Parhaat yrityskokoustrendit vuodelle 2021

Yhtiökokoukset vuonna 2021

Yritystapaamiset ovat hyvä tapa parantaa liiketoimintaasi. Yrityskokouksessa työntekijöille tiedotetaan yrityksen uutisista, keskustellaan ja ratkaistaan ilmeneviä ongelmia, kehitetään uusia ideoita ja kollegoilla on mahdollisuus olla yhteydessä toisiinsa. Tärkyydestään huolimatta kokoukset eivät ole kovin suosittuja työntekijöiden keskuudessa. Heidät nähdään usein ajan ahmijoina, jotka eivät vain ole yritykselle niin hyödyllisiä, koska ne eivät useimmiten tuota välittömiä tuloksia. Mutta sen ei tarvitse olla niin. Kokoukset voivat olla erittäin tuottavia ja voivat lisätä arvoa yritykselle.

Tässä artikkelissa annamme sinulle varmasti oivalluksia kokousten valtavaan maailmaan. Ehkä löydät mielenkiintoisia, uusia tapoja toteuttaa niitä ja harkitset joidenkin vinkkien toteuttamista tylsien, tehottomuuden kokousten ansojen ratkaisemiseksi!

1. Onko se todella tarpeen?

Ensinnäkin, kysy itseltäsi: Tarvitsemmeko todella tämän kokouksen? Hukkaako se joidenkin työntekijöiden aikaa? Jos et usko, että osallistujat saavat siitä jotain tärkeää, harkitse vain sen peruuttamista. Joskus kokous toimisi paremmin sähköpostiviestinä.

Toisaalta, jos päätät, että tämä kokous pitää järjestää ja että työntekijät hyötyvät siitä, on aika ilmoittaa tapaamisen tyyppi: aiotko tiedottaa työntekijöille jostain, kehitteletkö uusia ideoita vai teetkö sinun täytyy tehdä päätös. On myös tärkeää viestiä tästä osallistujille, jotta he tietävät mitä odottaa.

2. Etsi markkinarako

Niche-kokouksista on tulossa erittäin suosittuja. Ne ovat erikoistuneita kokouksia ja niiden painopiste on tietty aihe tai ongelma. Nuo tapaamiset ovat trendikkäitä, koska ne ovat tarkkoja ja niissä käsitellään yhden aiheen yksityiskohtia. Nykypäivän nopeatempoisessa maailmassa työntekijät eivät halua tuhlata aikaansa asioihin, jotka he jo tietävät tai jotka eivät ole heille tärkeitä. Jos he osallistuvat niche-kokoukseen, he saavat mitä he odottavat ja he voivat keskittää energiansa ja aikansa johonkin, joka on heille todella tärkeää tai kiinnostavaa.

3. Tee se ytimekkäästi

Kuten olemme maininneet, kokoukset ovat mahtavia: ne yhdistävät työntekijöitä, auttavat ajattelemaan laatikon ulkopuolella, ratkaisemaan ongelmia. Mutta tapaamisen ei pitäisi olla kovin aikaa vievää. Niiden pitäisi olla lyhyitä ja makeita! Tässäkin organisointi ja rakenne ovat avainasemassa: kokouksen on oltava hyvin suunniteltu ja sillä on oltava pää ja häntä. Jos ei, ne kestävät liian kauan ja ihmisten on luultavasti vaikea pysyä hereillä, koska he yksinkertaisesti kyllästyvät jossain vaiheessa. Yleisesti ottaen osallistujat eivät ole täysin keskittyneet kokoukseen ja heillä on tapana tehdä muuta työtä samanaikaisesti ollessaan kokouksessa. Joten ehdotuksemme on tehdä ytimekkäästi, elävästi ja lumoavasti. Tällä tavalla ihmiset kiinnostuvat enemmän ja saat heidän huomionsa. Kuka tietää, jos olet onnekas, ehkä he jopa jättävät puhelimensa pois.

4. Viestintä on ratkaisevan tärkeää

Yritysmaailmassa henkilökohtainen viestintä on muodissa. Nykypäivän yritykset pyrkivät välttämään Q & A -istuntoja, jotka olivat normaalia aiemmin. Q&A-istunto on yleensä kokouksen lopussa aikaa, jonka osallistujat voivat esittää kysymyksiä. Mutta kuten sanoimme, tämä malli ei ole enää kiinnostava ja sinun pitäisi harkita nykyaikaisempaa lähestymistapaa kommunikointiin kollegoiden/työntekijöiden kanssa. Valitsemme henkilökohtaisen kosketuksen, jonka ansiosta jokainen voi lopulta olla avoimempi ja rennompi. Tämä ei myöskään rajoitu vain työntekijöihin. Myös persoonallisempi suhtautuminen asiakkaisiin on tärkeää ja se tekee yrityksestä suositumman, lisää seuraajamäärää sosiaalisessa mediassa ja mahdollistaa parempien liiketulosten saavuttamisen.

5. Visuaalinen näkökulma

Kokouksen sisältö ja pituus eivät ole ainoita asioita, joita kannattaa miettiä. Myös esteettinen puoli kannattaa pohtia: Missä kohtaaminen tapahtuu? Millainen on tunnelma? Ensinnäkin sinun on varmistettava, että kokoustilasi sopii liiketoiminnalle. Kokousympäristön tulee olla miellyttävä ja huoneen lämpötilan riittävä. Jos ihmiset tuntevat olonsa mukavaksi, on suurempi mahdollisuus, että kokous koetaan onnistuneena. Lisäksi osallistujilla on oltava riittävästi tilaa ja henkilökohtaista tilaa.

Jos pidät esitystä, varmista, että esityksen suunnittelu itsessään kuvastaa myös yrityksen brändiä ja arvoja. Se ei ehkä vaikuta niin tärkeältä, mutta se lähettää tietyn viestin ja jättää vaikutuksen. Pienet asiat ratkaisevat.

6. Tekniikka

Todennäköisesti joudut käyttämään kokouksessa tekniikkaa, joten varmista, että nettiyhteys on virheetön ja nopea, että projektorit toimivat ongelmitta. Modernissa yrityksessä korkean teknologian laitteiden tulee olla huippuluokkaa! Teknisten ongelmien syntymistä on vaikea estää kokonaan, mutta voit yrittää tehdä parhaasi vähentääksesi teknisten yllätysten todennäköisyyttä. Käytä vain aikaa testataksesi kaikkea etukäteen.

7. Kriisinhallinta

Jossain vaiheessa syntyy ongelmia missä tahansa yrityksessä, ja niitä on vaikea estää. Myös työtovereiden väliset jännitteet ovat yleinen ongelma etenkin haastavina ja stressaavina aikoina. Asiat vain ovat näin! Yritystapaamiset voivat auttaa tasoittamaan sitä ja oikaisemaan työntekijöiden välisiä siteitä. Siten nykypäivän yritykset investoivat kriisinhallintaan ja tämä kannattaa.

8. Tekoäly (AI)

Tekoälyteknologiaa käytetään paljon kokouksissa ja siitä on tullut yksi tärkeimmistä viestintätekniikoista. Mutta mistä me tarkalleen ottaen puhumme, kun mainitsemme tekoälytekniikan kokouksissa? Tekoäly auttaa nauhoittamaan kokoukset, se litteroi ne ja mahdollistaa niiden tallenteiden muokkaamisen (varmistaaksesi, että kaikki on oikein tai poistaaksesi tarpeettomat osat kokouksesta). Näin kokouksen laatu paranee, sen laajuus laajenee ja viestintä on paljon tehokkaampaa. Sinun kannattaa tutustua Gglotiin ja kaikkiin Gglotin tarjoamiin mahdollisuuksiin transkription alalla. Voit saada siitä paljon irti. Ehkä kollega sai loistavan idean kokouksen aivoriihissä, tai ehkä jotkut työntekijät eivät voineet osallistua kokoukseen. Olipa syy mikä tahansa, kokousten transkriptiot antavat työntekijöille mahdollisuuden seurata ja pysyä ajan tasalla. Varmista myös, että lähetät kopion pöytäkirjasta ei vain työntekijöille, jotka eivät jääneet kokoukseen, vaan myös kaikille kokoukseen osallistuneille. Näin he voivat myös palata transkriptioihin ja nähdä, ovatko he jättäneet huomiotta kiinnostavia ideoita, jotka voivat parantaa liiketoimintaa.

Valitse Gglotin transkriptiopalvelut ja sinulla on paperilla kaikki, mitä kokouksessa on sanottu.

9. Online-kokoukset

Yksi valtava muutos, johon meidän on sopeuduttava tänä vuonna, on yrityskokousten siirtäminen verkkoon, uusiin (digitaalisiin) ympäristöihin. Koska verkkokokoukset ovat välttämättömiä vuonna 2020, korkean teknologian on oltava osa viestintätapojamme. On olemassa monia työkaluja, jotka voivat yksinkertaistaa ja parantaa verkkokokouksia. Tärkeintä on selvittää, mikä näistä työkaluista sopii sinulle. Mutta ole varovainen äläkä liioittele sitä. Muista: monien ominaisuuksien käyttö on hienoa, mutta jos online-kokouksen osallistujat eivät ymmärrä, kuinka liittyä kokoukseen, koska kaikki on täynnä ominaisuuksia, saatat päätyä yksin! On myös muita asioita, jotka sinun tulee ottaa huomioon virtuaalikokouksen järjestämisessä: äänen ja videon laatu (tämä on äärimmäisen tärkeää), näytön jakaminen (myös välttämätön, varsinkin jos kokoukseen sisältyy esitys), chat (joka tekee viestinnästä mahdollista ilman, että kokouksen kulku todella keskeytyy), usean laitteen tuki (esimerkiksi verkkoneuvotteluohjelmiston mobiiliversiot) jne. Monet näistä työkaluista ovat ilmaisia, mutta joistakin työkaluista joudut maksamaan. Varmista, että olet perehtynyt eri mahdollisuuksiin, valitse ne, jotka ovat käyttäjäystävällisiä ja tekevät online-kokouksestasi mielenkiintoisemman ja tehokkaamman.

10. Pyydä palautetta

On erittäin tärkeää löytää tapoja tehdä tapaamisista aina arvokkaampia kaikille mukana olleille. Kuinka järjestää parempia yrityskokouksia? Yksi tapa on kysyä osallistujilta, mitä he ajattelivat kokouksesta, ja yrittää oppia jotain heidän vastauksistaan. Säilytä kaikki mikä oli hyvää ja muuta asiat, jotka eivät olleet. Yksinkertainen palautekysely on loistava tapa kerätä tietoa kokouksesta ja jos teet sen nimettömäksi, saatat saada rehellisempiä tuloksia. Osallistujien mielipiteen kuuleminen voi antaa sinulle ideoita siitä, kuinka voit tehdä tulevista kokouksista entistä osallistavampia ja tuottavampia kaikille.

Jos saat tietoa ja käytät oikeita työkaluja, voit helposti järjestää mielenkiintoisen kokouksen. Kokeile vinkkejämme, suunnittele ja jäsentele tapaamista, älä venytä siitä liian pitkäksi, kommunikoi osallistujien kanssa, mieti erilaisia mahdollisuuksia, joita uusi teknologia voi tarjota yrityksellesi, yritä olla luova ja kysy palautetta. Tapaamisten ei todellakaan tarvitse olla tylsiä! Ne voivat olla mehukkaita, inspiroivia ja tuottavia.