Principais tendencias de reunións corporativas para 2021

Reunións corporativas en 2021

As reunións corporativas son unha boa forma de mellorar o teu negocio. Nunha reunión corporativa, os empregados son informados sobre as novidades da empresa, os problemas que se producen están sendo discutidos e resoltos, desenvólvense novas ideas e os compañeiros teñen a posibilidade de conectarse entre eles. A pesar da súa importancia, as reunións non son realmente populares entre os empregados. Moitas veces son percibidos como devoradores de tempo que non son tan beneficiosos para a empresa, xa que non proporcionan resultados inmediatos a maior parte do tempo. Pero non ten por que ser así. As reunións poden ser moi produtivas e poden engadir valor á empresa.

Neste artigo seguro que che daremos algunhas ideas sobre o vasto mundo das reunións. Quizais atopes algunhas formas novas e interesantes de levalas a cabo e consideres aplicar algúns consellos para afrontar as trampas das reunións aburridas e ineficaces.

1. É realmente necesario?

En primeiro lugar, pregúntase: realmente necesitamos ter esta reunión? Vai perder o tempo dalgúns empregados? Se non cres que os asistentes sacarán algo importante, considera cancelalo. Hai momentos nos que unha reunión funcionaría mellor como fío de correo electrónico.

Por outra banda, se decides que esta reunión debe ter lugar e que os empregados se beneficiarán dela, é hora de que declares o tipo de reunión: vas informar aos empregados sobre algo, estás desenvolvendo novas ideas ou fai cómpre tomar unha decisión. Ademais, é importante comunicar isto aos asistentes, para que saiban que esperar.

2. Busca o nicho

As reunións de nicho están a ser moi populares. Son reunións especializadas e no seu foco hai un tema ou problema específico. Eses encontros están de moda, porque son precisos e entran en detalles dun tema. No mundo acelerado de hoxe, aos empregados non lles gusta perder o tempo en cousas que xa saben ou que non son importantes para eles. Se asisten a unha reunión de nicho, obterán o que esperan e poden concentrar a súa enerxía e tempo en algo que é realmente importante ou interesante para eles.

3. Faino conciso

Como mencionamos, as reunións son xeniais: conectan aos empregados, axudan a pensar fóra da caixa, resolven problemas. Pero a reunión non debería levar moito tempo. Deben ser curtos e doces! Aquí, unha vez máis, a organización e a estrutura son claves: a reunión ten que estar ben planificada e hai que ter cabeza e cola. Se non, durarán demasiado tempo e é probable que a xente teña dificultades para manterse alerta xa que simplemente se aburrirán nalgún momento. En xeral, os asistentes non están completamente concentrados nunha reunión e adoitan facer outro traballo simultaneamente mentres están nunha reunión. Polo tanto, a nosa suxestión é que sexa concisa, animada e encantadora. Deste xeito, a xente interesarase máis e ti terás a súa atención. Quen sabe, se tes sorte, quizais ata gardan o teléfono.

4. A comunicación é fundamental

No mundo dos negocios a comunicación persoal está de moda. As empresas de hoxe tenden a evitar as sesións de preguntas e respostas que eran unha norma no pasado. Unha sesión de preguntas e respostas adoita ser unha cantidade de tempo reservada ao final dunha reunión para que os asistentes poidan facer preguntas. Pero como dixemos, este patrón xa non é interesante e deberías considerar un enfoque máis moderno para a comunicación cos teus compañeiros/empregados. Apostamos por un toque persoal que ao final permite que todos estean máis abertos e a gusto. Ademais, isto non se limita só aos empregados. Tamén é importante un achegamento máis persoal aos clientes e fai que a empresa sexa máis popular, amplía o número de seguidores nas redes sociais e fai posibles mellores resultados comerciais.

5. Aspecto visual

O contido e a duración dunha reunión non son os únicos que hai que pensar. Deberías dar tamén ao aspecto estético algunhas reflexións: Onde ten lugar a reunión? Como é a atmosfera? Primeiro de todo, terás que asegurarte de que o teu espazo de reunión sexa axeitado para a empresa. O ambiente da conferencia debe ser agradable e a temperatura ambiente debe ser adecuada. Se a xente se sente cómoda, hai máis posibilidades de que a reunión sexa percibida como un éxito. Ademais, os asistentes deben ter espazo suficiente e espazo persoal.

Se estás facendo unha presentación, asegúrate de que o deseño da propia presentación tamén reflicta a marca e os valores da empresa. Quizais non pareza tan importante, pero enviará unha determinada mensaxe e deixará impresión. Son as pequenas cousas que contan.

6. Tecnoloxía

O máis probable é que teñas que utilizar a tecnoloxía na reunión, así que asegúrate de que a conexión a internet sexa impecable e rápida, que os proxectores funcionen sen ningún problema. Nunha empresa moderna, os equipos de alta tecnoloxía deberían ser de primeiro nivel. É difícil evitar por completo que se produzan problemas técnicos, pero pode tentar facer o posible para reducir a probabilidade de sorpresas técnicas. Basta con tomar o tempo para probar todo con antelación.

7. Xestión de crises

Nalgún momento xurdirán problemas en calquera empresa e é difícil evitalo. As tensións incluso entre os compañeiros son un problema común, especialmente nos momentos difíciles e estresantes. Así son as cousas! As reunións corporativas poden axudar a suavizar isto e endereitar os vínculos entre os empregados. Así, as empresas actuais están a investir en xestión de crises e isto dá a pena.

8. Intelixencia artificial (IA)

A tecnoloxía da intelixencia artificial utilízase moito nas reunións e converteuse nunha das tecnoloxías de comunicación máis importantes. Pero de que falamos exactamente cando mencionamos a tecnoloxía de IA nas reunións? A intelixencia artificial axuda a gravar as reunións, transcríbeas e fai posible editar esas gravacións (para asegurarse de que todo é correcto ou eliminar partes innecesarias da reunión). Deste xeito mellórase a calidade do encontro, amplíase o seu alcance e a comunicación é moito máis eficaz. Deberías consultar Gglot e todas as posibilidades que ofrece Gglot no campo da transcrición. Podes gañar moito con iso. Quizais a un compañeiro se lle ocorreu unha idea estupenda durante a sesión de intercambio de ideas da túa reunión, ou quizais algúns empregados non puideron asistir á reunión. Sexa cal for o motivo, as transcricións das reunións permiten aos empregados poñerse ao día e manterse informados. Ademais, asegúrate de enviar unha copia da transcrición non só aos empregados que perderon a reunión, senón tamén a todos os que asistiron á reunión. Deste xeito, tamén poden volver ás transcricións e ver se pasaron por alto algunha idea interesante que poida mellorar o negocio.

Escolle os servizos de transcrición de Gglot e terás en papel todo o que se dixo nunha reunión.

9. Reunións en liña

Un gran cambio ao que temos que axustarnos este ano é trasladar as nosas reunións corporativas en liña a novos contornos (dixitais). Como as reunións en liña son imprescindibles en 2020, a alta tecnoloxía debe formar parte das nosas formas de comunicarnos. Hai moitas ferramentas que poden simplificar e mellorar as reunións en liña. A clave é descubrir cal destas ferramentas é adecuada para ti. Pero teña coidado e non esaxere. Lembra: ter moitas funcións é xenial, pero se os asistentes á reunión en liña non poden descubrir como unirse á reunión porque todo está cheo de funcións, é posible que acabes quedando só. Tamén hai outras cousas que debes ter en conta á hora de organizar unha reunión virtual: calidade de audio e vídeo (isto é de suma importancia), compartir pantalla (tamén imprescindible, especialmente se a reunión inclúe unha presentación), chat (que fai que a comunicación posible, sen interromper realmente o fluxo da reunión), soporte multidispositivo (por exemplo, unha versión móbil dun software de conferencia web) etc. Moitas desas ferramentas son gratuítas, pero para algunhas ferramentas terás que pagar. Asegúrate de informarte sobre as diferentes posibilidades, escolle as que sexan amigables e fai que a túa reunión en liña sexa máis interesante e poderosa.

10. Pedir comentarios

É moi importante atopar formas de facer que as reunións sexan sempre máis valiosas para todos os incluídos. Como organizar mellores reunións corporativas? Unha forma é preguntarlles aos asistentes que pensaron sobre unha reunión e intentar aprender algo das súas respostas. Mantén todo o que era bo e cambia o que non era. Unha simple enquisa de comentarios é unha boa forma de recompilar información sobre a reunión e, se a fas anónima, podes obter resultados máis sinceros. Escoitar o que pensan os asistentes pode darche algunhas ideas sobre como podes facer que as reunións futuras sexan aínda máis inclusivas e produtivas para todos.

Se te informas e utilizas as ferramentas adecuadas, podes manter facilmente unha reunión interesante. Proba os nosos consellos, planifica e estrutura a reunión, non o fagas demasiado, comunícate cos teus asistentes, pensa nas diferentes posibilidades que as novas tecnoloxías poden ofrecer á túa empresa, intenta ser creativo e pídelle feedback. As reunións non teñen porque ser aburridas! Poden ser suculentos, inspiradores e produtivos.