstþráður.

Á hinn bóginn, ef þú ákveður að þessi fundur eigi að fara fram og að starfsmenn muni njóta góðs af honum, þá er kominn tími til að þú lýsir yfir hvers konar fundi: ætlarðu að upplýsa starfsmenn um eitthvað, ertu að þróa nýjar hugmyndir eða gera þú þarft að taka ákvörðun. Einnig er mikilvægt að koma þessu á framfæri við fundarmenn, svo þeir viti hverju þeir eiga von á.

2. Finndu sess

Sessfundir eru að verða mjög vinsælir. Þetta eru fundir sem eru sérhæfðir og í brennidepli er ákveðið viðfangsefni eða vandamál. Þessir fundir eru töff, vegna þess að þeir eru nákvæmir og þeir fara í smáatriði um eitt efni. Í hinum hraða heimi nútímans líkar starfsfólki ekki við að eyða tíma sínum í hluti sem þeir vita þegar eða eru ekki mikilvægir fyrir þá. Ef þeir mæta á sessfund munu þeir fá það sem þeir búast við og þeir geta einbeitt orku sinni og tíma að einhverju sem er virkilega mikilvægt eða áhugavert fyrir þá.

3. Gerðu það hnitmiðað

Eins og við höfum nefnt eru fundir frábærir: þeir tengja starfsmenn saman, hjálpa til við að hugsa út fyrir rammann, leysa vandamál. En fundur ætti ekki að vera mjög tímafrekur. Þær ættu að vera stuttar og laglegar! Hér er enn og aftur skipulag og uppbygging lykilatriði: fundurinn þarf að vera vel skipulagður og hann þarf að vera með haus og hala. Ef ekki, munu þeir endast of lengi og fólk á líklega erfitt með að vera vakandi þar sem því mun einfaldlega leiðast einhvern tíma. Almennt séð eru fundarmenn ekki alveg einbeittir að fundi og þeir hafa tilhneigingu til að vinna önnur störf samtímis á meðan þeir eru á fundi. Svo tillaga okkar er að gera er hnitmiðuð, lífleg og heillandi. Þannig mun fólk fá meiri áhuga og þú munt hafa athygli þeirra. Hver veit, ef þú ert heppinn, kannski leggja þeir símann sinn frá sér.

4. Samskipti skipta sköpum

Í viðskiptaheiminum eru persónuleg samskipti í tísku. Fyrirtæki nútímans hafa tilhneigingu til að forðast spurningar og svör sem voru venja í fortíðinni. Spurning og svör fundur er venjulega sá tími sem tekinn er til hliðar í lok fundar fyrir fundarmenn til að spyrja spurninga. En eins og við sögðum er þetta mynstur ekki áhugavert lengur og þú ættir að íhuga nútímalegri nálgun í samskiptum við samstarfsmenn þína/starfsmenn. Við erum að velja persónulegan blæ sem á endanum gerir öllum kleift að vera opnari og þægilegri. Einnig er þetta ekki takmarkað við starfsmenn eingöngu. Persónulegri nálgun við viðskiptavini er einnig mikilvæg og hún gerir fyrirtækið vinsælli, eykur fjölda fylgjenda á samfélagsmiðlum og gerir betri viðskiptaafkomu mögulegan.

5. Sjónræn þáttur

Innihald og lengd fundar er ekki það eina sem þarf að hugsa um. Þú ættir líka að velta fyrir þér fagurfræðilegu hliðinni: Hvar fer fundurinn fram? Hvernig er andrúmsloftið? Fyrst af öllu þarftu að ganga úr skugga um að fundarrýmið þitt sé viðeigandi fyrir fyrirtæki. Ráðstefnuumhverfi þarf að vera notalegt og stofuhiti ætti að vera viðunandi. Ef fólki líður vel eru meiri líkur á að fundurinn verði álitinn vel heppnaður. Einnig þurfa fundarmenn að hafa nóg pláss og persónulegt rými.

Ef þú ert að halda kynningu skaltu ganga úr skugga um að hönnun kynningarinnar sjálfrar endurspegli einnig vörumerkið og gildi fyrirtækisins. Það virðist kannski ekki svo mikilvægt, en það mun senda ákveðin skilaboð og skilja eftir sig. Það eru litlu hlutirnir sem skipta máli.

6. Tækni

Líklegast verður þú að nota tækni á fundinum, svo vertu viss um að nettengingin sé gallalaus og hröð, að skjávarpar virki án vandræða. Í nútíma fyrirtæki ætti hátæknibúnaður að vera í toppstandi! Það er erfitt að koma í veg fyrir að tæknileg vandamál komi upp, en þú getur reynt að gera þitt besta til að draga úr líkum á tæknilegum óvart. Gefðu þér bara tíma til að prófa allt fyrirfram.

7. Kreppustjórnun

Á einhverjum tímapunkti munu vandamál koma upp í hvaða fyrirtæki sem er og það er erfitt að koma í veg fyrir það. Spenna jafnvel meðal samstarfsmanna er algengt vandamál, sérstaklega á krefjandi og streituvaldandi tímum. Þannig eru hlutirnir bara! Fyrirtækjafundir geta hjálpað til við að slétta það yfir og jafna tengsl starfsmanna. Þannig eru fyrirtæki í dag að fjárfesta í kreppustjórnun og það borgar sig.

8. Gervigreind (AI)

Gervigreind tækni er mikið notuð á fundum og hún er orðin ein mikilvægasta samskiptatæknin. En hvað erum við eiginlega að tala um þegar við nefnum gervigreind tækni á fundum? Gervigreind hjálpar til við að taka upp fundina, hún afritar þá og gerir það mögulegt að breyta þeim upptökum (til að ganga úr skugga um að allt sé rétt eða eyða óþarfa hlutum fundarins). Þannig eru gæði fundarins aukin, umfang hans víkkað og samskipti mun skilvirkari. Þú ættir að skoða Gglot og alla þá möguleika sem Gglot býður upp á á sviði umritunar. Þú getur fengið mikið út úr því. Kannski kom samstarfsmaður með frábæra hugmynd í hugarflugi á fundinum þínum, eða kannski gátu sumir starfsmenn ekki mætt á fundinn. Hver sem ástæðan er, afrit af fundum gerir starfsmönnum kleift að ná í sig og vera upplýstir. Gakktu úr skugga um að senda út afrit af afritinu ekki bara til starfsmanna sem misstu af fundinum heldur til allra sem sátu fundinn líka. Þannig geta þeir líka farið aftur í umritanir og séð hvort þeir hafi yfirsést einhverjar áhugaverðar hugmyndir sem geta bætt viðskipti.

Veldu umritunarþjónustu Gglot og þú munt hafa á pappír allt sem hefur verið sagt á fundi.

9. Netfundir

Ein stór breyting sem við verðum að aðlagast á þessu ári er að færa fyrirtækjafundina okkar á netinu í nýtt (stafrænt) umhverfi. Þar sem netfundir eru nauðsyn árið 2020 þarf hátækni að vera hluti af leiðum okkar til samskipta. Það eru mörg verkfæri sem geta einfaldað og bætt netfundi. Lykillinn er að finna út hvaða af þessum verkfærum hentar þér. En farðu varlega og ekki ofleika þér. Mundu: að hafa marga eiginleika er frábært, en ef fundarmenn á netinu geta ekki fundið út hvernig þeir eiga að taka þátt í fundinum vegna þess að allt er fullt af eiginleikum gætirðu endað með því að vera einn! Það eru líka önnur atriði sem þú ættir að hafa í huga þegar þú skipuleggur sýndarfund: hljóð- og myndgæði (þetta er afar mikilvægt), skjádeiling (einnig nauðsynleg, sérstaklega ef fundurinn inniheldur kynningu), spjall (sem gerir samskipti mögulegt, án þess að trufla flæði fundarins í raun og veru), stuðningur við mörg tæki (til dæmis farsímaútgáfur af hugbúnaði fyrir veffund) osfrv. Mörg þessara verkfæra eru ókeypis, en fyrir sum verkfæri þarftu að borga. Vertu viss um að upplýsa þig um mismunandi möguleika, veldu þá sem eru notendavænir og gerðu netfundinn þinn áhugaverðari og öflugri.

10. Biðja um viðbrögð

Það er mjög mikilvægt að finna leiðir til að gera fundina alltaf verðmætari fyrir alla sem eru meðtaldir. Hvernig á að skipuleggja betri fyrirtækjafundi? Ein leið er að spyrja fundarmenn hvað þeim fannst um fund og reyna að læra eitthvað af svörum þeirra. Haltu öllu sem var gott og breyttu því sem var ekki. Einföld viðbragðskönnun er frábær leið til að safna upplýsingum um fundinn og ef þú gerir hann nafnlausan gætirðu fengið einlægari niðurstöður. Að heyra hvað fundarmenn hugsa gæti bara gefið þér nokkrar hugmyndir um hvernig þú getur gert framtíðarfundi enn meira innifalið og gefandi fyrir alla.

Ef þú færð upplýsingar og ef þú notar réttu tækin geturðu auðveldlega haldið áhugaverðan fund. Prófaðu ráðin okkar, skipuleggðu og skipuleggðu fundinn, gerðu hann ekki of langan, hafðu samskipti við fundarmenn þína, hugsaðu um mismunandi möguleika sem ný tækni getur boðið fyrirtækinu þínu, reyndu að vera skapandi og biðja um endurgjöf. Fundir þurfa í rauninni ekki að vera leiðinlegir! Þau geta verið safarík, hvetjandi og afkastamikil.