מגמות פגישות עסקיות מובילות לשנת 2021

ישיבות חברות בשנת 2021

פגישות חברות הן דרך טובה לשפר את העסק שלך. בפגישה ארגונית העובדים מתוודעים לחדשות בחברה, בעיות המתרחשות נדונות ונפתרות, פותחים רעיונות חדשים ולעמיתים אפשרות להתחבר זה לזה. למרות חשיבותם, פגישות לא ממש פופולריות בקרב העובדים. לעתים קרובות הם נתפסים כזוללי זמן שפשוט לא כל כך מועילים לחברה, מכיוון שהם אינם מספקים תוצאות מיידיות לרוב. אבל זה לא חייב להיות ככה. פגישות יכולות להיות פרודוקטיביות מאוד ויכולות להוסיף ערך לחברה.

במאמר זה בוודאי ניתן לכם כמה תובנות על עולם העצום של הפגישות. אולי תמצאו כמה דרכים מעניינות וחדשות לנהל אותן ותשקול ליישם כמה טיפים להתמודד עם מלכודות הפגישות המשעממות והלא יעילות!

1. האם זה באמת הכרחי?

קודם כל, שאל את עצמך: האם אנחנו באמת צריכים לקיים את הפגישה הזו? האם זה יבזבז זמן של כמה עובדים? אם אינך חושב שהמשתתפים יפיקו מזה משהו חשוב, שקול פשוט לבטל אותו. יש פעמים שפגישה תעבוד טוב יותר כחוט דוא"ל.

מצד שני, אם תחליט כי פגישה זו צריכה להתקיים ושהעובדים יהנו ממנה, הגיע הזמן שתצהיר על סוג הפגישה: האם אתה מתכוון ליידע את העובדים על משהו, האם אתה מפתח רעיונות חדשים או עושה אתה צריך לקבל החלטה. כמו כן, חשוב לתקשר זאת עם המשתתפים, כדי שיידעו למה לצפות.

2. מצא את הנישה

פגישות נישה הופכות פופולריות ביותר. אלו פגישות מתמחות ובמיקוד שלהן נושא או בעיה ספציפיים. המפגשים האלה אופנתיים, כי הם מדויקים והם נכנסים לפרטים של נושא אחד. בעולם המהיר של ימינו עובדים לא אוהבים לבזבז את זמנם על דברים שהם כבר יודעים או שאינם חשובים להם. אם הם משתתפים בפגישת נישה, הם יקבלו את מה שהם מצפים והם יכולים למקד את האנרגיה והזמן שלהם במשהו שהוא באמת חשוב או מעניין עבורם.

3. הפוך את זה לתמציתי

כפי שהזכרנו, פגישות נהדרות: הן מחברות בין עובדים, עוזרות לחשוב מחוץ לקופסה, פותרות בעיות. אבל מפגש לא צריך להיות זמן רב. הם צריכים להיות קצרים ומתוקים! כאן, שוב, הארגון והמבנה הם המפתח: הפגישה צריכה להיות מתוכננת היטב והיא צריכה להיות עם ראש וזנב. אם לא, הם יחזיקו מעמד זמן רב מדי ואנשים יתקשו כנראה להישאר ערניים מכיוון שהם פשוט ישתעממו בשלב כלשהו. באופן כללי, המשתתפים אינם מרוכזים לחלוטין בפגישה והם נוטים לבצע עבודות אחרות בו זמנית בזמן שהם נמצאים בפגישה. לכן, ההצעה שלנו היא להכין תמציתית, מלאת חיים וקסומה. בדרך זו, אנשים יתעניינו יותר ויהיה לך את תשומת הלב שלהם. מי יודע, אם יתמזל מזלכם, אולי הם אפילו יעזבו את הטלפון שלהם.

4. תקשורת הינה מכרעת

בעולם העסקים תקשורת אישית היא באופנה. החברות של ימינו נוטות להימנע מפגישות שאלות ותשובות שהיו נורמה בעבר. מפגש שאלות ותשובות הוא בדרך כלל זמן שהוקצה בסוף הפגישה למשתתפים לשאול שאלות. אך כפי שאמרנו דפוס זה אינו מעניין יותר וכדאי לשקול גישה מודרנית יותר לתקשורת עם עמיתייך / עובדים. אנו בוחרים במגע אישי שבסופו של דבר מאפשר לכולם להיות יותר פתוחים ונינוחים. כמו כן, הדבר אינו מוגבל לעובדים בלבד. גישה אישית יותר כלפי הלקוחות חשובה גם והיא הופכת את החברה לפופולארית יותר, מרחיבה את מספר העוקבים ברשתות החברתיות ומאפשרת תוצאות עסקיות טובות יותר.

5. היבט חזותי

תוכן ואורך הפגישה אינם הדברים היחידים שצריך לחשוב עליהם. כדאי לתת לפן האסתטי גם כמה מחשבות: איפה הפגישה מתקיימת? איך האווירה? קודם כל תצטרכו לוודא שמרחב הפגישות שלכם מתאים לעסקים. סביבת הכנס צריכה להיות נעימה וטמפרטורת החדר צריכה להיות מספקת. אם אנשים מרגישים בנוח יש סיכוי טוב יותר שהפגישה תיתפס כהצלחה. כמו כן, על המשתתפים להיות מספיק מקום ומרחב אישי.

אם אתם נותנים מצגת, וודאו שעיצוב המצגת עצמה משקף גם את המותג ואת ערכי החברה. זה אולי לא נראה כל כך חשוב, אבל זה ישלח מסר מסוים וישאיר רושם. הדברים הקטנים הם אלה שנחשבים.

6. טכנולוגיה

סביר להניח שתצטרך להשתמש בטכנולוגיה בפגישה, לכן וודא כי חיבור האינטרנט מושלם ומהיר, שהמקרנים עובדים ללא כל בעיה. בחברה מודרנית, ציוד היי-טק צריך להיות מעולה! קשה למנוע לחלוטין בעיות טכניות, אך אתה יכול לנסות לעשות כמיטב יכולתך כדי להפחית את הסבירות להפתעות טכניות. פשוט קח את הזמן לבדוק הכל מראש.

7. ניהול משברים

בשלב מסוים יתעוררו בעיות בכל חברה וקשה למנוע זאת. מתחים אפילו בקרב עמיתים הם נושא נפוץ, במיוחד בתקופות מאתגרות ולחוצות. ככה הדברים בדיוק! פגישות תאגידיות יכולות לעזור להחליק את זה וליישר אג"ח בקרב העובדים. לפיכך, העסקים של ימינו משקיעים בניהול משברים וזה משתלם.

8. בינה מלאכותית (AI)

טכנולוגיית AI נמצאת בשימוש רב בפגישות והיא הפכה לאחת מטכנולוגיות התקשורת החשובות ביותר. אבל על מה בדיוק אנחנו מדברים כשאנחנו מזכירים טכנולוגיית AI בפגישות? בינה מלאכותית עוזרת להקליט את הפגישות, היא מתמללת אותן ומאפשרת לערוך את אותן הקלטות (לוודא שהכל תקין או למחוק חלקים מיותרים מהפגישה). כך משתפרת איכות הפגישה, היקפו מורחב והתקשורת אפקטיבית הרבה יותר. כדאי לבדוק את Gglot ואת כל האפשרויות ש-Gglot מציעה בתחום התמלול. אתה יכול להרוויח מזה הרבה. אולי עמית הגה רעיון נהדר במהלך סיעור המוחות של הפגישה שלך, או אולי כמה עובדים לא יכלו להשתתף בפגישה. תהיה הסיבה אשר תהיה, תמלול פגישות מאפשר לעובדים להתעדכן ולהישאר מעודכנים. כמו כן, הקפידו לשלוח עותק של התמליל לא רק לעובדים שהחמיצו את הפגישה, אלא גם לכל מי שנכח בפגישה. כך הם יכולים גם לחזור לתמלולים ולראות אם הם התעלמו מרעיונות מעניינים שיכולים לשפר את העסק.

בחרו בשירותי התמלול של גלגלות ותקבלו על הנייר כל מה שנאמר בפגישה.

9. פגישות מקוונות

שינוי עצום אחד שעלינו להתאים אליו השנה הוא העברת הפגישות הארגוניות שלנו באופן מקוון, לסביבות חדשות (דיגיטליות). מכיוון שפגישות מקוונות הן חובה בשנת 2020, היי-טק צריך להיות חלק מהדרכים שלנו לתקשר. ישנם כלים רבים אשר יכולים לפשט ולשפר פגישות מקוונות. המפתח הוא להבין אילו מהכלים הללו מתאימים לך. אבל היזהר ואל תגזימי. זכור: שיש הרבה תכונות זה נהדר, אבל אם משתתפי הפגישה המקוונים לא מצליחים להבין איך להצטרף לפגישה מכיוון שהכל עמוס בתכונות, אתה עלול להיות לבד! יש גם דברים אחרים שכדאי לקחת בחשבון בעת ארגון הפגישה הווירטואלית: איכות שמע ווידאו (זה חשוב ביותר), שיתוף מסך (גם חובה, במיוחד אם הפגישה כוללת מצגת), צ'אט (מה שעושה תקשורת אפשרי, מבלי להפריע באמת לזרימת הפגישה), תמיכה במכשירים מרובים (למשל, גרסאות ניידות של תוכנת ועידת רשת) וכו '. רבים מאותם כלים הם בחינם, אך עבור כמה כלים תצטרך לשלם. הקפד ליידע את עצמך לגבי האפשרויות השונות, בחר באפשרויות ידידותיות למשתמש והפוך את הפגישה המקוונת שלך למעניינת וחזקה יותר.

10. בקש משוב

חשוב מאוד למצוא דרכים להפוך תמיד את הפגישות ליקרות יותר עבור כל מי שנכלל. כיצד לארגן פגישות ארגוניות טובות יותר? אחת הדרכים היא לשאול את המשתתפים מה דעתם על פגישה ולנסות ללמוד משהו מהתשובות שלהם. שמור על כל מה שהיה טוב ושנה את הדברים שלא. סקר משוב פשוט הוא דרך נהדרת לאסוף מידע על הפגישה, אם אתה הופך אותה לאנונימית אתה עשוי לקבל תוצאות כנות יותר. שמיעה מה המשתתפים חושבים עשויה רק לתת לך כמה רעיונות כיצד תוכל להפוך את הפגישות העתידיות לכלולות ופרודוקטיביות יותר עבור כולם.

אם אתה מקבל מידע ואם אתה משתמש בכלים הנכונים אתה יכול בקלות לקיים פגישה מעניינת. נסו את הטיפים שלנו, תכננו ובנו את הפגישה, אל תארכו לארוך מדי, תקשרו עם משתתפיכם, חשבו על אפשרויות שונות שטכנולוגיה חדשה יכולה להציע לחברה שלכם, נסו להיות יצירתיים ובקשו לקבל משוב. פגישות ממש לא חייבות להיות משעממות! הם יכולים להיות עסיסיים, מעוררי השראה ופרודוקטיביים.