روندهای برتر جلسات شرکتی برای سال 2021

جلسات شرکت در سال 2021

جلسات شرکتی راه خوبی برای بهبود کسب و کار شما هستند. در یک جلسه شرکتی، کارکنان از اخبار شرکت مطلع می شوند، مشکلات پیش آمده مورد بحث و حل قرار می گیرد، ایده های جدید توسعه می یابد و همکاران امکان ارتباط با یکدیگر را دارند. با وجود اهمیت آنها، جلسات واقعاً در بین کارمندان محبوب نیستند. آن‌ها اغلب به‌عنوان خورندگان زمان در نظر گرفته می‌شوند که برای شرکت چندان سودمند نیستند، زیرا در بیشتر مواقع نتایج فوری ارائه نمی‌دهند. اما لازم نیست اینطور باشد. جلسات می تواند بسیار سازنده باشد و می تواند به ارزش شرکت بیافزاید.

در این مقاله مطمئناً اطلاعاتی در مورد دنیای وسیع جلسات به شما ارائه خواهیم داد. شاید راه‌های جالب و جدیدی برای انجام آن‌ها پیدا کنید و نکاتی را برای مقابله با تله‌های جلسات خسته‌کننده و بی‌اثر در نظر بگیرید!

1. آیا واقعا لازم است؟

اول از همه از خود بپرسید: آیا واقعاً به این جلسه نیاز داریم؟ آیا وقت برخی از کارمندان را تلف می کند؟ اگر فکر نمی کنید که شرکت کنندگان چیز مهمی از آن به دست آورند، فقط آن را لغو کنید. مواقعی وجود دارد که یک جلسه به عنوان یک موضوع ایمیل بهتر عمل می کند.

از طرف دیگر، اگر تصمیم دارید که این جلسه برگزار شود و کارمندان از آن سود ببرند، وقت آن است که نوع جلسه را اعلام کنید: آیا می خواهید کارمندان را در مورد چیزی آگاه کنید، آیا ایده های جدیدی را توسعه می دهید یا انجام می دهید. باید تصمیم بگیری همچنین، مهم است که این موضوع را با شرکت کنندگان در میان بگذارید تا بدانند چه انتظاری دارند.

2. طاقچه را پیدا کنید

جلسات طاقچه بسیار محبوب می شوند. جلساتی هستند که تخصصی هستند و موضوع یا مشکل خاصی در کانون توجه آنهاست. این جلسات مد روز هستند، زیرا دقیق هستند و به جزئیات یک موضوع می پردازند. در دنیای پر سرعت امروز، کارمندان دوست ندارند وقت خود را برای چیزهایی که از قبل می دانند یا برایشان مهم نیست تلف کنند. اگر آنها در یک جلسه تخصصی شرکت کنند، آنچه را که انتظار دارند به دست خواهند آورد و می توانند انرژی و زمان خود را روی چیزی متمرکز کنند که واقعا برای آنها مهم یا جالب است.

3. آن را مختصر بیان کنید

همانطور که اشاره کردیم، جلسات عالی هستند: آنها کارمندان را به هم متصل می کنند، به فکر کردن خارج از چارچوب کمک می کنند، مشکلات را حل می کنند. اما ملاقات نباید خیلی وقت گیر باشد. آنها باید کوتاه و شیرین باشند! در اینجا، بار دیگر، سازمان و ساختار کلیدی است: جلسه باید به خوبی برنامه ریزی شود و باید سر و کار داشته باشد. در غیر این صورت، آنها برای مدت طولانی دوام خواهند داشت و مردم احتمالاً هوشیار ماندن را برایشان دشوار خواهد بود، زیرا آنها به سادگی در یک مقطع زمانی خسته می شوند. به طور کلی، شرکت کنندگان به طور کامل روی یک جلسه متمرکز نیستند و در حین حضور در یک جلسه، تمایل دارند کارهای دیگری را به طور همزمان انجام دهند. بنابراین، پیشنهاد ما این است که مختصر، زنده و دلربا باشد. به این ترتیب مردم بیشتر علاقه مند می شوند و شما توجه آنها را جلب می کنید. چه کسی می داند، اگر شما خوش شانس باشید، شاید آنها حتی تلفن خود را کنار بگذارند.

4. ارتباط بسیار مهم است

در دنیای تجارت، ارتباطات شخصی مرسوم است. شرکت های امروزی تمایل دارند از جلسات پرسش و پاسخ که در گذشته یک هنجار بود اجتناب کنند. جلسه پرسش و پاسخ معمولاً مدت زمانی است که در پایان جلسه برای پرسش‌های شرکت‌کنندگان در نظر گرفته می‌شود. اما همانطور که گفتیم این الگو دیگر جالب نیست و باید رویکرد مدرن تری را برای ارتباط با همکاران/کارمندان خود در نظر بگیرید. ما یک تماس شخصی را انتخاب می کنیم که در پایان به همه اجازه می دهد بازتر و راحت تر باشند. همچنین، این فقط به کارمندان محدود نمی شود. رویکرد شخصی‌تر به مشتریان نیز مهم است و باعث می‌شود شرکت محبوب‌تر شود، تعداد دنبال‌کنندگان در رسانه‌های اجتماعی افزایش یابد و نتایج تجاری بهتری ممکن شود.

5. جنبه بصری

محتوا و طول جلسه تنها چیزهایی نیست که باید به آن فکر کنید. شما باید به جنبه زیبایی شناختی نیز فکر کنید: جلسه کجا برگزار می شود؟ فضا چگونه است؟ اول از همه، باید مطمئن شوید که فضای جلسه شما برای کسب و کار مناسب است. محیط کنفرانس باید دلپذیر باشد و دمای اتاق باید مناسب باشد. اگر افراد احساس راحتی کنند، شانس بیشتری وجود دارد که جلسه به عنوان موفقیت آمیز تلقی شود. همچنین، شرکت کنندگان باید اتاق و فضای شخصی کافی داشته باشند.

اگر در حال ارائه ارائه هستید، مطمئن شوید که طراحی خود ارائه نیز نشان دهنده برند و ارزش های شرکت است. شاید چندان مهم به نظر نرسد، اما پیام خاصی را ارسال می کند و تأثیری بر جای می گذارد. این چیزهای کوچک هستند که اهمیت دارند.

6. فناوری

به احتمال زیاد مجبور خواهید بود در جلسه از فناوری استفاده کنید، بنابراین مطمئن شوید که اتصال اینترنت بدون نقص و سریع است، پروژکتورها بدون هیچ مشکلی کار می کنند. در یک شرکت مدرن، تجهیزات با تکنولوژی بالا باید درجه یک باشند! به سختی می توان از بروز مشکلات فنی به طور کامل جلوگیری کرد، اما می توانید تمام تلاش خود را برای کاهش احتمال غافلگیری فنی انجام دهید. فقط وقت بگذارید و همه چیز را از قبل آزمایش کنید.

7. مدیریت بحران

در برخی مواقع مشکلاتی در هر شرکتی ایجاد می شود و جلوگیری از آن دشوار است. تنش حتی در بین همکاران یک مسئله رایج است، به خصوص در مواقع چالش برانگیز و پر استرس. اوضاع همین طور است! جلسات شرکتی می تواند به هموار کردن آن و ایجاد روابط بین کارمندان کمک کند. بنابراین، کسب‌وکارهای امروزی در حال سرمایه‌گذاری در مدیریت بحران هستند و این نتیجه می‌دهد.

8. هوش مصنوعی (AI)

فناوری هوش مصنوعی در جلسات بسیار مورد استفاده قرار می گیرد و به یکی از مهم ترین فناوری های ارتباطی تبدیل شده است. اما وقتی در جلسات به فناوری هوش مصنوعی اشاره می کنیم دقیقاً از چه چیزی صحبت می کنیم؟ هوش مصنوعی به ضبط جلسات کمک می کند، آنها را رونویسی می کند و امکان ویرایش آن ضبط ها را فراهم می کند (برای اطمینان از صحت همه چیز یا حذف قسمت های غیر ضروری جلسه). به این ترتیب کیفیت جلسه بهبود می یابد، دامنه آن گسترده می شود و ارتباطات بسیار موثرتر می شود. شما باید Gglot و تمام امکاناتی که Gglot در زمینه رونویسی ارائه می دهد را بررسی کنید. شما می توانید چیزهای زیادی از آن به دست آورید. شاید یکی از همکاران در جلسه طوفان فکری جلسه شما به ایده خوبی رسیده باشد یا شاید برخی از کارمندان نتوانند در جلسه شرکت کنند. هر دلیلی که باشد، رونویسی جلسات به کارمندان اجازه می دهد تا با خبر شوند. همچنین، مطمئن شوید که یک نسخه از متن را نه فقط برای کارمندانی که جلسه را از دست داده‌اند، بلکه برای همه کسانی که در جلسه شرکت کرده‌اند ارسال کنید. به این ترتیب آنها همچنین می توانند به رونویسی ها برگردند و ببینند که آیا ایده های جالبی را که می تواند تجارت را بهبود بخشد نادیده گرفته اند.

خدمات رونویسی Gglot را انتخاب کنید و همه چیزهایی که در یک جلسه گفته شده است را روی کاغذ خواهید داشت.

9. جلسات آنلاین

یکی از تغییرات بزرگی که امسال باید با آن تطبیق دهیم، انتقال جلسات شرکتی به صورت آنلاین به محیط‌های جدید (دیجیتال) است. از آنجایی که جلسات آنلاین در سال 2020 ضروری است، فناوری پیشرفته باید بخشی از راه های ارتباطی ما باشد. ابزارهای زیادی وجود دارد که می تواند جلسات آنلاین را ساده و بهبود بخشد. نکته کلیدی این است که بفهمید کدام یک از این ابزارها برای شما مناسب است. اما مراقب باشید و زیاده روی نکنید. به یاد داشته باشید: داشتن بسیاری از ویژگی‌ها عالی است، اما اگر شرکت‌کنندگان در جلسه آنلاین نتوانند نحوه پیوستن به جلسه را بیابند زیرا همه چیز مملو از ویژگی‌ها است، ممکن است در نهایت تنها بمانید! موارد دیگری نیز وجود دارد که باید هنگام سازماندهی یک جلسه مجازی در نظر بگیرید: کیفیت صدا و تصویر (این بسیار مهم است)، اشتراک‌گذاری صفحه نمایش (همچنین ضروری است، به خصوص اگر جلسه شامل ارائه باشد)، چت (که باعث ایجاد ارتباط می‌شود). امکان پذیر است، بدون قطع واقعی جریان جلسه)، پشتیبانی از چند دستگاه (به عنوان مثال، نسخه موبایل یک نرم افزار کنفرانس وب) و غیره. بسیاری از این ابزارها رایگان هستند، اما برای برخی از ابزارها باید هزینه پرداخت کنید. اطمینان حاصل کنید که خود را در مورد امکانات مختلف آگاه کرده اید، مواردی را انتخاب کنید که کاربر پسند هستند و جلسه آنلاین شما را جذاب تر و قدرتمندتر می کنند.

10. بازخورد بخواهید

بسیار مهم است که راه هایی بیابید تا همیشه جلسات را برای همه افراد با ارزش تر کنید. چگونه جلسات شرکتی بهتری ترتیب دهیم؟ یک راه این است که از شرکت کنندگان بپرسید که در مورد یک جلسه چه فکر می کنند و سعی کنید از پاسخ های آنها چیزی یاد بگیرید. هر چیزی را که خوب بود نگه دارید و چیزهایی که نبودند را تغییر دهید. یک نظرسنجی بازخورد ساده راهی عالی برای جمع‌آوری اطلاعات درباره جلسه است و اگر آن را ناشناس بگذارید، ممکن است نتایج صادقانه‌تری دریافت کنید. شنیدن نظرات شرکت کنندگان ممکن است به شما ایده هایی بدهد که چگونه می توانید جلسات آینده را برای همه فراگیرتر و سازنده تر کنید.

اگر مطلع شوید و از ابزار مناسب استفاده کنید به راحتی می توانید یک جلسه جذاب برگزار کنید. نکات ما را امتحان کنید، جلسه را برنامه ریزی و ساختار دهید، آن را خیلی طولانی نکنید، با شرکت کنندگان خود ارتباط برقرار کنید، در مورد امکانات مختلفی که فناوری جدید می تواند به شرکت شما ارائه دهد فکر کنید، سعی کنید خلاق باشید و بازخورد بخواهید. جلسات واقعاً نباید خسته کننده باشند! آنها می توانند آبدار، الهام بخش و سازنده باشند.