Principales tendances des réunions d'entreprise pour 2021

Réunions d'entreprise en 2021

Les réunions d'entreprise sont un bon moyen d'améliorer votre entreprise. Lors d'une réunion d'entreprise, les employés sont informés de l'actualité de l'entreprise, les problèmes survenus sont discutés et résolus, de nouvelles idées sont développées et les collègues ont la possibilité de se connecter les uns avec les autres. Malgré leur importance, les réunions ne sont pas vraiment appréciées des employés. Ils sont souvent perçus comme des dévoreurs de temps qui ne sont tout simplement pas bénéfiques pour l'entreprise, car ils ne fournissent pas de résultats immédiats la plupart du temps. Mais il ne doit pas en être ainsi. Les réunions peuvent être très productives et apporter une valeur ajoutée à l'entreprise.

Dans cet article, nous vous donnerons sûrement un aperçu du vaste monde des réunions. Peut-être trouverez-vous de nouvelles façons intéressantes de les conduire et envisagez de mettre en œuvre quelques conseils pour vous attaquer aux pièges des réunions ennuyeuses et inefficaces!

1. Est-ce vraiment nécessaire?

Tout d'abord, demandez-vous: avons-nous vraiment besoin de cette réunion? Va-t-il perdre le temps de certains employés? Si vous ne pensez pas que les participants en tireront quelque chose d'important, envisagez simplement de l'annuler. Il y a des moments où une réunion fonctionnerait mieux comme fil de discussion.

Par contre, si vous décidez que cette réunion doit avoir lieu et que les employés en bénéficieront, il est temps que vous déclariez le type de réunion: allez-vous informer les employés de quelque chose, développez-vous de nouvelles idées ou faites-vous vous devez prendre une décision. En outre, il est important de le communiquer aux participants, afin qu'ils sachent à quoi s'attendre.

2. Trouvez le créneau

Les réunions de niche deviennent extrêmement populaires. Ce sont des réunions qui sont spécialisées et dont l'objectif est un sujet ou un problème spécifique. Ces rencontres sont à la mode, car elles sont précises et elles rentrent dans les détails d'un sujet. Dans le monde trépidant d'aujourd'hui, les employés n'aiment pas perdre leur temps avec des choses qu'ils savent déjà ou qui ne sont pas importantes pour eux. S'ils assistent à une réunion de niche, ils obtiendront ce qu'ils attendent et ils pourront consacrer leur énergie et leur temps à quelque chose qui est vraiment important ou intéressant pour eux.

3. Soyez concis

Comme nous l'avons mentionné, les réunions sont formidables: elles connectent les employés, aident à sortir des sentiers battus, résolvent les problèmes. Mais la réunion ne devrait pas prendre beaucoup de temps. Ils devraient être courts et doux! Là encore, l'organisation et la structure sont essentielles: la réunion doit être bien planifiée et elle doit avoir une tête et une queue. Sinon, ils dureront trop longtemps et les gens auront probablement du mal à rester vigilants car ils s'ennuieront simplement à un moment donné. En général, les participants ne sont pas complètement concentrés sur une réunion et ils ont tendance à effectuer d'autres tâches simultanément pendant qu'ils sont en réunion. Donc, notre suggestion est de faire est concis, vivant et enchanteur. De cette façon, les gens seront plus intéressés et vous aurez leur attention. Qui sait, si vous avez de la chance, ils rangeront peut-être même leur téléphone.

4. La communication est cruciale

Dans le monde des affaires, la communication personnelle est en vogue. Les entreprises d'aujourd'hui ont tendance à éviter les séances de questions-réponses qui étaient une norme dans le passé. Une session de questions-réponses est généralement une période de temps réservée à la fin d'une réunion aux participants pour poser des questions. Mais comme nous l'avons dit, ce modèle n'est plus intéressant et vous devriez envisager une approche plus moderne de la communication avec vos collègues / employés. Nous optons pour une touche personnelle qui au final permet à chacun d'être plus ouvert et à l'aise. De plus, cela ne se limite pas uniquement aux employés. Une approche plus personnelle des clients est également importante et elle rend l'entreprise plus populaire, élargit le nombre d'abonnés sur les réseaux sociaux et permet de meilleurs résultats commerciaux.

5. Aspect visuel

Le contenu et la durée d'une réunion ne sont pas les seules choses auxquelles il faut penser. Vous devriez également réfléchir à l'aspect esthétique: où se déroule la réunion? Quelle est l'ambiance? Tout d'abord, vous devrez vous assurer que votre espace de réunion est adapté aux affaires. L'environnement de la conférence doit être agréable et la température ambiante doit être adéquate. Si les gens se sentent à l'aise, il y a de meilleures chances que la réunion soit perçue comme un succès. En outre, les participants doivent disposer de suffisamment de place et d'espace personnel.

Si vous faites une présentation, assurez-vous que la conception de la présentation elle-même reflète également la marque et les valeurs de l'entreprise. Cela ne semble peut-être pas si important, mais cela enverra un certain message et laissera une impression. Ce sont les petites choses qui comptent.

6. Technologie

Vous devrez probablement utiliser la technologie lors de la réunion, alors assurez-vous que la connexion Internet est impeccable et rapide, que les projecteurs fonctionnent sans aucun problème. Dans une entreprise moderne, les équipements de haute technologie doivent être de premier ordre! Il est difficile d'éviter complètement les problèmes techniques, mais vous pouvez essayer de faire de votre mieux pour réduire le risque de surprises techniques. Prenez simplement le temps de tout tester à l'avance.

7. Gestion des crises

À un moment donné, des problèmes surgiront dans n'importe quelle entreprise et il est difficile de les éviter. Les tensions, même entre collègues, sont un problème courant, en particulier dans les périodes difficiles et stressantes. C'est juste la façon dont les choses sont! Les réunions d'entreprise peuvent aider à aplanir cela et à resserrer les liens entre les employés. Ainsi, les entreprises d'aujourd'hui investissent dans la gestion de crise et cela est payant.

8. Intelligence artificielle (IA)

La technologie de l’IA est beaucoup utilisée dans les réunions et elle est devenue l’une des technologies de communication les plus importantes. Mais de quoi parle-t-on exactement lorsque l’on évoque la technologie de l’IA lors des réunions ? L'intelligence artificielle permet d'enregistrer les réunions, elle les retranscrit et permet d'éditer ces enregistrements (pour s'assurer que tout est correct ou supprimer les parties inutiles de la réunion). De cette façon, la qualité de la réunion est améliorée, sa portée est élargie et la communication est beaucoup plus efficace. Vous devriez consulter Gglot et toutes les possibilités offertes par Gglot dans le domaine de la transcription. Vous pouvez en tirer beaucoup. Peut-être qu'un collègue a eu une idée géniale lors de la séance de brainstorming de votre réunion, ou peut-être que certains employés n'ont pas pu assister à la réunion. Quelle que soit la raison, les retranscriptions des réunions permettent aux collaborateurs de prendre du retard et de rester informés. Assurez-vous également d'envoyer une copie de la transcription non seulement aux employés qui ont manqué la réunion, mais également à tous ceux qui ont assisté à la réunion. De cette façon, ils peuvent également revenir aux transcriptions et voir s’ils ont oublié des idées intéressantes susceptibles d’améliorer leur activité.

Choisissez les services de transcription de Gglot et vous aurez sur papier tout ce qui a été dit lors d'une réunion.

9. Réunions en ligne

Un changement majeur auquel nous devons nous adapter cette année est le déplacement de nos réunions d'entreprise en ligne vers de nouveaux environnements (numériques). Les réunions en ligne étant incontournables en 2020, la haute technologie doit faire partie de nos moyens de communication. Il existe de nombreux outils qui peuvent simplifier et améliorer les réunions en ligne. La clé est de savoir lequel de ces outils vous convient. Mais soyez prudent et n'en faites pas trop. N'oubliez pas: avoir beaucoup de fonctionnalités est formidable, mais si les participants à une réunion en ligne ne peuvent pas comprendre comment rejoindre la réunion parce que tout est rempli de fonctionnalités, vous pourriez vous retrouver seul! Il y a aussi d'autres choses que vous devez prendre en compte lors de l'organisation d'une réunion virtuelle: la qualité audio et vidéo (ceci est de la plus haute importance), le partage d'écran (également indispensable, surtout si la réunion comprend une présentation), le chat (qui fait la communication) possible, sans vraiment interrompre le déroulement de la réunion), le support multi-appareils (par exemple, une version mobile d'un logiciel de conférence Web) etc. Beaucoup de ces outils sont gratuits, mais pour certains, vous devrez payer. Assurez-vous de vous informer sur les différentes possibilités, choisissez celles qui sont conviviales et rendent votre réunion en ligne plus intéressante et plus puissante.

10. Demandez des commentaires

Il est très important de trouver des moyens de toujours rendre les réunions plus utiles pour tout le monde. Comment organiser de meilleures réunions d'entreprise? Une façon est de demander aux participants ce qu'ils ont pensé d'une réunion et d'essayer d'apprendre quelque chose de leurs réponses. Gardez tout ce qui était bon et changez ce qui ne l'était pas. Une simple enquête de rétroaction est un excellent moyen de collecter des informations sur la réunion et si vous la rendez anonyme, vous pourriez obtenir des résultats plus sincères. Entendre ce que pensent les participants peut simplement vous donner quelques idées sur la façon dont vous pouvez rendre les futures réunions encore plus inclusives et productives pour tout le monde.

Si vous êtes informé et si vous utilisez les bons outils, vous pouvez facilement organiser une réunion intéressante. Essayez nos conseils, planifiez et structurez la réunion, ne la prolongez pas trop longtemps, communiquez avec vos participants, réfléchissez aux différentes possibilités que les nouvelles technologies peuvent offrir à votre entreprise, essayez d'être créatif et demandez des commentaires. Les réunions ne doivent vraiment pas être ennuyeuses! Ils peuvent être juteux, inspirants et productifs.