Glavni trendovi korporativnih sastanaka za 2021

Poslovni sastanci u 2021

Poslovni sastanci dobar su način da unaprijedite svoje poslovanje. Na korporativnom sastanku zaposlenici se informiraju o novostima u tvrtki, raspravljaju se i rješavaju nastali problemi, razvijaju nove ideje, a kolege imaju mogućnost međusobnog povezivanja. Unatoč njihovoj važnosti, sastanci nisu baš popularni među zaposlenicima. Često ih se doživljava kao gutače vremena koji jednostavno nisu toliko korisni za tvrtku, budući da većinu vremena ne daju trenutne rezultate. Ali ne mora biti tako. Sastanci mogu biti vrlo produktivni i mogu dodati vrijednost tvrtki.

U ovom članku sigurno ćemo vam dati neke uvide u golemi svijet sastanaka. Možda ćete pronaći neke zanimljive, nove načine njihovog provođenja i razmisliti o primjeni nekih savjeta za rješavanje zamki dosadnih, neučinkovitih sastanaka!

1. Je li stvarno potrebno?

Prije svega, zapitajte se: Trebamo li stvarno imati ovaj sastanak? Hoće li to gubiti vrijeme nekih zaposlenika? Ako ne mislite da sudionici neće izvući nešto važno iz toga, razmislite o tome da ga jednostavno otkažete. Postoje trenuci kada bi sastanak bolje funkcionirao kao nit e-pošte.

S druge strane, ako odlučite da se ovaj sastanak održi i da će zaposlenici imati koristi od njega, vrijeme je da se izjasnite o vrsti sastanka: hoćete li o nečemu obavijestiti zaposlenike, razvijate li nove ideje ili morate donijeti odluku. Također, važno je to iskomunicirati s polaznicima, kako bi znali što mogu očekivati.

2. Pronađite nišu

Niche sastanci postaju iznimno popularni. To su skupovi koji su specijalizirani iu fokusu im je određena tema ili problem. Ti sastanci su u trendu, jer su precizni i idu u detalje jedne teme. U današnjem brzom svijetu zaposlenici ne vole gubiti vrijeme na stvari koje već znaju ili koje im nisu važne. Ako prisustvuju nišnom sastanku, dobit će ono što očekuju i mogu usmjeriti svoju energiju i vrijeme na nešto što im je stvarno važno ili zanimljivo.

3. Neka bude sažeto

Kao što smo spomenuli, sastanci su izvrsni: povezuju zaposlenike, pomažu razmišljati izvan okvira, rješavaju probleme. Ali sastanak ne bi trebao oduzimati puno vremena. Trebaju biti kratke i slatke! I ovdje su organizacija i struktura ključni: sastanak mora biti dobro isplaniran i mora imati glavu i rep. U protivnom će trajati predugo i ljudima će vjerojatno biti teško ostati budni jer će im jednostavno dosaditi u jednom trenutku. Općenito, sudionici nisu u potpunosti usredotočeni na sastanak i skloni su obavljanju drugih poslova istovremeno dok su na sastanku. Dakle, naš prijedlog je da bude sažet, živahan i očaravajući. Na taj način će se ljudi više zainteresirati, a vi ćete privući njihovu pozornost. Tko zna, ako budete imali sreće, možda čak i odlože svoj telefon.

4. Komunikacija je ključna

U poslovnom svijetu osobna komunikacija je u modi. Današnje tvrtke izbjegavaju sesije pitanja i odgovora koje su u prošlosti bile norma. Sesija pitanja i odgovora obično je količina vremena odvojena na kraju sastanka za postavljanje pitanja sudionicima. No, kao što smo rekli, ovaj obrazac više nije zanimljiv i trebali biste razmisliti o modernijem pristupu komunikaciji s kolegama/zaposlenicima. Odlučujemo se za osobni pečat koji u konačnici omogućuje svima da budu otvoreniji i opušteniji. Također, ovo nije ograničeno samo na zaposlenike. Važan je i osobniji pristup kupcima koji tvrtku čini popularnijom, povećava broj pratitelja na društvenim mrežama i omogućuje bolje poslovne rezultate.

5. Vizualni aspekt

Sadržaj i duljina sastanka nisu jedine stvari o kojima treba razmišljati. Trebali biste razmisliti i o estetskom aspektu: Gdje se sastanak održava? Kakva je atmosfera? Prije svega, morat ćete se pobrinuti da vaš prostor za sastanke bude prikladan za poslovanje. Konferencijsko okruženje mora biti ugodno, a sobna temperatura mora biti odgovarajuća. Ako se ljudi osjećaju ugodno, veća je vjerojatnost da će sastanak biti doživljen kao uspješan. Također, polaznici moraju imati dovoljno prostora i osobnog prostora.

Ako održavate prezentaciju, pobrinite se da i sam dizajn prezentacije odražava brend i vrijednosti tvrtke. Možda se ne čini toliko važnim, ali će poslati određenu poruku i ostaviti dojam. Male su stvari ono što se računa.

6. Tehnologija

Najvjerojatnije ćete na sastanku morati koristiti tehnologiju, stoga se pobrinite da internetska veza bude besprijekorna i brza, da projektori rade bez problema. U modernoj tvrtki visokotehnološka oprema trebala bi biti vrhunska! Teško je u potpunosti spriječiti pojavu tehničkih problema, ali možete pokušati dati sve od sebe kako biste smanjili vjerojatnost tehničkih iznenađenja. Samo odvojite vrijeme da testirate sve unaprijed.

7. Krizni menadžment

U svakom će se trenutku u svakoj tvrtki pojaviti problemi i to je teško spriječiti. Napetosti čak i među kolegama čest su problem, osobito u izazovnim i stresnim vremenima. Stvari jednostavno tako stoje! Korporacijski sastanci mogu pomoći da se to izgladi i izravnaju veze među zaposlenicima. Stoga današnje tvrtke ulažu u krizni menadžment i to se isplati.

8. Umjetna inteligencija (AI)

AI tehnologija se mnogo koristi na sastancima i postala je jedna od najvažnijih komunikacijskih tehnologija. Ali o čemu točno govorimo kada spominjemo AI tehnologiju na sastancima? Umjetna inteligencija pomaže u snimanju sastanaka, transkribira ih i omogućuje editiranje tih snimaka (kako bi bili sigurni da je sve točno ili brisali nepotrebne dijelove sastanka). Na taj način poboljšava se kvaliteta sastanka, proširuje se njegov opseg, a komunikacija je mnogo učinkovitija. Trebali biste provjeriti Gglot i sve mogućnosti koje Gglot nudi u području transkripcije. Možete puno dobiti od toga. Možda je kolega došao na sjajnu ideju tijekom vašeg sastanka ili možda neki zaposlenici nisu mogli prisustvovati sastanku. Bez obzira na razlog, transkripcije sastanaka omogućuju zaposlenicima da nadoknade propušteno i ostanu informirani. Također, pobrinite se da pošaljete kopiju transkripta ne samo zaposlenicima koji su propustili sastanak, već i svima koji su prisustvovali sastanku. Na taj se način također mogu vratiti na transkripcije i vidjeti jesu li previdjeli neke zanimljive ideje koje mogu poboljšati poslovanje.

Odaberite usluge prijepisa Gglota i imat ćete na papiru sve što je rečeno na sastanku.

9. Online sastanci

Jedna velika promjena kojoj se ove godine moramo prilagoditi je premještanje naših korporativnih sastanaka online, u nova (digitalna) okruženja. Kako su mrežni sastanci obavezni u 2020., visoka tehnologija mora biti dio naših načina komunikacije. Postoje mnogi alati koji mogu pojednostaviti i poboljšati online sastanke. Ključno je otkriti koji je od ovih alata pravi za vas. Ali budite oprezni i nemojte pretjerivati. Upamtite: imati puno značajki je sjajno, ali ako sudionici mrežnog sastanka ne mogu smisliti kako se pridružiti sastanku jer je sve prepuno značajki, mogli biste završiti sami! Postoje i druge stvari koje biste trebali uzeti u obzir prilikom organiziranja virtualnog sastanka: kvaliteta zvuka i videa (ovo je od iznimne važnosti), dijeljenje zaslona (također morate imati, posebno ako sastanak uključuje prezentaciju), chat (što čini komunikaciju moguće, bez stvarnog prekidanja tijeka sastanka), podrška za više uređaja (na primjer, mobilne verzije softvera za web konferencije) itd. Mnogi od tih alata su besplatni, ali za neke ćete alate morati platiti. Obavezno se informirajte o različitim mogućnostima, odaberite one koje su prilagođene korisniku i učinite svoj online sastanak zanimljivijim i snažnijim.

10. Zatražite povratnu informaciju

Vrlo je važno pronaći načine kako sastanke uvijek učiniti vrijednijima za sve uključene. Kako bolje organizirati korporativne sastanke? Jedan od načina je pitati sudionike što misle o sastanku i pokušati naučiti nešto iz njihovih odgovora. Zadrži sve što je bilo dobro i promijeni ono što nije. Jednostavna anketa za povratne informacije izvrstan je način prikupljanja informacija o sastanku, a ako je učinite anonimnom, mogli biste dobiti iskrenije rezultate. Čuti što sudionici misle može vam samo dati neke ideje o tome kako buduće sastanke možete učiniti još inkluzivnijima i produktivnijima za sve.

Ako se informirate i koristite prave alate, lako možete održati zanimljiv sastanak. Isprobajte naše savjete, planirajte i strukturirajte sastanak, nemojte ga činiti predugim, komunicirajte sa svojim sudionicima, razmislite o različitim mogućnostima koje nova tehnologija može ponuditi vašoj tvrtki, pokušajte biti kreativni i tražite povratne informacije. Sastanci zaista ne moraju biti dosadni! Mogu biti sočne, inspirativne i produktivne.